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電算化會計檔案的管理論文

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電算化會計檔案的管理論文

  如果說現(xiàn)代人類最偉大的發(fā)明是計算機,那么電算化會計就是計算機最偉大的應(yīng)用之一。隨著社會的發(fā)展,會計工作從手工轉(zhuǎn)變成計算機,電算化會計已成為會計人員的必修課。以下是學(xué)習(xí)啦小編今天為大家精心準(zhǔn)備的:電算化會計檔案的管理相關(guān)論文。內(nèi)容僅供參考閱讀!

  電算化會計檔案的管理全文如下:

  一、電算化會計檔案
電算化會計檔案指存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)(以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù))和計算機打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)。

  會計數(shù)據(jù)是指記帳憑證、會計帳簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數(shù)據(jù),以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。電算化會計檔案管理的主要任務(wù)是:監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案,保證各種會計檔案的安全與保密,保證各種會計檔案得到合理和有效的利用,并安全保存。

  計算機內(nèi)會計數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記帳單位的重要工作。采用電子計算機打印輸出的會計憑證、帳簿、報表應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計制度的要求,必須采用中文或中外文對照,字跡要清晰,保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

  二、記帳憑證的生成與管理

  電算化后,記帳憑證的生成有兩種方式:

  1.根據(jù)原始憑證在計算機上直接編記帳憑證,由計算機打印輸出。在這種情況下,記帳憑證上應(yīng)有錄入員、稽核人員和會計主管人員的簽名或蓋章。收付款記帳憑證還應(yīng)由出納人員簽名或蓋章。打印生成的記帳憑證視同手工填制的記帳憑證,按《規(guī)范》、《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。

  2.手工事先作好記帳憑證,向計算機錄入記帳憑證,然后進(jìn)行處理。在這種情況下,保存手工記帳憑證與機制憑證皆可。

  在保證記帳憑證清晰的條件下,計算機打印輸出憑證中的表格線可適當(dāng)減少。

  三、會計帳簿和報表的生成與管理

  對電算化后的會計帳簿和會計報表的打印和保管《規(guī)范》有明文規(guī)定,即應(yīng)當(dāng)打印出書面形式,其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定辦理??紤]到計算機打印的特殊情況,在《會計電算化工作規(guī)范》中對會計資料生成作了一些靈活規(guī)定,包括:

  1.現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳要每天登記并打印輸出,做到日清月結(jié)?,F(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳的打印,由于受到打印機條件的限制,可采用計算機打印輸出的活頁帳頁裝訂成冊。如果每天業(yè)務(wù)較少、不能滿頁打印的,可按旬打印輸出。

  2.一般帳簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月或按季、按年打印;發(fā)生業(yè)務(wù)少的帳簿,可滿頁打印。

  3.在所有記帳憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類帳數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下,總分類帳可用“總分類帳本期發(fā)生額及余額對照表”替代。

  4.在保證帳簿清晰的條件下,計算機汀印輸出的帳簿中表格線可適當(dāng)減少。

  四、關(guān)于會計電算化系統(tǒng)開發(fā)的文檔資料的管理

  會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會計檔案保管,保管期截至該系統(tǒng)停止使用或有重大更改之后的1—3年。

  五、關(guān)于磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)的管理

  存儲計算機中的會計數(shù)據(jù)(以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)),是在會計電算化情況下新的會計檔案形式。在未打印成書面形式輸出之前,應(yīng)妥善保管并留有副本。

  一般說來,為了便于利用計算機進(jìn)行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時進(jìn)行恢復(fù),這些介質(zhì)都應(yīng)視同會計資料或檔案進(jìn)行保存。

  采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計帳簿、報表,具有磁性化和不可見的特點。因此,必須注意以下幾點:

  第一,采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù),不再定期打印輸出會計帳簿,應(yīng)征得同級財政部門的同意。

  第二,保存期限同打印輸出的書面形式的會計帳簿、報表。

  第三,記帳憑證、總分類帳、現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳仍需要打印輸出,還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求,及時打印輸出有關(guān)帳簿、報表。

  六、安全和保密措施

  1.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉?fàn)€和防鼠咬等工作。重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,存放在兩個以上不同的地點,最好在兩個不同建筑物內(nèi)。

  2.采用磁性介質(zhì)存貯會計檔案,要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。

  3.嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,會計檔案不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

  對任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊、軟盤等行為,都要進(jìn)行相應(yīng)的處理。

  4.各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設(shè)備、光盤、微縮膠片等,未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意,不得外借和拿出單位。

  5.借閱會計資料,應(yīng)該履行相應(yīng)的借閱手續(xù),經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時,還應(yīng)該認(rèn)真檢查,防止感染病毒。

  七、建立檔案管理制度

  檔案管理一般是通過制定與實施檔案管理制度來實現(xiàn)的。檔案管理制度一般包括以下內(nèi)容:

  1.存檔的手續(xù),主要是指各種審批手續(xù),比如打印輸出的帳表,必須有會計主管、系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管;

  2.各種安全和保密措施;

  3.檔案管理員的職責(zé)與權(quán)限;

  4.檔案的分類管理辦法;

  5.檔案使用的各種審批手續(xù);

  6.各類文檔的保存期限及銷毀手續(xù)。

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