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商務(wù)禮儀中電話禮儀

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商務(wù)禮儀中電話禮儀

  打電話是講究禮儀的,不同的場合應(yīng)該如何去講,尤其是在商務(wù)活動中,商務(wù)禮儀中電話禮儀有哪些?下面是學(xué)習(xí)啦小編搜集整理的一些內(nèi)容,希望對你有幫助。

  商務(wù)禮儀中電話禮儀

  1、上司如果不在場,要有禮貌地請對方留言,不要簡單的回絕對方;

  2、盡量不要使上司受無意義的電話打擾;但對于自己不了解的人或事情不能輕易表態(tài),尤其是否定,應(yīng)有不拒絕任何可能的機會的意識;

  3、別輕易說出上司在場或有空,也不要輕易讓上司接聽電話,先弄清對方的身份和用意;

  4、上司如不接電話,應(yīng)該設(shè)法圓場,不讓對方感到難堪和不安;

  5 、通話時如果有他人進來,不得目中無人,應(yīng)該點頭致意。如果需要與同事講話,應(yīng)講“請您稍等”,然后捂住話筒,小聲交談;

  6、重要會議(特別是會見客戶時)應(yīng)關(guān)閉手機或改為震動方式;

  7、不要借用客戶的手機打電話;

  8、商務(wù)交談中盡量不要接聽電話。如有必要接聽的手機電話,一定要離位。但有一點要注意,與客戶談話做此舉動往往會引起客戶的不滿,盡管他并不表示出來。

  商務(wù)禮儀中電話禮儀:接電話

  一定要等電話響兩兩到三聲之后再接。為什么?你要利用這段時間平靜自己的情緒,在你不知道來電人是誰、來電內(nèi)容是什么之前,不要將你的情緒帶給將要和你對話的那個人,哪怕你此刻是歡快的,你怎么知道對方一定就希望聽到你歡天喜地的聲音?當(dāng)然,把你的壞心情不加掩飾地傳遞給對方就更不應(yīng)該了。電話總是由各種各樣的人打來,他們總會帶來一些好消息、壞消息或者一些不好也不壞的消息,將你的情緒信號毫無保留地傳遞給對方,不免偶爾也會表錯情。

  接電話,有時就像看待人生,要有寧靜、平和的心態(tài)。電話響兩到三聲,對打電話的人來說,是完全可以接受的等待時間,也是他期待你拿起電話的最佳狀態(tài)。對接電話的人來說,在短短的一聲電話鈴聲里,你的焦躁和不安可能已經(jīng)瞬間平息,你才可以不驚不懼地面對任何事,寵辱不驚地面對任何人。世上很多事情,需要一個小小的停頓和轉(zhuǎn)折,別那么急著拿起電話。記住,鈴聲響兩下后,再接。?

  另外,還要記一點,那就是,如果你的辦公室里有客戶,不要接電話。這種情況很常見。但卻很少人意識到,這時接電話是一種不禮貌的行為。這樣做其實是告訴你的客戶,電話那端的人比他更重要。除非你是在等一個非常重要的電話,否則就讓語音信箱留信息。如果你要接電話,應(yīng)該讓客戶知道你為什么接這個電話,比如說“我正在等老板的電話”。?

  記住幾點:

  ★必須在24小時內(nèi)回復(fù)所有的來電。

  如果你的經(jīng)營哲學(xué)是“能拖到明天,就不必急著今天做”,那你這一輩子恐怕是很難熬出頭了。把24小時內(nèi)回復(fù)所有來電養(yǎng)成一種習(xí)慣,就能確保你那條人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)上的資訊暢通程度。對某些職業(yè)而言,如果你不立即回復(fù)電話,就可能失去一次交易的機會。

  ★對掛斷電話不要猶豫。

  比如當(dāng)一位推銷員喋喋不休地向我們推薦某種我們毫無興趣的商品時,打斷他是一種仁慈的行為。“對不起,我不想浪費你的時間。”然后立即掛上電活,并帶著微笑。

  ★適當(dāng)打斷對方。

  要打斷對方時,你可以采用和面談一樣的準則,盡量不打斷他,除非一切都證明不如此不可能了結(jié)。

  ★注意不良習(xí)慣。

  如果你發(fā)現(xiàn)你在電話中有某項不良習(xí)慣,就把紙條貼在電話機上來矯正。如果你有愛清嗓子,說口頭禪,或喜歡東拉西扯等壞習(xí)慣,這張?zhí)嵝涯愕募垥椭銛[脫它們的危害。讓電話中的交談表現(xiàn)出你最好的一面吧!

  ★清晰

  用電話向總公司報告業(yè)務(wù)的推銷員一定都明白口齒清楚的重要性,只有這樣,他的報告才不會出現(xiàn)差錯。說到名字時,他要說出名字的拼法,同時要求對方復(fù)述,以核對是否準確,當(dāng)你用電話遞送消息時,即使是一般的社交消息,你也必須弄清楚對方是否真正明白了你的意思。

  商務(wù)禮儀中電話禮儀:打電話

  >>>>擇時通話。通話時機的選擇看似平常,實際上很重要。有的人只以自己的情況為判斷標準,選擇自己方便的時候撥打電話,這實際上是對通話對象不夠重視、尊重的表現(xiàn)。設(shè)身處地地考慮對方的情況,是選擇通話時機的基本原則。

  撥打電話要選擇通話效率高的時間,換句話來講,就是人家不會厭煩的時間。比如休息時間盡量不要給他人打電話,除非萬不得已。嚴格地講,晚上10點之后,早上7點之前,沒有什么特別的急事不要打電話。萬一有急事打電話,要先說一句“抱歉,事關(guān)緊急,打攪你了!”否則的話對方很可能會厭煩。再者,就餐時別打電話?,F(xiàn)代人工作繁忙,通常中午只有一個小時的吃飯時間,如遇電話,豈不影響食欲?另外,倘若不是重大事情,節(jié)假日不要打電話。在現(xiàn)代社會里,盡量不打擾他人的節(jié)假日休息應(yīng)該成為常識。如果是撥打國際長途電話,尤其是像美國等距離較遠的國家,還要考慮到時差的問題。當(dāng)然,秘書在工作中遇到緊急情況,可隨時與有關(guān)部門和人員電話聯(lián)絡(luò),雖然也要注意把握分寸。

  撥打電話除了要注意時間的選擇,還要注意空間的選擇。一般來講,私人電話是在家里打的,公務(wù)電話是在辦公室打的。在工作場合,撥打私人電話應(yīng)該盡量用自己的手機。此外,除非工作之需,一般是不應(yīng)在公眾場所撥打電話的,秘書人員更應(yīng)注意這一問題,切不可不管有無必要,總是旁若無人地大聲吆喝,令他人厭煩。

  >>>>簡短通話。電話打多長好呢?在日常生活中撥打電話,有多少事就說多長時間,說清楚為止。但是,在秘書工作中,通話時間是宜短不宜長,要遵守電話禮儀中的“3分鐘原則”,即每次通話的時間應(yīng)該有效地控制在3分鐘之內(nèi)。當(dāng)然,這里的“3分鐘”并非是絕對的只能通話3分鐘,而是指要長話短說,廢話少說,沒話不說。撥打電話不是為了排遣寂寞,不可拿著話筒捉迷藏,一定要有時間觀念。

  >>>>通話內(nèi)容精練有序。秘書人員正確把握通話內(nèi)容的一個有效方法就是要養(yǎng)成重要電話列提綱的習(xí)慣。首先,要知道通話對方有幾個電話號碼,第一個打不通就撥第二個。接通后要先做自我介紹。其次,要列出通話的事項,先講重要的事情,后講次要的事情。

  >>>>禮貌掛機。結(jié)束通話后要禮貌地掛機。首先,要了解怎樣暗示對方終止通話。其標準化的做法就是重復(fù)要點,比如:“陳部長,那我們這次就說好了,請您下個星期一參加我們單位的專家論證會。如果沒有記錯的話,我應(yīng)該讓司機于下周一早晨8點到您家樓下,接您過來。”這就是重復(fù)要點的方法,以免對方記錯了,或者忘記了,同時也說明秘書人員訓(xùn)練有素,不說廢話。

  其次,要熟知掛機的順序。不少秘書人員以為通話完畢應(yīng)該由對方先掛斷電話,這雖然是出于禮貌,但實際上卻行不通。從禮儀角度來說,通話完畢應(yīng)該由地位高者先掛斷電話。對秘書人員來說,應(yīng)該由上級先掛,客人先掛。如遇特殊情況,即通話雙方地位一樣,都是秘書,性別相同,年齡相仿,此時一般就是誰先撥打誰先掛斷。

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