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關(guān)于職場電話的禮儀

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關(guān)于職場電話的禮儀

  電話禮儀電話被現(xiàn)代人公認(rèn)為便利的通訊工具,在日常工作中,使用電話的語言很關(guān)鍵,它直接影響著一個公司的聲譽(yù);在日常生活中,人們通過電話也能粗略判斷對方的人品、性格。那么,關(guān)于職場電話禮儀知識你了解多少呢?下面學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于職場電話的禮儀相關(guān)知識,供大家參考!

  職場電話禮儀需注意以下

  一、接聽電話的步驟:

  1、接聽電話前:

 ?、?、準(zhǔn)備筆和紙:如果大家沒有準(zhǔn)備好筆和紙,那么當(dāng)對方需要留言時(shí),就不得不要求對方稍等一下,讓賓客在等待,這是很不禮貌的。所以,在接聽電話前。要準(zhǔn)備好筆和紙。

 ?、啤⑼V挂磺胁槐匾膭幼鳎翰灰寣Ψ礁杏X到你在處理一些與電話無關(guān)的事情,對方會感到你在分心,這也是不禮貌的表現(xiàn)。

  ⑶、使用正確的姿勢:如果你姿勢不正確,不小心電話從你手中滑下來,或掉在地上,發(fā)出刺耳的聲音,也會令對方感到不滿意。

 ?、取е⑿ρ杆俳悠痣娫挘鹤寣Ψ揭材茉陔娫捴懈惺艿侥愕臒崆?。

  2、接聽電話

  ⑴、三聲之內(nèi)接起電話:這是星級酒店接聽電話的硬性要求。此外,接聽電話還要注意:

 ?、佟⒆⒁饨勇犽娫挼恼Z調(diào),讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的,在你的聲音當(dāng)中能聽出你是在微笑;

 ?、凇⒆⒁庹Z調(diào)的速度;

 ?、?、注意接聽電話的措辭,絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎;

 ?、堋⒆⒁怆p方接聽電話的環(huán)境;

 ?、荨⒆⒁猱?dāng)電話線路發(fā)生故障時(shí),必須向?qū)Ψ酱_認(rèn)原因;

  ⑥、注意打電話雙方的態(tài)度。

 ?、摺?dāng)聽到對方的談話很長時(shí),也必須有所反映,如使用“是的、好的”等來表示你在聽。

 ?、?、主動問候,報(bào)部門介紹自己;

  ⑶、如果想知道對方是誰,不要唐突的問“你是誰”,可以說“請問您哪位”或者可以禮貌的問,“對不起,可以知道應(yīng)如何稱呼您嗎?”;

 ?、?、須擱置電話時(shí)或讓賓客等待時(shí);應(yīng)給予說明,并至歉。每過20秒留意一下對方,向?qū)Ψ搅私馐欠裨敢獾认氯ァ?/p>

 ?、?、轉(zhuǎn)接電話要迅速:每一位員工都必須學(xué)會自行解決電話問題,如果自己解決不了再轉(zhuǎn)接正確的分機(jī)上,并要讓對方知道電話是轉(zhuǎn)給誰的。

 ?、省Ψ叫枰獛椭?,大家要盡力而為:作為酒店的員工應(yīng)盡力去幫助賓客,對于每一個電話都能做到以下事情①、問候 ②、道歉 ③、留言 ④、轉(zhuǎn)告 ⑤、馬上幫忙 ⑥、轉(zhuǎn)接電話⑦、直接回答(解決問題) ⑧、回電話

 ?、?、感謝對方來電,并禮貌地結(jié)束電話:在電話結(jié)束時(shí),應(yīng)用積極的態(tài)度,同時(shí)要使用對方的名字來感謝對方。

  ⑻、要經(jīng)常稱呼對方的名字,這樣表示對對方尊重。

  二、接電話的禮儀:

  1、電話鈴一響,應(yīng)盡快去接,最好不要讓鈴聲響過五遍。拿起電話應(yīng)先自報(bào)家門,“您好,這里是xx公司xx部”;詢問時(shí)應(yīng)注意在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候,根據(jù)對方的反應(yīng)再委婉詢問。一定不能用很生硬的口氣說:“他不在”、“打錯了”、“沒這人”、“不知道”等語言。電話用語應(yīng)文明、禮貌,態(tài)度應(yīng)熱情、謙和、誠懇,語調(diào)應(yīng)平和、音量要適中。

  2、接電話時(shí),對對方的談話可作必要的重復(fù),重要的內(nèi)容應(yīng)簡明扼要的記錄下來,如時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系事宜、需解決的問題等。

  3、電話交談完畢時(shí),應(yīng)盡量讓對方結(jié)束對話,若確需自己來結(jié)束,應(yīng)解釋、致歉。通話完畢后,應(yīng)等對方放下話筒后,再輕輕地放下電話,以示尊重。

  三、留言五要素:

  致:即給誰的留言

  發(fā)自:誰想要留言

  日期:最好也包括具體時(shí)間

  記錄者簽名:有助于尋找線索,或弄清不明白的地方

  內(nèi)容:

  四、打電話的一些簡單技巧:

  1、如果接到的電話是找你的上級時(shí),不要直接回答在還是不在,要詢問清楚對方的姓名和大概意圖,然后說幫您找一下。將所了解的情況告訴你的上級,由他判斷是否接電話。

  2、打電話時(shí),列出要點(diǎn),避免浪費(fèi)時(shí)間。

  3、在打電話之前,要準(zhǔn)備好筆和紙,不要吃東西、喝水或抽煙,要保持正確的姿勢。

  4、如果你找的人不在,可以問一下對方什么時(shí)間可以再打電話或請其回電話,同時(shí),要將自己的電話號碼和回電時(shí)間告訴對方。

  5、在給其他部門打電話時(shí),要先報(bào)部門和姓名,這樣可以避免對方因?yàn)樵儐柲愕那闆r而浪費(fèi)時(shí)間。

  6、通話完畢時(shí)應(yīng)道“再見”,然后輕輕放下電話。

  7、選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)間。一般的公務(wù)電話最好避開臨近下班的時(shí)間,因?yàn)檫@時(shí)打電話,對方往往急于下班,很可能得不到滿意的答復(fù)。禮儀講師譚小芳認(rèn)為,公務(wù)電話應(yīng)盡量打到對方單位,若確有必要往對方家里打時(shí),應(yīng)注意避開吃飯或睡覺時(shí)間。

  五、使工作順利的電話術(shù)

  (一)遲到、請假由自己打電話;

  (二)外出辦事,隨時(shí)與單位聯(lián)系;

  (三)外出辦事應(yīng)告知去處及電話;

  (四)延誤拜訪時(shí)間應(yīng)事先與對方聯(lián)絡(luò);

  (五)用傳真機(jī)傳送文件后,以電話聯(lián)絡(luò);

  (六)同事家中電話不要輕易告訴別人;

  (七)借用別家單位電話應(yīng)注意 一般借用別家單位電話,一般不要超過十分鐘。遇特殊情況,非得長時(shí)間接打電話時(shí),應(yīng)先征求對方的同意和諒解。


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