政府辦公室接電話禮儀
政府辦公室接電話禮儀
隨著通訊工具的普及,電話日益成為人與人之間溝通的重要手段,接電話不是簡單的拿起來就接,講完了就掛,它需要一些技巧和禮儀,那具體要怎么做呢?下面是學(xué)習(xí)啦小編搜集整理的一些內(nèi)容,希望對你有幫助。
電話禮儀:及時接聽
如果電話鈴聲一響起,就應(yīng)立即放下收頭的事去接聽。如果接聽不及時,就會反映出一個人散漫的態(tài)度,而且應(yīng)該親自接聽電話,輕易不要讓他人代勞,尤其是不要讓小孩干代接。 在接電話時,我們提倡“鈴響不過三”:接聽電活以鈴響三聲之內(nèi)接最適宜。吧要鈴響許久,才姍姍來遲。也不要鈴響過一次,就拿起聽筒。這樣會讓打電話的人大吃一驚,如有持殊原因,致使鈴響許久后才接,要在和劉方通話時向?qū)Ψ秸f明情況,棱示歉意。 正常情況下,不允許不接聽來電,特別是“應(yīng)約而來”的電話。就像敲門一樣。如果剛敲第一聲門你就開門,就會讓對方嚇一跳,而且還會認(rèn)為你清閑得聚精會神地等著別人來敲門。如果門被敲了很多省還沒有回答,又會被認(rèn)為沒有人在,或者是不想理。
電話禮儀:確認(rèn)對方
一般情況下.對方打來電話后都會主動介紹自己。如果對方打來電話,沒有主動介紹自己或者自己沒有聽清楚,你就應(yīng)該主動問;“請問您是哪位價 我能為您做什么?您找哪位?”但是,人們習(xí)慣性的做法是,拿起電話聽筒后便會向?qū)Ψ奖P問:“喂:哪位 ”這讓對方會感到阿生而且感情疏遠(yuǎn),缺少人情昧。 接起電話。拿起聽筒后應(yīng)首先自我介紹::“您好,我是某某某”
電話禮儀:非常規(guī)電話的處理
如果接到打錯的電話,不要發(fā)怒更不能出口傷人,正確做法是簡短向?qū)Ψ秸f明情況后掛斷電話。有時候接起電話,問候多聲卻聽不見對方說話,這時絕對不可以不外青紅皂白,認(rèn)為是惡 意騷擾電話而破門大罵。因為,這種情況極可能由電話線路問題引起。使你聽不見對方的聲音,但是對方能聽見你聲音。萬一對方是你的客戶或上級,聽到你在這端破口大罵,會造成什么樣的后果。如果對方是惡意騷擾的話,應(yīng)簡短而嚴(yán)歷地批評對方。不必長篇大淪,更不應(yīng)該說臟話;如果問題嚴(yán)重,可以考慮報警解決。
電話禮儀:分清主次
1.接聽電話要專心,與其他人交談,邊聽電話邊看文件、看電視那是很不禮貌的行為,吃東西邊是失禮。 2.如果在會晤貴賓或會議期間接到電話,可向其歉意地說明不能立即通話的原因,并求諾稍后再聯(lián)系。 3.接聽電話時如果有別的電話打進來,千萬不要不理睬,因為很可能是急事??烧埱笳谕ㄔ挼囊环缴缘绕蹋ζ渲v明原因,然后立即去接另一個電話,問清情況后先訪對方稍候,或晚會兒再打進來,之后再繼續(xù)和前者通話。 4.不能因為圖清凈隨便撥下電話線。
電話禮儀:規(guī)范地代接電話
代別人接電話時。要特別住意講話順序,首先要禮貌地告訴對方來歷才能問對方是何人,所為何事,但不要詢問對方和所找人的關(guān)系。 1.尊重別人隱私。代接電話時,忌遠(yuǎn)遠(yuǎn)地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽別人通話、更不要插嘴。不要隨意擴散對方托你轉(zhuǎn)達(dá)的事情。 2.記憶準(zhǔn)確要點:如果對方要找的人不在,應(yīng)先詢問對方是否需要代為轉(zhuǎn)讓。如對方有此意愿,應(yīng)照辦。最好用筆記下對方要求轉(zhuǎn)達(dá)的具體內(nèi)容,如對方姓名、單位、電話、通話要點等,以免事后忘記,對方講完后,應(yīng)再與其驗證一遍,避免不必要的遺漏。 3.及時傳達(dá)內(nèi)容。代接電話時,要先弄清對方要找誰,如果對方不愿問答自已是誰,也不要勉強。如果對方要找的人不在,要如實相告,然后再詢問對方“還有什么事情?”這二者不能 顛倒先后次序。之后要在第一時間把對方想要傳達(dá)的內(nèi)容傳達(dá)到位。不管什么原因、都不能把自己代人轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容,托他人轉(zhuǎn)告。
電話禮儀:錄音電話
1.留言制作要規(guī)范。留言內(nèi)容一般包括這么幾項:問候語、機主姓名和單位、致歉語、留言的原因、對來電者的要求以及道別語等。 2.如非很必要,盡量少使用錄音電話,要及時處理錄音電話上打進來的電話。接電話時掌握讓對方等候的時間