電子郵件溝通的職場禮儀是什么
電子郵件溝通的職場禮儀是什么
職場上電子郵件是很方便的溝通工具，使用電子郵件同樣需要注意職場禮儀。下面學習啦小編為大家整理了電子郵件溝通的職場禮儀與規(guī)范，希望大家能夠喜歡。
電子郵件溝通的職場禮儀
(一)慎重選擇發(fā)信對象
確認傳送訊息的對象，并將Cc：人數(shù)降至最低(Cc全名為CarbonCopy，中 文譯為「副本轉送」)
1、傳送電子訊息之前，須確認收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾。若要將信函復本同時轉送相關人員以供參考時，可善用Cc：的功能，但要將人數(shù)降至最低，否則，傳送與復本轉送的用途將混淆不清，也制造了一大堆不必要的「垃圾」。
掌握“廣播”清單
2、“廣播”功能是電子郵件系統(tǒng)最具威力的功能之一。使用者只須將其問題或意見傳送至特定網(wǎng)絡廣場或群體，不稍幾分鐘，即可獲得許多在線朋友的回復。然而問題在于：一個人的問題或建議是否會成為另一個人的垃圾郵件，甚或無心地觸怒他人?因此，當使用者有“廣播”需求時，務必在傳送出信件前小心地檢查其廣播的清單。
(二)注意撰寫信件內(nèi)容
1、切記收信對象是一個「人」，而不是一臺機器
因為電子訊息的互動是透過計算機網(wǎng)絡產(chǎn)生的，使用者經(jīng)常會不自覺地「忘記」與自己真正互動的是遠程的「人」。許多情緒激動的字眼也因此不經(jīng)意地隨手送出，而傷到對方甚至引起沖突。記住寫電子郵件，實際上和你寫一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞的方式不同罷了。
2、電子信件「標題」要明確且具描述性
電子郵件一定要注明標題(Subject)，因為有許多網(wǎng)絡使用者是以標題來決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，郵件標題應盡量寫得具描述性，或是與內(nèi)容相關的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。
3、信件內(nèi)容應簡明扼要
在線溝通講求時效，經(jīng)常上網(wǎng)的人多具有不耐等候的特性，所以電子郵件的內(nèi)容應力求簡明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時都可以省略。盡量掌握「一個訊息、一個主題」的原則。
4、考慮他人計算機的容量
上線溝通的網(wǎng)友所擁有的系統(tǒng)與硬件不盡相同，這其中還有人仍在使用傳統(tǒng)的終端機和陳舊的電子郵件系統(tǒng)(如系統(tǒng)無法自動斷行)。為確保對方能讀到自己發(fā)出的訊息，撰寫郵件時應特別注意傳送對象，考慮其是否有系統(tǒng)的限制。以一般的英文信件撰寫而言，一行最好維持不要超過80個字母，并以Enter鍵結束每一行文字。
5、了解傳送出去的訊息將潛在會永久留存
盡管信件有一定的郵寄對象，但經(jīng)過無遠弗屆的網(wǎng)絡，也許郵寄出去的信件將會永久被存于某處私人檔案或轉印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時應謹慎地評閱所撰寫的字句，以免他日落人笑柄。
6、理清建議或意見
若要表達對某一事情的看法，可先簡要地描述事情緣起，再陳述自己的意見;若是想引發(fā)行動，則應針對事情可能的發(fā)展提出看法與建議。有時因訊息太過簡短或標明不夠清楚，收信對象可能會不清楚發(fā)信者陳述的到底是建議或是意見，因而造成不必要的誤解或行動。
7、避免使用太多的標點符號
我們經(jīng)常會看到一些電子信件中夾雜了許多的標點符號，特別是驚嘆號的使用 !!!!!若真要強調(diào)事情，應該在用詞遣字上特別強調(diào)，而不應使用太多不必要的標點符號。
8、小心幽默的使用
在缺乏聲調(diào)的抑揚頓挫、臉部表情與肢體語言的電子郵件中，應特別注意幽默的被誤解與扭曲。若想展現(xiàn)幽默或特定情緒，發(fā)信者必須寫明或使用“情緒符號”(smilies，如：)代表笑臉、高興)。無論所開的玩笑是多么明顯，最好加注以提醒收信者真正的意思。
9、切勿講一些不會在公眾場所對他人講的話
在發(fā)信之前問問自己，你會在公眾場所中公開面對面地對他人講這些話嗎?如果答案是否定的，請再重讀重寫，或重新思考到底要不要發(fā)出這么一份訊息。千萬不可以因為沒看到對方的臉，就毫不客氣講一些沒有經(jīng)大腦思考的話語。切勿在不給予響應或申辯機會的情況下批評或污蔑他人。
職場禮儀的守則
守則1
即便是接一個普通的電話，也要用令人愉快的聲音，并且快速響應對方!拿起電話的時后，你永遠都要記得主動問好，一句愉快的問候語往往讓溝通更為順暢。當結束的電話時候，同樣不要忘記說聲Thank you!
永遠保持自己專業(yè)態(tài)度和形象很重要!
守則2
避免噪音和干擾!任何時候，無論是講話，還是接電話，還是做其他的事情，都要控制自己講話的音量!
你要注意，聲音會嚴重影響到辦公環(huán)境，當心不經(jīng)意的行為影響到周圍同事對你的態(tài)度!
守則3
永遠不要嘴里一邊塞滿食物，一邊還在滔滔不絕，大聲說笑。這些都被視為職場上不專業(yè)的行為。
不要小看餐桌禮儀，它可以透露出一個人真實的個性。
守則4
在公司規(guī)定午餐時間里用餐，如果有同事或者客戶在你的辦公室里，最好不要在辦公桌前用餐。雖然何時何地用餐是你的自由，但在規(guī)定的午餐時間里，如果沒有十分迫切的工作，最好和同事一道用餐，順便交流溝通。否則，大家都用餐回來，你卻在外用餐，一旦有人找你，或者客戶來電，就會出現(xiàn)尷尬的局面。
切記，你的成功取決于你為自己建立的形象!
守則5
不要將一些個人壞習慣和下意識的動作帶到職場上!許多個人習慣你也許不以為然，比如說，咬指甲，摳鼻子。但辦公室是一個公共場合，這些不雅的行為往往讓你專業(yè)形象大打折扣。
摒棄那些惱人的壞習慣吧!盡量不要在公共場合折騰你的面部。
守則6
要避免習慣性拖拉作風，工作時好好表現(xiàn)十分重要!
請牢記，拖拉作風會影響你的人際關系，更可能會讓你錯失職業(yè)生涯發(fā)展的良機!
守則7
職場上，盡量避免談論和分享有關你的職業(yè)抱負和目標的話題!這樣的話題會讓同事和公司懷疑你的職業(yè)忠誠度，影響你的發(fā)展前程。此外，還有許多話題屬于職場禁忌的范疇，包括個人隱私、宗教、健康等話題。不要將工作和個人生活混為一談，要清楚它們之間的界限。
注意你的用語，遠離忌諱話題，會讓你的工作更加容易和輕松。
職場的儀表禮儀常識規(guī)范
1.儀表規(guī)范
?、?日常著裝必須整潔、大方和得體。
?、?因公涉外活動時，男士著西裝、打領帶，女士穿西裝套裙。
?、?參加社交活動時，根據(jù)喜好著裝，但力求高雅、美觀。
2.儀容規(guī)范
① 容貌修飾自然端莊，不過于張揚。
?、?面部保持潔凈，頭發(fā)梳理整齊。
③ 男職工不留長發(fā)，不蓄長胡須;女職工不燙怪異發(fā)型，化妝自然得體。
?、?神態(tài)自信，舉止穩(wěn)重，禁忌粗俗行為。
?、?常面帶笑容，保持開朗，營造和諧、融洽的氛圍。
3.儀態(tài)規(guī)范
?、?站姿：腰身挺直，禁忌躬背哈腰;不隨意扶、拉、倚、靠、趴、蹬、跨，雙腿不可不停地抖動。
?、?坐姿：從容就坐，動作輕穩(wěn)(男士腰背挺直，女士坐姿文雅自然);離座穩(wěn)重，非固定椅子須放回原處。
③ 走姿：上身保持正直，雙肩放松，目光平視。
4.言語規(guī)范
?、?用語禮貌，多用敬語、謙語，如“您、請、謝謝、對不起”等，不說臟話、忌語。
② 熱情、誠懇，語氣平和，手勢得當，切忌用手指人和拉拉扯扯。
?、?不要隨意打斷他人講話或心不在焉，切忌打聽他人隱私和貿(mào)然提問。
?、?目視交談對方，適時點頭、應答。
?、?說話時間長短適度，切忌滔滔不絕。
?、?會議、接待等場合宜講普通話。
5.辦公規(guī)范
① 以職務或職稱稱呼上級，以職務或同志等稱呼同事，以先生、女士等稱呼患者和賓客。
?、?遇到同事、患者和賓客，見面先問好，面帶微笑，言語禮貌。
③ 未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件、資料等。
?、?上班時間不做與工作無關的事務。
6.電話規(guī)范
?、?電話鈴響三聲之前接聽，超過三聲接聽時主動道歉。
② 要有明朗的心情，以對方看著自己的心態(tài)去接聽電話。
?、?接起電話，清晰地說“您好，這里是xxxx”。
?、?接聽過程中語音清晰、語氣自然、語速適中、語調(diào)平和，切忌心不在焉、敷衍應付。
?、?接到打錯的電話，禮貌說明，盡量提供幫助。
?、?通話完畢，禮貌道別，輕放電話(備注：地位高者或患者主叫者先掛)。
7.介紹規(guī)范
① 主動向顧客介紹在場人員;優(yōu)先介紹職務最高者、年齡最長者和女士。
② 先介紹姓名，再加尊稱，然后準確介紹職務，如，王××先生，總經(jīng)理。
?、?面帶微笑，舉止大方，手掌伸直，掌心向上，示意所介紹的人。
8.握手規(guī)范
?、?年長者向年輕者伸手，職位高者向職位低者伸手，女士向男士伸手，主人向客人伸手。
?、?用右手，雙腿并立站直，微笑注視對方眼睛。
?、?表達由衷敬意和謝意時，宜用雙手，身體微微前傾。
?、?人多握手時，切忌交叉握手。
?、?切忌坐著握手、搶著握手、戴著手套握手和拿著東西握手等。
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