秘書禮儀與職業(yè)形象設計(2)
溝通技巧 溝通技巧是秘書禮儀的核心內容，因為我們從事任何一項具體工作都需要與其他人打交道。如果不善于同對方進行必要的溝通，在溝通時缺乏必要的禮儀，往往會給工作帶來障礙，甚至事半功倍。例如，公務宴請的目的在于促進部門、單位之間的溝通，并為此提供一個臨時性的交流場所。因此，參加公務宴請時應當注意適度的交際，適當?shù)剡M行溝通。但是，有些同志在公務宴席上對身邊的人不聞不問，愛搭不理，甚至一聲不吭，只顧埋頭吃喝，吃完就撤。還有些同志卻表現(xiàn)得過度熱情，不分對象地勸酒夾菜，非要對方吃下去不可。這些不當?shù)呐e止都扭曲了公務宴請的作用，并沒有實現(xiàn)真正意義上的溝通與交流。
秘書如何在工作中快速成長
放平心態(tài)，排除權利因素干擾
第一，秘書要努力培養(yǎng)自己對工作負責的精神，堅決杜絕只對領導負責的作風。敬業(yè)的人才能做好本職工作。在實際工作中，經常會發(fā)現(xiàn)職場中部分人為了升遷，一味地討好領導，失去工作原則，把自己的成績前途押在領導喜好上。以領導的喜好為個人工作原則和依據(jù)，人為地加入了權力因素，干擾了正常的工作秩序。尤其作為和領導打交道多的秘書，要堅定立場、巧妙作答、實事求是、誠懇地為領導提供正確的意見和建議，從而有效避免某些領導利用手中的權利干擾正常的工作秩序的事情發(fā)生。
第二，要以積極的心態(tài)對待挫折，努力培養(yǎng)直面迎接各種挫折的勇氣。適度的挫折具有一定的積極意義，它可以幫助人們驅走惰性，促使人奮進。挫折又是一種挑戰(zhàn)和考驗。 英國哲學家培根說過：“超越自然的奇跡多是在對逆境的征服中出現(xiàn)的。”
首先，挫折幫助你成長。人的成長過程是適應社會要求的過程，如果適應得好，就覺得寬心和諧;如果不適應，就覺得別扭、失意。作為秘書這一特殊職業(yè)，因其接觸多是領導，擔負著上下級溝通的橋梁紐帶作用，難免會有受委屈。這時就需要秘書以大局為重，學會在不同環(huán)境、不同時間、不同對象、不同規(guī)范條件下調整行為，做到舉止與行為的適應和得當。
如德國天文學家開普勒，從童年開始便多災多難，在母腹中只呆了七個月就早早來到了人間。后來，天花又把他變成了麻子，猩紅熱又弄壞了他的眼睛。但他憑著頑強、堅毅的品德發(fā)憤讀書，學習成績遙遙領先于他的同伴。后來因父親欠債使他失去了讀書的機會，他就邊自學邊研究天文學。在以后的生活中，他又經歷了多病、良師去世、妻子去世等一連串的打擊，但他仍未停下天文學研究，終于在59歲時發(fā)現(xiàn)了天體運行的三大定律。他把一切不幸都化作了推動自己前進的動力，以驚人的毅力，摘取了科學的桂冠，成為“天空的立法者”。
其次，挫折增強你的意志力。現(xiàn)如今職場競爭激烈，身處其中都會承受很大的壓力，如果對各種困難體驗不深，缺乏忍耐力，沒有堅強的意志，那么，一遇到挫折就會被擊垮。烏龜和兔子賽跑的故事告訴我們，只有堅持不懈，擁有頑強的意志力，才有達到目標的希望。實際上生活中許多輕度挫折，是意志力的“運動場”，當你大汗淋漓地跑完全程，克服了生活的挫折，就會獲得愉快的體驗。心理學家把輕度的挫折比作“精神補品”，因為每戰(zhàn)勝一次挫折，都強化了自身的力量，為下一次應付挫折提供了“精神力量”。 汶川地震災區(qū)的恢復重建，以及日本人在今天大地震后表現(xiàn)出的淡定，就是很好的佐證。雖然地震整垮了他們的家園，但是并沒有震垮渴望美好生活的人重建家園、恢復經濟的決心，所以一個新的汶川城又很快拔地而起，相信日本國民也會早日走出災難帶來的陰影，重新開始的。
再次，應學會善于化壓力為動力。遇到挫折和失敗或即將遇到挫折和失敗， 會面臨很大外在的心理壓力，在這個時候，你是氣餒，當逃兵，還是奮起，繼續(xù)而勇敢地追尋?這對一個人來說是個很大的考驗，很多名人、偉人在挫折和失敗面前，從不低頭、氣餒，而是善于化壓力為動力，從逆境中奮起。他們的成功經歷很值得我們大家去深思，去學習。
排除性別因素干擾
在當今不斷發(fā)展的社會中，從事秘書工作的女性越來越多。由于社會上對秘書工作的偏見和不良風氣的影響，使秘書與異性領導的關系出現(xiàn)了一些微妙敏感的問題。因此，作為秘書必須正確對待與異性領導之間的關系，維護自己平等的人格尊嚴，自覺保持與領導在工作目標上的一致性。不能克意的取悅領導以謀求職位的晉升、獲取特殊照顧或某種私利，這是秘書的職業(yè)道德所不容許的。在生活中，秘書對異性領導的關心和照顧要立足于公務，不能介入領導的私生活。所以，秘書要注意處理好這些思想上的誤區(qū)，這樣才能在工作上處理好與領導之間的關系。
注重個人工作能力培養(yǎng)
才干培養(yǎng)。秘書工作的內容豐富多彩，這就需要秘書人員具有一定的才干，包括辦事能力、較強的文字表達能力等。辦事能力是體現(xiàn)秘書能否完成工作和靈機處事的本領，這就要求秘書有一定的專業(yè)能力從而更熟悉秘書的工作，掌握工作規(guī)律、工作方法。秘書還應有理解和領會的能力、條理和駕馭的能力、口頭表達能力、文字表達能力、交際能力等。其中交際能力尤為重要，如果一個秘書很善于交際，親和力強，便容易接近，被人信賴，將有利于事務的開展，效率的提高。
智能培養(yǎng)。由于才干的高低，要增強秘書人員的才干素養(yǎng)首先就要加強自身智能訓練。應從知識積累、思維訓練、靈機智力訓練、記憶訓練和反思(自省)能力這幾個方面入手加強訓練。對于秘書來說，知識的積累是非常重要的，要求秘書有較廣的知識面，對涉及專業(yè)的知識則要懂得更多、更深，這樣在寫作的時候才有理可依，有據(jù)可查。秘書還應該具有一定的反思(自省)能力，孔家賢人曾子說過：“吾日三省吾身。”曹操也曾說：“伏自三省。”他們都有一個共同點—— “自省”，只有常常自省的人，才容易開發(fā)智能和增長才干。
心理素養(yǎng)培養(yǎng)。秘書要擁有一個好的心理素養(yǎng)，這對于做好一件工作很有必要。秘書在領導身邊工作，事務繁重，精神緊張。如果心理素養(yǎng)不好，不但會影響自身的工作效率，同時也會影響到領導的工作效率。所以，要求秘書要具備樂觀幽默的心態(tài)。身為一名秘書人員擁有樂觀幽默的特質將為其處理與領導之間的關系提供更大的幫助。
職業(yè)道德培養(yǎng)。所有的職業(yè)都有個共同點，那就是遵守職業(yè)道德，秘書行業(yè)當然也不例外。秘書工作是為領導者服務，機密性強，有許多工作只能埋頭做，而所得的勞動成果卻只有通過領導的工作實績才能體現(xiàn)出來。這就要求秘書要自覺的遵守紀律，遵守其職業(yè)的道德準則。
秘書工作原則
誠實而不作假弄權。秘書最基本的要求就是踏踏實實盡心盡責地工作。秘書必須一心一意的對待工作，因為秘書是領導決策的堅定執(zhí)行者和維護者，為領導提供詳實地第一手資料作為科學決策的依據(jù)，堅定不移地貫徹領導的決策、執(zhí)行領導的決定。
顧全大局而不介入矛盾。秘書不能也不允許介入領導者私人之間或工作中的分歧和矛盾中。
思維敏捷，快速成文，觀察揣摩，模擬風格點
秘書僅僅會寫文章，或能寫一手好文章是不夠的，還必須思維十分敏捷，具有快速成文的技能。這是因為我們的時代是一個競爭的時代，決策的形成不能怠慢，秘書行文也必須搶速度。加之領導機關常有緊急事項，要求秘書盡快寫出公文來，一切公務文章都是有時間性的，而不同于作家寫小說，可以自由安排時間，古人講的：“下筆如神”、“倚馬可待”，對秘書來說并不夸張。準確領會行文意圖。秘書快速成文的前提，是要準確領會行文的目的意圖。這樣，才能思維清晰，邏輯清楚;收集資料適當夠用而不漫天收集，浪費時間、精力;盡可能防止寫作返工，返工是寫快速文章的失敗，一返工自然就快不了。如果所寫文章較長，領導意圖較難吃透，也可先快速寫出提綱來，請領導審定，以加深對意圖的準確理解。
領導的講話風格，與其經歷、智慧、權位、個性與講話的客觀環(huán)境都有關系。宋朝蘇軾《答張文潛書》：“其為人深不愿人知之，其文如其為人。”草擬領導講話稿，不僅是內容正確、文通句順，還有個領導風格問題，如果缺少這一點，那么秘書費勁心力完成的領導講話稿都將變成通用稿，千篇一律，失去其意義，不能稱之為一篇成功的稿件。成文稿件是半成品，而只有加入了領導風格，才是具有點睛之筆的佳作，使之活化，同時，對擴大領導施政影響力有積極作用。領導人的風格，是需要秘書去長期觀察揣摩并加以模擬的。
總之，秘書要搞好本職工作，必須處理好與領導的關系，工作才會有堅強的后盾，得到理解和支持;對自身角色進行準確定位，清除職能環(huán)境帶來的障礙，并不斷提高自身的綜合素養(yǎng)，善于思考總結，只有這樣，才能快速成長起來，在工作中發(fā)揮更大的作用。
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