盤點辦公室電話職場禮儀常識與注意事項
盤點辦公室電話職場禮儀常識與注意事項
職場禮儀的基本點非常簡單。大家知道辦公室電話職場禮儀常識與注意事項有哪些嗎?下面學(xué)習(xí)啦小編為大家整理了辦公室電話職場禮儀常識與注意事項，希望大家能夠喜歡。
辦公室電話職場禮儀常識與注意事項
一、通過電話進(jìn)行營銷要注意以下幾點：
(一)重要的第一聲
當(dāng)我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說：你好，這里是XX公司。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接電話時，應(yīng)有我代表單位形象的 意識。
(二)要有喜悅的心情
打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調(diào)中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部表情會影響聲音的變化， 所以即使在電話中，也要抱著對方看著我的心態(tài)去應(yīng)對。
(三)清晰明朗的聲音
打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠聽得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當(dāng)作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。
(四)迅速準(zhǔn)確的接聽
現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約 3秒種，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心里會十分急躁，你的 單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠(yuǎn)，聽到電話鈴聲后，附近沒有 其他人，我們應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態(tài)度是每個人都應(yīng)該擁有的，這樣的習(xí)慣是每個辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼?，若電話響了許久，接起電話只是喂了一聲，對方會 十分不滿，會給對方留下惡劣的印象。
(五)認(rèn)真清楚的記錄
隨時牢記5WIH技巧，所謂5W1H是指①When何時 ②Who何人 ③Where何地 ④What何事 ⑤Why為什么 ⑥HOW如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴于5W和1H的技巧。
(六)了解來電話的目的
上班時間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個電話都十分重要，不可 敷衍，即使對方要找的人不在，切忌只說不在就把電話掛了。接電話時也要 盡可能問清事由，避免誤事。我們首先應(yīng)了解對方來電的目的，如自己無法處理，也應(yīng)認(rèn)真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。
(七)掛電話前的禮貌
要結(jié)束電話交談時，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別， 說一聲再見，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。 隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人們生活水平的提高，電話的普及率越來越高，人離不開電話，每天要接、打大量的電話?？雌饋泶螂娫捄苋菀?，對著話筒同對方交談，覺得和當(dāng)面交談一樣簡單，其實不然，打電話大有講究，可以說是一門學(xué)問、 一門藝術(shù)。
二、使工作順利的電話術(shù)
(一)遲到、請假由自己打電話;
(二)外出辦事，隨時與單位聯(lián)系;
(三)外出辦事應(yīng)告知去處及電話;
(四)延誤拜訪時間應(yīng)事先與對方聯(lián)絡(luò);
(五)用傳真機傳送文件后，以電話聯(lián)絡(luò);
(六)同事家中電話不要輕易告訴別人;
(七)借用別家單位電話應(yīng)注意 一般借用別家單位電話，一般不要超過十分鐘。遇特殊情況，非得長時間接 打電話時，應(yīng)先征求對方的同意和諒解。
辦公室職場禮儀的意義
一、職場禮儀是一種首德行為規(guī)范。
職場禮儀不同于法律，雖然都有規(guī)定該做與不該做的但是作為道德規(guī)范來說他是沒有絕對的懲罰制度的，做的不當(dāng)，最多是遭人唾棄，所以能規(guī)范道德行為的人也只有我們自身而已。
二、職場禮儀的直接目的是表示對他人的尊重。
人都有被尊重的高級精神需要，當(dāng)在職場交往活動過程中，按照職場禮儀的要求去做，就會使人獲得尊重的滿足，從而獲得愉悅，由此達(dá)到人與人之間關(guān)系的和諧。也就增進(jìn)了你與他人的溝通交流為你建立人脈打下了堅實的基礎(chǔ)。
三、禮儀的根本目的是為了維護(hù)社會正常的生活秩序。
例如隨地亂扔垃圾、吐痰、橫穿馬路等等不文明的行為都是需要通過道德去規(guī)范的。若是靠法律去限制那我們則需要多少警力去監(jiān)督懲治?
四、禮儀要求全體成員共同遵守。
職場是一個大家庭，任何一個人都不能完全脫離職場而存在，同時職場也不是由一部分的人就可以組成的，職場道德、職場禮儀的建立于遵守是需要全體職場成員共同努力的。
五、禮儀要求在人際交往、社會交往活動中遵守。
這是它的范圍，超出這個范圍，職場禮儀規(guī)范就不一定適用了。如在公共場所穿拖鞋是失禮的，而在家穿拖鞋則是正常的。就是在人與人的交往過程中禮儀才能得到的體現(xiàn)。
職場禮儀介紹
職場禮儀，是指人們在職業(yè)場所中應(yīng)當(dāng)遵循的一系列禮儀規(guī)范。了解、掌握并恰當(dāng)?shù)貞?yīng)用職場禮儀會使你在工作中左右逢源，使你的事業(yè)蒸蒸日上。
職場禮儀的基本點非常簡單。首先，要弄清職場禮儀與社交禮儀的差別。職場禮儀沒有性別之分。比如，為女士開門這樣的“紳士風(fēng)度”在工作場合是不必要的，這樣做甚至有可能冒犯了對方。請記?。汗ぷ鲌鏊?，男女平等。其次，將體諒和遵重別人當(dāng)作自己的指導(dǎo)原則。盡管這是顯而易見的，但在工作場所卻常常被忽視了。
進(jìn)行介紹的正確做法是將級別低的人介紹給級別高的人。例如，如果你的首席執(zhí)行官是瓊斯女士，而你要將一位叫做簡·史密斯的行政助理介紹給她，正確的方法是“瓊士女士，我想介紹您認(rèn)識簡·史密斯。”如果你在進(jìn)行介紹時忘記了別人的名字，不要驚慌失措。你可以這樣繼續(xù)進(jìn)行介紹，“對不起，我一下想不起您的名字了。”與進(jìn)行彌補性的介紹相比，不進(jìn)行介紹是更大的失禮。
握手禮儀
握手是人與人的身體接觸，能夠給人留下深刻的印象。當(dāng)與某人握手感覺不舒服時，我們常常會聯(lián)想到那個人消極的性格特征。強有力的握手、眼睛直視對方將會搭起積極交流的舞臺。
女士們請注意：為了避免在介紹時發(fā)生誤會，在與人打招呼時最好先伸出手。記住，在工作場所男女是平等的。
電子禮儀
電子郵件、傳真和移動電話在給人們帶來方便的同時，也帶來了職場禮儀方面的新問題。雖然你有隨時找到別人的能力，但這并不意味著你就應(yīng)當(dāng)這樣做。
在今天的許多公司里，電子郵件充斥著笑話、垃圾郵件和私人便條，與工作相關(guān)的內(nèi)容反而不多。請記住，電子郵件是職業(yè)信件的一種，而職業(yè)信件中是沒有不嚴(yán)肅的內(nèi)容的。
傳真應(yīng)當(dāng)包括你的聯(lián)系信息、日期和頁數(shù)。未經(jīng)別人允許不要發(fā)傳真，那樣會浪費別人的紙張，占用別人的線路。
手機可能會充當(dāng)許多人的“救生員”。不幸的是，如果你使用手機，你多半不在辦公室，或許在駕車、趕航班或是在干別的什么事情。要清楚這樣的事實，打手機找你的人不一定對你正在干的事情感興趣。
道歉禮儀
即使你在社交禮儀上做得完美無缺，你也不可避免地在職場中冒犯了別人。如果發(fā)生這樣的事情，真誠地道歉就可以了，不必太動感情。表達(dá)出你想表達(dá)的歉意，然后繼續(xù)進(jìn)行工作。將你所犯的錯誤當(dāng)成件大事只會擴大它的破壞作用，使得接受道歉的人更加不舒服。
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