文書禮儀涉及各行業(yè)的禮儀規(guī)范，掌握文書禮儀是商務交往中必不可少的關鍵環(huán)節(jié)。商務活動中，在要求的時間內，及時準確得體的文書，可以表現(xiàn)個人及企業(yè)的良好風范。而對個人而言，文書禮儀體現(xiàn)了其基本的文化素質。所以了解文書禮儀，在紙面上做到禮貌周到、有禮有節(jié)，是十分必要的。

　　1.稱謂表現(xiàn)尊重

　　在文書中對對方在社會中的職務、職稱、地位的稱呼，稱為公職位。如主席、、部長、局長、校長、主任、經(jīng)理、董事、會長、秘書長、理事等。如果收信人有過兩種以上的職務(或職銜)，甚至同時身兼數(shù)職，就需要選擇一個適當?shù)姆Q呼。選擇的原則是視書信內容與受信人的哪個職位關系密切。如受信人從前是寄信人的老師，現(xiàn)在當了局長，而寄信人的書信重點是敘師生情誼，那么這封信的稱謂就應以表示師生關系為宜。

　　2.文書禮體現(xiàn)尊敬謙虛

　　科技文明日新月異，人際間的交往溝通變得越發(fā)快捷。但越是如此，書信在現(xiàn)代生活中越顯得禮數(shù)周到，親筆信就體現(xiàn)著對對方的尊敬有加。

　　古人曾在書信中表現(xiàn)出“自謙而敬人”的美德。清華大學歷史系彭林教授在談到書信禮時，曾提到書信中的敬稱稱呼是向對方表明尊重，一般用古代的爵稱，君、公等，也可在稱謂前加敬字，或者稱字和號。像夫人一詞，是專用來稱對方或他人妻子的，也包含尊敬的意思，但稱呼自己的妻子為我夫人就不合適了。古人“自謙而敬人”的做人原則在書信中表現(xiàn)為對別人用敬稱的同時自己用謙稱。

　　3.職業(yè)文書翔實準確

　　文書禮儀包括范圍相當廣泛， 在工作過程中單位與單位、個人與個人、個人與單位都有可能形成一定的書信關系，比如邀請函、傳真等，在撰寫時應當力求準確、適當?shù)乇磉_出禮儀上的要求，根據(jù)不同的時機和對象，把文書寫得恰如其分、恰到好處。有時候，還可根據(jù)具體情況寫進一定的實質內容，以便使禮儀文書達到更好的效果。文書中涉及的時間、地點和其他有關資料，均應經(jīng)過核對，做到翔實可靠。不應把禮儀文書僅僅視為“應景文章”，簡單抄襲套用現(xiàn)成的格式。

　　4.全稱體現(xiàn)禮貌

　　職業(yè)文書類型廣泛，包括賀函、賀電;感謝信、感謝電和感謝公告;邀請函、邀請電和復件;國書、全權證書、授權證書、委任書等，還包括一些事項通知。

　　需要特別指出的是，職業(yè)禮儀文書應注意在文字中的名字、名稱，在第一次出現(xiàn)時都應使用全稱。比如文電中的外國國名，如習慣用簡稱，可使用正式簡稱。某些特殊國家，不可使用簡稱。文中的單位名稱，第一次亦應使用全稱。對方的職銜、姓名要用全稱。

　　書信禮更多的是一種禮儀規(guī)范，但所折射的卻是中華民族幾千年來尊敬謙虛的傳統(tǒng)美德?，F(xiàn)代人寫信的機會越來越少，大多數(shù)人都已經(jīng)習慣使用E-mail，但其實一些基本的原則，比如書信的結構敬語稱呼等還是應該和傳統(tǒng)書信一樣。