職場(chǎng)辦公室接電話的技巧有哪些
電話被現(xiàn)代人公認(rèn)為便利的通訊工具,在職場(chǎng)工作中,使用電話的語(yǔ)言很關(guān)鍵,它直接影響著一個(gè)公司的聲譽(yù)。下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的職場(chǎng)辦公室接電話的技巧文章內(nèi)容。希望可以幫助到大家!
職場(chǎng)辦公室接電話的技巧
1、左手持聽(tīng)筒、右手拿筆
大多數(shù)人習(xí)慣用右手拿起電話聽(tīng)筒,但是,在與客戶進(jìn)行電話溝通過(guò)程中往往需要做必要的文字記錄。在寫(xiě)字的時(shí)候一般會(huì)將話筒夾在肩膀上面,這樣,電話很容易夾不住而掉下來(lái)發(fā)出刺耳的聲音,從而給客戶帶來(lái)不適。
為了消除這種不良現(xiàn)象,應(yīng)提倡用左手拿聽(tīng)筒,右手寫(xiě)字或操縱電腦,這樣就可以輕松自如的達(dá)到與客戶溝通的目的。
2、電話鈴聲響過(guò)兩聲之后接聽(tīng)電話
在公司內(nèi)部,很多員工由于擔(dān)心處理方式不妥當(dāng)而得罪客戶,從而招致老板的責(zé)備,因此,很多人都把電話當(dāng)作燙手的山芋,抱有能不接電話就盡量不接電話的情緒。實(shí)際上,跟客戶進(jìn)行電話溝通的過(guò)程也是對(duì)員工能力的鍛煉過(guò)程。只要養(yǎng)成良好的接聽(tīng)習(xí)慣,接電話并不是一件困難的事情。通常,應(yīng)該在電話鈴聲響過(guò)兩聲之后接聽(tīng)電話,如果電話鈴聲三響之后仍然無(wú)人接聽(tīng),客戶往往會(huì)認(rèn)為這個(gè)公司員工的精神狀態(tài)不佳。
3、報(bào)出公司或部門(mén)名稱
在電話接通之后,接電話者應(yīng)該先主動(dòng)向?qū)Ψ絾?wèn)好,并立刻報(bào)出本公司或部門(mén)的名稱,如:“您好,這里是某某公司……”。隨著年齡的增長(zhǎng),很多人的身價(jià)會(huì)越來(lái)越放不下來(lái),拿起電話往往張口就問(wèn):“喂,找誰(shuí),干嘛……?”這是很不禮貌的,應(yīng)該注意改正,彬彬有禮地向客戶問(wèn)好。
4、確定來(lái)電者身份姓氏
接下來(lái)還需要確定來(lái)電者的身份。電話是溝通的命脈,很多規(guī)模較大的公司的電話都是通過(guò)前臺(tái)轉(zhuǎn)接到內(nèi)線的,如果接聽(tīng)者沒(méi)有問(wèn)清楚來(lái)電者的身份,在轉(zhuǎn)接過(guò)程中遇到問(wèn)詢時(shí)就難以回答清楚,從而浪費(fèi)了寶貴的工作時(shí)間。在確定來(lái)電者身份的過(guò)程中,尤其要注意給予對(duì)方親切隨和的問(wèn)候,避免對(duì)方不耐煩。
5、聽(tīng)清楚來(lái)電目的
了解清楚來(lái)電的目的,有利于對(duì)該電話采取合適的處理方式。電話的接聽(tīng)者應(yīng)該弄清楚以下一些問(wèn)題:本次來(lái)電的目的是什么?是否可以代為轉(zhuǎn)告?是否一定要指名者親自接聽(tīng)?是一般性的電話行銷還是電話來(lái)往?公司的每個(gè)員工都應(yīng)該積極承擔(dān)責(zé)任,不要因?yàn)椴皇亲约旱碾娫捑托牟辉谘伞?/p>
6、注意聲音和表情
溝通過(guò)程中表現(xiàn)出來(lái)的禮貌最能體現(xiàn)一個(gè)人的基本素養(yǎng),養(yǎng)成禮貌用語(yǔ)隨時(shí)掛在嘴邊的習(xí)慣,可以讓客戶感到輕松和舒適。因此,接聽(tīng)電話時(shí)要注意聲音和表情。聲音好聽(tīng),并且待人親切,會(huì)讓客戶產(chǎn)生親自來(lái)公司拜訪的沖動(dòng)。不要在接聽(tīng)電話的過(guò)程中暴露出自己的不良心情,也不要因?yàn)樽约旱穆曇舳压镜慕鹱终信欺`踏在腳底下。
7、保持正確姿勢(shì)
接聽(tīng)電話過(guò)程中應(yīng)該始終保持正確的姿勢(shì)。一般情況下,當(dāng)人的身體稍微下沉,丹田受到壓迫時(shí)容易導(dǎo)致丹田的聲音無(wú)法發(fā)出;大部分人講話所使用的是胸腔,這樣容易口干舌燥,如果運(yùn)用丹田的聲音,不但可以使聲音具有磁性,而且不會(huì)傷害喉嚨。因此,保持端坐的姿勢(shì),尤其不要趴在桌面邊緣,這樣可以使聲音自然、流暢和動(dòng)聽(tīng)。此外,保持笑臉也能夠使客戶感受到你的愉悅。
8、復(fù)誦來(lái)電要點(diǎn)
電話接聽(tīng)完畢之前,不要忘記復(fù)誦一遍來(lái)電的要點(diǎn),防止記錄錯(cuò)誤或者偏差而帶來(lái)的誤會(huì),使整個(gè)工作的效率更高。例如,應(yīng)該對(duì)會(huì)面時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系電話、區(qū)域號(hào)碼等各方面的信息進(jìn)行核查校對(duì),盡可能地避免錯(cuò)誤。
9、最后道謝
最后的道謝也是基本的禮儀。來(lái)者是客,以客為尊,千萬(wàn)不要因?yàn)殡娫捒蛻舨恢苯用鎸?duì)而認(rèn)為可以不用搭理他們。實(shí)際上,客戶是公司的衣食父母,公司的成長(zhǎng)和盈利的增加都與客戶的來(lái)往密切相關(guān)。因此,公司員工對(duì)客戶應(yīng)該心存感激,向他們道謝和祝福。
10、讓客戶先收線
不管是制造行業(yè),還是服務(wù)行業(yè),在打電話和接電話過(guò)程中都應(yīng)該牢記讓客戶先收線。因?yàn)橐坏┫葤焐想娫?,?duì)方一定會(huì)聽(tīng)到“喀嗒”的聲音,這會(huì)讓客戶感到很不舒服。因此,在電話即將結(jié)束時(shí),應(yīng)該禮貌地請(qǐng)客戶先收線,這時(shí)整個(gè)電話才算圓滿結(jié)束。
職場(chǎng)辦公室接電話的禮儀
一、及時(shí)接聽(tīng)
如果電話鈴聲一響起,就應(yīng)立即放下收頭的事去接聽(tīng)。如果接聽(tīng)不及時(shí),就會(huì)反映出一個(gè)人散漫的態(tài)度,而且應(yīng)該親自接聽(tīng)電話,輕易不要讓他人代勞,尤其是不要讓小孩干代接。
在接電話時(shí),我們提倡“鈴響不過(guò)三”:接聽(tīng)電活以鈴響三聲之內(nèi)接最適宜。吧要鈴響許久,才姍姍來(lái)遲。也不要鈴響過(guò)一次,就拿起聽(tīng)筒。這樣會(huì)讓打電話的人大吃一驚,如有持殊原
因,致使鈴響許久后才接,要在和劉方通話時(shí)向?qū)Ψ秸f(shuō)明情況,棱示歉意。
正常情況下,不允許不接聽(tīng)來(lái)電,特別是“應(yīng)約而來(lái)”的電話。就像敲門(mén)一樣。如果剛敲第一聲門(mén)你就開(kāi)門(mén),就會(huì)讓對(duì)方嚇一跳,而且還會(huì)認(rèn)為你清閑得聚精會(huì)神地等著別人來(lái)敲門(mén)。如
果門(mén)被敲了很多省還沒(méi)有回答,又會(huì)被認(rèn)為沒(méi)有人在,或者是不想理。
二、確認(rèn)對(duì)方
一般情況下.對(duì)方打來(lái)電話后都會(huì)主動(dòng)介紹自己。如果對(duì)方打來(lái)電話,沒(méi)有主動(dòng)介紹自己或者自己沒(méi)有聽(tīng)清楚,你就應(yīng)該主動(dòng)問(wèn);“請(qǐng)問(wèn)您是哪位價(jià) 我能為您做什么?您找哪位?”但是
,人們習(xí)慣性的做法是,拿起電話聽(tīng)筒后便會(huì)向?qū)Ψ奖P(pán)問(wèn):“喂:哪位”這讓對(duì)方會(huì)感到阿生而且感情疏遠(yuǎn),缺少人情昧。
接起電話。拿起聽(tīng)筒后應(yīng)首先自我介紹::“您好,我是某某某”
三、非常規(guī)電話的處理
如果接到打錯(cuò)的電話,不要發(fā)怒更不能出口傷人,正確做法是簡(jiǎn)短向?qū)Ψ秸f(shuō)明情況后掛斷電話。有時(shí)候接起電話,問(wèn)候多聲卻聽(tīng)不見(jiàn)對(duì)方說(shuō)話,這時(shí)絕對(duì)不可以不外青紅皂白,認(rèn)為是惡
意騷擾電話而破門(mén)大罵。因?yàn)?,這種情況極可能由電話線路問(wèn)題引起。使你聽(tīng)不見(jiàn)對(duì)方的聲音,但是對(duì)方能聽(tīng)見(jiàn)你聲音。萬(wàn)一對(duì)方是你的客戶或上級(jí),聽(tīng)到你在這端破口大罵,會(huì)造成什么樣
的后果。如果對(duì)方是惡意騷擾的話,應(yīng)簡(jiǎn)短而嚴(yán)歷地批評(píng)對(duì)方。不必長(zhǎng)篇大淪,更不應(yīng)該說(shuō)臟話;如果問(wèn)題嚴(yán)重,可以考慮報(bào)警解決。
四、分清主次
1.接聽(tīng)電話要專心,與其他人交談,邊聽(tīng)電話邊看文件、看電視那是很不禮貌的行為,吃東西邊是失禮。
2.如果在會(huì)晤貴賓或會(huì)議期間接到電話,可向其歉意地說(shuō)明不能立即通話的原因,并求諾稍后再聯(lián)系。
3.接聽(tīng)電話時(shí)如果有別的電話打進(jìn)來(lái),千萬(wàn)不要不理睬,因?yàn)楹芸赡苁羌笔?。可?qǐng)求正在通話的一方稍等片刻,并對(duì)其講明原因,然后立即去接另一個(gè)電話,問(wèn)清情況后先訪對(duì)方稍候,
或晚會(huì)兒再打進(jìn)來(lái),之后再繼續(xù)和前者通話。
4.不能因?yàn)閳D清凈隨便撥下電話線。
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