外賓接待流程是怎樣的

　　接待外賓與外賓見面時，視對象、場合的不同，禮節(jié)也有所差異。具體流程是怎樣的?下面是學(xué)習(xí)啦小編為你整理的外賓接待流程，希望對你有幫助。

　　外賓接待流程

　　一、 確定接待內(nèi)容

　　接待活動前一天需明確以下事項，以便安排后續(xù)工作：

　　1、接待對象：

　　掌握來賓信息，包括姓名、所屬單位、職務(wù)、人數(shù)，是否有隨行人員或司機。

　　2、接待人員：

　　確定接待活動中的領(lǐng)導(dǎo)名單，包括集團領(lǐng)導(dǎo)和公司領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)服務(wù)內(nèi)容和分工確定所有服務(wù)人員名單，建立會務(wù)組微信群，以便隨時通報接待行程、進展及變更事項。

　　3、來訪目的：

　　了解來訪目的，以便有針對性的安排接待流程和所提供的服務(wù)。

　　4、參觀地點及接待行程：

　　確定來賓參觀的地點以及整個活動過程的行程安排、參觀順序及時間節(jié)點。

　　5、服務(wù)需求：

　　確定整個接待過程中所需要的服務(wù)內(nèi)容，如接送服務(wù)、參觀地塊、沙盤講解、會議服務(wù)、用餐服務(wù)、住宿服務(wù)等。

　　6、接待時間：

　　提前了解來賓的出發(fā)地點(以便推算路程所需的時間)、出發(fā)時間，以及計劃到達(dá)參觀地點的時間。

　　二、 來賓接應(yīng)：

　　對首次來訪的賓客和重要來賓，應(yīng)提前在來訪途中等候迎接并引導(dǎo)至參觀地點。需提前確定接應(yīng)地點、時間、接應(yīng)對象及車牌號，指定專人專車在約定時間前20分鐘到達(dá)等候。(通常北京市來賓應(yīng)在京哈高速西集出口接應(yīng))

　　引導(dǎo)人與來賓會合后，應(yīng)第一時間在會務(wù)組微信群中通報，距離目的地2公里左右再通報一次，以便公司領(lǐng)導(dǎo)和接待人員做好迎賓準(zhǔn)備。(例如：參觀目的地為C4辦公樓，引導(dǎo)人員應(yīng)在到達(dá)中信第一城時在會務(wù)組微信群里通報位置。)

　　三、 項目參觀服務(wù)

　　1、根據(jù)接待對象的來訪目的確定參觀路線，提前模擬一遍，了解路況，發(fā)現(xiàn)和解決參觀路線中可能出現(xiàn)的問題，記錄每段路程所需時間，以便確定最終的接待行程和各環(huán)節(jié)時間。

　　2、重要來賓來訪，需安排專人在參觀區(qū)域或特定區(qū)域巡視，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋，并協(xié)助處理突發(fā)事件。

　　3、根據(jù)參觀人數(shù)確定適合的車輛，指定駕駛?cè)笋{駛，駕駛員負(fù)責(zé)提前檢查車況，對車輛內(nèi)外部進行清潔整理，保證油量充足，并備一箱礦泉水供來賓車上飲用。冬夏兩季應(yīng)提前開啟空調(diào)保持舒適溫度。

　　4、確定候車時間，駕駛?cè)藛T應(yīng)提前將車輛開到門口等候，注意將車門正對樓門，切不可將車尾對著樓門方向。

　　5、確定隨車參觀的陪同人員，參觀車輛每到達(dá)一個目的地應(yīng)及時在微信群中通報位置，同時，在允許的情況下，對參觀過程進行拍照作為存檔資料。若除公司領(lǐng)導(dǎo)外無其他陪同人員，應(yīng)安排指引車在參觀車輛前方開路，指引車駕駛?cè)素?fù)責(zé)隨時通報位置。

　　6、參觀非本公司區(qū)域時，如紫藤堡、天下第一城，應(yīng)提前聯(lián)系相關(guān)單位，溝通參觀事宜并告知參觀車輛車牌號，保證車輛進出自由。

　　四、 沙盤講解服務(wù)

　　(一)準(zhǔn)備工作

　　1、 提前一天將接待活動行程告知物業(yè)公司，安排保潔員重點清掃參觀區(qū)域，做好

　　室內(nèi)通風(fēng)。清掃首層衛(wèi)生間，裝入擦手紙、衛(wèi)生紙及洗手液。物業(yè)工程部提前一天檢查燈光音響空調(diào)是否運行正常，發(fā)現(xiàn)問題及時維修。接待當(dāng)天提前1小時啟動首層空調(diào)，提前30分鐘將燈光、音響調(diào)試完畢。

　　2、 圈定來賓停車場區(qū)域，及時通知公司員工停車注意事項并安排保安公司做好車

　　輛疏導(dǎo)工作。來賓車輛到達(dá)停車場后，保安員應(yīng)給予引導(dǎo)和幫助，但對車輛的停泊位置不做強性限制。

　　3、 物品準(zhǔn)備：準(zhǔn)備沙盤專用激光筆3支;在前臺位置擺放小瓶礦泉水供來賓自取。

　　在沙盤休息區(qū)茶幾中間擺放礦泉水、煙灰缸。

　　(二)過程中服務(wù)

　　1、 來賓車輛到達(dá)停車場時，由保安人員將大門全開，并側(cè)立于大門東側(cè)，面向西，

　　立正迎賓;同時，樓內(nèi)的引導(dǎo)人員開啟沙盤燈。

　　2、 來賓進入大門時，保安人員立正敬禮，待來賓全部進入辦公樓后，保安人員禮

　　畢，關(guān)閉大門，立正站于大門內(nèi)側(cè)，面向沙盤方向。沙盤講解過程中，保安人員不得隨意走動或坐下休息。

　　3、 來賓進入辦公樓時，由兩名引導(dǎo)人員立于臺階兩側(cè)，小聲提示來賓注意臺階。

　　講解開始時，引導(dǎo)人員將激光筆和話筒遞給主講領(lǐng)導(dǎo)，并站立于沙盤外側(cè)，隨時觀察公司領(lǐng)導(dǎo)和來賓需求提供服務(wù)，并根據(jù)來賓需要將其引導(dǎo)至相應(yīng)地點。

　　4、 在允許的情況下，安排攝像人員進行拍攝。

　　5、 沙盤講解結(jié)束后，一名引導(dǎo)人員將來賓引導(dǎo)至下一行程地點，另一名引導(dǎo)人員

　　負(fù)責(zé)在一層等候收尾。若來賓離開，應(yīng)尾隨來賓后方協(xié)助送行。

　　五、 會議服務(wù)

　　(一)會前準(zhǔn)備

　　1、 會議室設(shè)備：

　　會議室電腦：如來賓座談時，需要播放影音或PPT文件，應(yīng)提前確定與投影儀接駁的電腦，保證運行良好，開會前接好電源并開啟。

　　投影儀：提前30分鐘啟動投影儀并與電腦接好，調(diào)試好畫面，保證投影圖像端正，字跡清晰。

　　空調(diào)：冬夏兩季應(yīng)提前30分鐘啟動空調(diào)，調(diào)試至適宜溫度。

　　燈光：根據(jù)會議需求將燈光亮度調(diào)至最佳，如使用投影儀，需提前拉合窗簾。

　　2、 會議室用具：

　　會議桌上擺放物品的標(biāo)準(zhǔn)(見下圖)：桌牌距離會議桌邊緣50公分，桌牌下方正中位置根據(jù)需要擺放A4白紙一張或會議資料一份，桌牌右側(cè)擺放瓶裝水一瓶，根據(jù)需要選擇小瓶農(nóng)夫山泉或蘇打水，瓶裝水右側(cè)擺放瓷質(zhì)茶杯一個，杯把朝右側(cè)擺放，A4紙右側(cè)擺放簽字筆一支或根據(jù)需要擺放激光筆一支，筆尖向前。播放幻燈時，為匯報人準(zhǔn)備1支翻頁激光筆，1支備用。會議桌中央，每間隔50公分依次擺放煙灰缸及紙巾盒。

　　茶具準(zhǔn)備：參照會議倒水服務(wù)。

　　其他：在茶水柜準(zhǔn)備富余的會議資料、瓶裝水、A4白紙及簽字筆，以備用。在允許的情況下，準(zhǔn)備錄音筆、相機、錄像機，提前一天充電，檢查內(nèi)存，保證會議使用。

　　3、 會議資料準(zhǔn)備：

　　影音、PPT文件：將需要放映的文件提前拷貝至?xí)h室電腦中，確保文件完好，開啟正常，同時在U盤中備份以防文件丟失。

　　書面文件：將匯報文件打印成冊，與其他資料一齊影印數(shù)份，保證與會人員人手一份，同時留有富余。

　　4、 其他用品準(zhǔn)備：

　　(二)會中服務(wù)

　　1、 茶水服務(wù)：

　　參考會議倒水禮儀。

　　2、 茶歇服務(wù)：會議時間較長時，需準(zhǔn)備茶點臺，提供點心、水果及各類茶飲，食

　　物要求方便易取。會務(wù)人員應(yīng)注意及時清理桌上垃圾，及時補充食物，避免空盤。

　　3、 會議結(jié)束時，會務(wù)人員應(yīng)及時開啟會議室門，使與會人員順利離開，同時注意

　　觀察會議室桌面，是否有人遺漏物品。一名引導(dǎo)人員將來賓引導(dǎo)至下一行程目的地，另一引導(dǎo)人員負(fù)責(zé)等待收尾，避免有停留或去衛(wèi)生間的客人掉隊。

　　六、 餐飲服務(wù)

　　首先確定用餐人數(shù)以及工作餐數(shù)量，確定用餐時間和用餐地點，根據(jù)不同用餐地點進行不同的服務(wù)安排：

　　(一)公司內(nèi)用餐(以小餐廳為主)

　　1、 提前一天確定菜單內(nèi)容，通知食堂準(zhǔn)備食材。

　　2、 備齊餐廳常用物品：專用小號紙巾、煙灰缸、牙簽、啟瓶器、醒酒器、調(diào)料瓶、

　　蒜碟、茶具、餐具、垃圾桶等

　　3、 餐廳布置：根據(jù)用餐人數(shù)擺放桌椅、餐具，擺放標(biāo)準(zhǔn)如下：

　　4、 接待當(dāng)天，在用餐時間前0.5-1小時開啟空調(diào)，調(diào)試至合適溫度。提前開啟燈

　　光。如需飲用紅酒，應(yīng)提前30分鐘將紅酒打開倒進醒酒器內(nèi)醒酒。

　　5、 用餐過程中，會務(wù)人員全程陪同服務(wù)(公司領(lǐng)導(dǎo)有特殊指示的除外)，待客人落

　　座后開始斟茶，根據(jù)需要倒酒。從主賓開始，按順時針順序進行。用餐過程中注意觀察，根據(jù)需要隨時添水倒酒。關(guān)注用餐人需求提供相應(yīng)服務(wù)，桌上或餐碟中雜物較多時，征求同意后及時清理或更換餐碟。

　　6、 上菜注意事項：上菜位置要固定，選擇靠近門口的位置。上菜前要提示上菜位

　　置的用餐人，一手端盤，一手輕輕轉(zhuǎn)動托盤。端盤不宜過高，動作要輕緩平穩(wěn)。及時撤掉空盤。湯、粥類食品應(yīng)同時提供，不擺上桌，詢問用餐人喜好后，在茶水柜處盛好雙手端上。

　　7、 來賓隨行人員或司機，不與主賓一同用餐的，由專人負(fù)責(zé)陪同接待，至員工食堂用餐。

　　(二)公司外用餐

　　1、 根據(jù)用餐人數(shù)及領(lǐng)導(dǎo)要求選定合適的用餐地點，需提前實地考察環(huán)境與服務(wù)。

　　2、 確定餐標(biāo)和菜單，預(yù)定好工作餐。

　　3、 提前預(yù)定或準(zhǔn)備酒水飲料。

　　4、 用餐前1小時，會務(wù)人員到達(dá)餐廳檢查環(huán)境和餐飲準(zhǔn)備情況，等候來賓。來賓

　　驅(qū)車前往用餐地點時，會務(wù)人員應(yīng)在微信群中通報。 5、 來賓到達(dá)用餐地點，會務(wù)人員開門迎接，引導(dǎo)來賓至用餐區(qū)。

　　6、 會務(wù)人員和司機等不與主賓用餐的人員一同至工作餐地點用餐。

　　7、 會務(wù)人員隨時了解主賓用餐情況，根據(jù)需要提供服務(wù)，用餐尾聲時，通知司機

　　準(zhǔn)備候車。

　　七、 住宿服務(wù)

　　1、 確定住宿人數(shù)及住宿人員身份信息，確定住宿標(biāo)準(zhǔn)與住宿時間。

　　2、 聯(lián)系相關(guān)酒店賓館，預(yù)約房間，需實地考察賓館環(huán)境、檔次及服務(wù)狀況。

　　3、 與賓館溝通好住宿事宜，做到賓客到達(dá)時，出示證件即可入住。

　　4、 與賓館預(yù)約服務(wù)事項，如早餐、叫早等。

　　5、 重要來賓，應(yīng)提前在酒店房間準(zhǔn)備瓶裝水及水果，方便客人取用。

　　八、 活動收尾

　　1、 賓客離開時，會務(wù)人員在來賓后方協(xié)助送客，來賓車輛駛離，服務(wù)工作終止。

　　2、 來賓初次來訪，應(yīng)安排送客車輛或引導(dǎo)車輛，將來賓引導(dǎo)至接應(yīng)地點。

　　3、 觀察是否有停留客人或領(lǐng)導(dǎo)，以便提供茶水等服務(wù)。

　　4、 收尾工作：關(guān)閉所有用電設(shè)備、燈光，回收會議用具和書面資料，清洗清點茶

　　具數(shù)量，妥善保管，通知保潔進行清理打掃。

　　5、 活動資料收集：對接待活動當(dāng)天涉及的匯報材料、錄音、照片等進行收集整理，

　　統(tǒng)一存檔備案。

　　6、 活動總結(jié)：對接待活動全過程進行總結(jié)，梳理工作流程中存在的問題和疏漏，

　　對活動流程進行改進和完善。