商務(wù)電話禮儀的注意事項(xiàng)和禁忌
商務(wù)電話禮儀的注意事項(xiàng)和禁忌
國(guó)際商務(wù)運(yùn)作離不開電話這一便捷的通訊工具,當(dāng)你的聲音通過話筒傳向世界各地時(shí),是否也能做到彬彬有禮? 語(yǔ)調(diào)的魅力用清晰而愉快的語(yǔ)調(diào)接電話能顯示出說(shuō)話人的職業(yè)風(fēng)度和可親的性格。下文介紹了商務(wù)電話禮儀的注意事項(xiàng)和禁忌。
商務(wù)電話禮儀的注意事項(xiàng)
國(guó)際商務(wù)運(yùn)作離不開電話這一便捷的通訊工具,當(dāng)你的聲音通過話筒傳向世界各地時(shí),是否也能做到彬彬有禮? 語(yǔ)調(diào)的魅力用清晰而愉快的語(yǔ)調(diào)接電話能顯示出說(shuō)話人的職業(yè)風(fēng)度和可親的性格。雖然對(duì)方無(wú)法看到你的面容,但你的喜悅或煩躁仍會(huì)通過語(yǔ)調(diào)流露出來(lái)。打電話時(shí)語(yǔ)調(diào)應(yīng)平穩(wěn)柔和、安詳,這時(shí)如能面帶微笑地與對(duì)方交談,可使你的聲音聽起來(lái)更為友好熱情。千萬(wàn)不要邊打電話邊嚼口香糖或吃東西。
得體的問答來(lái)電應(yīng)在第二聲鈴響之后立即接聽,在禮貌問候?qū)Ψ街髴?yīng)主動(dòng)報(bào)出公司或部門名稱以及自己的姓名,切忌拿起電話劈頭就問:“喂,找誰(shuí)?”同樣,來(lái)電話人需要留話也應(yīng)以簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言清晰地報(bào)出姓名、單位、回電號(hào)碼和留言。結(jié)束電話交談時(shí),通常由打電話的一方提出,然后彼此客氣地道別。無(wú)論什么原因電話中斷,主動(dòng)打電話的一方應(yīng)負(fù)責(zé)重?fù)堋?/p>
電話留言在商業(yè)投訴中,不能及時(shí)回電話最為常見。為了不喪失每一次成交的機(jī)會(huì),有的公司甚至作出對(duì)電話留言須在一小時(shí)之內(nèi)答復(fù)的規(guī)定。一般應(yīng)在24小時(shí)之內(nèi)對(duì)電話留言給予答復(fù),如果回電話時(shí)恰遇對(duì)方不在,也要留言,表明你已經(jīng)回過電話了。如果自己確實(shí)無(wú)法親自回電,應(yīng)托付他人代辦。
留意時(shí)差打電話前要搞清地區(qū)時(shí)差以及各國(guó)工作時(shí)間的差異,不要在休息日打電話談生意,以免影響他人休息。即使客戶已將家中的電話號(hào)碼告訴你,也盡量不要往家中打電話。
恰當(dāng)?shù)厥褂秒娫捲诿绹?guó)你可以通過電話向一個(gè)素不相識(shí)的人推銷商品,而在歐洲、拉美和亞洲國(guó)家,電話促銷或在電話中長(zhǎng)時(shí)間地談生意就難以讓人接受。發(fā)展良好商務(wù)關(guān)系的最佳途徑是與客戶面對(duì)面地商談,而電話主要用來(lái)安排會(huì)見。當(dāng)然一旦雙方見過面,再用電話往來(lái)就方便多了。
商務(wù)電話禮儀的禁忌用語(yǔ)
在接電話時(shí)切忌使用“說(shuō)!”“講!”。
說(shuō)講是一種命令式的方式,即難讓人接受,又不禮貌。有的人在接聽電話時(shí),一接起電話?cǎi)R上說(shuō):“說(shuō)”或“講”, 或者多加一兩個(gè)字“聽到,說(shuō)!”
這種行為在公司、企業(yè)內(nèi)部也許還可以理解,由于某種原因工作繁忙,時(shí)間緊張,沒有太多的時(shí)間應(yīng)對(duì)電話,希望對(duì)方直截了當(dāng),別浪費(fèi)時(shí)間。但這種硬邦邦的電話接聽方式顯得過于粗魯無(wú)禮,有一種盛氣凌人的氣勢(shì),好像是擺架子。給人的感覺是“有什么話快說(shuō),老子沒空和你在電話里啰嗦!
有的人對(duì)這樣的電話應(yīng)答方式也懶得再“說(shuō)”,干脆一聲不吭將電話掛了。本來(lái)還想聯(lián)系一些業(yè)務(wù)或者提供一些信息,一聽他這口氣就不舒服,說(shuō)了等于白說(shuō),這種人懶得理他。
大家每個(gè)人都希望別人以禮相待,有誰(shuí)愿意同不懂得禮貌的人打交道呢?所以,在接聽電話時(shí),一定要注意應(yīng)有的禮貌。
商務(wù)電話禮儀的原則
在手機(jī)越來(lái)越普及的今天,我們?cè)谑褂檬謾C(jī)時(shí),應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)原則:
1、不要在醫(yī)院或者是在機(jī)場(chǎng)用手機(jī),以免影響機(jī)場(chǎng)及醫(yī)院的電子設(shè)備。
2、打電話時(shí),請(qǐng)注意一下,有些地方是不允許使用手機(jī)的。如加油站,一些餐館,酒吧,劇院,電影院以及火車行李站都禁止使用手機(jī)。
3、當(dāng)不使用手機(jī)時(shí),請(qǐng)鎖住手機(jī)按鈕,以防意外撥打諸如119、110、120等特殊的電話號(hào)碼。