撥打電話時的注意事項有哪些
撥打電話時的注意事項有哪些
當我們撥打電話時需要考慮對方是否在忙碌。還有其他很多注意事項。下面是學習啦小編給大家搜集整理的撥打電話時的注意事項文章內(nèi)容。希望可以幫助到大家!
撥打電話時的注意事項
當我們撥打電話時需要考慮對方是否在忙碌。如果對方有重要的事情應顧及對方，迅速地講出自己的目的，以免讓對方著急。當然，如果是打給很親近的人，一般總是會從閑聊開始?？墒?，企業(yè)電話應力求簡潔，把事情說清楚即可。如果要進一步閑聊，也必須把正事說完，判斷對方的情形允許之后再進行。
通常我們在觀看電視談論時事時，談論者總是說：“關于這個問題，我們有三種看法，第一是……”或者“今天的主題有兩點，首先是……"像這樣。然而撥打電話也一樣。首先應把要談論的要點告訴對方，說明有幾個問題，再深入加以討論。采用這種說法，會令對方清楚知道要談論哪幾件事情，并且可以預測話題將會如何展開。
而在公司被上司要求對目前所負責的工作提出匯報時，不僅要轉(zhuǎn)達內(nèi)容，也要注意傳達的順序。電話匯報也是一樣，在必要的寒喧結束之后，就開門見山地說：“為了某件事情，想與您商量一下……"或者“有幾件事情想和您匯報一下……"。要準確地將事情傳達給別人，使對方了解自己匯報的內(nèi)容。也就是一開頭就把事情談論的要點告知對方。然后再針對問題分別加以討論。如果很唐突地從細節(jié)處開始談起，會常令對方抓不住話題的方向，造成在電話中說了一些沒有必要的誤解。
所以在撥打電話時為了不讓對方產(chǎn)生誤解，并能順利地了解自己想說的內(nèi)容，一定要注意說話的順序。最初是“重要事項”，接下來是“補充說明”，最后再把重要事項重復一遍，如此便不至于有所失誤了。
撥打電話時的禮儀常識
1、隨時記錄
在手邊放有紙和鉛筆，隨時記下你所聽到的信息。如果你沒做好準備，而不得不請求對方重復，這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認真聽他說話。
2、自報家門
一拿起電話就應清晰說出自己的全名，有時也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣，一旦對方說出其姓名，你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。
3、轉(zhuǎn)入正題
當你接聽電話時，不要“哼哼哈哈”地拖延時間，而應立即做出反應。一個好的開場白可能是：“您需要我做什么?”當你覺出對方有意拖延時間，你應立即說：“真不巧!我正要參加一個會議，不得不在5分鐘后趕到會場。”這樣說會防止你們談論不必要的瑣事，加速商務談話的進展。
4、避免將電話轉(zhuǎn)給他人
自己接的電話盡量自己處理，只有在萬不得已的情況下才能轉(zhuǎn)給他人。這時，你應該向?qū)Ψ浇忉屢幌略颍⒄埱髮Ψ皆?。例如，你可以說：“某某會處理好這件事的，請他和您通話好嗎?”在你作出這種決定之前，應當確定地方愿意你將電話轉(zhuǎn)給他人。例如，你可以說：“對于這件事，我們很快會派人跟您聯(lián)系的。”
5、避免電話中止時間過長
如果你在接電話時不得不中止電話而查閱一些資料，應當動作迅速。你還可以有禮貌地向?qū)Ψ秸f：“您是稍候片刻，還是過一會兒我再給您打過去?”
讓對方等候時，你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵，就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時間超過你所預料的時間，你可以每隔一會兒拿起電話向?qū)Ψ秸f明你的進展。如，你可以說：“某某，我已經(jīng)快替您找完了，請您再稍候片刻。”當你查找完畢，重新拿起電話時，可以說：“對不起，讓您久等了”，以引起對方的注意。
對于接電話的人來講，當需要查閱資料而有禮貌地請對方稍等片刻，這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話時打進電話，你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。然后拿起另一部電話說：“你能否稍等?我正在接聽一個電話。”如果打來電話的人只是有一些小事，便可以當即回絕，然后迅即轉(zhuǎn)向第一個電話，而這個人也會意識到你很忙而加速你們的討論。
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