大型會議接待流程是怎樣的

　　公司準(zhǔn)備舉辦大型會議，而作為會議接待工作人員的你是否對開會議的流程接待清楚呢?下面是學(xué)習(xí)啦小編為你整理的大型會議接待流程，希望對你有幫助。

　　大型會議接待流程

　　一、 會議報道之前的工作

　　1、與會議主辦單位確認(rèn)會議的報到日期、會議名稱、會議用水牌和布標(biāo)、到會的大致人數(shù)、使用會議室的日期和會議室擺設(shè)方式、會務(wù)組老師(或工作人員)到達日期(確認(rèn)航班或車次)、會務(wù)組的會議要求(會議主辦單位內(nèi)容， 到會講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時間、有關(guān)會議安排的細(xì)節(jié)問題、會后考察的具體行程安排);同時提供所掌握的酒店情況給會議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價格在符合會議要求的范圍內(nèi)。

　　2、在上述情況落實后盡快將所選酒店訂妥(房間、餐標(biāo)、會議室價格按天計算、酒店位置)，落實在會議報到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式(需根據(jù)報到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車);落實會后考察行程的用車、導(dǎo)游、火車票、飛機票、地接社(只是提前進行大致預(yù)訂)。

　　▲會議場地要求：9個多媒體教室;容納2-300人左右

　　3、在酒店預(yù)訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準(zhǔn)確的所在地理位置和從機場或火車站出發(fā)到達酒店的乘車(公交車)方式告知會議主辦方;同時可再次與對方確認(rèn)會議報到人數(shù)和日程安排有無變化或是更改。

　　4、第三項(3、)工作完畢后可向行程用車單位或個人、導(dǎo)游、機車票、地接社作出相對準(zhǔn)確的答復(fù)，以便對方作出相應(yīng)的安排和接會準(zhǔn)備。

　　5、準(zhǔn)備會議所用相關(guān)用具(會議在酒店或團隊車輛使用的各類標(biāo)識、簽到登記的表格、文具用品、學(xué)習(xí)資料袋包括：筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車次時刻表、相應(yīng)的返程交通價格表、會后考察的紀(jì)念品【禮品】、座簽牌)同時通知會議用酒店此次會議的名稱和對于提前到達的學(xué)員如何安排住宿。

　　6、通知酒店，會務(wù)工作人員需要提前一天也可根據(jù)到會人員的情況而定進駐酒店并準(zhǔn)備會務(wù)組用房;同時通知接站的用車和確認(rèn)司機的聯(lián)系電話、車型及接站人員會議所在酒店和會務(wù)組房間號;同時與會議主辦方聯(lián)系告知會務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會議的名稱和報到地點、乘車方式、酒店聯(lián)系電話、會務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員

　　二、 會議報到前準(zhǔn)備工作

　　1、入住酒店的工作人員須將會務(wù)組房間布置好以便會議報到時使用;同時與酒店各個相關(guān)部門協(xié)調(diào)好會議細(xì)節(jié)問題(如：會議用布標(biāo)、水牌、會議室、餐廳的情況);將會務(wù)組標(biāo)識張貼好在容易看到的地方。

　　2、詳細(xì)了解本會議所用場所的位置。如: 餐廳、會議室、會務(wù)組老師和講課老師所用的房間。

　　3、相關(guān)會議使用設(shè)備的準(zhǔn)備情況。如：會場布置情況、多媒體投影儀。

　　三、 會議期間的工作

　　1、會議在報到期間最重要的是收費。在收費過程中必須細(xì)致、準(zhǔn)確、書面登記。

　　收費過程中必須嚴(yán)格按程序操作，及：

　　(1)確定學(xué)員情況

　　(2)根據(jù)情況計算應(yīng)交費用

　　(3)填寫收費據(jù)不撕!

　　(4)收款

　　(5)將收據(jù)撕下交于學(xué)員

　　(6)填寫報到表。

　　2、在出現(xiàn)收費后，收據(jù)已開出的情況下;學(xué)員行程出現(xiàn)變化必須在原收據(jù)的基礎(chǔ)上進行加注或更改，更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。

　　四、會議期間需要注意注意問題

　　1、會務(wù)組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。

　　2、會務(wù)組所用的書面文件需保存完好。

　　3、會務(wù)費的支出或相互來往必須以書面形式體現(xiàn);及相互出據(jù)憑證。

　　4、各人會務(wù)款必須保管好，做到每天進行清點，保險安全的寄存。

　　大型會議預(yù)定籌備的流程

　　一、會議預(yù)訂

　　1. 如果公司沒有單獨的大型會議室，我們就需要先從各酒店預(yù)訂會場，最好是離公司最近，也方便吃住的商圈開始尋找會場，并做好預(yù)訂。

　　2. 會議預(yù)訂確定內(nèi)容事項

　　1)會議時間、會議地點、公司名稱、會務(wù)組聯(lián)系人、會議人數(shù)、場地租金、免費項目、收費項目、結(jié)帳方式、其他要求。

　　2)會場布置形式：課桌式、劇院式、U字形、T字形、回字形、雞尾酒字形、口字型等。

　　3)會議用品基礎(chǔ)配置：大便簽紙、鉛筆(刀筆)、話筒、移動白板套裝、投影儀、幕布、會議臺，會場指示牌。(如無特殊說明，不得使用KTV系統(tǒng))

　　4)會議收費項目：茶歇(紅茶、咖啡、綠茶、礦泉水)，橫幅制作。

　　3. 完成會議預(yù)定流程后，一般需要提前兩天下會議通知書給各參會人員，抄送給公司上級。

　　二、會場布置

　　1. 會場布置一般由承接會議的酒店負(fù)責(zé)安排按會議通知單要求布置會場工作，會議籌備組協(xié)助酒店布置。

　　2. 會議期間的茶水服務(wù)由酒店方負(fù)責(zé)，會務(wù)組可以根據(jù)需求選擇茶水的品種。

　　3. 會議擺放標(biāo)準(zhǔn)：會議桌椅橫豎一條線，便簽橫豎一條線，鉛筆統(tǒng)一斜45度朝左擺放在便簽紙中心并橫邊對齊。

　　4. 橫幅放置最好是會場最前方或者最后方的上邊緣，方便拍照時的整體效果提現(xiàn)。鮮花布置可以放在講臺的最中央，最好是重要領(lǐng)導(dǎo)的前方。

　　三、會議開始前檢查

　　1. 會前檢查一般由承辦酒店帶領(lǐng)會務(wù)組組成檢查小組負(fù)責(zé)

　　2. 會前檢查要求：桌椅是否符合標(biāo)準(zhǔn)、紙筆水?dāng)[放是否符合標(biāo)準(zhǔn)、整體無垃圾、無污漬，臺面干凈、整潔。

　　3. 會議設(shè)備檢查要求：提前半個小時確保會議區(qū)域照明全部正常使用;夏季空調(diào)保證在25度、冬季保證在28度;會議室音響、話筒、投影等設(shè)備確保運行正常。

　　4. 復(fù)審會議通知單上的內(nèi)容，會務(wù)組及時與酒店方跟進。

　　四、會議清場

　　1. 會場清理一般由承辦酒店負(fù)責(zé)，但作為會務(wù)組要清點下自己帶的物品和工具，整理好，以免落下。

　　2. 使用后的多媒體設(shè)備內(nèi)的U盤或資料盡量妥善保管好，如使用酒店電腦，切記不要把重要資料留在電腦里，以免泄漏。

　　五、賬務(wù)結(jié)算

　　1、一般會務(wù)組都會有一個財務(wù)人員負(fù)責(zé)會議籌備組織的財務(wù)支出和收入。

　　2、結(jié)算時記得根據(jù)公司的要求開具發(fā)票(增值稅普票和專票)。

　　3、賬務(wù)結(jié)清后回到公司要整理下這次會議成功召開的報告以備向上級匯報。