會展場管現(xiàn)場管理論文
會展的現(xiàn)場服務與管理是一個復雜的系統(tǒng)工程,是會展經濟管理中非常重要的部分。下面是學習啦小編為大家整理的會展場管現(xiàn)場管理論文，供大家參考。
會展場管現(xiàn)場管理論文范文一：展會現(xiàn)場管理系統(tǒng)在會展專業(yè)教學中的運用
【摘 要】基于網絡環(huán)境設計了展會現(xiàn)場管理系統(tǒng)，探討了該系統(tǒng)在會展教學中的運用情況，為信息教學在會展專業(yè)中的進一步開展提供思路。
【關鍵詞】展會現(xiàn)場管理系統(tǒng) 會展專業(yè)教學 運用
【中圖分類號】G【文獻標識碼】A
【文章編號】0450-9889(2013)01C-0191-02
隨著網絡技術的發(fā)展普及，展會現(xiàn)場的管理越來越依靠信息系統(tǒng)的參與，會展教學設計也必須緊扣行業(yè)發(fā)展動態(tài)。在會展教學過程中引入展會現(xiàn)場管理系統(tǒng)不僅符合行業(yè)需求更是對傳統(tǒng)教學方式的大膽改革。本文基于網絡環(huán)境設計了展會現(xiàn)場管理系統(tǒng)，探討了該系統(tǒng)在會展教學中的運用情況，為信息教學在會展專業(yè)中的進一步開展提供思路。
一、展會現(xiàn)場管理系統(tǒng)在會展專業(yè)教學中運用的優(yōu)勢
(一)實現(xiàn)情景模擬會展企業(yè)操作模式，提高學生的實踐能力
會展專業(yè)模擬教學軟件能高效模擬實會展企業(yè)運作模式，使得學生能掌握書本上所講的展會業(yè)務在實際應用中是如何操作的，可讓學生明白在策劃一個展會的過程中都需要哪些環(huán)節(jié)與要素，更重要的是學生的職業(yè)崗位能力得到鍛煉，從而能進一步提高實踐工作能力。
(二)增強教師與學生的互動教學
互動教學在學校教育中是很重要的一環(huán)，會展模擬教學軟件打破了枯燥的傳統(tǒng)講授教學模式，能利用網絡資源加強教師與學生在會展知識方面的溝通與交流，讓學生成為課程主導，老師成為學習的協(xié)作者，充分調動學生學習的自主性和積極性。
(三)進一步提高教學質量
教育教學質量是是每一位教師的生存之本，在展覽現(xiàn)場管理系統(tǒng)已經廣泛運用于各類展會的形勢下，在會展教學中應用嘗試引入展覽現(xiàn)場管理系統(tǒng)，不僅能使會展教育與當下會展業(yè)發(fā)展保持同步，更使會展教育理論知識與與實踐知識充分結合起來。真實的系統(tǒng)教學能做到生動直觀、動手參與，有利于學生充分掌握會展業(yè)專業(yè)知識，同時對于老師在教學、備課方面有很大幫助，從而最終提高教學質量。
培養(yǎng)出適合行業(yè)需求人才是我國高等職業(yè)教學的目標，針對會展行業(yè)發(fā)展速度快、網絡技術運用廣泛、行業(yè)實踐性強的特點，在會展教學中充分運用現(xiàn)代化手段，以會展行業(yè)實際使用的展會現(xiàn)場管理系統(tǒng)為基礎，結合會展教學特點進行改善使用，學生就可以不受場地和時間限制進行實踐訓練。展會現(xiàn)場管理系統(tǒng)在會展教學中的運用不僅可以提高學生實踐動手能力和職業(yè)崗位能力，還能夠彌補會展教學的先天不足，提高教學質量。
二、展會現(xiàn)場管理系統(tǒng)的構建設計
基于網絡環(huán)境和會展教學的可操作性，筆者嘗試創(chuàng)建一個展會現(xiàn)場管理系統(tǒng)，系統(tǒng)主要包括前臺網上注冊、現(xiàn)場證件制作、后臺觀眾管理、門禁管理、后臺補錄、會后數(shù)據處理幾大內容，系統(tǒng)基本涵蓋了展覽現(xiàn)場工作的業(yè)務環(huán)節(jié)。系統(tǒng)總體功能結構圖詳見圖1。
(一)前臺網上注冊
前臺網上注冊專業(yè)觀眾通過網絡進行注冊換取進入展會的通行證件，前臺注冊的系統(tǒng)中要包括個人信息、照片、單位名稱、單位地址、行業(yè)類型或單位主要產品和服務、單位的行業(yè)地位(如何評判地位的標準待定)、郵編、職務、電話、傳真、手機、姓名、電子郵件、從何處知悉本展會、關心何種產品類型等。網上注冊系統(tǒng)可以對證件進行在線辦理，專業(yè)觀眾注冊信息審核通過后，系統(tǒng)將反饋信息發(fā)送到申請人手機或者郵件中通知審核結果并生成獨特ID號和條形碼現(xiàn)場觀眾持證明現(xiàn)場領取證件就可以了。前臺網上注冊的流程圖見圖2。
(二)現(xiàn)場證件制作
在展會現(xiàn)場管理系統(tǒng)的現(xiàn)場證件制作環(huán)節(jié)中，可以對軟件進行初始設置，對當前展會名稱、制證臺號的設置，同時對證件種類、打印信息、打印信息位置、證件卡號、防偽等進行一一設置，以便對制作出的證件規(guī)范、統(tǒng)一的標準?？梢宰寣W生在靈活輕松的學習氛圍中掌握制證過程中不同模板、不同證件、不同打印信息的設置。
(三)后臺觀眾管理
展覽的現(xiàn)場管理軟件在后臺觀眾管理中可以對對數(shù)據進行日常維護管理包括：數(shù)據導入和查重、單個新增、修改編輯、刪除、導出excel表、快捷查詢等。更重要的是系統(tǒng)可以對獲得的數(shù)據進行統(tǒng)計分析。
(四)門禁管理
在展覽現(xiàn)場管理軟件中包含會展門禁管理的幾個內容：
1.流量統(tǒng)計。系統(tǒng)可對展會期間參觀觀眾的總流量進行統(tǒng)計，也可統(tǒng)計每個時段的人流量，從而統(tǒng)計出展會期間觀眾參觀的高峰期和低峰期，這些流量統(tǒng)計數(shù)據可以為主辦方在現(xiàn)場秩序的管理和控制方面提供數(shù)據依據。
2.證件信息顯示。系統(tǒng)可顯示持證觀眾證件的基本信息，如果是個性化的證件會顯示持證人姓名、單位、照片、條碼信息等制證信息，制證信息的顯示可以幫助門禁工作人員對參觀觀眾證件的合法性進行有效的控制，能保障會展現(xiàn)場的安全秩序。通過系統(tǒng)在教學中的使用，老師解決了無法形象表達講授、無法情景再現(xiàn)模擬的問題。
3.時間和日期的設定及管理。系統(tǒng)可以讓學生模擬根據主辦方要求設置有效的刷卡時間段，緩解人流高峰，同時也可對某一類角色進入場館的日期、時間和次數(shù)進行限制。系統(tǒng)可對展會現(xiàn)場持證人所持的證件進行有效的鑒別，對不符合進出館日期、時間、次數(shù)或與系統(tǒng)顯示不一致的假證件報警提示，用聲音來提醒門禁工作人員對該持證人進行相應的限制。
(五)后臺補錄
展覽現(xiàn)場管理軟件在設計中還考慮到會展現(xiàn)場信息獲取的實際情況，可以對展會現(xiàn)場所搜集到的名片信息、調查表信息進行補錄，能最大程度地豐富展會數(shù)據，利于今后的招商招展。
(六)會后數(shù)據處理
展覽的統(tǒng)計及評估工作是會展管理的重要內容，會展教學軟件的設計也必須考慮到此環(huán)節(jié)的設計。在教學軟件中可以讓學生學會如何對展覽數(shù)據進行查詢整理，如何實現(xiàn)對數(shù)據的補填。同時，數(shù)據分析報告是展會現(xiàn)場服務獲得的成果之一，是對展會收集的所有數(shù)據進行匯總統(tǒng)計的結果。學生要學會靈活系統(tǒng)設置需要分析統(tǒng)計的數(shù)據內容，實現(xiàn)觀眾基本信息和調查表信息以及調查表信息之間的交互統(tǒng)計生成數(shù)據報告。
三、總結
在會展教學中引入展會現(xiàn)場管理系統(tǒng)是對會展教學改革的一種全新大膽嘗試，但是由于硬件軟件等方面的制約，該系統(tǒng)在教學中的運用還需要進一步調整完善。一是展會現(xiàn)場管理系統(tǒng)畢竟是運用于會展企業(yè)管理工作，并不能完全滿足在教學工作的需要，對其的使用還有待進一步“教學化”處理。二是過于依賴展會現(xiàn)場管理軟件會降低學生對真實展會的認知，反而不利用培養(yǎng)學生解決展會突發(fā)事件的應變能力。所以對展會現(xiàn)場管理軟件的利用應該有計劃有步驟的辯證使用。雖然通過分析發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的引入對會展教學而言是利弊共存的狀態(tài)，但總體上是利大于弊，應該給予推廣。值得提出的是，作為會展專業(yè)的教師應認識到展會現(xiàn)場管理系統(tǒng)并不能替代傳統(tǒng)的實踐教學，還是要注重對學生實踐能力的培養(yǎng)，這樣才能培養(yǎng)出符合會展行業(yè)需求的人才。
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會展場管現(xiàn)場管理論文范文二：淺談信息化管理在展會現(xiàn)場的實際應用
【摘要】展會現(xiàn)場信息化 管理能給所有參與展會人的最優(yōu)的參展體驗，展會的信息化管理包括展會的展前準備、現(xiàn)場服務、展后的善后服務的全程服務，衡量一個 組織能否辦好展會的標準不僅在展覽的收益上，更在于現(xiàn)場管理上，展會的現(xiàn)場服務表現(xiàn)得最為直接，展會合理而科學的現(xiàn)場信息化管理不僅提升了展會信息化水平和展會形象，更能獲得寶貴的展會信息資源并挖掘利用。
【關鍵詞】展會;現(xiàn)場;信息化管理
一、展會現(xiàn)場準備
展會籌備之中，主辦方要圍繞整個展會開展很多細節(jié)的 工作，往往細節(jié)的工作直接關系到展會的效果，更關系到展會的品牌是否能延續(xù)下去，而這些細節(jié)若能做好才能真正能得到事半功倍的結果。
(一)組委會
1、參展商的驗證與登記注冊的展商則可以直接拿到自己的相關證卡(可制作個性化或通用證卡，在展會舉辦前寄送或在現(xiàn)場直接領取)、展會資料、會刊(雜志和電子會刊)、參展指南、餐券、參展商調查表等。
2、專業(yè)觀眾登記觀眾信息收集(采集觀眾姓名、單位、職務、地址、電話等基本信息，并對數(shù)據進行錄入)、相關證卡(根據觀眾提交的表格和名片等信息，為現(xiàn)場參展觀眾打印和發(fā)放入場證件)
3、門禁管理門禁識別系統(tǒng)，是一種高度智能化、既可以實時控制又可以脫機使用的 網絡進出口監(jiān)控和警報管理安全系統(tǒng)?？梢杂行У膮f(xié)助場館方、組辦方、參展商做好現(xiàn)場的 統(tǒng)計、管理、控制和宣傳工作，以便統(tǒng)計流量等信息、統(tǒng)計分析。
(二)咨詢臺(服務柜臺和留言中心)
設置現(xiàn)場觸摸屏參觀導覽系統(tǒng)幫助參與展會的人員自助了解展會的相關情況與相關服務，提高展會參與者的滿意度。安排若干個熟知展會各項內容的禮儀人員回答展會期間參展商和觀眾遇到的問題，例如：衛(wèi)生間的具體位置等等。登記參展商和觀眾提出的問題并相應的解決。在展會期間提供一個服務柜臺與留言中心是必要的，在這個中心可以提供基本的資料，服務柜臺要有足夠的空間放置留言板等。設置電話，展會期間保證咨詢展會的任何信息都可以暢通。提供留言條，準備足夠的筆、電話本、當?shù)胤詹蛷d指南、地圖、觀光和購物指南。
(三)現(xiàn)場管理小組
參展商在報到時可以在展會上向主辦單位 申請其它服務，如住宿、飲食、租用設備、停車等，辦理相關手續(xù)及繳費。
(四)突發(fā)事件應對方案
1、緊急醫(yī)療在任何情況下都隨時可能發(fā)生，參加展會的與會者會因為改變飲食、喝酒、睡眠不足、疲勞、處于不熟悉的 環(huán)境，會容易產生種種不適容易發(fā)生一些心臟疾病，中風和其他危害生命的病。需要得到展會工作人員的更多照顧。會展的組織者應當通過當?shù)赜嘘P部門或機構協(xié)助成立一個緊急醫(yī)療救護系統(tǒng)，在展會現(xiàn)場安排醫(yī)療人員，并與當?shù)氐尼t(yī)院聯(lián)絡，一旦有緊急病人立即安排救護并送到醫(yī)院搶救。2、每一個與會者都應該知道遇到火災的應對措施，會展組織者有責任告知客人逃生以及緊急逃生出口，向與會者充分提供預防火災方面的資料。因此主辦單位要印制防火手冊，放在資料袋中一起提供給與會者參考。在展會現(xiàn)場重點檢查安全設施配備的完好情況。3、每一個參與者在展會的現(xiàn)場遇到盜竊的時間都會給他們留下一個很不好的印象，與會者會對展會的品牌產生質疑。因此應該在展會期間加強警衛(wèi)的同時也以書面資料的形式告知相關的防盜事宜。
二、展會管理信息化的體現(xiàn)
(一)組織管理信息化
充分利用互聯(lián)網、文檔、圖片資料數(shù)字化處理等各種信息技術，提高展會組織效率。減少組織管理中的無章可循。
(二)經營服務信息化
作為現(xiàn)代服務業(yè)，會展的競爭說到底是服務水平的競爭，而只有實現(xiàn)了信息化管理的服務，才是高水平的服務。
(三)戰(zhàn)略研究信息化
國際上的一些著名的品牌與展覽場所，都非常重視來自會展信息化的程度與績效。 應用先進的技術隊信息的采集、整理，用信息化的手段加以分析，做出科學的服務用于評估，是會展經營機構生存與 發(fā)展的核心競爭力。
三、展會后續(xù)服務
(一)數(shù)據分析統(tǒng)計提供數(shù)據分析 報告，包括門禁流量觀眾情況、觀眾調查表、財務項目的統(tǒng)計分析。當展會結束后，參展單位可以通過服務中心索取展位的時段客流情況，這種先進的服務會成為參展單位與客戶之間溝通的最好橋梁。
(二)方案對策根據展會的實際情況統(tǒng)計展會期間遇到的參展商和觀眾提出的實際問題并提出合理的解決方案和對策為展會品牌創(chuàng)造價值，樹立展會口碑，以便延續(xù)下屆展會。
(三)會展評估和展后 總結總結工作是管理工作的重要組成部分，總結的功能是統(tǒng)計整理工作資料，研究分析已作的工作，為未來的工作提供數(shù)據、資料、 經驗和建議。
四、展會管理信息化的組成
(一)會展信息化管理系統(tǒng)
1、會展電子上午平臺建設系統(tǒng);2、會展網上系統(tǒng);3、專業(yè)觀眾管理與交流系統(tǒng);4、會展客戶管理系統(tǒng);5、會展評估分析系統(tǒng);6、會展場館現(xiàn)場視頻直播系統(tǒng);7、會展 秘書在線服務系統(tǒng);8、節(jié)事贊助管理系統(tǒng);9、會展服務商管理系統(tǒng)。
(二)展覽場館的信息化管理
展覽場館服務水平是考核一個展覽場館能否達到國際標準的重要指標。面對異地參觀，場館的現(xiàn)代化服務可以使參展觀眾在交流與信息分享方面省去更多的時間與精力，而考察一個場館的信息化服務程度，已成為組展商選擇場館的重要指數(shù)。
(三)組展機構信息化
通過強大的展會信息系統(tǒng)的分析與統(tǒng)計，組展機構很容易就可以了解到目標市場的現(xiàn)狀，并且可以經過對客戶數(shù)據和展位預定情況避免展覽會的失敗和定錯展位，可以提高對參展商以及觀眾的需求和服務質量，使展會的營銷與收益得到科學的保障。
(四)參展商系統(tǒng)信息化
任何一個參展商都渴望在展會期間能有效的掌握自己的展臺和觀眾流量的情況，同時也能了解產品的受眾情況，展會在做好全方位的現(xiàn)代化的自擬吸附物系統(tǒng)后，參展商就可以對自己的參展情況效果了如指掌。
結論
在不遠的未來，可能5年，也可能10年，展會現(xiàn)場的信息化經營和管理會更加的普遍，主辦方不會再為了招商招展而東奔西走，參展商和觀眾也可以更加準確的了解到展覽的信息，更好的接受展會的全方的服務，在未來的會展業(yè)，信息和技術方面一定會有一個嶄新的面貌。
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