接打公務(wù)電話有哪些禮儀講究
接打公務(wù)電話有哪些禮儀講究
電話不僅僅是一個(gè)傳遞信息的工具,還在很大程度上體現(xiàn)通話者個(gè)人的修養(yǎng)和素質(zhì)。接打公務(wù)電話時(shí)注意禮儀是非常必要的。下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的接打公務(wù)電話的禮儀講究文章內(nèi)容。希望可以幫助到大家!
撥打公務(wù)電話的禮儀講究
擇時(shí)通話。通話時(shí)機(jī)的選擇看似平常,實(shí)際上很重要。有的人只以自己的情況為判斷標(biāo)準(zhǔn),選擇自己方便的時(shí)候撥打電話,這實(shí)際上是對通話對象不夠重視、尊重的表現(xiàn)。設(shè)身處地地考慮對方的情況,是選擇通話時(shí)機(jī)的基本原則。
撥打電話要選擇通話效率高的時(shí)間,換句話來講,就是人家不會(huì)厭煩的時(shí)間。比如休息時(shí)間盡量不要給他人打電話,除非萬不得已。嚴(yán)格地講,晚上10點(diǎn)之后,早上7點(diǎn)之前,沒有什么特別的急事不要打電話。萬一有急事打電話,要先說一句“抱歉,事關(guān)緊急,打攪你了!”否則的話對方很可能會(huì)厭煩。再者,就餐時(shí)別打電話?,F(xiàn)代人工作繁忙,通常中午只有一個(gè)小時(shí)的吃飯時(shí)間,如遇電話,豈不影響食欲?另外,倘若不是重大事情,節(jié)假日不要打電話。在現(xiàn)代社會(huì)里,盡量不打擾他人的節(jié)假日休息應(yīng)該成為常識(shí)。如果是撥打國際長途電話,尤其是像美國等距離較遠(yuǎn)的國家,還要考慮到時(shí)差的問題。當(dāng)然,秘書在工作中遇到緊急情況,可隨時(shí)與有關(guān)部門和人員電話聯(lián)絡(luò),雖然也要注意把握分寸。
撥打電話除了要注意時(shí)間的選擇,還要注意空間的選擇。一般來講,私人電話是在家里打的,公務(wù)電話是在辦公室打的。在工作場合,撥打私人電話應(yīng)該盡量用自己的手機(jī)。此外,除非工作之需,一般是不應(yīng)在公眾場所撥打電話的,秘書人員更應(yīng)注意這一問題,切不可不管有無必要,總是旁若無人地大聲吆喝,令他人厭煩。
簡短通話。電話打多長好呢?在日常生活中撥打電話,有多少事就說多長時(shí)間,說清楚為止。但是,在秘書工作中,通話時(shí)間是宜短不宜長,要遵守電話禮儀中的“3分鐘原則”,即每次通話的時(shí)間應(yīng)該有效地控制在3分鐘之內(nèi)。當(dāng)然,這里的“3分鐘”并非是絕對的只能通話3分鐘,而是指要長話短說,廢話少說,沒話不說。撥打電話不是為了排遣寂寞,不可拿著話筒捉迷藏,一定要有時(shí)間觀念。
通話內(nèi)容精練有序。秘書人員正確把握通話內(nèi)容的一個(gè)有效方法就是要養(yǎng)成重要電話列提綱的習(xí)慣。首先,要知道通話對方有幾個(gè)電話號(hào)碼,第一個(gè)打不通就撥第二個(gè)。接通后要先做自我介紹。其次,要列出通話的事項(xiàng),先講重要的事情,后講次要的事情。
禮貌掛機(jī)。結(jié)束通話后要禮貌地掛機(jī)。首先,要了解怎樣暗示對方終止通話。其標(biāo)準(zhǔn)化的做法就是重復(fù)要點(diǎn),比如:“陳部長,那我們這次就說好了,請您下個(gè)星期一參加我們單位的專家論證會(huì)。如果沒有記錯(cuò)的話,我應(yīng)該讓司機(jī)于下周一早晨8點(diǎn)到您家樓下,接您過來。”這就是重復(fù)要點(diǎn)的方法,以免對方記錯(cuò)了,或者忘記了,同時(shí)也說明秘書人員訓(xùn)練有素,不說廢話。
其次,要熟知掛機(jī)的順序。不少秘書人員以為通話完畢應(yīng)該由對方先掛斷電話,這雖然是出于禮貌,但實(shí)際上卻行不通。從禮儀角度來說,通話完畢應(yīng)該由地位高者先掛斷電話。對秘書人員來說,應(yīng)該由上級(jí)先掛,客人先掛。如遇特殊情況,即通話雙方地位一樣,都是秘書,性別相同,年齡相仿,此時(shí)一般就是誰先撥打誰先掛斷。
接聽公務(wù)電話的禮儀講究
鈴響不過3聲。撥打電話要注意“通話3分鐘”原則,而接聽電話則要遵循“鈴響不過3聲”原則,及時(shí)接聽電話,尤其是有約在先的電話。約好通話而不接是嚴(yán)重的失禮行為。當(dāng)然,訓(xùn)練有素的秘書人員應(yīng)該在電話鈴聲響兩三聲后再接,如果鈴聲剛一響就接,很可能電話會(huì)掉線。倘若電話鈴聲響到6聲以上才接,接電話的人應(yīng)該首先向?qū)Ψ街虑福?ldquo;抱歉!讓您久等了。”
要安排合理而有序的表達(dá)。作為秘書人員,要盡量親自接聽電話,尤其是有約在先的電話,不要隨便讓別人代接電話。而且,對于秘書人員,更多的是要代領(lǐng)導(dǎo)接聽電話。如果領(lǐng)導(dǎo)不在的話,秘書人員應(yīng)該首先告訴對方領(lǐng)導(dǎo)不在,然后才能問對方的身份,來電為何事,是否需要轉(zhuǎn)達(dá)等。千萬不可先盤問對方,再說領(lǐng)導(dǎo)不在,以免對方誤以為領(lǐng)導(dǎo)有意回避。接聽電話也要首先“自報(bào)家門”,自我介紹身份,其好處就是萬一對方撥錯(cuò)了,不至于一錯(cuò)再錯(cuò)。
正確處理打錯(cuò)的電話。當(dāng)我們接聽到對方撥錯(cuò)的電話,首先仍然要向?qū)Ψ絾柡?,說明電話撥錯(cuò)了。然后要將本單位的電話號(hào)碼重復(fù)一下,讓對方驗(yàn)證。
在日常工作中,電話中斷是經(jīng)常遇到的情況,尤其是手機(jī),說著說著就斷了,可能是沒電了,也可能是掉線了。遇到這種情況,秘書人員有責(zé)任告訴對方,自己所在的位置可能網(wǎng)絡(luò)沒有覆蓋,并請對方指定一個(gè)時(shí)間,我們撥打過去。萬一沒有一點(diǎn)先兆,電話“啪”地就斷了,要馬上把電話打回去,打回去的時(shí)候第一句話就要道歉,并告知對方電話掉線了,或者說電池用完了。把電話首先打回去,這是對他人的尊重。如欲同對方另約其他時(shí)間通話,應(yīng)該說好自己將按時(shí)主動(dòng)撥打?qū)Ψ降碾娫挕?br/>
接打公務(wù)電話有哪些禮儀講究相關(guān)文章: