淺議商務(wù)英語函電的清楚原則
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摘要: 撰寫高水平的商務(wù)英語函電通常要遵守七個(gè)原則, 其中清楚原則是最基本的原則之一, 但國(guó)內(nèi)以清楚原則為依據(jù)進(jìn)行的應(yīng)用研究尚不多見。本文針對(duì)清楚原則的運(yùn)用, 分別從詞語與句子等方面進(jìn)行了論述。文章認(rèn)為: 商務(wù)英語函電應(yīng)盡量使用簡(jiǎn)單詞語, 并注意代詞的指代; 句子表達(dá)要求重點(diǎn)突出, 而且要有一定的連貫性。
商務(wù)英語函電是國(guó)際貿(mào)易的重要溝通工具。撰寫高水平的商務(wù)英語函電通常要遵守七個(gè)原則, 其中, 清楚原則是七個(gè)原則中最基本的原則之一。在現(xiàn)有的商務(wù)英語函電研究成果中, 以清楚原則為依據(jù)進(jìn)行的應(yīng)用研究較少看到。為此, 筆者擬探討清楚原則在商務(wù)英語函電中的運(yùn)用, 以幫助國(guó)際商務(wù)人士提高商務(wù)英語函電寫作水平。
一、商務(wù)英語函電的清楚原則
清楚原則包含三方面: ( 1) 一個(gè)句子包含一個(gè)意思; ( 2) 句子之間應(yīng)有邏輯關(guān)系; ( 3) 以簡(jiǎn)單、直接的方法表達(dá)。[1]清楚的表達(dá), 能避免誤會(huì), 甚至貿(mào)易糾紛。比如說, “Fluctuation in theexchange rate after the date of contract signing will be for the buyer’saccount.”[1] “fluctuation in the exchange rate”包括了匯率的上漲和跌落兩種情況。如果不表達(dá)清楚, 買賣雙方就會(huì)對(duì)匯率的漲落產(chǎn)生糾紛。避免不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛, 商務(wù)英語函電撰寫的過程中要始終貫徹清楚的原則。上述例子若想表達(dá)“合同生效后匯率的波動(dòng)由買方承擔(dān)”, 原句子可改為“Any increase ordecrease in the exchange rate after the date of contract signing willbe for the buyer’s account.”
二、清楚原則的運(yùn)用
( 1) 詞語的運(yùn)用
1)詞語的準(zhǔn)確無誤
當(dāng)你明確了要表達(dá)的想法時(shí), 要注意選用清晰、簡(jiǎn)單的詞語, 準(zhǔn)確無誤地表達(dá)你要傳達(dá)的信息。避免用一些復(fù)雜、深?yuàn)W的詞匯。有些寫信人認(rèn)為復(fù)雜、深?yuàn)W的詞匯會(huì)讓信件看起來更有水平, 更重要些。然而, 復(fù)雜的詞匯會(huì)增加對(duì)方讀信的難度,甚至引起理解上的誤會(huì)。通常, 商務(wù)英語函電的撰寫適合采用簡(jiǎn)單易懂的詞匯。
2) 代詞的指代
注意代詞指代的對(duì)象和關(guān)系代詞前后的邏輯關(guān)系。一般來說, 代詞和關(guān)系代詞用以修飾離它們最近的名詞, 并且與所指代的名詞保持人稱上和數(shù)量上的一致。但代詞的不恰當(dāng)運(yùn)用, 會(huì)引起表達(dá)上的歧義。試看以下的句子: They informedMessrs. Smith and Richardson that they would receive an answerin a fewdays.[1]在這個(gè)句子中, 第二個(gè)“they”指代誰呢? 是整個(gè)句子的主語“They”還是“Messrs. Smith and Richardson”呢? 這里就產(chǎn)生了歧義。如何清楚地表達(dá)? 比如原意想表達(dá)“Smith和Richardson兩位先生將在近期內(nèi)得到答復(fù)”, 原句子可改為:“They informed Messrs . Smith and Richardson that the latterwould receive an answer in a fewdays.”這樣的話, “the latter”指代“Messrs. Smith and Richardson”, 指代清楚, 句子意思明確。
3) 修飾詞的位置
同一修飾詞在句子的不同位置, 句子意思和側(cè)重點(diǎn)將完全不同。試比較以下兩個(gè)句子: ①We can supply 100 tons of theitemonly. ②We can supply only 100 tons of the item.在第一個(gè)句子中, “only”修飾“the item”, 意思是只提供這種項(xiàng)目, 沒有其它的項(xiàng)目。而在第二個(gè)句子中, “only”是修飾“100 tons”, 意思是只提供100噸, 沒有更多了。故修飾詞在句子中的位置不同,其所修飾的詞就不同, 意思也將有所不同, 書寫商務(wù)英語函電時(shí)一定要注意這一點(diǎn)。
此外, 修飾詞的位置應(yīng)該是緊跟著或者靠近它所修飾的詞語。試比較以下兩個(gè)句子: ①They bought a bicycle in a smallshop in Beijing which costs $ 25.00. ②They bought a bicycle for$25.00 in a small shop in Beijing. “$25.00”是修飾“bicycle”, 說明這一輛自行車的價(jià)格, 應(yīng)該靠近它所修飾的詞語“bicycle”。第一個(gè)句子“which costs $ 25.00”應(yīng)移到“bicycle”后面。第二個(gè)句子不用定語從句, 直接用介詞“for” 帶出自行車的價(jià)格“$25.00”, 修飾詞位置正確, 整個(gè)句子簡(jiǎn)潔、清楚易懂。
( 2) 句子的邏輯結(jié)構(gòu)
分詞的邏輯主語與句子的主語要保持一致。[4]試分析以下句子: “Being an expertin international trade, I’m sure youhave experience of solving this kind of problem.”在這個(gè)句子中,句子的主語是“I”, 而分詞的邏輯主語是“you”。為保持分詞的邏輯主語與句子主語一致, 原句子可改為: “Being an expert ininternational trade, you certainly have experience of solving thiskind of problem.” 或者“As you are an expert in internationaltrade, I’m sure you have experience of solving this kind of problem.”。
其次, 注意句子間意思的連貫性。例如: They wrote a letter.It was addressed to Mr. Woods. He is the sales manager.這三個(gè)短句缺乏意思上的連貫性, 每個(gè)句子都有它獨(dú)立的意思,讀信人很難區(qū)分哪個(gè)句子是最重要的信息。上述句子可改為: “They wrote a letter to Mr. Woods, the sales manager.”改寫后的句子意思清楚明確: “他們給銷售部經(jīng)理Woods先生寫了一封信。”
此外, 清楚的表達(dá)要求重點(diǎn)突出, 讀信人不會(huì)遺漏重要的信息。我們書寫商務(wù)英語函電時(shí)可以通過調(diào)整句子結(jié)構(gòu), 突出要強(qiáng)調(diào)的部分。比如: “We sent you 5 samples yesterday of thegoods which you requested in your letter ofMay 25 by air.”該句子包括了很多信息, 有①we sent you, ②5 samples, ③yesterday, ④the goods which you requested in your letter ofMay 25, ⑤by air。一個(gè)句子包含多種信息, 讀信人很容易忽略其中某些信息。對(duì)此, 重要的信息應(yīng)放在句子的前面, 通過句子結(jié)構(gòu)加以強(qiáng)調(diào)。上述句子重要的信息有①we sent you, ②5 samples, ⑤by air。原句子可改寫為: “We sent you, by air, 5 samples of goods whichyou requested in your letter ofMay 25 yesterday.”經(jīng)過改寫的句子重點(diǎn)突出, 句子意思更清晰明確。
最后, 句子中簡(jiǎn)潔的情節(jié)有利于清楚的表達(dá)。如“We haveyour check of October 17 in the amount of $500, and wish at thistime to thank you for it.”原句子是表達(dá)“我方收到貴方10月17日開具的500美元支票一張, 特此感謝。”“特此感謝”原句子用“wish at this time to thank you for it”, 用詞繁瑣, 使得整個(gè)句子意思不明確。如果這一個(gè)情節(jié)簡(jiǎn)化為“thank you”, 原句子改為“Thank you for your check of October 17 for $500.”修改后的句子意思更清楚易懂。
三、結(jié)束語
本文針對(duì)清楚原則在商務(wù)英語函電寫作中的運(yùn)用, 分別從詞語與句子進(jìn)行了論述, 得出以下主要結(jié)論: (1) 盡量使用簡(jiǎn)單詞語, 并注意代詞的指代; (2) 句子表達(dá)要求重點(diǎn)突出, 而且要有一定的連貫性。
參考文獻(xiàn):
[ 1] 胡鑒明.商務(wù)英語寫作[M] .廣州: 華南理工大學(xué)出版社, 2001: 4.
[ 2] Sue Kay.實(shí)用商務(wù)英語寫作[M] .北京: 北京理工大學(xué)出版社, 2003: 63.
[ 3] 王曉英.商務(wù)英語寫作教程[M] .南京: 東南大學(xué)出版社, 2001: 4.
[ 4] 廖瑛.實(shí)用外貿(mào)英語函電( 第二版) [M] .武漢: 華中科技大學(xué)出版社, 2003: 8.
商務(wù)英語函電是國(guó)際貿(mào)易的重要溝通工具。撰寫高水平的商務(wù)英語函電通常要遵守七個(gè)原則, 其中, 清楚原則是七個(gè)原則中最基本的原則之一。在現(xiàn)有的商務(wù)英語函電研究成果中, 以清楚原則為依據(jù)進(jìn)行的應(yīng)用研究較少看到。為此, 筆者擬探討清楚原則在商務(wù)英語函電中的運(yùn)用, 以幫助國(guó)際商務(wù)人士提高商務(wù)英語函電寫作水平。
一、商務(wù)英語函電的清楚原則
清楚原則包含三方面: ( 1) 一個(gè)句子包含一個(gè)意思; ( 2) 句子之間應(yīng)有邏輯關(guān)系; ( 3) 以簡(jiǎn)單、直接的方法表達(dá)。[1]清楚的表達(dá), 能避免誤會(huì), 甚至貿(mào)易糾紛。比如說, “Fluctuation in theexchange rate after the date of contract signing will be for the buyer’saccount.”[1] “fluctuation in the exchange rate”包括了匯率的上漲和跌落兩種情況。如果不表達(dá)清楚, 買賣雙方就會(huì)對(duì)匯率的漲落產(chǎn)生糾紛。避免不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛, 商務(wù)英語函電撰寫的過程中要始終貫徹清楚的原則。上述例子若想表達(dá)“合同生效后匯率的波動(dòng)由買方承擔(dān)”, 原句子可改為“Any increase ordecrease in the exchange rate after the date of contract signing willbe for the buyer’s account.”
二、清楚原則的運(yùn)用
( 1) 詞語的運(yùn)用
1)詞語的準(zhǔn)確無誤
當(dāng)你明確了要表達(dá)的想法時(shí), 要注意選用清晰、簡(jiǎn)單的詞語, 準(zhǔn)確無誤地表達(dá)你要傳達(dá)的信息。避免用一些復(fù)雜、深?yuàn)W的詞匯。有些寫信人認(rèn)為復(fù)雜、深?yuàn)W的詞匯會(huì)讓信件看起來更有水平, 更重要些。然而, 復(fù)雜的詞匯會(huì)增加對(duì)方讀信的難度,甚至引起理解上的誤會(huì)。通常, 商務(wù)英語函電的撰寫適合采用簡(jiǎn)單易懂的詞匯。
2) 代詞的指代
注意代詞指代的對(duì)象和關(guān)系代詞前后的邏輯關(guān)系。一般來說, 代詞和關(guān)系代詞用以修飾離它們最近的名詞, 并且與所指代的名詞保持人稱上和數(shù)量上的一致。但代詞的不恰當(dāng)運(yùn)用, 會(huì)引起表達(dá)上的歧義。試看以下的句子: They informedMessrs. Smith and Richardson that they would receive an answerin a fewdays.[1]在這個(gè)句子中, 第二個(gè)“they”指代誰呢? 是整個(gè)句子的主語“They”還是“Messrs. Smith and Richardson”呢? 這里就產(chǎn)生了歧義。如何清楚地表達(dá)? 比如原意想表達(dá)“Smith和Richardson兩位先生將在近期內(nèi)得到答復(fù)”, 原句子可改為:“They informed Messrs . Smith and Richardson that the latterwould receive an answer in a fewdays.”這樣的話, “the latter”指代“Messrs. Smith and Richardson”, 指代清楚, 句子意思明確。
3) 修飾詞的位置
同一修飾詞在句子的不同位置, 句子意思和側(cè)重點(diǎn)將完全不同。試比較以下兩個(gè)句子: ①We can supply 100 tons of theitemonly. ②We can supply only 100 tons of the item.在第一個(gè)句子中, “only”修飾“the item”, 意思是只提供這種項(xiàng)目, 沒有其它的項(xiàng)目。而在第二個(gè)句子中, “only”是修飾“100 tons”, 意思是只提供100噸, 沒有更多了。故修飾詞在句子中的位置不同,其所修飾的詞就不同, 意思也將有所不同, 書寫商務(wù)英語函電時(shí)一定要注意這一點(diǎn)。
此外, 修飾詞的位置應(yīng)該是緊跟著或者靠近它所修飾的詞語。試比較以下兩個(gè)句子: ①They bought a bicycle in a smallshop in Beijing which costs $ 25.00. ②They bought a bicycle for$25.00 in a small shop in Beijing. “$25.00”是修飾“bicycle”, 說明這一輛自行車的價(jià)格, 應(yīng)該靠近它所修飾的詞語“bicycle”。第一個(gè)句子“which costs $ 25.00”應(yīng)移到“bicycle”后面。第二個(gè)句子不用定語從句, 直接用介詞“for” 帶出自行車的價(jià)格“$25.00”, 修飾詞位置正確, 整個(gè)句子簡(jiǎn)潔、清楚易懂。
( 2) 句子的邏輯結(jié)構(gòu)
分詞的邏輯主語與句子的主語要保持一致。[4]試分析以下句子: “Being an expertin international trade, I’m sure youhave experience of solving this kind of problem.”在這個(gè)句子中,句子的主語是“I”, 而分詞的邏輯主語是“you”。為保持分詞的邏輯主語與句子主語一致, 原句子可改為: “Being an expert ininternational trade, you certainly have experience of solving thiskind of problem.” 或者“As you are an expert in internationaltrade, I’m sure you have experience of solving this kind of problem.”。
其次, 注意句子間意思的連貫性。例如: They wrote a letter.It was addressed to Mr. Woods. He is the sales manager.這三個(gè)短句缺乏意思上的連貫性, 每個(gè)句子都有它獨(dú)立的意思,讀信人很難區(qū)分哪個(gè)句子是最重要的信息。上述句子可改為: “They wrote a letter to Mr. Woods, the sales manager.”改寫后的句子意思清楚明確: “他們給銷售部經(jīng)理Woods先生寫了一封信。”
此外, 清楚的表達(dá)要求重點(diǎn)突出, 讀信人不會(huì)遺漏重要的信息。我們書寫商務(wù)英語函電時(shí)可以通過調(diào)整句子結(jié)構(gòu), 突出要強(qiáng)調(diào)的部分。比如: “We sent you 5 samples yesterday of thegoods which you requested in your letter ofMay 25 by air.”該句子包括了很多信息, 有①we sent you, ②5 samples, ③yesterday, ④the goods which you requested in your letter ofMay 25, ⑤by air。一個(gè)句子包含多種信息, 讀信人很容易忽略其中某些信息。對(duì)此, 重要的信息應(yīng)放在句子的前面, 通過句子結(jié)構(gòu)加以強(qiáng)調(diào)。上述句子重要的信息有①we sent you, ②5 samples, ⑤by air。原句子可改寫為: “We sent you, by air, 5 samples of goods whichyou requested in your letter ofMay 25 yesterday.”經(jīng)過改寫的句子重點(diǎn)突出, 句子意思更清晰明確。
最后, 句子中簡(jiǎn)潔的情節(jié)有利于清楚的表達(dá)。如“We haveyour check of October 17 in the amount of $500, and wish at thistime to thank you for it.”原句子是表達(dá)“我方收到貴方10月17日開具的500美元支票一張, 特此感謝。”“特此感謝”原句子用“wish at this time to thank you for it”, 用詞繁瑣, 使得整個(gè)句子意思不明確。如果這一個(gè)情節(jié)簡(jiǎn)化為“thank you”, 原句子改為“Thank you for your check of October 17 for $500.”修改后的句子意思更清楚易懂。
三、結(jié)束語
本文針對(duì)清楚原則在商務(wù)英語函電寫作中的運(yùn)用, 分別從詞語與句子進(jìn)行了論述, 得出以下主要結(jié)論: (1) 盡量使用簡(jiǎn)單詞語, 并注意代詞的指代; (2) 句子表達(dá)要求重點(diǎn)突出, 而且要有一定的連貫性。
參考文獻(xiàn):
[ 1] 胡鑒明.商務(wù)英語寫作[M] .廣州: 華南理工大學(xué)出版社, 2001: 4.
[ 2] Sue Kay.實(shí)用商務(wù)英語寫作[M] .北京: 北京理工大學(xué)出版社, 2003: 63.
[ 3] 王曉英.商務(wù)英語寫作教程[M] .南京: 東南大學(xué)出版社, 2001: 4.
[ 4] 廖瑛.實(shí)用外貿(mào)英語函電( 第二版) [M] .武漢: 華中科技大學(xué)出版社, 2003: 8.