職場(chǎng)中郵件禮儀
職場(chǎng)中郵件禮儀
電子郵件在給人們帶來(lái)方便的同時(shí)，也帶來(lái)了職場(chǎng)禮儀方面的新問(wèn)題。我們都應(yīng)當(dāng)講究有關(guān)電子郵件的禮節(jié)，別讓電子郵件出笑話。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的職場(chǎng)中郵件禮儀，希望能夠幫到大家哦!
職場(chǎng)中郵件禮儀
1) 標(biāo)題要提綱挈領(lǐng)，切忌使用含義不清、胡亂浪漫的標(biāo)題，例如：“嘿!”或是“收著!”
添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。尤其是回復(fù)的信件，要重新添加、更換郵件主題是要格外注意的環(huán)節(jié)，最好寫(xiě)上來(lái)自**公司的郵件，年、月、日以便對(duì)方一目了然又便于保留。
2) 電子郵件的文體格式應(yīng)該類似于書(shū)面交談式的風(fēng)格，開(kāi)頭要有問(wèn)候語(yǔ)，但問(wèn)候語(yǔ)的選擇比較自由，像“你好”、“hi”，或者僅僅是一個(gè)簡(jiǎn)單的稱呼，結(jié)尾也可隨意一些，比如“以后再談”、“祝你愉快”等;也可什么都不寫(xiě)，直接注上自己的名字。但是，如果你寫(xiě)的是一封較為正式的郵件，還是要用和正式的信箋一樣的文體。開(kāi)頭要用“尊敬的”或者是“先生/女士，您好!”結(jié)尾要有祝福語(yǔ)，并使用“此致/敬禮!”這樣的格式。
3) 內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要，針對(duì)需要回復(fù)及轉(zhuǎn)寄的電子郵件，要小心寫(xiě)在電子郵件里的每一個(gè)字，每一句話。因?yàn)楝F(xiàn)在法律規(guī)定電子郵件也可以作為法律證據(jù)，是合法的，所以發(fā)電子郵件時(shí)要小心，如果對(duì)公司不利的，千萬(wàn)不要寫(xiě)上，如報(bào)價(jià)等。發(fā)郵件時(shí)一定要慎重，還要定期重新審查你發(fā)過(guò)的電子郵件，評(píng)估其對(duì)商業(yè)往來(lái)所產(chǎn)生的影響。
4) 一定要清理回復(fù)的內(nèi)容。在美國(guó)加州有一位傳播學(xué)專家摩根女士曾舉例說(shuō)：我最近收到一份電子郵件，其中包括了輾轉(zhuǎn)收送的十二個(gè)人之姓名，我實(shí)在沒(méi)有必要知道這些訊息。有一個(gè)妙方就是寄信時(shí)采匿名附件收信者(bc) 取代附件收信者(cc) 方式，或是在轉(zhuǎn)寄之前刪除一切無(wú)關(guān)緊要或重復(fù)的內(nèi)容，例如：原件中摘要(memo to) 部分之主題、地址及日期等。
注意回答問(wèn)題的技巧。當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候，最好只把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件 ，然后附上答案。不要用自動(dòng)應(yīng)答鍵，那樣會(huì)把來(lái)件所有內(nèi)容都包括到回件中;但也不要僅以「是的」二字回復(fù)，那樣太生硬了，而且讓讀的人摸不著頭腦。
5) 合宜地稱呼收件者，并且在信尾簽名。雖然電子郵件本身已標(biāo)明了郵自哪方，寄與何人，但在郵件中注明收信者及寄件者大名乃是必須的禮節(jié)，包括在信件開(kāi)頭尊稱收信者的姓名，在信尾也注明寄件者的姓名以及通訊地址、電話，以方便收信者未來(lái)與你的聯(lián)系。越是在大型的公司，你越是要注意在自己的郵件地址中注上自己的姓名，同時(shí)在郵件的結(jié)尾添加個(gè)人簽名欄。人們通常會(huì)把郵件轉(zhuǎn)發(fā)給過(guò)多的人，打開(kāi)郵件箱你可能發(fā)現(xiàn)有一半的郵件是與你無(wú)關(guān)的，刪除它們費(fèi)時(shí)費(fèi)力，所以在轉(zhuǎn)發(fā)前要做一下整理，把郵件的數(shù)量控制在最小。條件允許的話要每天檢查自己的郵箱，及早回復(fù)郵件。重要郵件發(fā)出后要電話確認(rèn)。另外，重要的機(jī)密和敏感的話題不要使用電子郵件，因?yàn)樗荒鼙ＷC嚴(yán)守機(jī)密。
6) 切忌全文使用英文大寫(xiě)字母。這樣寫(xiě)成的郵件太強(qiáng)勢(shì)，甚至暗示寄件人懶得使用正確的文法。畢竟，這仍是種文字溝通方式，遵守標(biāo)準(zhǔn)的文書(shū)規(guī)范是一種職業(yè)禮貌。
關(guān)于郵件的主要功能
1、使所有參與方對(duì)于所討論的論題、事實(shí)根據(jù)和結(jié)論，以及達(dá)成的共識(shí)一目了然，并保持跟進(jìn)直至工作完成。
2、能準(zhǔn)確及時(shí)地記錄事項(xiàng)進(jìn)程、討論內(nèi)容以及行動(dòng)細(xì)則，并充當(dāng)了作為每個(gè)工作項(xiàng)目歷史檔案的功。
3、充當(dāng)意見(jiàn)不和、起爭(zhēng)端時(shí)的證明。Email能幫人關(guān)注于事實(shí)而不是感受，或其他個(gè)性和工作風(fēng)格上的差異，并以合理的方式解決意見(jiàn)不和以及爭(zhēng)端。
那么在發(fā)送或回復(fù)郵件的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注意哪些禮儀呢?
1、及時(shí)回復(fù)email。
收到他人重要郵件后，即可回復(fù);理想回復(fù)2小時(shí)內(nèi)(緊急重要郵件)。不是每封郵件都立即處理，占用時(shí)間太多，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集。
復(fù)雜郵件不能及時(shí)確切回復(fù)時(shí)，不要讓對(duì)方苦苦等待，及時(shí)做出相應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了并正在處理等。
2、針對(duì)性回復(fù)。
當(dāng)回復(fù)問(wèn)題列表郵件時(shí)，應(yīng)把問(wèn)題單抄上，并逐一附上答案。進(jìn)行必要闡述，讓對(duì)方一次理解;避免反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。
3、回復(fù)認(rèn)真對(duì)待
對(duì)方發(fā)來(lái)一大段郵件時(shí)，回復(fù)字?jǐn)?shù)不能過(guò)少，“是的”、”對(duì)的“、“好的”、“收到”、“謝謝”等字眼，非常不禮貌。
4、不要同一問(wèn)題蓋高樓。
如果RE太多，說(shuō)明交流不暢，沒(méi)說(shuō)清楚。此時(shí)應(yīng)電話溝通后在做判斷。
5、較復(fù)雜問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)發(fā)表看法后，應(yīng)立即對(duì)討論結(jié)果小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。
6、區(qū)分Reply和Reply All。
如果只需一人知道，Reply;如果發(fā)信人提出的要求需要有結(jié)論，Reply All。
如果你對(duì)發(fā)件人提出的問(wèn)題不清楚或有不同意見(jiàn)，不要當(dāng)著所有人的面不停的RE，應(yīng)于發(fā)件人單獨(dú)溝通，有結(jié)果后再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件。
7、主動(dòng)控制郵件往來(lái)。
8、避免將細(xì)節(jié)性討論意見(jiàn)發(fā)給top Manager，特別是可以預(yù)見(jiàn)的top Manager不能深入了解的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)。
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