論文關(guān)鍵詞：期刊閱覽室;管理方式;自動化
　　論文摘要：天津高校圖書館期刊閱覽室一般采用手工登記方式，工作效率低下，不便于對讀者、期刊及特定期刊閱讀頻率等項目進(jìn)行統(tǒng)計，沒能提供讀者信息調(diào)查及滿意程度的反饋渠道。通過采用閱覽室自動化管理系統(tǒng)能有效地解決上述問題。
　　1、引言
天津高校圖書館統(tǒng)一使用美國Sirsi公司的Unicorn Consortia自動化管理系統(tǒng)，期刊業(yè)務(wù)工作管理都在該系統(tǒng)上霖現(xiàn)，例如中外文期刊的采購、分編登記、過刊裝訂、典藏及OPAC公共目錄統(tǒng)一檢索等。但目前大部分天津高校圖書館期刊閱覽室閱覽管理還停留在手工登記方式，當(dāng)讀者進(jìn)人期刊閱覽室時，向管理人員出示圖書借閱證，由讀者或者管理人員登記讀者姓名、院系等信息。據(jù)筆者調(diào)查，天津高校圖書館期刊閱覽室的管理大多采用這種方式，例如師范大學(xué)、工業(yè)大學(xué)、職業(yè)大學(xué)、城建學(xué)院、醫(yī)科大學(xué)、中醫(yī)藥大學(xué)圖書館等。
手工登記方式需要專門的管理人員進(jìn)行監(jiān)督。這種方式在實際應(yīng)用中，管理人員一般不會或者無法做到認(rèn)真查看讀者圖書借閱證上的信息，確認(rèn)與其本人登記信息一致。在沒有工作人員值守時，讀者一般不會認(rèn)真登記，有的即便登記也字跡潦草不易辨認(rèn)，而且紙質(zhì)的登記表，不方便對閱覽的讀者及其信息進(jìn)行統(tǒng)計。閱覽室內(nèi)也存在讀者使用撿來的圖書證，過期圖書證的問題，這種現(xiàn)象管理人員是無法鑒別的，因此難以管理。當(dāng)讀者要對感興趣的文章進(jìn)行復(fù)印時，管理人員一般只對讀者及復(fù)印期刊進(jìn)行簡單的登記，等讀者將期刊歸還后，就將登記信息劃掉，沒有充分利用這些信息來深層次地挖掘讀.者的閱讀傾向和興趣。
針對高校圖書館期刊閱覽室現(xiàn)有管理狀況，本文探討了閱覽室自動化管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)，采用該系統(tǒng)能有效解決上述問題。
　　2、期刊閱覽室自動化管理實踐
　　2. 1閱覽室管理系統(tǒng)的功能
通過對期刊閱覽室管理工作的內(nèi)容進(jìn)行分析，期刊閱覽室自動化管理系統(tǒng)應(yīng)該包括以下功能:
　　2.1.1讀者登記
讀者只需掃描圖書借閱證的條碼就可以完成讀者身份驗證，讀者詳細(xì)信息的記錄，使期刊閱覽室的管理告別手工登記方式，并實現(xiàn)門禁管理，讀者登到是閱覽室管理系統(tǒng)的主要功能，一方面，可以對讀者的圖書借閱證進(jìn)行驗證，讀者只能使用有效圖書借閱證才能進(jìn)人閱覽室;另一方面，讀者進(jìn)人和離開閱覽室時掃描圖書借閱證的條碼，記錄讀者進(jìn)人和離開閱覽室的時間，并將讀者信息存人當(dāng)日閱覽讀者庫，便于日后統(tǒng)計分析。
　　2. 1. 2模擬閱覽室大廳
在計算機(jī)上模擬閱覽室大廳，當(dāng)讀者登記后，虛擬大廳中出現(xiàn)該讀者的身份信息;當(dāng)讀者離開閱覽室時，再次掃描圖書借閱證上的條碼，系統(tǒng)自動在虛擬大廳中刪除該讀者的信息，可以使工作人員在計算機(jī)上就能對閱覽室內(nèi)部的讀者情況一目了然。
　　2.1.3期刊復(fù)印、借還管理
期刊一般只供閱覽而不外借，然而，一方面，待條件允許，或?qū)τ谀承┨厥馇闆r，某些特定人群(如急需科研資料的教師等)，可以短時間內(nèi)像流通圖書一樣正常借閱;另一方面，期刊閱覽室一般會為讀者提供復(fù)印服務(wù)，需要幫助工作人員管理和記錄讀者復(fù)印期刊的情況。閱覽室管理系統(tǒng)的期刊復(fù)印、借還管理功能模仿流通圖書的借還模式，記錄讀者借閱和復(fù)印期刊的情況。
　　2.1.4統(tǒng)計分析
天津大多數(shù)高校圖書館期刊閱覽室對于讀者的統(tǒng)計是基于文本、表格等紙介質(zhì)的，不便于對讀者數(shù)量，分類及期刊利用率等進(jìn)行統(tǒng)計，而且數(shù)據(jù)處理手工操作，工作量大，出錯率高。對于這些統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析是閱覽室進(jìn)行科學(xué)管理，深化服務(wù)的依據(jù)，閱覽室自動化管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)的統(tǒng)計功能有:
(1)期刊閱覽人次的日統(tǒng)計、周統(tǒng)計、月統(tǒng)計等，也可實現(xiàn)某個具體時間段的閱覽人次統(tǒng)計。該項統(tǒng)計便于期刊部門研究讀者在到館時間上的規(guī)律性。
(2)按照讀者系別進(jìn)行統(tǒng)計，了解不同系別讀者的期刊閱覽次數(shù)，根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果對閱覽次數(shù)較少的院系加以分析，期刊部可以通過調(diào)整期刊種類、加強(qiáng)宣傳，推薦、編制刊名目錄、編制期刊論文主題目錄索引等主動服務(wù)的方式加強(qiáng)服務(wù)。
(3)統(tǒng)計期刊被借閱和復(fù)印的頻率，及時發(fā)現(xiàn)問題，對讀者開展宣傳、輔助和引導(dǎo)工作，有針對性地把期刊中特定領(lǐng)域有參考價值的文獻(xiàn)介紹給相關(guān)的讀者;并可以根據(jù)各種期刊的利用情況，了解不同讀者群的閱讀興趣，以指導(dǎo)期刊的訂閱和采購，優(yōu)化資源配置。
本系統(tǒng)通過統(tǒng)計功能模塊對閱覽讀者和期刊利用情況進(jìn)行多種方式的統(tǒng)計，全方位的了解閱覽讀者在來館時間、系別、年級等方面的規(guī)律，了解不同的期刊被不同的讀者閱覽利用的情況，以指導(dǎo)期刊部門更有效地工作。
　　2. 2閱覽室管理系統(tǒng)的實現(xiàn)
閱覽室自動化管理系統(tǒng)獨立于天津高校聯(lián)合圖書館使用的Unicorn自動化集成管理系統(tǒng)，需要建立獨立的讀者數(shù)據(jù)庫。后臺數(shù)據(jù)庫采用SQLServer實現(xiàn)讀者數(shù)據(jù)管理，采用C/S模型，服務(wù)器部署在圖書館主機(jī)房內(nèi);客戶端使用Visual Basic 6. 0實現(xiàn)，進(jìn)行可視化界面設(shè)計，運行于期刊閱覽室內(nèi)的客戶計算機(jī)，通過網(wǎng)絡(luò)存取遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫。
數(shù)據(jù)庫的規(guī)劃是信息系統(tǒng)的一個重要組成部分，本系統(tǒng)中，需要構(gòu)建以下幾個數(shù)據(jù)表:
(1)讀者表
利用Unicorn聯(lián)合系統(tǒng)客戶端程序Work-flows中導(dǎo)出報表的功能，以本校圖書館名稱為關(guān)鍵字，導(dǎo)出本校讀者數(shù)據(jù)，生成文本文件，將其轉(zhuǎn)換成Excel表格，利用系統(tǒng)的上載讀者數(shù)據(jù)功能，將包含讀者數(shù)據(jù)的Excel表導(dǎo)人數(shù)據(jù)庫。當(dāng)讀者掃描圖書借閱證條碼時，查詢該數(shù)據(jù)庫，將讀者信息顯示在期刊閱覽室模擬大廳里。
從聯(lián)合系統(tǒng)Unicorn中導(dǎo)出的讀者數(shù)據(jù)包括9個字段:姓名、性別、用戶標(biāo)識、學(xué)號、圖書館、用戶文檔、系別、組標(biāo)識和人學(xué)年。
(2)閱覽讀者表
每天進(jìn)人期刊閱覽室閱覽的讀者都存人閱覽讀者數(shù)據(jù)庫，閱覽讀者信息除了包含讀者數(shù)據(jù)表中的9個字段外，還包括閱覽室標(biāo)識字段，當(dāng)前管理員身份字段，讀者進(jìn)人閱覽室時間字段，讀者離開閱覽室時間字段;期刊借還信息表，還包括借閱期刊名字段，借閱時間字段;期刊復(fù)印信息表除含讀者信息的部分字段外，還包括復(fù)印期刊名字段。
(3)管理員身份表
期刊閱覽室自動化管理系統(tǒng)實行分級管理，管理員身份表用于保存工作人員的用戶名，密碼和權(quán)限等信息。
期刊閱覽室自動化管理系統(tǒng)注重程序的簡單易用和功能完備，集存儲、分析、統(tǒng)計、打印于一身，節(jié)省人力物力而且調(diào)用方便，統(tǒng)計快捷，準(zhǔn)確性高。
　　3、期刊閱覽室自動化管理系統(tǒng)實施過程中需要注意的問題
　　3. 1注冊讀者數(shù)據(jù)的及時更新
在每年7月和9月份畢業(yè)生離校和新生人學(xué)期間，需要注銷、錄人讀者數(shù)據(jù)，將新生數(shù)據(jù)成批添加到讀者庫和將畢業(yè)生數(shù)據(jù)從讀者庫中移除。系統(tǒng)還具備修改用戶功能，在某些讀者信息出現(xiàn)錯誤的情況下修正讀者信息，當(dāng)讀者單獨辦理圖書借閱證并要求添加到讀者庫中時，使用添加用戶功能進(jìn)行個別添加，使注冊讀者數(shù)據(jù)得以及時地更新。
　　3. 2統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析與評價
期刊管理人員需要學(xué)會用科學(xué)的思維方法思考、分析、研究問題，需要熟悉各種信息源，善于把握新動態(tài)，通過綜合分析與研究，依據(jù)一定的科學(xué)原則，進(jìn)行創(chuàng)造性的信息重組，挖掘信息源的各種價值，尤其是潛在價值，包括對信息的深度加工，提供專題目錄、信息研究報告、綜述評論等第二、三次文獻(xiàn)信息服務(wù)。
　　3. 3統(tǒng)計數(shù)據(jù)的保存與利用
將閱覽讀者數(shù)據(jù)表、期刊借閱表和期刊復(fù)印表定期導(dǎo)出保存，這些數(shù)據(jù)是期刊部門管理的主要參考和工作調(diào)整的依據(jù)。
對讀者各信息字段進(jìn)行分別統(tǒng)計，如按專業(yè)統(tǒng)計、按年級統(tǒng)計，形成直觀的統(tǒng)計報表，研究由于學(xué)生的專業(yè)年級所限，學(xué)習(xí)任務(wù)的不同，在閱讀規(guī)律、閱讀心理、閱讀需求方面的差別。一些高年級的學(xué)生，其主觀能動性較強(qiáng)，閱讀目的明確，對于這樣一類讀者，應(yīng)該充分利用參考咨詢，數(shù)字文獻(xiàn)檢索等多種途徑滿足他們的需求;而一些低年級的學(xué)生，其閱讀目的大部分是休閑，趣味閱讀，還有一部分讀者屬于被動盲目型，不善于利用圖書館學(xué)習(xí)，自學(xué)能力較差，不能充分的利用圖書館提供的資源和服務(wù)，對于這一類讀者，應(yīng)該加強(qiáng)人館教育，培養(yǎng)其利用圖書館的方法和技能，積極引導(dǎo)，幫助建立較高的閱讀水平。
對部分期刊的借還和復(fù)印情況進(jìn)行統(tǒng)計，掌握讀者對館藏期刊的利用情況，在一定程度上確定館藏文獻(xiàn)的調(diào)整方向，指導(dǎo)期刊的訂閱和采購。
　　4、期刊閱覽室自動化甘理的意義
　　4. 1延伸管理的目標(biāo)
系統(tǒng)對讀者每天的實際借還、復(fù)印和閱覽行為進(jìn)行統(tǒng)計，記錄每種期刊被哪些讀者所利用，不同的讀者分別利用了哪些期刊，并形成直觀的統(tǒng)計報表，作為客觀準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)來反映期刊的利用和讀者的分布情況，因此，實行閱覽室自動化管理可以為館藏資源建設(shè)提供科學(xué)依據(jù)。
　　4. 2提升服務(wù)效率與品質(zhì)
實行閱覽室自動化管理便于研究讀者的分類和差別，為開展不同層次的個性化服務(wù)提供依據(jù)，強(qiáng)化了服務(wù)的主動性與針對性。
　　4. 3促進(jìn)期刊閱覽室管理人員業(yè)務(wù)水平的提高
閱覽室自動化管理系統(tǒng)可以準(zhǔn)確地記錄各個閱覽室接待讀者的人數(shù)、期刊外借、復(fù)印冊數(shù)，從而統(tǒng)計出各個閱覽室工作量的大小、所接待讀者的層次類型，實現(xiàn)閱覽室工作人員的量化管理，提高了圖書館的科學(xué)管理水平。
計算機(jī)是現(xiàn)代化圖書館的一個基本工具，要求每個管理人員必須具有相當(dāng)?shù)膶I(yè)知識和相應(yīng)的計算機(jī)技能，閱覽室自動化管理系統(tǒng)的使用，使新的工作方式和現(xiàn)代化的設(shè)備對閱覽室管理人員提出了新的要求，期刊管理人員需要調(diào)整心態(tài)，學(xué)習(xí)有關(guān)計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識，因此，采用閱覽室自動化管理系統(tǒng)對提高館員素質(zhì)有很大幫助，達(dá)到了既科學(xué)管理又優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
　　5、結(jié)束語
期刊閱覽室自動化管理系統(tǒng)的實現(xiàn)將自動化管理引進(jìn)到期刊閱覽室的管理工作中，填補了圖書館自動化管理在閱覽室管理方面的空白，隨著管理系統(tǒng)的不斷改進(jìn)和完善，圖書館期刊閱覽管理將更加方便廣大讀者，提高管理工作效率，使圖書館向高質(zhì)量、多功能、有特色、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。