職場商務(wù)電話禮儀的注意事項
電話被現(xiàn)代人公認(rèn)為便利的通訊工具，在日常工作中，使用電話的語言很關(guān)鍵，它直接影響著一個公司的聲譽。下面學(xué)習(xí)啦小編為大家整理了職場商務(wù)電話禮儀的注意事項，希望大家能夠喜歡。
職場商務(wù)電話禮儀的注意事項
通話是現(xiàn)代社會最常見的一種交際方式。它是運用電話等現(xiàn)代通訊工具進行交往, 具有快捷、方便的特點。盡管不是面對面地交談, 卻能讓人迅速獲得信息, 及時進行溝通。
在公務(wù)活動中, 使用通話交流情況、溝通信息、商洽問題、答復(fù)事項, 是一種最普遍的工作手段。通話包括打電話和接聽電話。不論是使用普通電話還是
移動電話, 都要遵守一定的禮儀規(guī)范。
學(xué)會通話可以樹立良好的電話形象。如果缺乏電話使用常識, 沒有掌握通話的技巧和禮儀規(guī)范, 就會影響公務(wù)活動的開展, 甚至損害機關(guān)單位的形象。
怎樣打電話?
誰不會打電話?也許你會發(fā)出這樣的疑問。打電話確實是一種最常見的交際方式。但是要正確掌握打電話的方法, 還是需要注意一些問題的。
時間選擇。公務(wù)通話一般要在辦公時間內(nèi)進行, 不要在下班之后打, 更不能在深夜、凌晨及午休、用餐、公休假時間打, 除非有特別緊急的事情。如果是撥打國際長途電話, 要注意時差, 不要擾人清夢。要掌握通話的時間, 一般不宜過長, 以不超過五分鐘為好。如果要通話較長時間, 最好用面談的方式。如果只能通話, 必須征詢對方是否方便, 否則就要另約時間聯(lián)系。
表述得體。通話表述要符合禮儀規(guī)范, 不能高調(diào)門, 語驚四座; 口氣謙恭有禮, 熱情、溫和、親切、自然。語速適中, 過快了容易讓人聽不清楚, 產(chǎn)生匆忙應(yīng)付的感覺; 慢條斯理, 拿腔拿調(diào), 也容易引起人的反感。
舉止得當(dāng)。打電話要輕拿輕放, 不要急不可耐, 一遇到無法接通的情況就表現(xiàn)得很不耐煩, 甚至甩話機。電話接通后, 要等鈴聲響過六遍后, 確信對方無人接聽, 才掛斷話機。通話時不要抱著電話四處走動; 仰坐、斜靠、歪躺或趴在桌上通話都是不適宜的。通話時也不要吃東西、抽煙、喝水、翻報紙雜志,甚至與旁邊的人閑聊。
注意環(huán)境。打電話要注意周圍環(huán)境。移動電話不要在嘈雜的大街上、一些公共場所通話。辦公室打電話, 要避免談話聲、嬉笑聲、咳嗽聲。如果有急事, 可以先整頓一下通話環(huán)境, 待安靜下來再撥通電話。
怎樣接電話?
接電話要注意以下禮儀:
及時接聽。電話鈴聲一響, 要及時接聽, 不要慢騰騰地任由鈴聲響個不停。一般在聽到完整的鈴聲響后接起電話。同時響起電話, 要先接起一個, 詢問對方是否介意接聽另一個電話, 征得同意后才能接聽另一個電話。不要同時接聽兩個電話。
文明應(yīng)答。接聽電話要做到有問必答, 依問作答。鈴聲響起, 要拿起話筒問候?qū)Ψ? 并自報家門:
你好! 這里是 ( 單位) 或你好! 我是 , 或者詢問對方: 你好! 請問找哪位? 如果要找的人不在, 最好告訴對方不在的原因, 或告訴對方聯(lián)系方法。一般不宜用 你是誰、 你找誰、有什么事之類的話發(fā)問。與對方通話, 要盡量每問必答,但不要答非所問, 東拉西扯, 大聊其天。對方交談內(nèi)容結(jié)束要即時道別, 說聲再見。
做好記錄。公務(wù)電話通常需要做記錄。平時要做好通話記錄準(zhǔn)備, 電話記錄簿或記錄用紙、筆要準(zhǔn)備好, 不要通話后放下聽筒, 再找紙筆。遇到聽不清楚時, 可以請求對方重復(fù)一遍, 特別是對一些重要內(nèi)容和涉及時間、地點、數(shù)量等, 最好加以核實, 避免記錯。
一些特殊電話的接聽。對打錯電話的, 不要大聲斥責(zé)對方, 要接受對方的道歉, 說聲 沒關(guān)系 后掛機。對一些難纏的電話, 要學(xué)會說不, 設(shè)法擺脫對方的糾纏, 委婉而堅決地拒絕對方的請求。對一些諸如你猜猜我是誰、想知道我在干什么嗎之類的謎語 電話, 可以用別讓我猜謎了、 我正忙著、我還有一些急事要做呢之類的話加以應(yīng)對。
職場禮儀的意義
一、職場禮儀是一種首德行為規(guī)范。
職場禮儀不同于法律，雖然都有規(guī)定該做與不該做的但是作為道德規(guī)范來說他是沒有絕對的懲罰制度的，做的不當(dāng)，最多是遭人唾棄，所以能規(guī)范道德行為的人也只有我們自身而已。
二、職場禮儀的直接目的是表示對他人的尊重。
人都有被尊重的高級精神需要，當(dāng)在職場交往活動過程中，按照職場禮儀的要求去做，就會使人獲得尊重的滿足，從而獲得愉悅，由此達到人與人之間關(guān)系的和諧。也就增進了你與他人的溝通交流為你建立人脈打下了堅實的基礎(chǔ)。
三、禮儀的根本目的是為了維護社會正常的生活秩序。
例如隨地亂扔垃圾、吐痰、橫穿馬路等等不文明的行為都是需要通過道德去規(guī)范的。若是靠法律去限制那我們則需要多少警力去監(jiān)督懲治?
四、禮儀要求全體成員共同遵守。
職場是一個大家庭，任何一個人都不能完全脫離職場而存在，同時職場也不是由一部分的人就可以組成的，職場道德、職場禮儀的建立于遵守是需要全體職場成員共同努力的。
五、禮儀要求在人際交往、社會交往活動中遵守。
這是它的范圍，超出這個范圍，職場禮儀規(guī)范就不一定適用了。如在公共場所穿拖鞋是失禮的，而在家穿拖鞋則是正常的。就是在人與人的交往過程中禮儀才能得到的體現(xiàn)。
職場禮儀盤點
職場禮儀，是指人們在職業(yè)場所中應(yīng)當(dāng)遵循的一系列禮儀規(guī)范。了解、掌握并恰當(dāng)?shù)貞?yīng)用職場禮儀會使你在工作中左右逢源，使你的事業(yè)蒸蒸日上。
職場禮儀的基本點非常簡單。首先，要弄清職場禮儀與社交禮儀的差別。職場禮儀沒有性別之分。比如，為女士開門這樣的“紳士風(fēng)度”在工作場合是不必要的，這樣做甚至有可能冒犯了對方。請記?。汗ぷ鲌鏊?，男女平等。其次，將體諒和遵重別人當(dāng)作自己的指導(dǎo)原則。盡管這是顯而易見的，但在工作場所卻常常被忽視了。
進行介紹的正確做法是將級別低的人介紹給級別高的人。例如，如果你的首席執(zhí)行官是瓊斯女士，而你要將一位叫做簡·史密斯的行政助理介紹給她，正確的方法是“瓊士女士，我想介紹您認(rèn)識簡·史密斯。”如果你在進行介紹時忘記了別人的名字，不要驚慌失措。你可以這樣繼續(xù)進行介紹，“對不起，我一下想不起您的名字了。”與進行彌補性的介紹相比，不進行介紹是更大的失禮。
握手禮儀
握手是人與人的身體接觸，能夠給人留下深刻的印象。當(dāng)與某人握手感覺不舒服時，我們常常會聯(lián)想到那個人消極的性格特征。強有力的握手、眼睛直視對方將會搭起積極交流的舞臺。
女士們請注意：為了避免在介紹時發(fā)生誤會，在與人打招呼時最好先伸出手。記住，在工作場所男女是平等的。
電子禮儀
電子郵件、傳真和移動電話在給人們帶來方便的同時，也帶來了職場禮儀方面的新問題。雖然你有隨時找到別人的能力，但這并不意味著你就應(yīng)當(dāng)這樣做。
在今天的許多公司里，電子郵件充斥著笑話、垃圾郵件和私人便條，與工作相關(guān)的內(nèi)容反而不多。請記住，電子郵件是職業(yè)信件的一種，而職業(yè)信件中是沒有不嚴(yán)肅的內(nèi)容的。
傳真應(yīng)當(dāng)包括你的聯(lián)系信息、日期和頁數(shù)。未經(jīng)別人允許不要發(fā)傳真，那樣會浪費別人的紙張，占用別人的線路。
手機可能會充當(dāng)許多人的“救生員”。不幸的是，如果你使用手機，你多半不在辦公室，或許在駕車、趕航班或是在干別的什么事情。要清楚這樣的事實，打手機找你的人不一定對你正在干的事情感興趣。
道歉禮儀
即使你在社交禮儀上做得完美無缺，你也不可避免地在職場中冒犯了別人。如果發(fā)生這樣的事情，真誠地道歉就可以了，不必太動感情。表達出你想表達的歉意，然后繼續(xù)進行工作。將你所犯的錯誤當(dāng)成件大事只會擴大它的破壞作用，使得接受道歉的人更加不舒服。
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