代發(fā)檔案管理論文(2)
代發(fā)檔案管理論文篇二
科研檔案管理存在的問題和對策探討
一.科研資料管理存在的問題和特點
企事業(yè)及科研單位都有大量的科研相關(guān)文件資料，重要的科研文件和資料都是指科研單位在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案。一方面需要妥善保密保管，另外需要方便根據(jù)權(quán)限查閱和借還操作。其工作量和管理難度不亞于中型圖書館管理工作，也不亞于檔案管理工作。因為普通檔案管理不需要考慮資料的級別和查閱的權(quán)限。隨著信息技術(shù)在管理上越來越深入而廣泛的應(yīng)用，機密科研文件資料管理數(shù)據(jù)庫技術(shù)已逐步成熟。加強對科研機密科研文件資料的管理研究是一個不斷發(fā)展的新型學(xué)科，實現(xiàn)動態(tài)科研機密文檔資料保存處理和數(shù)據(jù)庫的更新,為提高工作效率，總結(jié)電大科研資料文檔管理的特點，以便度對科研文檔管理制度化和加強對科研資料的的嚴格管理。
1.保密意識有待提高。國家檔案局2006年12月18日發(fā)布了《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，從制度上對文件檔案實現(xiàn)行政規(guī)章的實際規(guī)范效用。為各機關(guān)單位制定更加系統(tǒng)、完整、科學(xué)的文件檔案的歸檔范圍和保管方面的期限提供了新的指導(dǎo)和監(jiān)督，也進一步明確了規(guī)范機關(guān)文件檔案管理制度是各級文件檔案領(lǐng)導(dǎo)和管理部門法律上的職責(zé)。這有助于文件檔案管理部門站在遵守法律的高度，來加強并夯實機關(guān)文件檔案管理工作，對提高保密意識，對文件和檔案資料的管理逐漸重視起來。但整體上來說，保密意識和重要文檔的管理仍然處于比較低的水平，這方面需要大力宣傳和全社會的保密意識教育，是一個漫長的過程。
2.缺少一套專門的科研檔案管理系統(tǒng)。在具體操作上沒有統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，各科研單位自己把控，計算機參與的程度不高。重要科研文檔包括科研成果文檔、項目立項、論文集電子版和紙質(zhì)保存、科研學(xué)術(shù)報刊和學(xué)術(shù)會議視頻資料等,科研文件資料管理是一項非常重要的工作，這不僅保護科研成果秘密問題，還應(yīng)該方便根據(jù)權(quán)限調(diào)閱和借還等管理。將所有資料集中存儲在一個數(shù)據(jù)庫文件中，數(shù)據(jù)采用壓縮儲存，并設(shè)有密碼保護功能，沒有密碼無法打開數(shù)據(jù)庫，資料的管理采用類似于資源管理器的樹型結(jié)構(gòu)，可以很方便地預(yù)覽、編輯數(shù)據(jù)。通過樹型結(jié)構(gòu)可以將個人資料進行合理分類，便于資料的查詢。具有文件的導(dǎo)入、導(dǎo)出功能，所有資料均可導(dǎo)出到文件，也可以由文件導(dǎo)入恢復(fù)成數(shù)據(jù)庫存儲。因此，開發(fā)一套完善的科研文件資料管理研究管理系統(tǒng)就必不可少了?？蒲袉挝晃募n案管理工作是科研單位保密、實施嚴格管理的重要工作，也是科研單位系統(tǒng)管理不可分割的一部分，工作的的質(zhì)量與成效，直接影響保密的把關(guān)和科研單位管理的效率和水平。特別是在實行機構(gòu)改革、提高工作效率、引入競爭機制的形勢下，更新觀念，提高科研單位文件管理工作的效率和質(zhì)量尤為重要。作為計算機應(yīng)用的一部分,使用計算機對重要科研部門文件和檔案進行管理,具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、成本低等。這些優(yōu)點能夠極大地提高管理單位機密文件和檔案管理的效率,也是管理朝科學(xué)化、正規(guī)化,與世界接軌的方向。信息管理系統(tǒng)(簡稱MIS)是介于信息論，經(jīng)濟管理理論，統(tǒng)計學(xué)與運籌學(xué)及計算機科學(xué)之間的一門邊緣性，綜合性，系統(tǒng)性的交叉科學(xué)，它是隨著管理科學(xué)，信息技術(shù)，計算機技術(shù)等的發(fā)展而產(chǎn)生和發(fā)展起來的。研究和開發(fā)一套適合科研單位單位使用的機密文件及資料管理系統(tǒng)是已經(jīng)非常迫切的工作，也是具有非常現(xiàn)實需要的工作。
3.目前的狀態(tài)。目前科研單位對紙質(zhì)科研成果的管理工作大多較為隨意。但諸如科研成果分類不細致，缺乏科研成果說明標簽，未進行分等級管理等情況屢見不鮮，從而導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)科研成果受損、丟失、重復(fù)存放、查找不方便等狀況，不但影響工作效率，還會影響科研單位嚴謹?shù)男蜗?。?guī)范和把控科研成果管理大致可圍繞以下幾個方面，首先是科研成果和檔案的分類。分類工作分為兩步，第一步是根據(jù)科研項目的內(nèi)容性質(zhì)，先將科研成果劃分為普通或者機密科研成果，機密級別。不是所有的科研成果都可以公開，書面科研成果應(yīng)根據(jù)內(nèi)容設(shè)定受控級別，例如其究竟是普通公開科研成果，還是按照一定級別才可以查閱的科研成果。檔案資料類科研成果、內(nèi)部管理類科研成果等;第二步是在每個大分類下面，再細分不同的科研成果類型，分類越細，以后查找起來就越方便。最后是科研成果存放。在確定科研成果分類表和科研成果等級之后，再根據(jù)科研成果的數(shù)量和使用頻率，設(shè)定不同的科研成果簡介文檔存放用品。例如板夾、普通科研成果夾、科研成果袋、快撈架等等。當(dāng)然，受控科研成果夾還需要存放在機密科研成果柜。
二.建議和對策探討
1.引進計算機管理。原始科研成果和檔案的信息具有原始性和完整性，利用計算機建立數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)諸如查詢和借閱方面的信息管理，實現(xiàn)計算機對機密科研成果檔案完整、準確和動態(tài)管理體系，可以及時準確、全面的提供科研成果信息資料和相關(guān)數(shù)據(jù)，提高機密科研文檔管理的工作效率?？蒲行畔⒓皺n案信息的收集就是為了充分達到原始資料資源共享，這是信息管理的出發(fā)點和歸宿點，這也要求有科研成果資料管理系統(tǒng)提供強有力的技術(shù)保障。文件保管制度中的另一個關(guān)鍵是存儲。紙質(zhì)文件文件如同電子信息一樣需要妥善的安置與保管。無論您是出于安全因素或者是想減少文件管理成本、文件存放的位置和相關(guān)信息都是至關(guān)重要的。
2.密級管理。從管理層面上來說，加強科研成果信息和紙質(zhì)文檔管理，除了計算機管理外，還應(yīng)該加強人員素質(zhì)和意識方面方面，首先，提高認識，嚴格把關(guān)。無論是科研科室內(nèi)部還是外部，幾乎每份科研成果的形成到歸檔都要由部門負責(zé)人審核、簽發(fā)?？蒲谐晒畔⒌慕栝喴脖仨毥?jīng)過一定的手續(xù)，根據(jù)級別和權(quán)重借閱不同級別的科研成果檔案。因此，加強對重要科研成果的審核、簽發(fā)和借閱情況。統(tǒng)一認識，層層把關(guān)，確保每份科研成果的安全管理要求。其次，抓好科研成果建檔，確?？蒲谐晒牧系男畔蚀_?？蒲谐晒麢n案管理工作的根本目的就是為科研檔案管理提供優(yōu)質(zhì)高效的科研成果借閱和管理服務(wù)，它的主導(dǎo)功能是保密和幫助科研單位運作的順暢?？蒲袉挝磺胁豢珊鲆暱蒲谐晒牧系氖占瘹w檔，尤其是要注意對一些機密科研成果更要加強收集保管。對有較高價值的科研成果材料更應(yīng)重點保存，為今后利用提供方便。做到科研成果資料借閱管理的科學(xué)化以及規(guī)范化。具體說來，實現(xiàn)了對機密科研成果資料進行建立數(shù)據(jù)庫，能夠科學(xué)嚴密的對借閱人信息管理。在借閱和歸還管理中做到安全可靠，能夠根據(jù)權(quán)重完成借閱和歸還。既可以按科研成果名、內(nèi)容關(guān)鍵字、科研成果形成時間等信息對科研成果資料進行查詢，并能及時準確的反映出科研成果資料的借閱情況。通過計算機實現(xiàn)了簡單的統(tǒng)計和分析借閱頻率功能，統(tǒng)計和圖表展示出庫存科研成果資料的分類情況與借出科研成果資料所占的比例。單位科研成果資料種類和時間分布情況。完善對使用該管理系統(tǒng)的工作人員的管理，也就是密碼管理，按照不同的級別系統(tǒng)提供不同的功能授權(quán)。采用計算機對數(shù)據(jù)庫的管理可方便快捷地查詢科研成果共享信息;安全保管和安全借閱，歸還;權(quán)重管理。
最后，信息時代和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的科研文件和資料載體多樣化和多學(xué)科化要求管理人才隊伍和個人的知識結(jié)構(gòu)也應(yīng)多樣化。然而當(dāng)前科研單位管理人員的知識結(jié)構(gòu)比較單一，其中一部分人員是學(xué)其他專業(yè)而后轉(zhuǎn)到科研單位工作的，他們因為沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過圖書情報的基礎(chǔ)理論和專業(yè)技術(shù)科研檔案管理的工作缺乏深入了解，因而難以勝任保密性很強的一些深層次的業(yè)務(wù)工作。另外圖書情報專業(yè)畢業(yè)的人員因缺少其他有關(guān)學(xué)科的專業(yè)知識進而難以開展深層次的服務(wù)工作，其業(yè)務(wù)水平停留在傳統(tǒng)服務(wù)工作的水平上。繼續(xù)教育不夠致使計算機和網(wǎng)絡(luò)知識和技能以及外語水平普遍不高，直接造成科研單位管理人員整體素質(zhì)不高難以適應(yīng)科研管理工作。?
參考文獻
[1] 朱德金編著，《科技情報開發(fā)與經(jīng)濟》，試論現(xiàn)代圖書館的人力資源管理[m] ,2005.619?
[2] 盛秋艷: 高校圖書館外文期刊利用中的問題與對策 [J]圖書館建設(shè)2001(2)
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