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商務電話禮儀知識有哪些

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商務電話禮儀知識有哪些

  電話是不見面的交際,很多商務交往都是從一個有效的電話溝通開始。下面是學習啦小編給大家搜集整理的商務電話禮儀知識文章內容。希望可以幫助到大家!

  商務電話禮儀知識

  一、接聽電話前準備

  準備記錄工具,有重要信息,能在第一時間記錄,避免對方等待,體現(xiàn)專業(yè)性。建議電話旁常備紙和筆,就不會出現(xiàn)慌亂的情況。

  停止一切不必要的動作。

  不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情,對方會覺得你心不在焉,影響溝通效果。

  使用正確的姿勢,躺著、靠著等姿勢,都會通過懶洋洋的語氣傳遞給對方。另外,如果你姿勢不正確,不小心電話從你手中滑下來,或掉在地上,發(fā)出刺耳的聲音,也是不好的。

  帶著微笑講電話,讓對方在電話中感受到你的熱情和陽光。

  二、接聽電話禮儀

  三聲之內接起電話,既給了別人準備時間,也不至于讓對方等的不耐煩。

  接聽電話的語調、語速、措辭等都很重要,保證對方能聽清楚。當然要避免使用不禮貌的表達方式;

  接聽電話的環(huán)境同樣重要,避免過于嘈雜,導致聽不清楚讓對方不斷重復;

  當聽到對方的談話內容很長時,應有所反應,如“是的、好的”,表示你在聽。

  主動問候,自報家門介紹自己。開口應該是“您好“,而不是冷冰冰的“喂”。

  如果想知道對方是誰,應委婉的表達,如“請問怎么稱呼您?”,建議溝通過程中多稱呼對方,表示對對方尊重。

  感謝對方來電,并禮貌地結束電話。

  三、掛電話前的禮貌

  要結束電話交談時,一般應讓尊者先掛,或打電話的一方提出,然后彼此客氣地道別, 說一聲“再見”,等對方先掛電話然后輕輕掛斷。

  四、講究藝術

  嘴和話筒保持4厘米左右的距離,要把耳朵貼近話筒。

  一定要面帶笑容。親切、溫情的聲音會使對方馬上對我們產生良好的印象。

  打、接電話的時候口中不能有東西,不能叼著香煙、嚼著口香糖。

  左手接聽。便于右手隨時記錄有用信息。

  在商務交往中,不允許接電話時以“喂,喂”或者“你找誰呀”作為“見面禮”。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對方的“戶口”,一個勁兒地問人家“你找誰”,“你是誰”,或者“有什么事兒呀?”

  商務電話禮儀禁忌

  萬一對方撥錯了電話或電話串了線,也要保持風度。切勿發(fā)脾氣“耍態(tài)度”。確認對方撥錯了電話,應先自報一下“家門”,然后再告之電話撥錯了。對方如果道了歉,不要忘了以“沒關系”去應對,而不要教訓人家“下次長好眼睛”、“瞧仔細些”。

  如果有可能,不防問一問對方,是否需要幫助他查一下正確的電話號碼。真的這樣做了,不是“吃飽了撐的”,而是借機宣傳了本單位的以禮待人的良好形象。

  在通話途中,不要對著話筒打哈欠,或是吃東西。也不要同時與其他人閑聊。不要讓對方由此來感到在受話人的心中無足輕重。

  結束通話時,應認真地道別。而且要恭候對方先放下電話,不宜“越位”搶先。

  在接電話時,再次要注意給予對方以同等的待遇。堅持不分對象地一視同仁。

  極其個別的人,長著一對挑肥揀瘦的“勢利眼”。即使是接電話地,也極為庸俗地“因人而宜”、“對象化”的傾向十分明顯。他們在接電話時,一開始總是“拿 架子”,“打官腔”。先是愛搭不理地問上幾句“誰呀”、“什么事呀”,然后能推的事情就推,能踢的皮球就踢,“事不關己,高高掛起”。不過他們的“天氣” 也不總是永遠這般“陰沉”,一旦聽出來對方是上司、是家人、是朋友,或是自己正在求助的人,立即就會“雨過天晴云散盡”,低聲下氣,細語柔聲,卑躬屈膝, 有求必應,不怕旁人說自己是一副奴才腔。這種不能平等待人的做法,既容易得罪人,也會讓旁人看不起。

  在接待外來的電話時,理當一律給予同等的待遇,不卑不亢。這種公平的態(tài)度,容易為自己贏得朋友。

  在通話時,接電話在的一方不宜率先提出中止通話的要求。萬一自己正在開會、會客,不宜長談,或另有其他電話掛出來,需要中止通話時,應說明原因,并告之對方:“一有空閑,我馬上掛電話給您。”免得讓對方覺得我方厚此薄彼。

  遇上不識相的人打起電話沒個完,非得讓其“適可而止”不可的話,說得應當委婉、含蓄,不要讓對方難堪。比如,不宜說:“你說完了沒有?我還有別的事情呢,”而應當講:“好吧,我不再占用您的寶貴時間了”,“真不希望就此道別,不過以后真的希望再有機會與您聯(lián)絡”。

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