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商務(wù)禮儀中打電話禮儀

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商務(wù)禮儀中打電話禮儀

  電話不僅僅是一個(gè)傳遞信息的工具,還在很大程度上體現(xiàn)通話者個(gè)人的修養(yǎng)和素質(zhì)。商務(wù)禮儀中打電話禮儀有哪些?下面是學(xué)習(xí)啦小編搜集整理的一些內(nèi)容,希望對你有幫助。

  商務(wù)禮儀中打電話禮儀

  1 .時(shí)間適宜

  打電話應(yīng)盡量避開上午7點(diǎn)前、晚上22點(diǎn)以后及午休、吃飯等時(shí)間。通話的時(shí)間不宜過長,一般以3至5分鐘為好。

  因?yàn)橐紤]到其他電話的進(jìn)出,不可過久地占線。尤其不可將公用電話作為聊天工具煲“電話粥”。

  假如通話時(shí)間較長,也事先征求一下對方意見,并在結(jié)束通話時(shí)略表歉意。如果在萬不得已的情況下,在他人節(jié)假日、用餐、睡覺時(shí)打電話影響了他人,應(yīng)該說明原因,并說一聲:“對不起。”給國外通話事先要了解一下時(shí)差,不要不明對方晝夜,造成騷擾。

  2. 事先準(zhǔn)備

  每次通話前,最好做好充分的準(zhǔn)備工作,如事先核對對方的電話號碼、單位名稱、人名;寫出通話的要點(diǎn)或詢問的事項(xiàng),斟酌一下用詞;準(zhǔn)備好在應(yīng)答中需要記錄用的備忘紙和筆,以及必要的資料和文件,這樣通話時(shí)就不會臨時(shí)抓瞎,丟三落四。

  有時(shí)需要估計(jì)一下對方的情況,決定通話的時(shí)間。通話中說話應(yīng)該務(wù)實(shí),簡明扼要,多為他人著想, 長話短說。

  3. 注意禮節(jié)

  具體要求做到以下三點(diǎn):

  (1) 主動問候

  接通電話,應(yīng)主動友好、恭敬地以“您好!”為開頭問候,然后再言及其他,切忌一上來就“喂”對方,或者開口便道自己的事情。

  (2) 自報(bào)家門

  問候完畢后,接下來必須自報(bào)家門和證實(shí)一下對方的身份??梢韵日f自己是誰,或者報(bào)出自己的單位、部門名稱。態(tài)度要溫文爾雅。如果你找的人不在,可以請求接電話者幫助轉(zhuǎn)告。如說:“對不起,麻煩您轉(zhuǎn)告……”如果對方允諾,轉(zhuǎn)告后勿忘向?qū)Ψ降乐x,并問清對方的姓名。

  (3) 道別語

  終止通話前,預(yù)備放下話筒前,應(yīng)說“再見”或道謝的話語,因?yàn)檫@些一般是通話結(jié)束的信號,也是對對方的尊重。要注意聲音給人愉快的感覺。

  除了以上三點(diǎn)外,打電話還需注意下面這些禮節(jié):

  (1) 通話完畢聽筒置放要輕。

  一般講,應(yīng)該是打電話者先擱下,接電話者后擱話筒。但假如是與上級、長輩、客戶等通話,無論你是發(fā)話人還是受話人,最好是讓對方先掛斷。

  (2)如果撥錯(cuò)電話號碼,應(yīng)向接聽者表示歉意,不要一言不發(fā),掛斷了事。

  (3)打電話時(shí)還需注意舉止文明,不要將電話筒夾在脖子下,或抱著電話隨意走動、或趴或仰、邊吃邊打。

  商務(wù)禮儀中接電話禮儀

  >>>>鈴響不過3聲。撥打電話要注意“通話3分鐘”原則,而接聽電話則要遵循“鈴響不過3聲”原則,及時(shí)接聽電話,尤其是有約在先的電話。約好通話而不接是嚴(yán)重的失禮行為。當(dāng)然,訓(xùn)練有素的秘書人員應(yīng)該在電話鈴聲響兩三聲后再接,如果鈴聲剛一響就接,很可能電話會掉線。倘若電話鈴聲響到6聲以上才接,接電話的人應(yīng)該首先向?qū)Ψ街虑福?ldquo;抱歉!讓您久等了。”

  >>>>要安排合理而有序的表達(dá)。作為秘書人員,要盡量親自接聽電話,尤其是有約在先的電話,不要隨便讓別人代接電話。而且,對于秘書人員,更多的是要代領(lǐng)導(dǎo)接聽電話。如果領(lǐng)導(dǎo)不在的話,秘書人員應(yīng)該首先告訴對方領(lǐng)導(dǎo)不在,然后才能問對方的身份,來電為何事,是否需要轉(zhuǎn)達(dá)等。千萬不可先盤問對方,再說領(lǐng)導(dǎo)不在,以免對方誤以為領(lǐng)導(dǎo)有意回避。接聽電話也要首先“自報(bào)家門”,自我介紹身份,其好處就是萬一對方撥錯(cuò)了,不至于一錯(cuò)再錯(cuò)。

  >>>>正確處理打錯(cuò)的電話。當(dāng)我們接聽到對方撥錯(cuò)的電話,首先仍然要向?qū)Ψ絾柡?,說明電話撥錯(cuò)了。然后要將本單位的電話號碼重復(fù)一下,讓對方驗(yàn)證。

  在日常工作中,電話中斷是經(jīng)常遇到的情況,尤其是手機(jī),說著說著就斷了,可能是沒電了,也可能是掉線了。遇到這種情況,秘書人員有責(zé)任告訴對方,自己所在的位置可能網(wǎng)絡(luò)沒有覆蓋,并請對方指定一個(gè)時(shí)間,我們撥打過去。萬一沒有一點(diǎn)先兆,電話“啪”地就斷了,要馬上把電話打回去,打回去的時(shí)候第一句話就要道歉,并告知對方電話掉線了,或者說電池用完了。把電話首先打回去,這是對他人的尊重。如欲同對方另約其他時(shí)間通話,應(yīng)該說好自己將按時(shí)主動撥打?qū)Ψ降碾娫挕?/p>

  商務(wù)禮儀中手機(jī)禮儀

  >>>>要安全使用。 一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的秘書人員是不應(yīng)該用移動電話來傳送重要信息的。尤其在國際交往中,有些非法組織和個(gè)人使用竊密的工具,竊取移動電話中的信息資料。所以,從保密的要求來講,移動電話是不適合傳遞重要信息的。秘書人員還要注意遵守安全規(guī)范,比如開車的時(shí)候不打手機(jī),乘坐飛機(jī)時(shí)手機(jī)要關(guān)機(jī),在加油站附近和病房之內(nèi)不使用手機(jī)等。

  >>>>要文明使用。 這一要求是指秘書人員在使用手機(jī)時(shí)要有尊重人、愛護(hù)人、關(guān)心人、體諒人的意識。在公眾場合,秘書人員要養(yǎng)成手機(jī)改成振動或者靜音、甚至關(guān)機(jī)的習(xí)慣。不要讓手機(jī)在大庭廣眾之中頻頻響起,更不要在人多之處接聽電話。另外,手機(jī)有一些特殊的附帶功能,比如發(fā)短信、拍照等。在使用這些功能時(shí)就要注意,給別人拍照要先征得對方同意。發(fā)手機(jī)短信應(yīng)該發(fā)有效、有益的信息。

  >>>> 要規(guī)范使用。首先,使用手機(jī)通話,跟使用座機(jī)是一樣的,禮貌用語要有,電話該誰掛就是誰掛,該道別就要道別。這些要按照一般座機(jī)的使用規(guī)則去遵守。其次,手機(jī)也同樣不宜相互借用,手機(jī)里儲存的電話號碼、短信以及通話記錄等,從某種意義上講都是個(gè)人隱私。

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