關(guān)于打電話的禮儀技巧要領(lǐng)
打電話時,我們需要注意的禮節(jié)主要有三個方面:選擇好通話時間。應(yīng)根據(jù)受話人的工作時間、生活習慣選好打電話的時間。下面是學習啦小編給大家搜集整理的關(guān)于打電話的禮儀技巧要領(lǐng)文章內(nèi)容。
關(guān)于打電話的禮儀技巧要領(lǐng)
打電話時,我們需要注意的禮節(jié)主要有三個方面:選擇好通話時間。應(yīng)根據(jù)受話人的工作時間、生活習慣選好打電話的時間。
比如,白天宜在早晨8 點以后,節(jié)假日應(yīng)在9 點以后,晚間則應(yīng)在22 點以前,以免受話人不在或打擾受話人及家人的休息。如無特殊情況,不宜在中午休息時和一日三餐的常規(guī)時間打電話,以免影響別人休息和用餐。給單位打電話時,應(yīng)避開剛上班或快下班兩段時間,還要顧及接話一方所在的場合。給國外的客戶打電話,還要特別注意其所在地與國內(nèi)的時差和生活習慣。
講究通話語言藝術(shù)。話如其人,不管是在公司還是在其他地方,憑雙方在電話里的講話方式,就可以互相判斷出對方的基本教養(yǎng)水準。電話的語言藝術(shù),不僅要堅持用“您好”開頭,“請”字在中,“謝謝”結(jié)尾,更重要的是控制語氣語調(diào)。因為電話只聞其聲不見其人(可視電話除外) ,雙方的聲音是一個重要的社交因素,聲音往往代表自己的或組織的形象。因此,在通話時要態(tài)度和藹,聲調(diào)溫和而富有表現(xiàn)力,語氣適中,語言簡潔;口齒清晰,要抱著對方就在眼前的感覺來打電話,讓對方感到自己在微笑。特別是有關(guān)時間、地點要交待準確,使人感到親切自然,切不可高聲大喊,裝腔作勢或拿腔捏調(diào)、嗲聲嗲氣,更不能粗暴無理。打電話推銷產(chǎn)品時,要熟悉產(chǎn)品的特點、性能、價格,通話技巧、措詞要因人而異,因事、因時而異,不可千篇一律。放下電話時,務(wù)必雙手輕放。
擬好通話要點。在電話中應(yīng)該說些什么,一次電話該打多久,打電話前應(yīng)有“腹稿” 。如怕遺漏,可擬出通話要點,理順說話的順序,備齊與通話內(nèi)容有關(guān)的文件和資料。電話撥通后,應(yīng)先向?qū)Ψ絾栆宦?ldquo;您好!”接著問:“您是× × × 單位嗎?”得到明確答復(fù)后,再報自己的單位和姓名,然后報出受話人姓名。如受話人不在,可請人轉(zhuǎn)告,或過一會兒再打。如撥錯了號碼,應(yīng)向?qū)Ψ奖硎厩敢狻4螂娫挼臅r間宜短不宜長,每次通話一般以3 分鐘~ 5 分鐘為宜。說話要簡明扼要,長話短說。
接電話的基本禮儀技巧
接聽電話的人雖然處于被動的位置,但是,也不能在禮儀規(guī)范上有所松懈。撥打電話過來的人可能是你的上級,可能是合作方,也可能是對你很有幫助的友人,因此,受話人在接聽電話時,要注意有禮和得體,不能隨隨便便。
當本人接聽打給自己的電話時,應(yīng)注意及時接聽并謙和應(yīng)對,無論對方地位尊卑,都要待人以禮。
1、及時接聽
電話鈴聲響起,要立即停下自己手頭的事,盡快接聽。不要等鈴聲響過很久之后,才姍姍來遲或者讓小孩子代接電話。一個人是否能及時接聽電話,也可從一個側(cè)面反映出他的待人接物的誠懇程度。
一般來說,在電話鈴聲響過三遍左右,拿起話筒比較合適。“鈴聲不過三聲”是一個原則,也是一種體諒撥打電話的人的態(tài)度,而且鈴聲響起很久不接電話,撥打電話的人也許會以為沒有人接而掛斷電話。如果接電話不及時,要道歉,向?qū)Ψ秸f“抱歉,讓您久等了”。
2、謙和應(yīng)對
在接電話時,首先要問候,然后自報家門,向?qū)Ψ秸f明自己是誰。向發(fā)話人問好,也有向發(fā)話人表示打來的電話有人接聽的意思。自報家門是為了確認自己是否是發(fā)話人真正要通話的對象。
在私人住所接聽電話時,為了安全起見,可以不必自報家門,或者只向?qū)Ψ酱_認一下電話號碼來確定是否對方找對了人。即使對方錯撥了電話,也不要勃然大怒,口出穢語,而要耐心解釋。
在接聽電話時,要聚精會神,認真領(lǐng)會對方的話,而不要心不在焉,甚至把話筒擱在一旁,任憑通話人“自言自語”而不顧。
3、分清主次
其一,電話鈴聲一旦響起,接電話就成為最緊急的事情,其他事情都可以先放一邊。接聽電話時,不要再與旁人交談或者看文件、吃東西、看電視、聽廣播等。即使是電話鈴聲響起的時候你忙著別的事,在接聽電話時也不要向打電話來的人說電話來得不是時候。
其二,有時候確實有無法分身的情況,比如自己正在會晤重要的客人或者在會議中間,不宜與來電話的人深談,此時可以向來電話的人簡單說明原因,表示歉意,并主動約一個具體的雙方都方便的時間,由自己主動打電話過去。一般來說,在這種情況下,不應(yīng)讓對方再打過來一次,而應(yīng)由自己主動打過去,尤其是在對方打長途電話的情形中。約好了下次通話的時間,就要遵守約定,按時打過去,并向?qū)Ψ皆俅伪硎厩敢狻?/p>
其三,如果在接聽電話的時候,適逢另一個電話打了進來,切忌不要中斷通話,而要向來電話的人說明原因,要他不要掛斷電話,稍等片刻。去接另一個電話的時候,接通之后也要請對方稍候片刻或者請他過一會兒再打進來,或者自己過一會兒再打過去。等對方理解之后,再繼續(xù)方才正接聽的電話。
接電話禁忌用語
在接電話時切忌使用“說!”“講!”。
說講是一種命令式的方式,即難讓人接受,又不禮貌。有的人在接聽電話時,一接起電話馬上說:“說”或“講”, 或者多加一兩個字“聽到,說!”
這種行為在公司、企業(yè)內(nèi)部也許還可以理解,由于某種原因工作繁忙,時間緊張,沒有太多的時間應(yīng)對電話,希望對方直截了當,別浪費時間。但這種硬邦邦的電話接聽方式顯得過于粗魯無禮,有一種盛氣凌人的氣勢,好像是擺架子。給人的感覺是“有什么話快說,老子沒空和你在電話里啰嗦!
有的人對這樣的電話應(yīng)答方式也懶得再“說”,干脆一聲不吭將電話掛了。本來還想聯(lián)系一些業(yè)務(wù)或者提供一些信息,一聽他這口氣就不舒服,說了等于白說,這種人懶得理他。
大家每個人都希望別人以禮相待,有誰愿意同不懂得禮貌的人打交道呢?所以,在接聽電話時,一定要注意應(yīng)有的禮貌。
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