淺談建設工程資料管理論文
建設工程資料是建設工程的重要組成部分，工程資料的管理不僅對建設工程，而且對工程后期的使用、維修、改擴建工程有著重要的意義。下面是學習啦小編為大家整理的淺談建設工程資料管理論文，供大家參考。
建設工程資料管理論文篇一
淺談建設工程的監(jiān)理資料管理
【摘要】工程建設監(jiān)理資料是項目監(jiān)理組對工程項目實施監(jiān)理過程中直接形成的，是工程建設真實、全面的反映。本文是筆者根據(jù)參與某工程監(jiān)理資料管理的實踐提出的個人的認識。
【關鍵詞】監(jiān)理資料;管理
工程建設監(jiān)理資料是項目監(jiān)理組對工程項目實施監(jiān)理過程中直接形成的，是工程建設真實、全面的反映。監(jiān)理資料管理是監(jiān)理的基礎工作。工程建設監(jiān)理資料的管理水平反映了工程項目監(jiān)理組的管理水平、人員素質和監(jiān)理工作的質量。隨著科學技術的不斷發(fā)展，信息資料管理的作用顯得越來越重要。下面根據(jù)本人在參與某工程項目監(jiān)理資料管理的實踐，談談個人的認識。 一、監(jiān)理資料的含義和重要性
1、監(jiān)理資料的含義
監(jiān)理資料是監(jiān)理單位在工程施工過程中形成的資料。監(jiān)理人員在施工現(xiàn)場依據(jù)國家有關建設工程的法律法規(guī)、標準規(guī)范及施工圖紙等要求，檢查發(fā)現(xiàn)和處理解決質量、進度、安全等問題，這些工作的情況的真實反映就形成了監(jiān)理資料，也是監(jiān)理工程師工作成果的體現(xiàn)。
2、監(jiān)理資料的重要性
2.1、監(jiān)理企業(yè)屬于工程服務企業(yè)，其工作質量和成果是通過監(jiān)理資料反映出來的。工程建設監(jiān)理資料的管理水平反映了工程項目監(jiān)理組的管理水平、人員素質和監(jiān)理工作的質量。同時監(jiān)理資料也是監(jiān)理企業(yè)、監(jiān)理工程師加強自我保護的有效手段。
2.2、經(jīng)過科學管理的監(jiān)理資料作為監(jiān)理信息資源，為監(jiān)理工作提供有力的保證和支撐，更是監(jiān)理工程師進行建設工程目標控制的依據(jù)。做好監(jiān)理資料的管理可以為監(jiān)理工作的順利開展創(chuàng)造良好的前提條件，當監(jiān)理工程師需要時，能及時提供有針對性的完整資料，從而迅速的解決監(jiān)理工作中的問題。
2.3、監(jiān)理資料既是全面了解工程情況不可或缺的部分，也是建設工程一旦發(fā)生質量缺陷或安全事故等問題后，作為原因調查和事故分析乃至確定責任的重要依據(jù)。
二、監(jiān)理資料的內容和資料管理的基本要求
1、監(jiān)理資料的內容
監(jiān)理資料的內容包括：監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理周報、會議紀要、質量問題和質量事故的處理報告、造價和進度控制資料、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工程師聯(lián)系單、監(jiān)理備忘錄、業(yè)主提供的前期資料(規(guī)劃許可證、施工許可證、施工圖及審批意見書、地質勘查報告、消防審核意見書、中標通知書、施工合同、定位放線規(guī)劃圖及確定水準點、坐標控制點的書面通知等等)、施工單位報審資料(施工單位資質證書、營業(yè)執(zhí)照、質量保證體系、安全保證體系、施工組織設計、施工方案、人員資格證書及上崗證、進度計劃報審、各類材料進場報驗、各類機械設備進場報驗、分包單位合同及分包單位資質報審、工序報驗資料、計量設備儀器報審等等)。
2、監(jiān)理資料管理的基本要求
2.1、監(jiān)理資料應滿足“整理及時、真實齊全、分類有序”的要求。
2.2、各專業(yè)監(jiān)理工程師應隨著工程項目的進展負責收集、整理本專業(yè)的監(jiān)理資料，并進行認真檢查，不得接受經(jīng)涂改的報審資料，并及時將資料交資料管理存放保管。
2.3、應利用計算機建立圖、表等系統(tǒng)文件建立監(jiān)理管理臺賬，輔助監(jiān)理工作控制和管理，如：工程材料、構配件、設備進場報驗臺賬;施工試驗(混凝土、鋼筋、水、電、暖通等)報審臺賬;分部分項驗收臺賬;旁站臺賬;平行檢查臺賬等等。
2.4、監(jiān)理資料員應及時對各專業(yè)的監(jiān)理資料的形成、積累、組卷進行檢查，并分類、分專業(yè)監(jiān)理案卷盒，按規(guī)定編目、整理，做到存放有序、整齊，將不同類資料放在同一盒內，應在脊背處標明。
2.5、對于已歸資料員保管的監(jiān)理資料，如本項目監(jiān)理部人員需要借用，必須辦理借用手續(xù)，用后及時歸還;其他人員借用，須經(jīng)總監(jiān)同意，辦理借用手續(xù)，資料員負責收回。
2.6、在工程竣工驗收后三個月內，由總監(jiān)理工程師組織項目監(jiān)理人員對監(jiān)理資料進行整理和歸檔，監(jiān)理資料在移交給公司檔案資料部前必須由總監(jiān)理工程師審核并簽字。
三、監(jiān)理資料管理的工作內容 監(jiān)理資料管理工作的主要內容是：收(發(fā))文件、傳閱管理、分類、編號、組卷、
裝訂和裝盒移交與歸檔等工作，在此主要談談收發(fā)文、傳閱、文件的分類和編碼，監(jiān)理資料組卷、歸檔可參考《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》，本文不再敘述。
1. 收(發(fā))文件
1.1、收文管理(來文→簽收→登記→傳閱→承辦→收集→歸檔)
收文注意事項：①參建單位所發(fā)文件由資料員統(tǒng)一簽收、登記;
?、谖募诸惖怯洝?/p>
1.2、發(fā)文管理(擬稿→審稿→簽發(fā))
發(fā)文注意事項：①、會議紀要由項目總監(jiān)指定擬稿人;
?、?、監(jiān)理函件由提出發(fā)文的監(jiān)理人員擬稿;
?、?、發(fā)文內容必須通過項目總監(jiān)審核后才能定稿;
④、所發(fā)文件須經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)簽字蓋章后，方可發(fā)出;
?、荨⑥D發(fā)參建單位文件經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)審閱后轉出。
1.3、收發(fā)登記
分別建立收發(fā)文登記臺賬，收、發(fā)文臺賬按建設單位、施工單位、其他單位分別登記，做到有編號、內容概要、簽收發(fā)日期、簽收發(fā)人登記齊全。
2. 傳閱管理
收到文件后附上文件處理單，交項目監(jiān)理部總監(jiān)或其授權的監(jiān)理工程師確定文件是否需要轉發(fā)有關單位，傳閱的范圍?？偙O(jiān)或其授權的監(jiān)理工程師應在文件處理簽上做出必要的批辦意見。處理完畢后，裝盒存放。
3. 分類
監(jiān)理資料分類一般是按照文件資料的來源、類別、形成的先后順序進行分類的，以便于資料的收集、整理、組卷。從整體上資料一般劃分為四大類，即來自建設單位的文件資料(包括立項文件、建設規(guī)劃文件、勘察設計文件、工程合同文件、工程開工文件、工程竣工驗收及其他文件);監(jiān)理單位的文件(包括監(jiān)理管理資料、監(jiān)理質量控制資料、監(jiān)理進度控制資料、監(jiān)理造價控制資料等);來自施工單位的文件(包括施工管理資料、施工技術資料、施工物資資料、施工測量記錄、施工記錄、隱蔽工程檢查驗收記錄、施工檢測資料、、施工質量驗收記錄、單位(子單位)工程竣工驗收資料等)。
4. 編號
為了便于查閱，實行各類資料代碼分類是非常行之有效的辦法，以本人所參與建設的某工程為例：資料類別以阿拉伯數(shù)字開頭，1-工程圖紙及設計變更，2-工程技術核定單，3-工程現(xiàn)場簽證單，4-建設單位指令單，5-監(jiān)理聯(lián)系單、通知單類，6-政府監(jiān)督部門檢查記錄，7-其他;相關施工單位以英文字母表示，O-總包單位，A-弱電智能化施工單位，B-室內裝飾單位…;如總包單位現(xiàn)場簽證單第六號，編號代碼為3O-006，智能化工程技術核定單第八號為：2A-008。
5. 組卷
監(jiān)理資料組卷、歸檔可參考《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》，本文不再敘述。
參考文獻
[1] GB50319-2000，建設工程監(jiān)理規(guī)范
建設工程資料管理論文篇二
電網(wǎng)建設工程施工資料管理思考
【摘 要】在我國的國家建設項目中，電網(wǎng)項目是一項重點工程，影響著整個國家建設的腳步，電網(wǎng)項目的整體建設在快速的推進著。在這種情況下，針對電網(wǎng)工程進行施工資料方面的管理，就成了一件重要事情，通過整理收集，保證相關資料的完整和系統(tǒng)。本文通過對電網(wǎng)工程項目的研究，針對施工資料的具體管理展開系統(tǒng)探討，并就相關問題給出意見。
【關鍵詞】電網(wǎng)項目;工程資料;思考管理
前言
對于施工單位來講，施工資料是作為一種最原始的記錄，將整個工程的施工過程都囊括其中，通過文檔資料能夠找出很多可以用來參考的數(shù)據(jù)。如果不能夠針對這些文獻資料進行有效管理，各施工部門之間將不能夠進行溝通以及工作協(xié)調。在這種情況下，只有對相關資料進行正規(guī)的管理，才能夠為相關工作提供資料上的詳細參考。
1 資料管理的實際意義
1.1 資料管理能夠便于追責
施工資料所涵蓋的內容包括了整個施工過程中的各項詳細的記錄，將工程中涉及到的各項專業(yè)化數(shù)據(jù)都能夠記錄在案，并最終形成詳細的文檔資料收藏起來[1]。這樣一來，一旦電網(wǎng)工程出現(xiàn)某些方面的問題，能夠通過這些詳細的資料查找出明確的問題原因，并在此基礎上對問題進行針對性解決，這不僅保證了工作的效率，使得解決工作能夠及時有效。在此基礎上，還能夠明確事故的責任方，有效杜絕推卸責任的情況出現(xiàn)，使得相關責任人能夠得到及時公正的處罰，從而起到小懲大誡的效果。
1.2 資料管理支撐項目考核
施工承建單位通過以工程項目為基礎性內容，來建立相關的體制性內容，以此來保證生產(chǎn)經(jīng)營的管理工作，在此基礎上形成針對工程項目的具體管理目標，并明確衡量管理的標準，并建立清晰明確的責任制，使得相關工程建設標準能夠得到有效的貫徹落實。在這一過程中，需要建立起一套完整的，具有嚴格標準的考核制度，并且能夠通過多樣化的手段對工程建設進行具體的監(jiān)督，在此基礎上進行嚴格的獎懲，這樣一來相關工作人員的行為才能夠得到有效約束，才能夠按照相關的標準規(guī)定進行施工建設。在這一過程中，只有通過有關的技術資料，才能夠建立起相關的管理制度，為相關制度提供科學的參考依據(jù)，在此基礎上通過科學合理的標準進行衡量和評判，針對具體的建設項目進行數(shù)據(jù)方面的審核，這樣一來管理工作以及項目考核才能夠更具有說服力。
1.3 通過管理資料進行有效的目標控制
電網(wǎng)工程是一項十分重要的工程項目，涉及到國家多個部門的責任和利益，在這種情況下，工程的具體建設將會在很大程度上受到外在環(huán)境很多方面因素的影響，這樣一來工程總是會在推進過程中逐漸偏離預定的目標和標準，面對這種情況，必須全面掌控整個施工建設過程，并實施嚴格的目標控制[3]。在針對目標進行具體的控制過程中，第一，要能夠以工程目標為導向來制定相關的工程計劃，并且還要能夠將各項工程計劃嚴格執(zhí)行下去;第二，要能夠對工程的整體系統(tǒng)情況做到了如指掌，在這一過程中還要能夠針對實際情況靈活的調整工程目標，通過針對性措施將工程計劃最大限度的推進下去，減小實際狀況與工程計劃之間的誤差，從而達成目標控制的效果。通過施工資料能夠對整個工程的系統(tǒng)情況有一個全面的了解，能夠清晰的了解工程的具體進度，質量檢驗的有關標準，相關的工程報告。如果不能夠通過管理將工程資料進行完成系統(tǒng)的整理和保存，相關的主管人員將不能夠對工程的系統(tǒng)情況全面掌握，這樣一來就不能夠對工程目標進行預判，也不能夠將工程中存在的問題進行及時解決。
2 電網(wǎng)項目施工資料簡述
電網(wǎng)工程項目從某種程度上來講屬于綜合項目，在這種情況下，與工程相關的技術資料就應該能夠與相關標準相符合，具體來講，就是資料能夠保證全面并且準確，最重要的是能夠保證規(guī)范性。針對技術資料的詳細內容要能夠全面了解，這樣一來才能夠明確相關技術資料能夠與工程的實際情況相匹配，在這種情況下，針對資料進行管理具體就是指，能夠通過科學的方式對有關資料進行收集和整理，保證涉及到材料質量的相關文件能夠健全和完備，并且還要能夠將工程個階段性的質量檢測結果進行詳細的記錄，最后保證存檔工作的準確無誤。
總體來講，電網(wǎng)工程項目的相關施工資料，具體就是指整個項目從無到有的整個過程中所產(chǎn)生的各項需要進行記錄的文獻資料，這一過程包含確立項目、審批以及招投標，還有勘測、工程設計以及具體施工，不僅如此，還有工程調試、工程監(jiān)理以及最終的竣工檢驗等等，整個過程中所產(chǎn)生的所有文字或者影像資料。這些資料可能通過不同的形式進行儲存，可能是紙質文獻，也可能是光盤，最后將這些林林總總的文獻資料全部歸檔保存，這不僅是資料收集人員的固有職責，與工程項目相關的所有單位或者個人，都有責任對這些資料進行管理。
3 管理資料中的問題和對策
3.1 電網(wǎng)項目資料管理的問題
首先工程項目的有關資料經(jīng)常被復寫。在針對相關資料進行具體的管理過程中，經(jīng)常會發(fā)生相關工程資料被復寫的情況，并且十分普遍的存在著，在這其中建筑材料報告被復寫的情況最為嚴重，除此之外還有質量檢驗記錄以及工程驗收記錄等，針對這些內容的資料進行復寫的情況十分嚴重。
其次，完工圖紙不能夠與標準要求相一致，在針對完工圖紙進行具體管理時，更多的是一種形式上的管理，只是程序化的進行蓋章或者存檔，完全忽視圖紙的檢查與核對。如果施工情況發(fā)生變化，相關圖紙卻并不能夠得到及時的調整和修改，僅僅是寥寥幾筆的文字簡述，然后就是例行公事的蓋章和存檔[4]。這樣的行為嚴格來講是一種玩忽職守的行為，有時甚至會發(fā)生連引注以及標注都發(fā)生遺失的現(xiàn)象。
最后，相關人員工作態(tài)度不端正，針對相關資料進行具體審核時，在進行簽字環(huán)節(jié)時，態(tài)度十分不端正，總是一種得過且過的態(tài)度，經(jīng)常會發(fā)生一人代簽多人的情況，有時甚至會發(fā)生由自己代簽另一方要簽的字。
3.2 資料具體的管理對策
在這一過程中，要能夠參照我國針對文件管理所制定的相關標準規(guī)定，對資料要實行嚴格的打印制度，而不能夠利用復印件，在這時管理部門要對這一現(xiàn)象進行嚴格制止，不能夠允許資料的復印件進行存檔程序。在此基礎上，還要設立專職的機構和專職管理人員，對各方進行積極協(xié)調，使得資料管理工作能夠在積極配合的情況下完成。在針對質量進行檢測時，需要資料管理員親身參與其中，對原始的數(shù)據(jù)記錄進行仔細的檢查與核對，確保相關內容的準確無誤。
4 結語
電網(wǎng)工程直接影響著我國各大系統(tǒng)的正常運作，只有使這一項目能夠得到最大限度的優(yōu)化，我國的整體經(jīng)濟建設才能夠水漲船高。在這種情況下，確保施工資料的管理工作按照規(guī)范化的程序進行，能夠一定程度上保證電網(wǎng)項目的正常運轉。
參考文獻：
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[4]鄭云.基于三集五大的電網(wǎng)建設檔案管理探析[J].淮南職業(yè)技術學院學報，2013(06).
建設工程資料管理論文篇三
淺議建設工程資料規(guī)范化管理
摘要：文章闡述了當前建設工程資料規(guī)范化管理的意義。在指明建設工程資料管理的主要內容，分析建設工程資料的主要特征的基礎上，提出建設工程資料規(guī)范化管理的重要性。
關鍵詞 建設工程 資料管理 規(guī)范化
前言
隨著我國經(jīng)濟持續(xù)健康發(fā)展，大型建設項目不斷開工。在建設工程中，工程資料是建設施工中的一項重要組成部分，政府工程質量監(jiān)督部門在竣工驗收時，施工資料更是重中之重，是工程建設及竣工驗收的必備條件，也是對工程進行檢查、維護、管理、使用、改建和擴建的原始依據(jù)。多年來，在全國各地建設工程的檢查過程中，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)，各地建設工程資料管理得比較混亂，尤其是在資料的詳實方面及各種表格的格式設計、內容涵蓋、規(guī)格尺寸等方面，都或多或少地存在著這樣或那樣的問題。這必然在一定程度上影響到城市建設檔案的質量，給城市末來的改造建設，尤其會給工程質量及安全事故的處理和對已建成的單位工程或分部工程在改造擴建的工程檔案資料的檢索、查詢工作帶來更多的不便。任何一項工程如果工程資料不符合規(guī)定標準，則判定該項工程不合格，對工程質量具有否決權。建設工程資料管理的規(guī)范化對工程竣工備案至關重要。因此，做好建設工程資料管理是十分必要的。
工程資料的管理
工程資料的分類
工程資料可分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和工程竣工文件五大類，在每一大類中，又依據(jù)資料是屬性個特點，將其劃分為若干小類。其中工程準備階段文件可以分為決策立項文件、建設用地文件、勘查文件、招投標和合同文件、開工文件、商務文件等;監(jiān)理文件可分為監(jiān)理管理資料、進度控制資料、質量控制資料、造價控制資料、合同管理資料和竣工驗收資料等;施工文件可分為施工管理資料、施工技術資料、施工進度和造價資料、施工物資資料、施工記錄、施工試驗記錄及檢測報告、施工質量驗收記錄、竣工驗收資料等;工程竣工文件可分為竣工驗收文件、竣工決算文件、竣工交檔文件、竣工總結文件等。
工程資料填寫、編制、審核及審批
所有工程資料的填寫均應準確反應該工程的實際情況。工程資料的填寫、編制、審核及審批均應符合國家現(xiàn)行有關標準的規(guī)定。其中監(jiān)理資料的填寫、編制、審核及審批應符合現(xiàn)行國家標準《建設工程監(jiān)理規(guī)范》GB50319的有關規(guī)定;監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的填寫、編制、審核及審批應符合現(xiàn)行國家標準《建筑工程資料管理規(guī)程》JGJ/T185-2009的有關規(guī)定。竣工圖是建筑工程資料和竣工檔案重要的組成部分，是對工程進行維護、管理、災后鑒定、災后重建、改建、擴建的主要依據(jù)，因此，新建、改建、擴建工程也要編制竣工圖。竣工圖必須反應竣工工程的真實情況;專業(yè)類別應與施工圖對應;應依據(jù)施工圖、圖紙會審記錄、設計變更通知單、工程洽商記錄等繪制;應有竣工圖章及相關責任人簽字。
工程資料收集、整理與組卷
根據(jù)工程資料管理的責任主體，文件形成主要步驟及文件主要管理要求，工程資料由各個參與單位負責各自收集相關的資料進行整理與組卷。例如：監(jiān)理資料應由監(jiān)理單位負責收集整理與組卷;施工資料應由施工單位負責收集整理與組卷。工程資料的組卷應遵循自然形成規(guī)律，保持卷內文件、資料內在聯(lián)系，可根據(jù)數(shù)量多少組成一卷或多卷。竣工圖應按專業(yè)分類組卷，其他工程資料應按單位工程進行組卷。專業(yè)承包工程形成的施工資料應由專業(yè)承包單位負責，并應單獨組卷。工程資料組卷應編制封面、卷內目錄及備考表，其格式及填寫要求可按現(xiàn)行國家標準《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328的有關規(guī)定執(zhí)行。
工程資料移交與歸檔
工程資料移交歸檔應符合國家現(xiàn)行有關法規(guī)和標準的規(guī)定;當無規(guī)定時，應按合同約定移交歸檔。施工單位和監(jiān)理單位應分別向建設單位移交施工資料和監(jiān)理資料;實行施工總承包的，各專業(yè)承包單位應向施工總承包單位移交施工資料;建設單位應按國家有關法規(guī)和標準的規(guī)定向城建檔案管理部門移交工程檔案(應為原件)。移交時應及時辦理相關移交手續(xù)，移交手續(xù)必須齊全，填寫工程資料移交書和移交目錄;接收單位應按照移交目錄對移交的資料內容進行核對，無誤后雙方應在移交書上簽名蓋章。工程參建各方應按相關規(guī)定將工程資料歸檔保存，保存期限也應符合國家現(xiàn)行有關標定。建設單位工程資料歸檔保存期限應滿足工程維護、修繕、改造和加固的需要;施工單位資料歸檔保存期限應滿足工程質量保修及質量追溯的需要。保管期限分為永久、長期、短期三種期限，其中永久是指工程檔案需要永久保存;長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。無規(guī)定時，不宜少于5年。
建設工程資料的特征
1.專業(yè)性
建設工程檔案涉及的專業(yè)技術活動包括了工程勘察、設計、施工等專業(yè)，涉及到工程地質、水文地質、勘探、測繪、水文、土建施工、設備及管線安裝施工、電氣儀表安裝施工、設備管理等。房屋建筑工程竣工檔案也涉及多個專業(yè)，包括地基與基礎、主體結構、建筑裝飾裝修、建筑屋面、建筑設備安裝等專業(yè)。每個專業(yè)及其施工、竣工過程中形成的文件是特定專業(yè)技術活動的成果，具有鮮明的專業(yè)性特征。
2.成套性
建設工程檔案形成于整個建設項目，貫穿從設計、施工到竣工的所有專業(yè)技術活動，反映了建設項目從調研、可行性評估、審批、計劃、勘測、施工、竣工等專業(yè)的內容，其檔案記載反映了建設項目活動的全部過程和成果。房屋建筑工程檔案是按照獨立工程項目組成的一套完整、準確、系統(tǒng)的檔案，它包括建設項目各專業(yè)在施工、竣工過程中形成的圖紙、表格、文件材料等。
3.階段性
以工程建設項目為單位進行施工，有一定的基本程序，分為施工組織設計、變更設計、工程施工、工程試驗、竣工驗收等階段。每一階段都形成大量的文件，它們之間既有密不可分的有機聯(lián)系，又有明顯的階段區(qū)分。階段性的特點要求歸檔時必須對這些文件進行整理分類。
4.復雜性
由于建設工程建設的周期長，建設過程中階段性和季節(jié)性較強，并且建設材料種類繁多，生產(chǎn)工藝又比較復雜,因此，影響建設工程的因素多樣，這就必然導致建設工程文件和檔案資料具有一定的復雜性。
5.隨機性
由于建設工程文件檔案資料產(chǎn)生于工程建設的整個過程之中，無論是在工程的立項審批、勘察設計，還是在開工準備、施工、監(jiān)理或竣工驗收等各個階段和環(huán)節(jié)，都會產(chǎn)生各種文件和檔案資料。尤其是在影響建設工程的因素發(fā)生變化時，還會隨機產(chǎn)生一些由于具體事件而引發(fā)的特定文件和檔案資料，因此文件和檔案資料還具有一定的隨機性。
6.時效性
有時工程文件和檔案一經(jīng)生成，就必需及時傳達到有關部門，否則如果有關單位或部門不予認可，將會產(chǎn)生嚴重的后果。因此建筑工程文件和檔案資料具有很強的時效性。另外，隨著施工工藝水平、新材料以及管理水平不斷提高，文件和檔案資料的價值也會隨著時間的推移而哀減，但文件和檔案資料仍可以被借鑒繼承積累經(jīng)驗。
7.真實性
建設工程文件和檔案資料只有全面真實地反應項目的各類信息，包括發(fā)生的事故和存在的隱患，才具有實用價值。否則一旦引用會起到誤導作用，造成難以想象的后果。因此，建設工程文件和檔案資料必需真實全面反應工程的實際情況，來不得片面和虛假。
8.綜合性
由于建設工程項目常常都是綜合的系統(tǒng)的工程，涉及多個專業(yè)，多個工種的協(xié)同工作才能完成。比如，環(huán)境評價、安全評價、建筑、市政、園林、公用、消防、智能、電力、電信、環(huán)境工程、聲學、美學等多種學科，并同時綜合了組織協(xié)調、合同、造價、進度、質量、安全等諸多方面的工作內容。可見，建設工程文件和檔案資料是多個專業(yè)和單位的文件檔案資料的集成，具有很強綜合性。
建設工程資料規(guī)范化管理的必要性
1、.建設工程檔案是建設工程竣工驗收的必備條件之一,是工程質量評定的依據(jù)。一套真實完整的工程檔案和施工管理資料,在建設工程竣工驗收時必不可少,同時,體現(xiàn)了施工活動的科學性和嚴肅性,能充分反映施工企業(yè)的管理水平和工程質量,成為評定工程質量等級的重要依據(jù)。
2、做好建筑工程資料管理工作，是認真貫徹《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T 50328-2001,確實加強建設資料的規(guī)范化管理,提高工程管理水平,確保工程質量的具體體現(xiàn)。
3、建筑工程資料是城建檔案的重要組成部分,是工程竣工驗收,評定工程質量優(yōu)劣,結構及安全衛(wèi)生可靠程度,認定工程質量等級的必需條件。因此必須加強管理,使其能夠全面客觀地反映工程的實際狀況。
4、建筑工程資料是對工程質量及安全事故的處理,以及對工程進行檢查、維修、管理、使用、改建、擴建、工程結算、決算、審計的重要依據(jù)。
5、加強工程資料管理,可以督促每個單位和個人按照標準、規(guī)范和規(guī)程進行工作。工程資料不符合有關規(guī)定和要求的,不得進行竣工驗收。施工過程中工程資料的驗收必須與工程質量驗收同步進行。
6、施工過程中工程資料的保存管理應按有關程序和約定執(zhí)行,工程竣工后,參建的各方應對工程資料歸檔保存,為末來的建設提供參考,積累經(jīng)驗,是指導末來工程的重要信息。無論是參與新建、改建還是擴建的建設、勘察、設計、監(jiān)理和施工單位,均應做好工程資料的管理工作。
小結
建設工程資料管理是一項漫長而繁瑣的工作，貫穿工程的開工至竣工的各個階段，不能有絲毫的馬虎大意，必須對自己負責的項目所形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料，具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。否則，將影響到工程竣工驗收是否能順利進行。只有充分意識到建設工程資料管理的重要性和必要性，才會提高自己的警覺性，確保做好工程資料的填寫、收集、整理和組卷工作，才能真正的實現(xiàn)建設工程資料的規(guī)劃化管理。
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