會計電算化?？普撐?2)
會計電算化?？普撐南螺d篇2
淺談加強企業(yè)會計電算化內(nèi)部控制的策略
一、會計電算化的技術(shù)控制
信息化時代，網(wǎng)絡(luò)在財務(wù)管理中得到了普遍應(yīng)用，使會計辦公方式發(fā)生了從紙張向計算機(jī)存儲設(shè)備的轉(zhuǎn)變，一些數(shù)據(jù)與報表的保存需借助于硬盤、光盤和軟盤進(jìn)行。在斷電情況下，災(zāi)害發(fā)生或操作失誤時，極易造成數(shù)據(jù)信息的破壞和喪失，以致給企業(yè)經(jīng)濟(jì)帶來嚴(yán)重?fù)p失，因此必須對遠(yuǎn)程報賬、報表，網(wǎng)上支付、電子銷售等網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件的運行進(jìn)行相應(yīng)的控制。
(一)對軟件系統(tǒng)的控制
會計軟件是會計電算化工作的載體，其安裝與操作若出現(xiàn)問題，將會影響電子數(shù)據(jù)的有效保存。所以，必須保證已保存各種會計數(shù)據(jù)信息的安全性。
目前我國使用的財務(wù)軟件比較混亂。采購?fù)緩讲煌?，使用情況各異，加之不同的數(shù)據(jù)接口和應(yīng)用方法，給會計軟件之間的兼容、操作、查詢以及傳輸帶來一定困難。在軟件使用過程中，有些單位置軟件的權(quán)限控制功能而不顧，任意公開系統(tǒng)密碼，財務(wù)系統(tǒng)無限制進(jìn)入，造成信息丟失、系統(tǒng)癱瘓、數(shù)據(jù)更改的現(xiàn)象時有發(fā)生。要改善以上問題與狀況，必須加強對軟件系統(tǒng)的控制。一要嚴(yán)格審批、控制計算機(jī)系統(tǒng)軟件的選購、更新和升級。二要借助于開發(fā)控制技術(shù)對軟件開發(fā)進(jìn)行控制，以防止意外斷電等原因所引起的會計信息處理中斷和數(shù)據(jù)丟失，避免因電算化會計信息系統(tǒng)本身的錯誤和疏漏所引起的損失。三要實行數(shù)據(jù)雙備份及異地存放制度，防止非法修改和刪除事件的發(fā)生，確保會計數(shù)據(jù)的完整安全。
(二)對操作過程的控制
與手工會計系統(tǒng)相比，電算化會計系統(tǒng)具有更大的自動性與技術(shù)性。在將原始數(shù)據(jù)錄入后，就會對其進(jìn)行自動處理，同時進(jìn)行儲存。編制報表、記賬以及分析等都在程序自動控制之下。然而，會計電算化的安全性并非萬無一失。為從會計信息中竊取一些商業(yè)機(jī)密，有些人會充當(dāng)黑客角色，以發(fā)送病郵、木馬等方式非法入侵與攻擊會計電算化系統(tǒng)。特別是隨著互聯(lián)網(wǎng)的開放與發(fā)展，安全性危機(jī)嚴(yán)重威脅著會計信息的聯(lián)機(jī)處理。作為商業(yè)機(jī)密的財務(wù)信息，對企業(yè)的發(fā)展和效益至關(guān)重要，要保證其安全性，急需制定上機(jī)守則，對電腦操作室內(nèi)的工作要求做出具體規(guī)定，加以規(guī)范，要嚴(yán)格操作規(guī)程，明確要求按照既定操作規(guī)程進(jìn)行相關(guān)操作和業(yè)務(wù)處理。其守則與規(guī)程要根據(jù)實際情況予以完善，不斷適應(yīng)經(jīng)營形勢的變化，避免錯誤發(fā)生。
(三)防止病毒侵入造成的損失，提高防范能力
提高病毒防范能力是保證網(wǎng)絡(luò)安全不可或缺的控制措施之一。計算機(jī)病毒對會計數(shù)據(jù)的侵害不可低估，應(yīng)引起企業(yè)高度重視。為了有效防止非法攻擊與病毒襲擊，企業(yè)要不斷提高信息化水平，安裝網(wǎng)絡(luò)防護(hù)墻。不僅如此，企業(yè)會計人員要時刻提高防范意識，加強漏洞變異病毒的識別和應(yīng)對，做到不隨意打開不明郵件，不進(jìn)入不宜的網(wǎng)站，不隨便使用U盤拷貝文件，堅持系統(tǒng)體檢和清理，防止病毒的侵入造成損失。
(四)做好網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)維護(hù)工作
操作控制是一個方面，系統(tǒng)的管理維護(hù)也不可缺少。企業(yè)在設(shè)立和配備專業(yè)的維護(hù)修理人員外，還要強調(diào)操作人員的使用維護(hù)工作，建立一整套硬件、軟件和數(shù)據(jù)的操作維護(hù)制度，明確維護(hù)要求，掌握維護(hù)技巧。要徹底改變“各管一行、只用不管”的觀念和作風(fēng)，切實貫徹落實操作維護(hù)制度，防止對軟件的非法修改和刪除，確保會計業(yè)務(wù)處理的真實可靠與企業(yè)財產(chǎn)安全。
二、會計電算化的制度控制
以制度為形式的控制方式也是系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)安全控制的一個方面。隨著互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)的不斷普及，計算機(jī)操作舞弊、貪污等不法行為時有發(fā)生。擅自篡改輸入會計數(shù)據(jù)與執(zhí)行路徑者有之，偷窺、復(fù)制數(shù)據(jù)者有之，偽造或銷毀文件者有之，非法修改會計電算化資料者有之，竊取或出賣輸出機(jī)密者有之，致使企業(yè)資產(chǎn)流失，嚴(yán)重影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的增長。為了有效防范風(fēng)險，避免損失，必須建立健全一整套會計電算化操作制度，使數(shù)據(jù)的處理趨于規(guī)范，從各個環(huán)節(jié)確保會計信息的安全可靠性。
(一)嚴(yán)格堅持上機(jī)人員的授權(quán)原則，切實完善內(nèi)部控制體系
強化內(nèi)部控制是加強會計電算化系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)安全控制的關(guān)鍵。首先要根據(jù)會計電算化的組成要素和會計信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)的需求，明確設(shè)定上機(jī)會計人員操作崗位，并對其職責(zé)和權(quán)限做出具體規(guī)定，嚴(yán)格堅持上機(jī)人員的授權(quán)原則，采取對每個崗位系統(tǒng)功能授權(quán)的辦法，落實其責(zé)任與權(quán)限。特別要控制原系統(tǒng)開發(fā)人員與非專屬人員進(jìn)入機(jī)房，健全系統(tǒng)的拒絕錯誤操作功能，可以采取身份設(shè)密、數(shù)據(jù)存儲與處理分開、數(shù)據(jù)加密、辯真措施等系統(tǒng)安全控制功能與防護(hù)措施，以保證操作安全、利于審計。
每個單位都應(yīng)對會計電算化的安全控制點進(jìn)行集中統(tǒng)一摸底確認(rèn)，明確責(zé)任，分別制定各控制點的安全防范措施，并強制落實。具體到系統(tǒng)的功能模塊管理方面，應(yīng)明確操作權(quán)限，設(shè)置口令密碼，并就口令更改周期等相關(guān)要求做出規(guī)定。也可以操作日志、視頻監(jiān)控等形式對其數(shù)據(jù)系統(tǒng)實施監(jiān)管，防止非法修改現(xiàn)象的發(fā)生。在網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)、接入口的安全方面，可以通過光纖傳輸、接入口保密措施的落實，切實保證網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)陌踩?/p>
(二)采取行之有效的防范措施
會計電算化要實現(xiàn)安全控制，操作細(xì)節(jié)的規(guī)范也是一個重要方面。企業(yè)必須采取行之有效的防范措施來避免一些失誤。以財務(wù)會計相關(guān)文件及數(shù)據(jù)信息的儲存為例，需要就備份或副本的數(shù)量和時間做出規(guī)定，并明確其建立人和保管人;發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)被破壞后，不可擅自恢復(fù)，要向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請示，批準(zhǔn)后方可實施系統(tǒng)恢復(fù)工作。在輸入控制方面，錄入人員要專門化。數(shù)據(jù)的輸入事先應(yīng)報送主管領(lǐng)導(dǎo)審查，批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。輸入數(shù)據(jù)必須進(jìn)行核對，只能錄入數(shù)據(jù)，不得有修改、復(fù)制行為，違者必究。在數(shù)據(jù)輸出控制方面，要明確輸出文件及報告的記錄與簽章制度，堅持輸出授權(quán)原則，并通過嚴(yán)格加密以確保數(shù)據(jù)的安全傳送。
(三)加強電算化控制的法制建設(shè)
會計電算化犯罪是一種高科技的新型犯罪。目前，缺乏完整的法規(guī)條款，因此，有必要制定出臺專門的法律法規(guī)來進(jìn)行控制。一方面，應(yīng)建立電算化系統(tǒng)的保護(hù)性法規(guī)，明確相關(guān)軟件、硬件及其數(shù)據(jù)應(yīng)該享有的保護(hù)范圍及保護(hù)方式;另一方面，可以建立電算化犯罪行為的懲處性法規(guī)，明確其性質(zhì)、類別及制裁程度。
(四)加強內(nèi)部審計制度建設(shè)
對內(nèi)部會計資料定期監(jiān)督審計是企業(yè)內(nèi)部審計控制制度的重要部分。電算化會計數(shù)據(jù)自然是審計的重點內(nèi)容。即在對系統(tǒng)運作進(jìn)行全面審查的同時，一要看賬務(wù)處理是否符合《會計法》等法規(guī)要求;二要看費用簽字是否符合相關(guān)制度;三要看手續(xù)憑證是否規(guī)范;四要看電子與書面數(shù)據(jù)是否一致;五要看保存數(shù)據(jù)是否安全，及時發(fā)現(xiàn)差錯，特別是輸入、程序等方面的漏洞及其舞弊案件，要及時進(jìn)行處理與整改。對于內(nèi)部控制系統(tǒng)存在的問題，應(yīng)進(jìn)行科學(xué)分析與評價，引起被審計單位的重視，并跟蹤檢查，促使通過制度的完善加強內(nèi)部控制。
三、會計電算化的管理控制
內(nèi)部控制管理是一個單位為了保證會計等數(shù)據(jù)安全可靠，形成人工與機(jī)器相結(jié)合的，對會計電算化運行的每一個環(huán)節(jié)進(jìn)行全面控制的一種機(jī)制，用來防止和糾正系統(tǒng)中所發(fā)生的問題，以確保系統(tǒng)的安全運行與效益目標(biāo)的實現(xiàn)。目前，雖然我國大多數(shù)企業(yè)配置了財務(wù)軟件，但疏于內(nèi)部管理與控制，致使會計核算軟件不能安全運行，為此，必須加強會計電算化內(nèi)部管理控制，即通過一些管理措施與手段的落實，實現(xiàn)會計憑證、軟盤等所有存儲信息資料安全妥善管理。
(一)做好會計管理基礎(chǔ)工作
規(guī)范的會計數(shù)據(jù)是電算化會計信息系統(tǒng)的關(guān)鍵。這就要求企業(yè)必須做好扎實的基礎(chǔ)工作。會計制度要健全，核算規(guī)程要規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確，形成一整套較為科學(xué)規(guī)范的管理制度。以基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為例，原始數(shù)據(jù)的加工處理與存儲決定會計報表數(shù)據(jù)等的輸出。會計賬目及報表的最終形成均由計算機(jī)會計軟件完成。輸入數(shù)據(jù)的正誤決定著輸出數(shù)據(jù)的正誤?？梢娸斎霐?shù)據(jù)的精確源于規(guī)范化的數(shù)據(jù)處理方法與處理過程。只有做好這些會計管理基礎(chǔ)工作，才能保證會計數(shù)據(jù)的真實與準(zhǔn)確。
(二)操作人員的權(quán)限控制
權(quán)限控制是會計電算化內(nèi)部控制的一個重要方面。應(yīng)以管理制度的形式，嚴(yán)明職責(zé)分工，實現(xiàn)組織控制。一是要實施并保持不相容職能的分離，即原始數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)人員與電算化人員的職責(zé)分離。二是針對不相容職能集中化狀況的缺陷，實現(xiàn)電算化部門內(nèi)部人員的職權(quán)分離。其分工要做到相互間職權(quán)分離，實現(xiàn)牽制制約。會計操作人員必須履行登錄用戶名與輸入密碼的程序后方可進(jìn)行操作，有效制約違規(guī)操作，遏制舞弊和泄密。
(三)注重會計人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)
一要著眼于業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。各單位應(yīng)開設(shè)會計人員會計電算化知識培訓(xùn)班，有組織地分期分批進(jìn)行計算機(jī)操作維護(hù)技術(shù)的學(xué)習(xí)，不斷更新知識，提高技術(shù)水準(zhǔn)。也可以采取高校招聘或選拔進(jìn)修的方式，培養(yǎng)一支高檔次的復(fù)合型電算會計類人才隊伍。二要著眼于思想素質(zhì)的提高，定期分析會計人員的思想和行為，針對會計人員思想動態(tài)及違法違紀(jì)苗頭，一方面對會計人員進(jìn)行正面的法紀(jì)政紀(jì)教育，提高會計人員的道德修養(yǎng)和自我約束的自覺性;另一方面，有針對性地通過反面教材進(jìn)行警示教育，促使他們接受教訓(xùn)，守法自律，相互監(jiān)督，防止違規(guī)行為的發(fā)生，防患于未然。
(四)改善電算化會計檔案管理
會計電算化的推行，為檔案管理提出了新的要求，檔案管理必須進(jìn)行一系列適應(yīng)性轉(zhuǎn)變。實行會計電算化后，無論業(yè)務(wù)處理方式，還是職能劃分都有較大變化，加之功能大幅度提高，職責(zé)高度集中，數(shù)字信息的輸入與輸出往往由一個人來完成，與手工操作時代的會計工作有較大的差別，必須根據(jù)其現(xiàn)有的特點，就會計檔案的收集、保存、利用等一系列工作分門別類地進(jìn)行條理化的處理，加強存入與調(diào)出的管理，防止操作人員直接對數(shù)據(jù)庫篡改、舞弊，確保數(shù)據(jù)的原始性。
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