關(guān)于辦公禮儀規(guī)范(2)
要使信訪工作有所收效，需要職場人員從大處著眼，從小處著手，全心全意地處理好下述日常性、事務(wù)性工作。
1.來信的處理。處理人民群眾來信的工作，一般稱為辦信。職場人員在辦信時，除了應(yīng)當(dāng)及時查閱、及時處理、及時答復(fù)外，還須按照下列有關(guān)程序進(jìn)行。
其一，拆封。通常應(yīng)作到當(dāng)日接信，當(dāng)日拆啟。拆啟來信時，一般均應(yīng)注明拆啟日期或加蓋日戳，并進(jìn)行編號，以供日后查閱。
其二，閱信。拆啟來信后，應(yīng)盡早認(rèn)真閱讀，不準(zhǔn)拆而不閱，或閱信時漫不經(jīng)心。閱信時，應(yīng)客觀冷靜，理清頭緒，掌握重點，全面了解其內(nèi)容。
其三，登記。閱信之后，應(yīng)對其認(rèn)真登記。進(jìn)行來信登記的具體內(nèi)容，則應(yīng)遵照有關(guān)規(guī)定而定。
其四，報轉(zhuǎn)。大凡重要來信，都要報轉(zhuǎn)。報，是指報請領(lǐng)導(dǎo)閱批。它要求報得準(zhǔn)，既不漏報，又不濫報。轉(zhuǎn)，則是指將來信轉(zhuǎn)給有關(guān)單位或部門處理。它要求符合規(guī)定，不亂轉(zhuǎn)，不錯轉(zhuǎn)，不得轉(zhuǎn)給來信直接所涉之人。
其五，答復(fù)。對來信者，必須在一定期限內(nèi)給予必要的答復(fù)。即便其反映的問題一直懸而未決，也不宜不理睬來信者。來信報轉(zhuǎn)后，一般可告知來信者。
其六，存查。結(jié)案之后的一切來信，都應(yīng)整理歸檔，以備查考。與此同時，要對來信予以保密。不論是來信者的姓名或來信的內(nèi)容，均不得隨意向外界公開。
2.來訪的接待。對待任何登門來訪的人民群眾，職場人員都要認(rèn)真予以接待。應(yīng)特別關(guān)注以下三點：
其一，接待地點。在力所能及的前提下，各級國家行政機(jī)關(guān)均應(yīng)設(shè)置專用的來訪接待室。一般而言，來訪專用的接待室應(yīng)干凈整潔，保持肅靜，并且易于保密。除此之外，還應(yīng)交通便利，易于尋找。為此可在附近懸掛指示牌，并在其門上懸掛醒目標(biāo)志。
其二，接待人員。接待來訪者的工作人員，大體上可分作專業(yè)人員與非專業(yè)人員兩類。前者是指信訪部門的工作人員，后者則指非信訪部門的其他職場人員。不論是專業(yè)人員還是非專業(yè)人員，在來訪者的眼中都是國家行政機(jī)關(guān)的代表。因此，在接待來訪者時，均應(yīng)以禮待人，平易近人，熱情助人。在任何情況下，都不允許對來訪者不理不睬，怠慢輕視，推諉訓(xùn)斥，或者譏刺挖苦。
其三，接待程序。正式接待來訪者時，有必要遵守必要的接待程序，以示接待的正規(guī)化和對對方的尊重。來訪者抵達(dá)時，應(yīng)起身相迎，握手問候，并為其讓座，對對方以尊稱相稱。當(dāng)來訪者反映問題時，應(yīng)認(rèn)真傾聽，作好筆錄。必要時可請對方簽名或進(jìn)行核對，但不可誘導(dǎo)對方。對對方提出的要求，不宜急于表態(tài)，而應(yīng)遵守規(guī)定。當(dāng)對方告辭時，應(yīng)起身相送，并主動道別，切不可逐客。倘若必要，應(yīng)主動與來訪者保持聯(lián)系。
3.電話的接聽。打電話反映問題，是近年來人民群眾來信來訪的一種新形式。對于人民群眾為反映問題而撥打來的每一個電話，職場人員均應(yīng)認(rèn)真對待，認(rèn)真處理。
其一，設(shè)立“熱線電話”。有條件的單位或部門，可設(shè)立專用的“熱線電話”，為人民群眾參政議政、監(jiān)督舉報、反映問題主動提供方便。“熱線電話”設(shè)立之后，應(yīng)利用大眾傳媒公布其專用號碼與值守時間。
其二，指派專人接聽。凡正式設(shè)立的面向社會的“熱線電話”，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接聽;并建立健全其崗位責(zé)任制。對其基本內(nèi)容，一般應(yīng)進(jìn)行記錄或錄音。必要的話，還須報轉(zhuǎn)答復(fù)。
其三，注意通話態(tài)度。職場人員不論是否專門負(fù)責(zé)“熱線電話”的接聽，在其接聽人民群眾撥打進(jìn)來的反映有關(guān)問題的電話時，均應(yīng)注意自己的通話態(tài)度，表現(xiàn)出自己高度的政治責(zé)任心與為群眾服務(wù)的熱情。一定要做到來者不拒，有問必答，熱情以對。不允許一推了之，含糊其詞，或傲慢無禮。
現(xiàn)代辦公的禮儀禁忌
現(xiàn)代辦公的禮儀禁忌一：過分注重自我形象的修飾
在自己的辦公桌上擺放化妝用品鏡子等等，還時不時的在眾目睽睽之下補(bǔ)妝，照鏡子，給人的感覺你不是在上班用心思，倒是對你那張臉用心思了。因而在辦公的場所太過分的注重自我形象只會讓別人覺得你是花瓶。
現(xiàn)代辦公的禮儀禁忌二：吃東西不注重場合
現(xiàn)在很多的男士很喜歡吃檳榔啊，抽煙啊，滿身帶著檳榔味和煙味，給辦公室的其他人造成影響。還有某些女孩子零食不離口，并且在辦公室分享零食表示友好，表示友好是沒錯只是辦公室這個場所用吃東西的方式表示未免太過于隨意影響他人。
現(xiàn)代辦公的禮儀禁忌三：形象太隨意不得體
坐在辦公室里面讓十里以外的辦公室都聞到你的飄香，讓旁邊的人看了你都認(rèn)不出你本來的面目等等這樣的濃妝艷抹，香氣逼人是不適合的，這樣的行為會讓一起上班的同時受影響。無論你身處的是國企還是私企，還是一些很小的辦公室，都應(yīng)當(dāng)充分的考慮到別人的感受，注重自己的形象。
現(xiàn)代辦公的禮儀禁忌四：大聲說話，不顧及他人
當(dāng)你和你需要交流的人好幾個人時大聲的叫喊那個誰我需要你幫我做什么什么等等，但是這樣的行為你有沒有考慮過旁邊跟這個事情沒有關(guān)系的人是什么感受呢，會不會影響到別人呢。其實你有什么事情文明的走到別人身邊慢慢的講同樣會讓別人尊重你。
現(xiàn)代辦公的禮儀禁忌五：隨便用別人的東西不打招
當(dāng)某某離開座位，而你想要借用他的一個東西，然后你就私自的拿走事后還沒有打招呼，讓別人要用你拿走的東西，到處找不著，這樣的不文明行為真的好嗎?
辦公室的氛圍會影響到工作的效率，會直接的影響到同事間的相處，因而做個有素養(yǎng)，有修養(yǎng)，有內(nèi)涵，講文明的人是對他人的尊重也是對自己的尊重，以上的幾個小點僅僅只是一點點提示，需要注意的還有很多哦。
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