論文關(guān)鍵詞:大學圖書館　圖書預約　預約管理
論文摘要:文章選取山東大學威海分校圖書館2008年1月一12月的預約文獻為研究對象，對預約借書情況進行了統(tǒng)計分析，找出了網(wǎng)絡環(huán)境下大學圖書館圖書預約失效的主要原因，并提出了相應的動態(tài)管理對策。
圖書預約是圖書館針對讀者借閱文獻開展的一項服務，在網(wǎng)絡環(huán)境下通過圖書館OPAC查詢系統(tǒng)的子系統(tǒng)—“我的圖書館”來實現(xiàn)。所謂圖書預約是指讀者在圖書館檢索到所需文獻時，該文獻已經(jīng)全部借出，讀者可以憑圖書證號登陸“我的圖書館”進行預約登記，并根據(jù)預約要求留下有效的E-mail地址，待文獻歸還后，系統(tǒng)自動給預約讀者發(fā)送郵件通知，讀者接到通知后到指定地點獲取文獻辦理借閱手續(xù)。網(wǎng)絡環(huán)境下的圖書預約工作是圖書借閱服務的一個重要環(huán)節(jié)，圖書預約服務的開通加快了文獻的流通與利用，充分體現(xiàn)了信息公平與自由獲取，減少了文獻借閱中有形無形的限制與約束，使每位讀者都享有平等服務。網(wǎng)絡圖書預約也提高了現(xiàn)代圖書館文獻借閱的管理水平和服務質(zhì)量。文章依據(jù)山東大學威海分校圖書館圖書預約的使用情況，分析了圖書預約成功率低的原因，并提出了相應的動態(tài)管理方式。
　　1山東大學威海分校圖書館開展圖書預約服務的現(xiàn)狀
山東大學威海分校圖書館使用的是江蘇匯文文獻信息服務系統(tǒng)。在網(wǎng)絡環(huán)境下，讀者可以通過圖書館的公共檢索機、或是與校園網(wǎng)連接的任何一臺計算機，方便、快捷地進人圖書館OPAC查詢系統(tǒng)瀏覽或檢索館藏書目，也可通過圖書證號登錄子系統(tǒng)“我的圖書館”查看個人借閱信息、修改個人信息、預約圖書、薦購圖書等。想進行預約圖書的讀者要先到圖書館OPAC查詢系統(tǒng)檢索查找，了解圖書館館藏分布情況，針對于可借狀態(tài)而已全部借出的圖書，如果預約人數(shù)沒有達到系統(tǒng)限定的總預約數(shù)，讀者可點擊“讀者預約”~“執(zhí)行預約”，系統(tǒng)顯示“預約申請完成”。讀者在預約申請完成之后要經(jīng)常留意和關(guān)注預約信息，查看該預約圖書的返還情況、目前狀態(tài)，一旦接到圖書館的預約通知應盡快去指定地點取書，并辦理借閱手續(xù)。圖書返還后將為預約申請者保留5天，預約讀者在此期間未來取書，系統(tǒng)會自動轉(zhuǎn)給下一位預約者。
按照網(wǎng)絡圖書預約的流程，讀者從提出預約申請到預約圖書借出標志著一個預約周期的完成，周期越短，效率越高。筆者選取本館2008年1月~12月的預約文獻為研究對象，對預約借書情況進行了統(tǒng)計。2008年，該館在冊讀者共提出預約申請14 796次，預約后成功借出的圖書6 490冊。圖書預約成功率僅為43. 86 %，也就是說有一多半的讀者沒能通過預約成功借閱到所需文獻，這樣的預約效果將會影響讀者使用預約服務的熱情，降低圖書館整體服務在讀者心目中的可信度。
　　2預約成功率低的主要原因分析
　　2. 1讀者因素
在網(wǎng)絡環(huán)境下，讀者可以利用圖書館提供的OPAC檢索機，也可以利用校園網(wǎng)內(nèi)的任何終端快速、方便地對圖書館內(nèi)的藏書進行檢索、預約，它不受時間、空間的限制、能充分滿足讀者的個性化需求，但同時在網(wǎng)絡環(huán)境下讀者自行預約也產(chǎn)生一些弊端。由于讀者自身的原因?qū)е骂A約失敗的原因是最主要的原因。讀者自身原因可以分多種:①因預約讀者太多，排在后面的預約讀者往往等待很久，也不能接到預約到書的通知。讀者或許已經(jīng)通過其他渠道獲取所需圖書，但沒有及時取消預約，造成預約失效。②讀者過期還書，圖書管理員只能推遲預約通知時間，尤其是在一本書有多位讀者預約時，對預約者的影響是不言而喻。③讀者隨意預約。傳統(tǒng)的圖書館預約，需要讀者到借還臺出示借閱證才能辦理預約登記，手續(xù)嚴格且繁瑣，因而讀者預約的隨意性不大。開展網(wǎng)上預約服務后，讀者只需輸人借閱證件號就可以輕松網(wǎng)上預約，讀者盲目預約和隨意預約的現(xiàn)象逐漸增多。這些預約請求如果沒有及時取消，勢必降低預約成功率。
　　2. 2書籍因素
隨著開架借閱方式的推廣，讀者可以零距離的借閱圖書，這為讀者提供了便利，也使圖書丟失亂架現(xiàn)象越來越嚴重。有些書籍已經(jīng)丟了，但系統(tǒng)里沒有做相應的處理，致使讀者提出預約申請卻無法成功獲取。還有部分圖書因為借閱率極高導致破損，處于修補狀態(tài)或沒有及時歸位的圖書也常常導致預約失效。
　 2. 3信息溝通不暢因素
讀者主要是通過登陸OPAC查詢個人信息和接收通知郵件獲得預約圖書到館信息。而預約圖書一般都是多數(shù)讀者常借的圖書，為加快文獻流通，預約圖書到館后保存期限是5天。如果沒有及時查看用戶信息和郵件，很可能就會錯過保存期限而預約失效。信息溝通不及時是預約失效、預約成功率低的一個很重要的原因。
　 2. 4系統(tǒng)設置不合理因素
通常熱門圖書、知識更新快、專業(yè)性強以及品質(zhì)高的圖書，讀者的預約需求比較集中，在實踐中常常遇到某本書被多位讀者預約，預約排隊人數(shù)多達幾十人，而系統(tǒng)并未對預約讀者有一定的限制，也不能動態(tài)顯示該書的預約讀者數(shù)量，因而大量讀者長期處于盲目排隊狀態(tài)，在等待過程中，讀者會逐步懈怠屬于查看個人信息和郵件提示，未能及時領(lǐng)取到館預約圖書，致使預約失敗。
　　2. 5管理疏漏因素
不可否認，有一部分圖書預約失敗的原因在于圖書管理中的疏漏。盡管山東大學威海分校圖書館在這方面做了足夠的努力，但工作人員偶爾也會在忙亂中忽視了預約提示信息，導致預約圖書未被挑出，被預約的圖書被混人其他圖書中一起上架，該被預約圖書便遲遲不能用來通知預約申請者。
　　3預約圖書的動態(tài)管理辦法
為了提高圖書預約的成功率，圖書館應從以下幾個方面對預約圖書采取動態(tài)管理辦法。
　　3. 1加強圖書預約服務宣傳，約束預約行為
在開展網(wǎng)上預約服務之前，要把讀者教育放在首要位置，對圖書館預約服務的實施辦法與目的進行大力宣傳，讓更多的讀者知道圖書預約服務是為他人和自己提供借閱便利的，不能隨便預約;對一時預約又不再需要借閱的預約圖書應及時取消預約登記;一旦預約登記，就要時常關(guān)心預約圖書到館通知，按時辦理圖書借閱手續(xù)。建立讀者信用等級信息，對累計多次未領(lǐng)取預約圖書的讀者采取降低等級、暫停乃至取消預約權(quán)限的措施，減少預約讀者的隨意性和干擾性預約行為，提高圖書預約成功率、加快預約圖書的流通。
　　3. 2適當增加熱門圖書復本量，滿足讀者閱讀需求
在實踐中常常遇到某本書被多數(shù)讀者預約，預約排隊高達十幾人甚至幾十人，顯然該書在本館單冊數(shù)量過少，致使想看的人排長隊預約。針對這種情況，工作人員可對預約頻度高的圖書做登記，隨時聯(lián)系采訪部門采購人員，酌情增加熱門圖書復本量，以緩解預約圖書排長隊現(xiàn)象，盡量滿足讀者需求。
　　3. 3針對預約圖書，優(yōu)化服務細節(jié)
預約人數(shù)的多少表明了一種圖書的受關(guān)注程度，從而可以使我們?yōu)榻栝嗩l繁的圖書制定特殊的政策。當一本圖書有人預約時，要將已借出的圖書借期縮短，由正常的3個月縮短為1—2個星期?？刹捎秒娮余]件或短信的方式通知讀者本書已被預約，要求在規(guī)定的時間內(nèi)還書。我們計算一下，如果某本圖書有3本復本量，以圖書的借期為3個月計算，且每個讀者都持滿借期，一年最多可流通12人次。如果圖書的借期縮短為Z周，且每個讀者都持滿借期，一年最多可流通144人次。這種動態(tài)的管理方式使每一冊圖書根據(jù)借閱頻率得到充分的利用，其經(jīng)濟效益和使用效率不是只靠增加復本量可比的。
　　3. 4開展未到館新書預約，提高圖書利用效率
除了傳統(tǒng)的圖書預約服務，圖書館有必要開展新書預約服務。未到館新書預約:指圖書館采訪部門訂書后即按批打印訂書清單，以“即將到館新書通報”的形式提供給讀者選擇預約。其優(yōu)點是新書還未到館就為新書找到了讀者，具有一定的超前性。新書預約服務的動態(tài)管理形式，體現(xiàn)了圖書館“為書找人”的服務思想。
　　3. 5預約在編狀態(tài)圖書，提高圖書流通效率
當讀者預約在編狀態(tài)圖書時，流通部門可將此種圖書的信息轉(zhuǎn)交采編部門，采編部門要在正處理的圖書中找出讀者所借圖書，并加快處理過程?？梢?guī)定在幾個工作日內(nèi)驗收、編目完畢，送交流通部門后由流通部門及時通知讀者取書。由于圖書加工、編目等需要一定的時間，這種借閱管理辦法縮短了有閱讀需求的圖書到讀者手中的時間，提高了圖書利用的時效。
　　3. 6提供多種查閱預約信息梁道，拓展多元化服務
為了提高圖書預約成功率，提高圖書預約服務質(zhì)量，增加信息傳遞的途徑、提供圖書館與讀者信息交流的平臺是成功的關(guān)鍵。圖書館要做到讓每位預約讀者都能在有效期內(nèi)收到通知是提高預約成功率的一個必要條件。通知方式主要有以下幾種:①讀者可以通過圖書館提供的OPAL檢索機或者校園網(wǎng)內(nèi)的任何終端，登陸“我的圖書館”，查看本人借閱情況以及預約圖書是否到館。②圖書館通過電子顯示屏動態(tài)公布預約到書信息，方便到館讀者隨機查看。③在圖書館主頁專門開設“預約信息”公告欄，發(fā)布預約圖書到館信息，以方便讀者查詢。④開通手機短信服務，以短信的方式通知預約讀者，讓讀者在第一時間獲取圖書到館信息，減少各種人為因素造成的預約失效。