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撥打電話時的注意事項有哪些

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撥打電話時的注意事項有哪些

  當(dāng)我們撥打電話時需要考慮對方是否在忙碌。還有其他很多注意事項。下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的撥打電話時的注意事項文章內(nèi)容。希望可以幫助到大家!

  撥打電話時的注意事項

  當(dāng)我們撥打電話時需要考慮對方是否在忙碌。如果對方有重要的事情應(yīng)顧及對方,迅速地講出自己的目的,以免讓對方著急。當(dāng)然,如果是打給很親近的人,一般總是會從閑聊開始??墒?,企業(yè)電話應(yīng)力求簡潔,把事情說清楚即可。如果要進一步閑聊,也必須把正事說完,判斷對方的情形允許之后再進行。

  通常我們在觀看電視談?wù)摃r事時,談?wù)撜呖偸钦f:“關(guān)于這個問題,我們有三種看法,第一是……”或者“今天的主題有兩點,首先是……"像這樣。然而撥打電話也一樣。首先應(yīng)把要談?wù)摰囊c告訴對方,說明有幾個問題,再深入加以討論。采用這種說法,會令對方清楚知道要談?wù)撃膸准虑?,并且可以預(yù)測話題將會如何展開。

  而在公司被上司要求對目前所負責(zé)的工作提出匯報時,不僅要轉(zhuǎn)達內(nèi)容,也要注意傳達的順序。電話匯報也是一樣,在必要的寒喧結(jié)束之后,就開門見山地說:“為了某件事情,想與您商量一下……"或者“有幾件事情想和您匯報一下……"。要準(zhǔn)確地將事情傳達給別人,使對方了解自己匯報的內(nèi)容。也就是一開頭就把事情談?wù)摰囊c告知對方。然后再針對問題分別加以討論。如果很唐突地從細節(jié)處開始談起,會常令對方抓不住話題的方向,造成在電話中說了一些沒有必要的誤解。

  所以在撥打電話時為了不讓對方產(chǎn)生誤解,并能順利地了解自己想說的內(nèi)容,一定要注意說話的順序。最初是“重要事項”,接下來是“補充說明”,最后再把重要事項重復(fù)一遍,如此便不至于有所失誤了。

  撥打電話時的禮儀常識

  1、隨時記錄

  在手邊放有紙和鉛筆,隨時記下你所聽到的信息。如果你沒做好準(zhǔn)備,而不得不請求對方重復(fù),這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認真聽他說話。

  2、自報家門

  一拿起電話就應(yīng)清晰說出自己的全名,有時也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣,一旦對方說出其姓名,你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。

  3、轉(zhuǎn)入正題

  當(dāng)你接聽電話時,不要“哼哼哈哈”地拖延時間,而應(yīng)立即做出反應(yīng)。一個好的開場白可能是:“您需要我做什么?”當(dāng)你覺出對方有意拖延時間,你應(yīng)立即說:“真不巧!我正要參加一個會議,不得不在5分鐘后趕到會場。”這樣說會防止你們談?wù)摬槐匾默嵤拢铀偕虅?wù)談話的進展。

  4、避免將電話轉(zhuǎn)給他人

  自己接的電話盡量自己處理,只有在萬不得已的情況下才能轉(zhuǎn)給他人。這時,你應(yīng)該向?qū)Ψ浇忉屢幌略颍⒄埱髮Ψ皆?。例如,你可以說:“某某會處理好這件事的,請他和您通話好嗎?”在你作出這種決定之前,應(yīng)當(dāng)確定地方愿意你將電話轉(zhuǎn)給他人。例如,你可以說:“對于這件事,我們很快會派人跟您聯(lián)系的。”

  5、避免電話中止時間過長

  如果你在接電話時不得不中止電話而查閱一些資料,應(yīng)當(dāng)動作迅速。你還可以有禮貌地向?qū)Ψ秸f:“您是稍候片刻,還是過一會兒我再給您打過去?”

  讓對方等候時,你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵,就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時間超過你所預(yù)料的時間,你可以每隔一會兒拿起電話向?qū)Ψ秸f明你的進展。如,你可以說:“某某,我已經(jīng)快替您找完了,請您再稍候片刻。”當(dāng)你查找完畢,重新拿起電話時,可以說:“對不起,讓您久等了”,以引起對方的注意。

  對于接電話的人來講,當(dāng)需要查閱資料而有禮貌地請對方稍等片刻,這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話時打進電話,你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。然后拿起另一部電話說:“你能否稍等?我正在接聽一個電話。”如果打來電話的人只是有一些小事,便可以當(dāng)即回絕,然后迅即轉(zhuǎn)向第一個電話,而這個人也會意識到你很忙而加速你們的討論。

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