高校檔案管理論文(2)
高校檔案管理論文篇二
高校檔案管理現(xiàn)狀
【摘要】高校檔案管理，指的是圍繞高校檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統(tǒng)計和利用服務(wù)等環(huán)節(jié)開展的一系列工作及因為這項工作而產(chǎn)生的工作機構(gòu)、工作模式和工作方法的統(tǒng)稱。研究我國高校檔案管理現(xiàn)狀，有助于更好地開展高校檔案工作，實現(xiàn)高校檔案的價值。
【關(guān)鍵詞】高校檔案;檔案建設(shè);檔案管理
一、高校檔案建設(shè)
高校檔案是伴隨著高校產(chǎn)生而逐漸積累形成的，高校檔案也有悠久的歷史。但在我國古代，檔案主要是用作為統(tǒng)治階級服務(wù)的，高等學(xué)府所產(chǎn)生的檔案記錄統(tǒng)一歸作國家檔案的形式進行保存，所以并不存在單獨的高校檔案記錄。自近代以來，才形成了不少面向社會大眾的高校，如北京大學(xué)、清華大學(xué)等，這些高校的發(fā)展產(chǎn)生了很多珍貴的檔案材料。但是當(dāng)時無論是北洋政府時期還是南京國民政府時期并沒有建立管理高校檔案的制度，都是由高校自身進行檔案管理，此時國內(nèi)局勢不穩(wěn)，戰(zhàn)爭多發(fā)，抗日戰(zhàn)爭時期很多高校又相繼內(nèi)遷，嚴重影響檔案工作的開展，高校檔案損壞嚴重。
高校檔案建設(shè)真正走上正軌是在新中國成立以后。新中國成立后，著手對包括高校檔案在內(nèi)的國家檔案建設(shè)事業(yè)進行了統(tǒng)一部署，于1954年建立了國家檔案局，1956年國務(wù)院發(fā)布了《關(guān)于加強國家檔案工作的決定》，在這里規(guī)定了國家檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一管理國家檔案。自此之后各高校相繼加強了對高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，成立了文書檔案室或科技檔案室，增加了專、兼職檔案管理人員，形成了檔案管理規(guī)范化的局面。在之后的“”時期，高校檔案工作又收到極大的影響，造成了不少檔案材料的損失和破壞，高校檔案工作停滯發(fā)展。為扭轉(zhuǎn)這一局面，重新規(guī)范高校檔案工作，1989年教育部制定了《普通高校檔案管理辦法》，第一次對高校檔案工作制定了單獨的管理辦法，同時這一文件的發(fā)布和實施標志著我國高校檔案統(tǒng)一管理的內(nèi)部管理體制初步確立。在此之后我國高校檔案建設(shè)迎來大發(fā)展時期，各高校按照要求合并了文書檔案時和科技檔案室，建立了檔案館、檔案室，加強了學(xué)校對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，規(guī)范了檔案工作的流程，加快了我國高校檔案事業(yè)的發(fā)展。2008年頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》根據(jù)時代的發(fā)展和要求對高校檔案工作進行了新的規(guī)定，明確了高校檔案工作的管理體制，延伸了高校檔案的管理范圍，指明了高校檔案服務(wù)的方向，促進高校檔案工作更快的發(fā)展。
根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，目前我國高校檔案工作形成了由國務(wù)院教育行政部門和地方教育行政部門主管、國家檔案行政部門和地方檔案行政部門進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的體制。依此規(guī)定，全國形成了自上而下的統(tǒng)一管理的高校檔案工作體制，即國務(wù)院教育行政部門負責(zé)主管全國高校檔案管理工作，各地方教育行政部門主管各地高校檔案管理工作，同時接受國家和地方檔案行政部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。在每所高校內(nèi)部，建立以高校校長為領(lǐng)導(dǎo)的高校檔案工作機制，通過設(shè)置檔案館、檔案室來開展全校的檔案管理工作。我國高校檔案工作機制和我國檔案工作規(guī)定的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級集中的總體要求是一致的。
高校檔案工作經(jīng)過多年建設(shè)發(fā)展，已經(jīng)取得了一定的成效。2007年底教育部對直屬72所高校的檔案工作情況進行調(diào)查，情況如下：“教育部直屬高校檔案館(室)共有72個，其中檔案館61個，檔案室11個;共有檔案工作人員1129人，其中，專職人員750人，兼職人員379人;共藏有檔案4841129卷，其中，建國前檔案案卷為66761卷。調(diào)查還顯示，隨著直屬高校的跨越式發(fā)展，招生規(guī)模逐步擴大，高校的重要活動、重要會議、重點建設(shè)項目、重大科研項目、重大改革工程、重要工作內(nèi)容與日俱增，直屬高校檔案館(室)的館藏量以平均每年9.49%的速度遞增”。
二、上海A高校檔案管理現(xiàn)狀
上海A高校是上海市屬公辦本科普通高校，其前身是1950年建校的中央稅務(wù)學(xué)校華東分校。經(jīng)過多年發(fā)展，學(xué)校從過去的干部培訓(xùn)學(xué)校逐步發(fā)展成為全日制高等職業(yè)院校，并于2004年獲批升格為二本院?！，F(xiàn)已有全日制在校學(xué)生11000多名，就讀于23個本科專業(yè)和24個?？茖I(yè)。該校成立了綜合檔案室對全校黨群、行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、基建、財會、外事、出版、設(shè)備、聲像、實物等各類檔案及相關(guān)資料實行集中統(tǒng)一管理，建設(shè)有檔案庫房、辦公室、閱覽室各一間，面積共計400平方米，存有自1956年產(chǎn)生的檔案一萬多卷，同時還成立了校史館。在學(xué)校校長的領(lǐng)導(dǎo)下，以校長辦公室主任為直接負責(zé)人，按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求開展全校檔案管理工作，目前已形成一支包括2名專職檔案管理人員和28名兼職檔案管理人員構(gòu)成的檔案管理隊伍。
(一)形成校長領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理體制
上海A高校是從歷史上的干部培訓(xùn)學(xué)校、高等職業(yè)院校直到現(xiàn)在的本科高校逐步發(fā)展起來的，由于在學(xué)校成立開始并沒有定位為高等院校，所以在檔案管理方面長期以來和一般的高校檔案管理建設(shè)是不一樣的。從成為高等職業(yè)院校開始，該校逐步按照高校檔案工作要求開始規(guī)范檔案管理。尤其是自2004年升格為二本院校以來，該校迎來大發(fā)展時期，檔案工作量也成倍增加。為了更好地開展全校檔案工作，使檔案工作為全校的發(fā)展起到支撐作用，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，該校成立了以校長為領(lǐng)導(dǎo)，校長辦公室主任為負責(zé)人，各二級學(xué)院、職能部門負責(zé)人共同組成的檔案管理體制。通過這一領(lǐng)導(dǎo)體制，確保了檔案工作在全校工作的重要性，有力地促進了檔案工作的開展。
(二)制定和實施了學(xué)校的檔案管理相關(guān)文件
上海A高校綜合檔案室未成立之前，在檔案管理方面的規(guī)章制度一直是以國家頒布的《檔案法》和《普通高校檔案管理辦法》等法規(guī)為操作依據(jù)。但是在面對學(xué)校日常檔案管理工作時，又有著針對性不強、落實不完善等問題，遇到具體問題時會面臨無從下手無據(jù)可依的情況，對檔案管理工作帶來一定的影響。綜合檔案室成立之后，通過整理檔案工作中遇到的問題，按照國家檔案方面法律法規(guī)的要求，同時參考兄弟高校制定的高校檔案工作辦法，并經(jīng)過學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各相關(guān)二級學(xué)院和職能部門的討論，相繼制定了本校一系列的檔案工作辦法。這里面包括有對全校檔案工作總體要求的《上海A高校檔案管理辦法》，涉及檔案和工作中產(chǎn)生文件的《上海A高校文件處理辦法》，《上海A高校重大活動、重要項目檔案管理規(guī)定》，《上海A高校檔案室檔案庫房管理規(guī)定》，《上海A高校檔案借閱利用規(guī)定》等涉及檔案管理方面的操作方法規(guī)定共計13條。這些操作方法覆蓋了檔案管理中收集、整理、歸檔、鑒定、服務(wù)、利用等方面，涉及到黨群、行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、基建、財會等方向，形成了一套檔案工作實施方法，為該校檔案工作的開展提供了制度保障。 (三)做好日常的檔案管理工作
上海A高校在制定了適合本校自身的檔案規(guī)定之后，檔案管理工作開始步入正軌。首先做到的就是根據(jù)高校檔案工作的規(guī)律，嚴格落實高校檔案的收集制度，確定每年5月底是全校這一學(xué)年產(chǎn)生的檔案向?qū)W校綜合檔案室移交歸檔的時間。第二，對各二級學(xué)院、職能部門開展檔案工作指導(dǎo)，包括歸檔范圍、檔案整理方法，案卷編寫規(guī)范等，使各二級學(xué)院、職能部門兼職檔案人員掌握基本的檔案工作方法。第三，開展了檔案統(tǒng)計工作，將過去該校歷史上形成的檔案材料進行分類、清點、統(tǒng)計，對這部分檔案的清理核對工作為該校校史館的建立打下了良好的基礎(chǔ)。第四，對該校的檔案工作進行有效監(jiān)督，通過日常檔案工作的深入進行和監(jiān)督，保證了重要文件的及時歸檔，保護了檔案資源。第五，開展學(xué)校檔案編研工作，根據(jù)學(xué)校活動產(chǎn)生的各項成果，先后編制了《教學(xué)成果匯編》、《科研成果匯編》、《規(guī)章制度匯編》等，并為年鑒工作提供檔案材料支撐依據(jù)。
(四)積極開展檔案利用服務(wù)工作
檔案具備憑證價值和參考價值。檔案的價值只有在利用的時候才會更好的體現(xiàn)出來。上海A高校綜合檔案室自成立開始，便將檔案的利用和服務(wù)工作作為重心之一，提供如學(xué)籍學(xué)歷證明、學(xué)位鑒定、檔案查閱、檔案借閱、檔案證明等服務(wù)，服務(wù)對象主要包括本校各二級學(xué)院和職能部門工作需要、教職工及學(xué)生個人需要以及社會上其他需要等。據(jù)統(tǒng)計，該校綜合檔案室在2001～2011年期間，共接待查檔人員4630人次，查閱檔案11670卷次。其中，校內(nèi)人員查檔3115人次，占查檔人員總?cè)舜蔚?7.27%，查閱檔案8793卷次，占總查閱檔案的75.3%;提供社會查檔服務(wù)1515人次，占查檔人員總?cè)舜蔚?2.73%，查閱檔案2877卷次，占總查閱檔案的24.7%。
(五)實施了校內(nèi)檔案信息化建設(shè)
近年來，檔案信息化建設(shè)是檔案管理的發(fā)展趨勢，高校檔案信息化建設(shè)也同樣列入到高校檔案發(fā)展的關(guān)鍵點。通過檔案的信息化建設(shè)，可以更好地方便使用者從網(wǎng)絡(luò)上就能查閱到需要的檔案材料，極大地提高了檔案的利用率。上海A高校在此方面做了大量工作，首先是在硬件設(shè)施方面，完整地配齊了計算機、掃描儀、復(fù)印機、服務(wù)器等設(shè)施，保障了傳統(tǒng)檔案紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件工作的開展。另外還通過向檔案中介機構(gòu)招標方式開展館藏檔案的掃描工作，完成了學(xué)校利用頻率高的檔案數(shù)字化掃描。其次，在軟件方面，使用“南大之星”檔案管理系統(tǒng)對校內(nèi)檔案進行管理，并與學(xué)校OA系統(tǒng)進行銜接，在OA系統(tǒng)里操作的日常公文、匯報請示等數(shù)據(jù)都可以導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)，方便了歸檔工作。最后，通過在學(xué)校網(wǎng)站上對學(xué)校的檔案工作進行展示，包括檔案宣傳教育和校史展覽等工作，取得了一定的效果，但是在網(wǎng)上直接查閱檔案方面還需要繼續(xù)完善。
參考文獻：
[1]韓狄黎.學(xué)校檔案管理理論與實務(wù)[M].上海：上海交通大學(xué)出版社，2010
[2]王芝蘭.高校檔案規(guī)范化管理[M].長沙：湖南師范大學(xué)出版社，2012
[3]藺海波.待加快發(fā)展步伐提高管理水平――關(guān)于高校檔案工作的調(diào)查與思考[N].中國教育報，2008618(12)
作者簡介：
鄂思文(1985-)，男，山西陽泉人，上海商學(xué)院，研究方向：檔案管理。
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