商務(wù)電話禮儀基本要點(diǎn)
商務(wù)電話禮儀基本要點(diǎn)
在商務(wù)接待中，掌握電話禮儀也非常關(guān)鍵，因?yàn)楹芏嗲闆r下我們需要在電話中交流。商務(wù)電話禮儀包含的內(nèi)容也比較多，下面學(xué)習(xí)啦小編就給大家介紹一下商務(wù)電話禮儀基本要點(diǎn)和商務(wù)電話禮儀常識(shí)，幫助大家快速掌握商務(wù)人員的電話禮儀。
商務(wù)電話禮儀基本要點(diǎn)
接電話的時(shí)間：接電話最完美的時(shí)間，最專(zhuān)業(yè)的時(shí)間接電話是在電話鈴響的第三聲接起來(lái)!如果你在電話鈴聲的第一聲響的間隙中接起來(lái)，一些客戶會(huì)認(rèn)為你太憂慮了;如果你在電話鈴響了六到十六次，客戶會(huì)認(rèn)為你不在意生意。
接電話的聲音：頂尖的銷(xiāo)售員接電話用有點(diǎn)興奮的聲音。他的聲音有些快樂(lè)的訊息，有些熱誠(chéng)。如果你的聲音聽(tīng)起來(lái)象晚期病人的聲音，保證客戶不會(huì)想和你見(jiàn)面。這也是為什么你要在第三個(gè)電話鈴響響接起電話的理由之一，因?yàn)樵诘谝豁憰r(shí)，打斷了你正在做的事情，把你的心緒理清，把你自己的意識(shí)提高起來(lái)。這是簡(jiǎn)單的小計(jì)謀。不管你什么時(shí)候聽(tīng)到電話鈴聲，暫停你手上的事情，立刻閃爍出心靈的想象。
承認(rèn)他人的興趣：讓給你來(lái)電的人告訴你他為什么打電話來(lái)。他或她可能會(huì)拒絕你的廣告或者問(wèn)你一些關(guān)于特殊項(xiàng)目的事情。你可以這樣回答：是的，先生(女士)，我們已經(jīng)接到好多電話詢問(wèn)我們的新產(chǎn)品，我們真的很高興。然后你繼續(xù)下一步。
盡量得到對(duì)方的名字：如果你能在電話中叫出對(duì)方的名字，對(duì)方會(huì)非常高興，這樣非常有助于與來(lái)電的人建立聯(lián)系。得到名字的方法很簡(jiǎn)單，但正確的話語(yǔ)十分重要，如下：當(dāng)你回到線上，說(shuō)：謝謝你的等候。通常用禮貌來(lái)贊揚(yáng)他們的耐心。然后說(shuō)：我是……把你的名字報(bào)上去。但是不要嘗試用等待逼他說(shuō)--只是給他一個(gè)機(jī)會(huì)說(shuō)出他的名字，如果他那時(shí)覺(jué)得自然，他會(huì)說(shuō)出來(lái)，如果沒(méi)有，那就回到原來(lái)的溫柔和信心的語(yǔ)調(diào)說(shuō)：請(qǐng)問(wèn)我可以知道您是哪一位嗎?你總是可以知道他們的名字，如果他真的對(duì)你和你的公司有興趣，而在詢問(wèn)購(gòu)買(mǎi)的問(wèn)題。
用問(wèn)句回答他大部分問(wèn)題：你所要的會(huì)面機(jī)會(huì)可能需要你去他們家里，可能意味著他們到你的展示或陳列區(qū)域去看你公司的產(chǎn)品，也可能是去客戶的辦公室，不管怎樣，你都必須去赴約。 當(dāng)客戶電話來(lái)說(shuō)：你們的復(fù)印機(jī)可以打折嗎?一個(gè)頂尖的推銷(xiāo)員不會(huì)回答這個(gè)問(wèn)題的有或者沒(méi)有。而是他可能說(shuō)：“那一型的復(fù)印機(jī)正是你要買(mǎi)的嗎?”“是的，正是那種。”“好，我今天或明天可以跟你多談一點(diǎn)，你要來(lái)我們的展示間還是我到你那里去?”
當(dāng)約定約會(huì)時(shí)間時(shí)，要重復(fù)告訴客戶所有的細(xì)節(jié)：當(dāng)你約會(huì)時(shí)，什么事情都可能發(fā)生，他們不是完全忘了，就是不能確定你在哪里。他們可能忘記會(huì)面時(shí)間，可能不記得你的名字，這就是為什么要在約會(huì)時(shí)要確認(rèn)好幾次的原因。注意請(qǐng)他們寫(xiě)下適當(dāng)?shù)募?xì)節(jié)。如：你有沒(méi)有隨手的鉛筆?我想要你寫(xiě)下一些適當(dāng)?shù)募?xì)節(jié)。適當(dāng)?shù)募?xì)節(jié)包括銷(xiāo)售員的姓名、他公司的地點(diǎn)、地址、時(shí)間、及任何來(lái)電者需要聯(lián)絡(luò)你資料。
商務(wù)電話禮儀常識(shí)
接電話禮儀
接電話的時(shí)間以電話鈴響第三聲為宜，如果是響第一聲就接或者是響鈴的間隙去接都會(huì)讓對(duì)方覺(jué)得突兀;如果是鈴響過(guò)三聲之后還沒(méi)有人接電話會(huì)讓對(duì)方覺(jué)得要么你們?cè)诿?，要么就是你們公司的管理比較混亂，員工懶散到連電話都不接，不重視客戶，這樣的結(jié)果都是會(huì)嚴(yán)重的影響到個(gè)人或者公司的形象。
接電話時(shí)聲音應(yīng)該充滿激情，讓別人覺(jué)得接到他的電話是一件讓你高興的事情，覺(jué)得你們公司的人比較有朝氣。聲調(diào)不能過(guò)高，除非對(duì)方或者你正在鬧市區(qū)聽(tīng)不清楚，過(guò)高的聲調(diào)會(huì)讓人覺(jué)得你是在吵架。
接電話時(shí)第一聲要先向?qū)Ψ絾?wèn)好，可以說(shuō)：“您好，您找哪位?”不能一開(kāi)始就說(shuō)“喂，喂”或者是說(shuō)“你是誰(shuí)啊，你找誰(shuí)”，這樣會(huì)讓人覺(jué)得你很沒(méi)有禮貌，很不歡迎他打的這個(gè)電話。
接電話時(shí)還要注意不要便接電話邊和其他人聊天，也不要邊接電話邊吃東西，這樣會(huì)讓對(duì)方覺(jué)得你不尊重他。接電話時(shí)坐姿要端正，要像別人正在對(duì)面看著你一樣畢恭畢敬，不要歪斜在椅子上，或者是趴在桌子上。
如果是正在開(kāi)會(huì)或者是正在接待客人，可以向?qū)Ψ秸f(shuō)明情況，并表示歉意，同時(shí)可以讓對(duì)方留下聯(lián)系方式，自己稍后給他回電話。
代接電話禮儀
如果電話不是找自己而是找同事，也應(yīng)該禮貌的進(jìn)行轉(zhuǎn)接，可以說(shuō)：“您稍等，我?guī)湍兴?rdquo;在通知同事時(shí)不能隔很遠(yuǎn)就大聲呼喊“***，你的電話”，要知道對(duì)方能在電話中聽(tīng)到你的態(tài)度，你要表示出對(duì)同事的尊敬，這樣對(duì)方才會(huì)尊敬你的同事或者是你的公司。
如果是要找的人不在，你可以禮貌的告訴他：“不好意思，***不在，您可以稍等一會(huì)再打過(guò)來(lái)嗎?或者您可以告訴我您的聯(lián)系方式，稍后我讓他和您聯(lián)系。”你可以問(wèn)一下對(duì)方是否有事情需要轉(zhuǎn)達(dá)，如果要求轉(zhuǎn)達(dá)一定要記清楚事情內(nèi)容，并在對(duì)方說(shuō)完后再確定一遍。
對(duì)方如果詢問(wèn)同事去哪里或者是要同事的手機(jī)號(hào)碼，一定不要輕易告訴他，因?yàn)檫@些內(nèi)容可能涉及到同事的隱私。
對(duì)于打錯(cuò)的電話不要對(duì)對(duì)方進(jìn)行指責(zé)，要禮貌的告訴對(duì)方打錯(cuò)了電話，并可以詢問(wèn)是否能夠幫上對(duì)方的忙。
打電話禮儀
除了像前面講過(guò)的接電話時(shí)的聲調(diào)、坐姿等要求之外，打電話還應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：
打電話之前要做好準(zhǔn)備工作，明確自己打電話的目的，必要時(shí)可以講自己要問(wèn)的問(wèn)題或者是要知道的內(nèi)容列一個(gè)提綱。準(zhǔn)備好紙和筆，以便隨時(shí)記下電話的重要內(nèi)容。
打電話的時(shí)間要考慮到對(duì)方是否方便，最好在早上八點(diǎn)后及晚上十點(diǎn)前，中午一、二點(diǎn)鐘時(shí)最好也不要打電話。注意不選周一上午上班的前兩個(gè)小時(shí)，不選周末、周五下班前。打電話時(shí)間不要超過(guò)三分鐘，如果需要長(zhǎng)談，可以約定時(shí)間面談或者是先詢問(wèn)對(duì)方是否方便。
撥通電話后應(yīng)該自報(bào)家門(mén)同時(shí)還要確定一下對(duì)方是不是自己要找的人，如果要找的人不在可以請(qǐng)接電話的人轉(zhuǎn)告。并要記得在結(jié)束時(shí)向別人道謝。
交談時(shí)要注意用語(yǔ)禮貌，同時(shí)說(shuō)話要言簡(jiǎn)意賅，表達(dá)清晰準(zhǔn)確，不要拖泥帶水說(shuō)不清楚。
掛斷電話禮儀
要結(jié)束通化時(shí)一般要由打電話者提出，再要說(shuō)的內(nèi)容說(shuō)完之后或者是對(duì)方已經(jīng)不耐煩時(shí)應(yīng)該主動(dòng)提出結(jié)束通話。在掛電話時(shí)不能直接“哐”的一聲將話筒扔在話機(jī)上，要注意等對(duì)方掛斷電話之后在掛電話。
結(jié)束通話后不要馬上說(shuō)對(duì)方的壞話，這樣會(huì)讓人覺(jué)得不虛偽。甚至有時(shí)候電話并沒(méi)有完全掛上，這樣的壞話會(huì)直接讓對(duì)方聽(tīng)到。
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