淺談檔案管理的相關論文
檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢,在檔案管理現(xiàn)代化過程中還存在著檔案標準化程度低,缺乏高級管理專業(yè)人員,檔案管理投入不足等問題。下面是學習啦小編為大家推薦的檔案管理的相關論文，供大家參考。
檔案管理的相關論文范文一：聲像檔案集中管理的難點及對策
摘要：隨著不斷發(fā)展的城市建設進程，反映城市建設情況和原始面貌的照片、錄像等不同載體的檔案將會越來越多，如不及時解決這部分檔案在收集和管理上面臨的問題，勢必會嚴重影響新時期檔案工作的開展。
關鍵詞：檔案管理;城市建設
一、城市建設聲像檔案集中管理的難點及存在問題
1?拍攝難。一方面，表現(xiàn)在對城市建設原貌拍攝上難以控制。據(jù)了解，不少城建開發(fā)公司沒有將開工前原貌拍攝記錄下來。另一方面，表現(xiàn)在對正在建設中的工程項目拍攝不完全。大多數(shù)單位沒有從工程的前期、中期和后期等各環(huán)節(jié)進行拍攝。
導致拍攝內(nèi)容不齊全完整的原因：一是工作人員兼職較多，沒精力去做;二是領導沒有把拍攝工作納入整體計劃，沒辦法去做;三是對城市原貌的拍攝范圍把握不準，什么位置的、多大規(guī)模設施的需要拍攝保存，搞不清楚;四是拍攝人員或是由于技術水平不高，責任心不強，或是因為計劃性不周，對整個情況不了解，失掉了許多拍攝機會;五是由于經(jīng)費有限，沒資金拍攝。一些單位面對老化的設備，或因資金困難，無力更換，或因控辦限制，無法購買，使得形態(tài)各異的高大建筑物和與之襯托的環(huán)境背景無法用陳舊的設備反映出來，直接影響了此項工作的開展。
2?收集難。主要是多門拍攝，收集上難以控制。拍攝多為業(yè)務部門，隨機性強。檔案部門對拍攝時間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點點，很不完整。在收集上，檔案人員常常叫苦連天，工作往往處于被動。個別人曾在調(diào)離工作時，連同自己拍攝的工作照片也一同卷走，還說這屬于個人知識產(chǎn)權。
另外，目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且，屬于“賬外”檔案，不易控制。許多城建聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，而往往從個人實際工作需要出發(fā)，對聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，將其中一些珍貴資料內(nèi)容丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案正受到不同程度的損壞。
3?管理難。一方面，體現(xiàn)在保管上的分散性，另一方面，體現(xiàn)在管理上的不科學性。首先，一些單位在城建聲像檔案資料形成和管理上各行其是，散存在各業(yè)務科室，檔案不能實行集中統(tǒng)一管理。其次，一些單位形成的城建聲像檔案不能及時歸檔，久而久之，面對一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。照片說明，不是缺時間，就是缺內(nèi)容，造成整理上的不規(guī)范，也給日后查找利用帶來麻煩。由于底片需要單張保存，加印費用較高，許多單位索性不存。再有，照片檔案裝具規(guī)格通常固定，而實際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯。
二、解決集中管理難的對策
上述問題種種，其原因主要是由于各級領導及有關人員對此項工作的重要性和緊迫性缺乏認識。因此，我們要緊急呼吁那些形成城建檔案的各有關部門把收集、保管和利用好城建聲像檔案當作一件大事來抓，盡量避免和減少這部分檔案人為的流失，以保證檔案內(nèi)容的齊全和歷史記錄的完整。解決問題的具體途徑是：
1?執(zhí)法建制守規(guī)范。
收集與管理城建聲像檔案的難度主要在一些單位和個人不受行政命令制約，檔案部門無法控制?！稒n案法》的實施為解決這個難題提供了合法依據(jù)。它明確規(guī)定，凡屬國家檔案，不管是何種載體檔案，都應依法無條件地向本單位檔案部門移交。因此，各單位應根據(jù)實際情況，建立各項規(guī)章制度，層層抓落實。要將“依法治檔”宣傳到有關部門和具體人員，確保國家檔案的齊全和完整。
2?領導重視是關鍵。
解決聲像檔案集中管理難，首先要解決領導認識問題。要認識到城建聲像檔案能形象地、真實地記錄城市建設發(fā)展的各個方面和不同歷史時期的歷程，具有一般文字檔案所不能替代的作用，對現(xiàn)實和歷史有著重要意義。因此，領導要抱著對歷史高度負責的態(tài)度，站在全局利益和長遠利益看待這一問題，并且將這項工作納入單位管理工作日程，提供必要的物質(zhì)支持。那種只重建設項目的結果，輕形成結果過程;重企業(yè)有形的經(jīng)濟效益，輕社會無形的歷史影響的短期行為是不可取的。
3?人、財、物是條件。
要想從根本上解決收集與管理難問題，沒有與之相應的人、財、物，就會成為一紙空談。第一，應選派有責任心，懂拍攝技術的同志擔任此項工作。第二，在經(jīng)費使用上應給予必要的保證。第三，添置必要的聲像檔案設備和提供特殊載體檔案保管條件。有條件的單位，可通過光盤保存聲像檔案，這樣提供檔案更便捷，保存更耐久。另外，檔案業(yè)務主管部門，應具體研究解決特殊規(guī)格照片檔案裝具問題，以滿足檔案整理和保管的需求。
4?前控工作是手段。
收集工作具有機動、靈活、拾遺補缺的作用，應當受到重視。檔案部門除加強平時收集照片、錄像檔案外，還應處理好與形成檔案的各業(yè)務部門之間的關系，向有關人員及時了解信息，查詢照片檔案的去向，并做好有關人員的思想工作，盡可能的把散存在個人手中的照片收集起來，集中保管，更好的發(fā)揮其利用價值。
另外，還應做好收集前必要的登記和鑒定工作。如，凡為工作照相的，照后都要將照片和底片一并交由檔案室統(tǒng)一保管。否則，不予報銷。
5?部門配合共同管。
建議區(qū)縣檔案工作主管部門與政府有關城市建設項目審批部門及管理部門加強聯(lián)系，通報情況，聯(lián)合擬制有關文件，齊抓共管，以保證本區(qū)域內(nèi)城建聲像檔案管理工作的順利開展，為保留首都北京原貌和各項新建工程全貌，提供珍貴翔實的照片、錄像檔案資料作出努力。
隨著不斷發(fā)展的城市建設進程，反映城市建設情況和原始面貌的照片、錄像等不同載體的檔案將會越來越多，如不及時解決這部分檔案在收集和管理上面臨的問題，勢必會嚴重影響新時期檔案工作的開展。因此，必須引起各級領導、檔案管理部門和有關人員的高度重視。
檔案管理的相關論文范文二：檔案信息電子化問題研究
摘要：雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。
關鍵詞：電子化;檔案信息;管理
一、檔案信息電子化的現(xiàn)狀
1?檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
2?在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
3?標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館?室 藏檔案業(yè)務基礎差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
4?檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應。
5?檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
三、檔案信息電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以館?室 藏檔案資料?紙質(zhì)或機讀形式的 為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：
1?可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館?室 對計算機的應用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設備不能盡其用。
2?縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
3?檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
4?檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
5?檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。
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