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商務日語中電話禮儀的技巧

時間: 菊珍955 分享

  作為商務日語中不可或缺的一部分,如何應對商務電話的接打想必大家都不陌生。下面是小編為您整理的商務日語中電話禮儀的技巧吧!

  ▽ビジネス電話の基本的な応対マナー

  商務日語中電話禮儀的技巧:商務電話的基礎應對禮節(jié)

  【電話応対ルール】|接電話的規(guī)矩

  基本は3コール以內に受話器を取って社名を名乗ります。

  一般來說在電話響三聲之內就要拿起話筒說出公司名字。

  3コール以上鳴ると、相手は心理的に「待たされている」という気持ちになります。もし3コール以上なって電話に出たときは「大変お待たせ致しました」と一聲かけましょう。そうすることにより未然にクレームを防ぐこともできます。

  如果電話響了三聲以上的話,對方就會有“久等了”的心理。如果響了三聲才接的話,一定要對對方說聲“實在讓您久等了”。這樣的話可以把對方的抱怨提前扼殺于搖籃中。

  メモは必須|必須要做記錄

  左手に受話器、右手にペンを持ち、メモ用紙を機の上に用意。相手の會社名・名前や要件をメモし、正確に伝達ができるようにしましょう。また相手の聲が聞きとりにくい場合でも、決してうやむやにせず、必要な情報の確認をしましょう。

  左手手持話筒,右手拿筆,提前在桌上準備好便條紙。要把電話對方的公司名、打電話人以及電話事項等做好記錄,做到正確的傳達對方的意思。并且,如果對方聲音太小聽不清的話,也絕不要敷衍了事,一定要確認一下準確的情報。

  「はい、株式會社まとめ商事営業(yè)部でございます?!?/p>

  “您好,這里是株式會社matome的商務營業(yè)部。”

  會社名、または部署名まで名乗ります。會社名の前に「ありがとうございます」やキャッチフレーズなどを言う會社もあります。自分の會社のルールを確認しておきましょう?!袱悉ぁ工戏凳陇位拘巍%幞辚膝辘颏膜堡糠凳陇筏蓼筏绀??!袱猡筏猡贰工膝鹰弗庭闺娫挙扦线m當ではありません。

  一定要清楚的說出公司名以及部門名字。在說出公司名字前加一句“感謝來電”的話就能起到一定的緩和作用。先確定一下自己公司里的各種規(guī)矩吧。一般公司里回答的基本都是“是的”。干凈利索的進行電話里的對話吧。“喂喂”在商務電話里是非常不恰當?shù)摹?/p>

  「〇〇株式會社の田中と申します」と相手が名乗ります。

  然后對方就會自報家門說道“我是xx株式會社的田中”。

商務日語中電話禮儀的技巧:如何應對各種情況的對話

  ■もし相手が名乗らない場合

  ❤如果對方不自報家門。

  「恐れ入りますが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか?」

  “不好意思,我可以問一下怎么稱呼您嗎?”

  ■もし相手が社名のみで名乗らない場合

  ❤如果對方只說自己的公司名字

  「恐れ入りますが、〇〇株式會社のどちら様でいらっしゃいますか?」

  “不好意思,您是xx株式會社的哪位呢?”

  ■もし相手が名前しか名乗らない場合

  ❤如果對方只是報了自己的姓名

  「恐れ入りますが、どちらの田中様でいらっしゃいますか?」

  “不好意思,您是哪個公司的田中先生呢?”

  ■相手の聲が聞き取れない場合

  ❤如果聽不清對方的聲音

  「申し訳ございません。お電話が少々遠いようでございます。」

  “實在抱歉,電話里的聲音稍微有點小。”

  「〇〇株式會社の田中様でいらっしゃいますね。」

  “是xx株式會社的田中先生吧。”

  相手が名乗ったら、會社名、氏名を正しく聞き取り、メモに記入しながら復唱・確認する。

  如果對方自報了家門而己方卻沒有準確的聽到公司名或者人名的話,一邊記筆記一邊重復一遍確認一下。

  × 田中さんですね

  錯誤1:是田中君吧。

  × 田中様でございますね(「ございます」は自分の名前を名乗るときに用いる)

  錯誤2:田中様でございますね。(此處的“ございます”應該在自己的名字之后表示謙稱時使用。)

  〇 田中様でいらっしゃいますね。

  正確說法:您是田中先生吧!

  「いつもお世話になっております。」

  “一直備受您的關照”。

  基本フレーズ。たとえ、はじめての相手からの電話でも、このように挨拶するのが一般的です。

  此為固定句式,即便是初次接到對方的電話,一般也會采取這樣的問候方式。

  「山本でございますね。少々お待ちくださいませ。」

  “您找山本是吧,請稍等。”

  名前を必ず復唱するのがポイント。また社內の者は上司であっても外部の人にとっては「身內」。社內の人物の名前を言う時は、たとえそれが上司や社長でも『さん』や『社長』などの敬稱は省き、名指しで呼ぶのがルール?!干佟─沥坤丹い蓼??!工想娫挙蛉·甏韦挨趣坤堡扦胜?、何かを調べて答えるときなどにも使える。

  關鍵點在于一定要復述一遍名字。并且本公司里的人即便是自己的上司對于公司外的人來說都是“自己人”。所以一般的規(guī)則是在稱呼自己公司內部的人時,不管是上司還是社長,都要省掉敬稱,而直接稱呼其名。而“請稍等”則不僅可以用于放下話筒轉接的時候,也可以用于回答對方的咨詢而需要查閱資料的時候等場合。

  「少々お待ちください」といえる目安は20~30秒以內

  “請稍等”的允許時間范圍是20秒到30秒之間。

  もし、擔當者がなかなか電話に出られない場合は「恐れ入ります。あいにく少々時間がかかりそうですので、折り返しお電話を差し上げるようにいたします」など、機転を利かしましょう。

  如果應該接電話的人卻一直未接電話,那么就跟打電話的對方說一句“實在抱歉,現(xiàn)在碰巧實在難以抽身,稍后給您回撥過去。”來扭轉一下句式吧。

  近場にいる人への取り次ぎでも、受話器を手で押さえて渡すのではなく、必ず保留ボタンを使用する。

  就算是要轉接給自己附近的人,也不應該把話筒直接遞過去,而應該使用電話機上的“保留”按鈕。

商務日語中電話禮儀的技巧

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