宴請既然作為一種禮儀性的社交活動,實現(xiàn)其目的,自然是組織者所追求的目標。為了能使這種交際活動獲得圓滿成功,組織者在宴請前必須做好充分的準備工作。
一確定宴請的目的、名義、對象、范圍、形式
1宴請的目的通常是各不相同的,既可以是為某一件事而舉行,也可以是為某個客人而舉行,還有是為某一展覽會開幕式或閉幕式,或者某一工程的開工或竣工而舉行等。
2宴請要確定以誰的名義邀請和被邀請對象。確定邀請者與被邀請者的主要依據(jù),是主賓雙方的身份應(yīng)當對等。身份低會使對方感到冷淡、不禮貌。我國大型正式活動通常是以一個人的名義發(fā)出邀請,日常交往的小型宴請可以根據(jù)具體情況以個人名義或以夫婦的名義發(fā)出邀請。
3邀請范圍是指宴請需邀請哪些方面的人士、什么級別、請多少人、主方請多少人作陪等。這些都需要事先從宴請的性質(zhì)、主賓身份、國際慣例、雙方關(guān)系以及當前的政治氣候、經(jīng)濟形勢等方面加以考慮。
4邀請的范圍確定以后,接下來就是擬定邀請名單。注意名單上要寫明被邀請者的姓名、性別、職務(wù)等,并適時按擬定名單提前向?qū)Ψ桨l(fā)出邀請通知。
5確定宴請的形式按照通常的慣例,正式的、高級別的、小范圍的以舉行宴會為宜,人多時則可采用冷餐酒會或茶會等形式。
二宴請的時間和地點
1宴請的時間應(yīng)安排在主賓雙方都較為合適的時候。注意在時間的確定上,要避免對方的重大節(jié)假日、已有重要活動的時間或是禁忌日,如在西方13 日星期五均屬不適合安排宴請活動的日子。
2選擇宴請的地點,要根據(jù)邀請的對象、活動性質(zhì)、規(guī)模大小及形式等因素來確定。如官方正式、隆重的宴會一般安排在政府議會大廈或客人下塌的酒店。
三宴會邀請
1. 邀請形式
邀請有兩種形式,即口頭邀請和書面邀請。口頭邀請就是當面或者通過電話把這個活動的目的、名義以及邀請的范圍、時間、地點等告訴對方,然后等待對方的答復(fù)。書面邀請即給對方發(fā)送請柬(或稱請貼),將宴會活動的內(nèi)容告之對方。這樣做,既是出于禮貌,也是對客人的提醒和備忘。
2. 邀請的時間
各種宴會邀請時間一般以提前3 -7 天為宜,過早,客人會因日期長久而遺忘;太遲會使客人措手不及,難于如期應(yīng)邀出席。
3. 發(fā)送請柬方式
(1)請柬上要將宴請活動的目的、名義、邀請范圍、時間、地點等都寫在上面,然后送給客人。
(2)請柬發(fā)出后,要及時核實出席者情況,并做好記載,以便安排席位。
(3)請柬的書寫格式,按規(guī)范要求應(yīng)首先寫明目的,正文不用標點符號,遇重大活動時要注明著裝要求;要注意行文格式,文字措辭務(wù)必做到簡潔、清晰、準確、及時。寫名單時一定核對一次,不得將客人名字寫錯。