淺談檔案管理方面論文

　　檔案管理具有系統(tǒng)化、復雜化的特點,要想檔案信息能夠進行有效、科學、合理的應用,就必須做好檔案管理工作,這是基本前提,也是必要保證。下面是學習啦小編為大家推薦的檔案管理方面論文，供大家參考。

　　檔案管理方面論文范文一：干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)

　　摘要：隨著辦公自動化和信息系統(tǒng)的逐步推廣與完善，對各級干部的計算機應用水平也提出了較高的要求。要有計劃地對使用者進行強制培訓，使其成為辦公自動化和干部信息系統(tǒng)的積極參與者與受益者，從而不斷提高整體的業(yè)務水平和管理能力。

　　關鍵詞：檔案管理;多媒體;網(wǎng)絡系統(tǒng)

　　一、建立干部檔案多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的必要性

　　1、是國家信息化和新時期組織工作的迫切需要。進入九十年代以來，信息技術的發(fā)展突飛猛進，成熟的信息及電子技術已普及到各行各業(yè)。江關于“四個現(xiàn)代化，哪一化也離不開信息化”的重要指示，明確要求各地各部門要把信息化工作列入議事日程。我國近年來大大加快了各項工作的信息化進程，而新時期黨的組織工作更應該走在前面。用現(xiàn)代化、科學化的手段做好新時期的組織工作，更好地為以經(jīng)濟建設為中心的社會主義現(xiàn)代化建設服務，這既是新時期組織工作的迫切需要，也是國家信息化工作的必然要求。

　　2、是干部信息規(guī)范化的需要。在日常的干部管理工作中，形成了大量的干部信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學，因而難以滿足人員個體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現(xiàn)狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具管理干部信息，從而提高信息的規(guī)范程度與利用效率。

　　3、是合理使用先進的現(xiàn)代化辦公設備的需要。隨著科技的發(fā)展，各級組織部門都購進了相當?shù)挠嬎銠C和其他先進的辦公自動化設備，計算機應用和信息化工作也取得了一些進展，但也存在著許多問題。例如，軟件開發(fā)不及時，應用水平較低，現(xiàn)有的設備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現(xiàn)代化的信息管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)有資源，提高應用水平和工作效率，從而不斷促進組織工作的科學化和現(xiàn)代化。

　　二、干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的作用

　　1、為領導和相關部門提供全方位的干部信息。干部信息數(shù)據(jù)庫及多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)建立以后，我們不但可以快速準確地獲取干部的自然情況、簡歷、素質(zhì)、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢干部諸如日常工作、學習、生活等方面的聲音和影像資料，了解干部全方位的綜合信息。利用這套系統(tǒng)，還可以對這些信息資料進行綜合分析，在較短時間內(nèi)為領導和部門提供全方位的干部信息，可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態(tài)了解干部的傳統(tǒng)方式。

　　2、使信息充分得到共享，提高勞動效率與工作質(zhì)量。干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)提供了干部管理過程中所需要的全方位的干部信息。通過網(wǎng)絡可以使信息共享，避免各部門重復錄入相同的信息，減少重復勞動。而且在干部管理工作中，隨時可能產(chǎn)生一些新的信息，各部門可以通過網(wǎng)絡隨時更新本部門業(yè)務范圍內(nèi)的信息，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。信息共享之后，各部門可以從各個側(cè)面，全方位了解一個干部，走出在本部門業(yè)務范圍內(nèi)，從一個側(cè)面了解干部的局限性，在信息共享的基礎上提高對干部認識的深度和廣度。使用這套系統(tǒng)，還可以從根本上改善以前手工管理干部的情況，周期性較長的工作利用這套系統(tǒng)，短時間內(nèi)就可以高質(zhì)量地完成，干部任免審批表、干部簡歷等常用材料可以自動生成，并可以實現(xiàn)部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率與工作質(zhì)量。

　　3、可以使干部任免更加科學化，提高知人識人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報的傳統(tǒng)方式，使用這套系統(tǒng)可以采集干部工作、學習、深入生產(chǎn)一線的聲像，結(jié)合干部考核中形成的文字材料，通過網(wǎng)絡和各種多媒體設備把動態(tài)影像、聲音和相應的文字融為一體，并通過投影顯示出來。它不僅可以提供被任免干部的自然情況和現(xiàn)實表現(xiàn)方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質(zhì)和口頭表達能力等，使領導對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解，可以更好地評價和使用干部，提高知人識人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應社會主義市場經(jīng)濟條件下用人的需要，選拔出各種類型的領導干部和管理人才，讓選拔上來的干部真正能夠“為官一任，造福一方”。

　　三、建立和使用干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)應注意的幾個問題

　　1、要采用規(guī)范的應用軟件。為了達到信息共享，建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)和使用標準規(guī)范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發(fā)了全國組織干部人事管理信息系統(tǒng)《信息結(jié)構體系》，它是為實現(xiàn)干部信息的標準化及大范圍內(nèi)的信息共享，按照人員管理及機構管理中科學的信息流程制定的，不僅具有較高的標準化、規(guī)范化程度，而且具有總攬全局的權威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結(jié)構體系》基礎上的系統(tǒng)軟件，否則會造成數(shù)據(jù)結(jié)構混亂，使上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統(tǒng)所涉及到的其他應用項目也應當建立在相關的標準之上。如文本、照片、聲像等的采集與報送都應該制定和遵循相關的標準，減少轉(zhuǎn)換與重新制作的難度，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。

　　2、要用先進的電子信息技術來構建整個信息系統(tǒng)。建立多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)要涉及到很多先進的技術，主要包括數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、網(wǎng)絡技術等。

　　應用干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，首先要建立起干部信息數(shù)據(jù)庫，包括文字信息數(shù)據(jù)庫和多媒體信息數(shù)據(jù)庫，這是整個信息系統(tǒng)的源泉。數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容要豐富，要涵蓋干部各方面的綜合信息，以提供更大范圍內(nèi)的應用。多媒體數(shù)據(jù)庫是難點，圖像和視頻數(shù)據(jù)有著容量大、不易管理、調(diào)用速度慢等特性，如果簡單的以文件方式存放，滿足不了數(shù)據(jù)量日益增多時的調(diào)用、管理、更新、存儲等方面的需要。從長遠看，必須采用先進的分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，以保證多媒體數(shù)據(jù)的應用。

　　要使干部多媒體信息系統(tǒng)達到最佳的應用效果，使用先進的多媒體技術以及高性能的設備是必要的。從數(shù)據(jù)源的采集到后期制作都應該保證較高的質(zhì)量，照片要采用高清晰度的掃描儀錄入計算機，音頻和視頻可以采用先進的數(shù)字杜比和DVD技術，在為領導提供更逼真的聲音和更清晰的影像的同時，也能保證在較長時間內(nèi)的適應性。

　　網(wǎng)絡是實現(xiàn)信息共享的前提條件和物質(zhì)基礎。只有建立一個優(yōu)質(zhì)、高效的網(wǎng)絡系統(tǒng)，才能實現(xiàn)系統(tǒng)建設的高投入與高產(chǎn)出，為各級領導和組織工作提供優(yōu)質(zhì)、高效和全方位的信息服務?，F(xiàn)階段比較先進的組網(wǎng)技術有ATM和千兆位以太網(wǎng)，在小型局域網(wǎng)中，十兆以太網(wǎng)以較低的價格提供了較高的帶寬，具有較好的性能價格比，是一個比較合適的選擇。網(wǎng)絡建設中還要考慮利用Internet，上同中央組織部和省委組織部相連，下同各縣、區(qū)委組織部相連，形成一個組織系統(tǒng)廣域網(wǎng)，實現(xiàn)組織工作信息大面積共享。

　　3、應該有計劃、分步驟、分階段建設多媒體信息系統(tǒng)。第一，先建成系統(tǒng)的基本框架，包括各種資料數(shù)據(jù)的采集與錄入、應用軟件的選用與開發(fā)、高速網(wǎng)絡系統(tǒng)的建立等。三個環(huán)節(jié)可以同時進行，其中信息資源的采集是重點，也是基礎，干部信息的采集與報送工作應當規(guī)范化、制度化，把其當成干部管理工作中的一項經(jīng)常性的工作來抓。第二，進一步完善、改進和提高整個系統(tǒng)，并將成熟的經(jīng)驗推廣、普及，不斷提高整體應用水平。第三，進一步加大投入，使整個系統(tǒng)臻于完善，最終滿足組織工作的全面需要。

　　4、要全員參與，以應用為主線，提高整體使用水平。干部信息系統(tǒng)的應用，涉及到很多工作領域，也涉及到干部管理的多個部門。信息系統(tǒng)的建設工作包括括班子建設、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統(tǒng)計、黨員統(tǒng)計等信息內(nèi)容，與干部考核、考察等工作也有著密不可分的聯(lián)系。因此在系統(tǒng)的建設上，應該全員參與，分清職能，明確信息的采集、維護和使用等各項工作的分工與權限，最終形成科學、有序、規(guī)范、協(xié)調(diào)的運行機制。

　　準確、完整、規(guī)范的信息資源是整個系統(tǒng)的生命，在系統(tǒng)的建設和應用過程當中，要重視信息資源的采集、開發(fā)與利用，不能只購置先進的硬件設備而忽略信息資源及系統(tǒng)的應用。要以應用為主線，開發(fā)選用一些實用的應用程序，充分利用現(xiàn)有信息資源。拓寬應用范圍，提供更深層次的信息服務，使信息系統(tǒng)真正成為組織工作中必不可少的重要組成部分。

　　隨著辦公自動化和信息系統(tǒng)的逐步推廣與完善，對各級干部的計算機應用水平也提出了較高的要求。要有計劃地對使用者進行強制培訓，使其成為辦公自動化和干部信息系統(tǒng)的積極參與者與受益者，從而不斷提高整體的業(yè)務水平和管理能力。

　　檔案管理方面論文范文二：電子文件與紙質(zhì)檔案在保護技術上的差異

　　電子文件以其載體和載體與信息結(jié)合方式的特殊性對傳統(tǒng)檔案保護理論造成很大的沖擊，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保護技術上有很大的差別，這些差別將是電子時代檔案保護技術的新領域。

　　一、載體壽命的差異

　　紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件?如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等　下，可發(fā)生水解和氧化反應，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發(fā)生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達到上百年甚至上千年。

　　電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

　　二、環(huán)境條件影響的差異

　　1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發(fā)生水解-氧化反應，加速紙張內(nèi)部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實驗證明，保存紙質(zhì)檔案的標準溫度為14℃— 24℃，相對濕度為45%— 60%，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對濕度為40%±5%，可見，溫濕度對電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。

　　2、灰塵影響的差異。灰塵對紙張的危害主要是機械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀;化學損壞是指灰塵中所含的化學成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學作用而毀壞，造成記錄信息消失;生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機酸會損壞磁性載體和光盤，使數(shù)據(jù)丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對其產(chǎn)生實質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過修復手段在很大程度上恢復其所記錄信息。而灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，在計算機系統(tǒng)上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴密的防灰塵措施。

　　3、外來磁場和機械震動影響的差異。磁場和機械震動對紙質(zhì)檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強烈的機械震動。

　　4、光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進紙張發(fā)生水解?氧化反應，導致紙張強度的降低。而有害氣體和光線?特別是紫外線　對電子文件的破壞力更大。有害氣體?主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等　具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基?帶基　老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應，使盤基?帶基　老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。

　　三、技術壽命的差異

　　紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關，更與技術革新有關。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術過時，則載體上的信息就無法讀出。技術過時的表現(xiàn)有兩個方面，一是技術革新，使舊的存貯技術消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個廠家生產(chǎn)或銷售的電子文件設備會由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說來，大多數(shù)電子文件載體的預期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術期限，也就是說，技術過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數(shù)字化信息的長期存取而言，技術過時比載體損壞是更為嚴重的危害。針對技術過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設備與軟件保存到某種技術博物館中;在紙與縮微膠片上制作拷貝;將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標準化的方法，即用國際標準化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標準