辦公室檔案管理論文
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辦公室檔案管理論文篇一
淺析辦公室文書檔案管理工作
摘 要：文書檔案是社會發(fā)展歷程的記載，客觀反映了問題的處理過程、規(guī)范管理及科學決策的實施與成果。辦公室的文書檔案在檔案管理工作中占重要地位，文書檔案的收集與歸檔從屬一項具有較強技術(shù)性與服務型的工作。本文主要分析了文書檔案的管理特點和存在問題，并提出改進措施。
關鍵詞：文書檔案;檔案管理;問題;措施
文書檔案是社會發(fā)展歷程的記載，客觀反映了問題的處理過程、規(guī)范管理及科學決策的實施與成果。辦公室的文書檔案在檔案管理工作中占重要地位，文書檔案的收集與歸檔從屬一項具有較強技術(shù)性與服務型的工作。近年來，隨著時代的不斷發(fā)展，文書檔案在各個單位、各個公司的各項工作中得到充分的肯定。而只有努力保障文書檔案的完整性與真實性，不斷提高檔案立卷的質(zhì)量，才能更好的開發(fā)與利用檔案信息的資源，從而為社會提供更好的服務。
1 文書檔案管理的特點
1.1 文書檔案管理的重要性
文書檔案主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環(huán)節(jié)中的中心環(huán)節(jié)，其它環(huán)節(jié)都為利用服務，為利用打基礎和創(chuàng)造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務，是辦公室人員的重要工作之一。作好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學研究的必要基礎條件，其重要性是不言而喻的。
1.2 文書檔案載體多樣，內(nèi)容豐富
作為單位工作中的重要組成部分，文書檔案有著對單位工作的各方面一種有效的反應以及真實記錄的作用。文書檔案的載體具備了多樣性，主要包含了單位所簽訂的各種協(xié)議、合同、電子檔案、責任書等以及上級部門所下發(fā)的各類文件。檔案的內(nèi)容十分豐富，主要體現(xiàn)在科技檔案、會計檔案、行政管理以及各類載體檔案等方面。
1.3 文檔工作一體化
文書檔案應用于文書工作，也形成于文書工作。文書檔案整理是文書工作的最后歸宿，是在文件搜集、文件運轉(zhuǎn)、文件催辦、文件承辦的基礎上進行的，二者相輔相成，文書檔案主要來源于文件工作，文書檔案的質(zhì)量直接影響著檔案的質(zhì)量和檔案工作。
2 當前文書檔案管理存在的問題
2.1 文書檔案管理制度不規(guī)范
當前，許多企事業(yè)單位的文書檔案管理一般都設置在行政辦公室的綜合檔案室里，由于行政辦公室工作任務繁重，沒有及時將分散在其他科室的文書檔案資料歸檔;或由于辦公室人員為了方便使用，沒有及時將使用完畢的文件歸檔;或其他科室人員對文書檔案歸檔沒有足夠的重視，使用后將文檔放在自己科室而導致流失，這樣的檔案管理不利于綜合開發(fā)利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問題時各個部門相互推諉，不利于管理。另外，目前很多單位不重視文書檔案的管理，管理意識薄弱，檔案管理的制度不完善，職責分工不明確。文書檔案的管理利用，跟不上企事業(yè)單位發(fā)展的新形勢，文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，將會為企事業(yè)創(chuàng)造極大的經(jīng)濟利益，促進單位管理的科學規(guī)范。
2.2 文書與檔案工作在銜接上存在著問題
文書檔案工作，即文書和檔案兩者組成，它們既有區(qū)分也有聯(lián)系，既有分工也有統(tǒng)一。一個“分體式”的管理體系能夠從根本上實現(xiàn)在現(xiàn)實中文書工作與檔案工作的和諧配合。就目前的情況看來，在大多數(shù)單位當中，“分塊管理”是文書和檔案工作中所實行的管理制度。雖然說這種管理制度具備了有效性和科學性，但在現(xiàn)實工作當中由于文書人員對于檔案的意識較為單薄以及檔案人員對于文秘的工作也很少有考慮，在某種程度上這種制度卻讓文書工作和檔案工作產(chǎn)生了分歧，沒能夠真正做到和諧的統(tǒng)一。
2.3 檔案人員缺乏較強的檔案管理意識與工作責任心
在文書檔案的管理過程中，由于部分檔案人員的管理意識較為薄弱，僅側(cè)重于紅頭文件的管理，忽略無編號或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，加上少數(shù)檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻?，文件材料分散不好管理和利用查閱。具體表現(xiàn)于：個別檔案人員在處理文件資料時，沒有仔細鑒別檔案文件的真實性，不能區(qū)分檔案文件的原件與復印件，沒有及時歸檔文件資料的原件，無法確保它們的完整性與正確性，這些均會導致檔案文件材料的利用價值喪失或降低，法律依據(jù)性不強。因此，針對上述存在的管理問題，我們必須及時采取相應的改進措施，加強辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進行。
3 辦公室人員做好文書檔案管理的措施
辦公室文書檔案管理工作與辦公室各項業(yè)務工作直接掛鉤，辦公室文書管理工作是否到位直接影響著一個辦公室的業(yè)務效率和業(yè)務質(zhì)量，也直接影響著文書檔案管理工作的效率。由于辦公室文書檔案種類繁多，管理工作復雜，我們應該從規(guī)范體制、充分運用計算機技術(shù)、提高人員素質(zhì)等方面入手，做好辦公室文書檔案管理工作。
3.1 完善檔案管理制度，切實提高文書檔案管理水平
文書檔案管理對一個單位的管理有著重要作用，單位領導要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實施，促進文書檔案管理規(guī)范性和標準性，切實提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規(guī)范化現(xiàn)代化管理水平，必須穩(wěn)辦公室人員隊伍，提供較好的工作條件和環(huán)境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責任意識，發(fā)揚奉獻精神，認真地做好文件資料的收集整理工作，進行統(tǒng)一保管，以便查找和利用。
3.2 建設“自動化”系統(tǒng)，實現(xiàn)一體化管理
在自動化環(huán)境下，將實現(xiàn)淡化文書和檔案二者界限的效果。所有的文書將在相應設定的系統(tǒng)下得到統(tǒng)一的體現(xiàn)，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規(guī)范。在自動化系統(tǒng)的設計時，需要考慮的是前期的文書處理以及后期的歸檔管理工作。將文書和檔案的信息歸入到相應的系統(tǒng)之中，再通過計算機對其進行有效的管理，從而達到資源共享的作用，并且能夠?qū)崿F(xiàn)文書、檔案工作合二為一的實現(xiàn)“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結(jié)合起來，從根本上實現(xiàn)文書處理、檔案管理的一體化。
3.3 強化檔案管理人員的培訓
作為一名檔案的管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理能力。除利用業(yè)余時間自我學習外，還可參加相應的省市檔案局的有關檔案管理培訓，以此不斷深化自身的檔案管理專業(yè)知識與業(yè)務水平。同時，也要加強兼職檔案管理人員的知識與技能培訓，使他們深化了解并掌握有關文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎。對于檔案文件的收集期間存在的問題，檔案管理部門應及時向各部門反饋，并要求其修改。對不熟悉的人員，可給予相關的業(yè)務指導，以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進行，減少檔案收集完成后出現(xiàn)較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開展。同時也要爭取本單位本公司領導、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開展。
4 結(jié)束語
文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，其管理水平的高低直接關系和影響著檔案資料的質(zhì)量與完整性。辦公室人員要提高對文書檔案管理工作重要性的認識，提高單位文書檔案工作的應有地位，搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接，加強部門間協(xié)作，做好文書檔案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加強文書檔案管理工作，樹立文書檔案管理工作規(guī)范化、標準化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設與發(fā)展提供強有力的保證。
參考文獻
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[2]王麗巖.強化文書檔案現(xiàn)代化管理的有效方法[J].環(huán)球市場信息導報(理論);2014(2)：81.
辦公室檔案管理論文篇二
提高辦公室檔案管理工作效率的思考
[摘 要]一直以來，辦公室檔案工作一直維持著傳統(tǒng)的模式，而這種模式也必然會隨著社會的發(fā)展而改變。信息網(wǎng)絡化就是一種改變，它會使辦公室檔案工作更加有秩序，更加準確，同時也可以提高企業(yè)相關員工的工作效率。但任何事物都是把雙刃劍，信息網(wǎng)絡化也同樣如此，它在為我們帶來方便的同時，也會存在一些弊端，下面我們將會就這些問題展開討論。
[關鍵詞]辦公室;檔案管理;工作效率
時代的發(fā)展要求原有的辦公室檔案管理工作一定要進行一下改變，傳統(tǒng)的東西要適應時代的發(fā)展才可以長久的生存，這個時代是信息的時代，是網(wǎng)絡的時代，網(wǎng)絡信息化已經(jīng)逐漸的出現(xiàn)在各個領域，針對原有的辦公室檔案管理模式的一些弊端，信息網(wǎng)絡化的應用已經(jīng)迫不及待，這樣才能使辦公室檔案工作更加完善。
一、辦公室檔案管理的弊端
進行辦公室檔案管理的目的是使檔案更加完整，更加有秩序，這樣才能使利用者更加方便的工作，而檔案管理也才能達到本身的目的。但現(xiàn)在的檔案管理卻并不那么完善，以下幾個問題在辦公室檔案管理中就很常見：
(一)淡薄的管理意識和落后的管理方式
淡薄的管理意識主要是針對我國從事辦公室檔案管理的工作人員講的，這些工作人員中的很大一部分都是來自兼職人員，專業(yè)素質(zhì)低，導致工作效率以及工作水平也很低，對檔案管理工作的完善造成影響的同時，也就造成了管理方式越來越落后。時代在發(fā)展，為了辦公室檔案管理工作更好的進行，有必要在這一領域進行改革，既把現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術(shù)應用到其中。
(二)專業(yè)水平有待提高的管理人員
首先，管理人員專業(yè)水平的低下以及專業(yè)知識的缺乏使管理人員及辦公室的檔案管理越來越不能適應時代的發(fā)展，提高管理人員的素質(zhì)成為了當務之急。其次，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式已經(jīng)無法適應這個時代的要求，信息化時代要求辦公室的檔案管理這個領域也要實現(xiàn)信息化，這就在無形中對工作人員的素質(zhì)的要求也上升了一個臺階，而只有信息網(wǎng)絡化與具有專業(yè)素質(zhì)的工作人員結(jié)合起來，才能是檔案管理的效率進一步提高，使我國的檔案管理工作更上一層樓。
(三)亟需強化網(wǎng)絡信息化建設在辦公室檔案管理領域的發(fā)展
首先，作為辦公室檔案管理人員，在基本要求的基礎之上還要能夠把各個時段以及各個種類的檔案進行整理，管理人員如果繼續(xù)應用傳統(tǒng)的檔案管理模式，根本無法適應辦公室檔案管理的發(fā)展。其次，目前在檔案管理工作中應用網(wǎng)絡信息技術(shù)只是一個開始，有很多地方還不夠完善，導致目前還存在信息化檔案與紙質(zhì)的檔案并存的現(xiàn)象，這一點同樣有待于改善。再次，現(xiàn)階段的檔案管理模式不夠系統(tǒng)化，不夠?qū)I(yè)化，許多應用網(wǎng)絡信息化的管理模式只是在初步的階段，并未形成規(guī)模，因此會對檔案管理工作造成諸如保存不善之類的不便。
二、如何提高辦公室檔案管理工作的效率
辦公室的檔案管理工作在企業(yè)中是非常重要的一項內(nèi)容，它與辦公室的各項業(yè)務息息相關，一旦辦公室檔案管理工作做不好，其他的工作也會受到不同程度的影響。辦公室檔案管理工作往往比較復雜，因為需要管理的檔案通常屬于不同的種類，因此，如何提高辦公室檔案管理工作的效率便變得尤為重要，以下是幾點在這項工作中需要改進的地方：
(一)辦公室檔案管理制度需要完善
檔案管理工作的落后有一點原因是其在過去并未受到重視，因此檔案管理制度的完善程度就有所欠缺，加之與其想聯(lián)系的文件管理的工作也有所欠缺，因此要想使檔案管理工作能夠協(xié)調(diào)有序的進行，就要對檔案管理及文件管理工作同時加以重視，并且積極使其得到完善。這就要做到以下幾點：首先，為解決檔案的安全性問題，要對重要的文件進行保密處理，并且針對不同等級的保密文件采取不同的措施，這樣才能是檔案的保密更加徹底，更加有效。其次，為解決檔案管理工作因檔案種類繁多造成的無秩序的問題，應采取分類管理的措施，這樣有利于以后的使用及查找。再次，監(jiān)督工作在檔案管理工作領域中也非常重要，因此此項工作應由兩個人同時完成，既保證了團隊合作又可以保證互相監(jiān)督，更加確保了檔案的安全性，加強了檔案管理制度的完善性
(二)相關人員及單位的檔案管理意識需要加強
目前檔案管理工作沒有明顯的進展，有一方面是因為相關單位對其重視程度還不夠，缺乏足夠的管理意識，然而為了使檔案管理工作正常有序的進行，加強單位對此項工作重要性的認識是非常必要的，因此有關單位應做到，管理意識加強，管理方式改進，管理理念與時俱進等，這樣才能使檔案管理工作有明顯的起色。
(三)檔案管理人員的專業(yè)水平還不夠高
檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不夠高會導致辦公室的檔案管理工作無法跟緊時代的發(fā)展，對辦公室的檔案管理工作是十分不利的，為了增強管理人員的專業(yè)水平，一方面要從根源開始，選拔高素質(zhì)人才，一方面就是對原有的工作人員進行專業(yè)素質(zhì)的培訓，使其適應時代的發(fā)展以及工作的需要。
(四)檔案收集工作不夠強化
不夠強化的檔案收集工作會導致檔案的管理工作無法有秩序的進行，因此一定要加強辦公室的檔案收集，從類別或時間等不同的角度進行整理收集，并用計算機進行有效的管理。
(五)檔案管理需要與網(wǎng)絡信息化技術(shù)相結(jié)合
將檔案管理與網(wǎng)絡信息化相結(jié)合可以有效的提高管理人員的工作效率，是管理工作快速有序的進行，網(wǎng)絡信息化的應用會使檔案管理工作更加方便快捷，同時也改變了低效率的紙質(zhì)管理模式，加強了檔案管理工作的秩序性，準確性，及快捷性。
三、結(jié)語
辦公室檔案管理工作對于單位其他工作的完善具有輔助性作用，所以加強管理人員的管理意識，完善管理制度，實現(xiàn)信息化管理等，在提高檔案管理效率及單位工作效率中變得非常重要，也逐漸成為了現(xiàn)代化檔案管理的一個必然趨勢。
參考文獻：
[1]涂嬌麗.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務，2012(08).
[2]譚麗.試論如何改進辦公室檔案管理工作[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2012(11).
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5.檔案管理論文參考
辦公室檔案管理論文
