檔案管理論文兩篇

　　檔案是人類 社會進步、 發(fā)展、延續(xù)的真實歷史記錄，其涵蓋了政府、社會 組織、企事業(yè)和公民在社會活動中所產(chǎn)生的各種有保存價值的信息資料。下面是學習啦小編整理的檔案管理論文，希望你能從中得到感悟!

　　檔案管理論文篇一

　　淺談新時期檔案管理工作

　　中圖分類號：G27 文獻標識：A 文章編號：1009-4202(2011)04-359-02

　　摘 要 檔案是人類 社會進步、 發(fā)展、延續(xù)的真實歷史記錄，其涵蓋了政府、社會 組織、企事業(yè)和公民在社會活動中所產(chǎn)生的各種有保存價值的信息資料。當今知識 經(jīng)濟新時代，檔案 工作者必須認清形勢、結合實際、開拓創(chuàng)新、勇于 實踐。檔案 管理通過與 計算機、 網(wǎng)絡等現(xiàn)代信息技術的結合，促進檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案服務利用效率。

　　關鍵詞 檔案管理 意義 問題 措施

　　一、做好檔案管理工作的實際意義

　　檔案是國家機構、社會組織和個人從事 政治、經(jīng)濟、科學 文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)，是黨和國家各項建設事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。檔案事業(yè)主要由檔案行政管理機構、檔案室(團體、學校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等統(tǒng)一保管和管理檔案的內(nèi)部機構)、檔案館等機構組成，檔案管理就是通過對各級檔案部門的監(jiān)管，進一步健全檔案管理制度，促進檔案開放與運用，發(fā)揮檔案功能。

　　檔案管理工作是一個單位管理工作的重要組成部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，也是一個單位健康發(fā)展的需要。科學規(guī)范的管理檔案，同時也是衡量一個單位管理水平的重要尺度。檔案記載著單位的發(fā)展史，對研究本單位的工作成績和科學發(fā)展提供第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。做好檔案管理工作，一方面便于單位高層人員及時了解單位整體狀況，適時調(diào)整策略提供準確依據(jù)，并為決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于有關各方面準確認識單位的工作成果，為單位與各有關方面進行有意合作奠定堅實的基礎。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，應該不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，不斷提高檔案管理效率。

　　二、新時期檔案管理工作所面臨的主要問題

　　隨著科技的進步，信息化已不可避免地進入了檔案管理的領域，因此，新形勢下檔案信息化建設成為歷史發(fā)展的必然趨勢。由于計算機技術的快速發(fā)展，目前檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的檔案管理逐漸過渡到現(xiàn)代化管理，節(jié)省了大量時間、人力、物力的消耗，大大提高了工作效率。但是，在實際工作中，現(xiàn)代化檔案管理也面臨著諸多問題。

　　1.檔案載體的轉(zhuǎn)變

　　在管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文檔，電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。保存電子文檔資料顯然要比保存紙質(zhì)文檔要方便，但紙質(zhì)文檔“原始記錄”的真實性作用也是電子文檔所不可取代的。

　　2.檔案的分類變化

　　檔案的傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設立和調(diào)整類目，便于查找提高了效率。傳統(tǒng)分類方案對于數(shù)量較少、問題較單一的檔案分類還是有實用性的，如何分類應根據(jù)需要恰當運用。

　　3.檔案接收和保管方式上轉(zhuǎn)變

　　在電子 環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。新時期檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代信息技術，熟練使用電子信息系統(tǒng)。

　　4.電子檔案工作面臨的問題

　　(1)電子檔案原件的真實性問題

　　在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)。電子文件很容易被刪改，改后不留任何痕跡，很難確定該份材料的真實性和權威性。

　　(2)電子檔案保存的長久性問題

　　很多單位將會實現(xiàn)無紙化辦公，這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡突然癱瘓或被毀，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。

　　(3)電子檔案內(nèi)容的保密性問題

　　用網(wǎng)絡的任何終端設備都能索取到存儲在網(wǎng)絡某一個設備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡終端。這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。

　　三、提高新時期檔案管理水平的具體措施

　　我國新時期的檔案工作面臨著從傳統(tǒng)向現(xiàn)代信息化的重大轉(zhuǎn)變，而如何加速實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案的利用水平，成為檔案工作者不斷探討和研究的問題。新時期檔案管理的核心是管理手段和保護技術的現(xiàn)代化，要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設，我認為應從以下幾個方面著手：

　　1.加強領導、提高認識

　　加快檔案現(xiàn)代化、信息化建設必須提高檔案管理人員運用現(xiàn)代化技術的能力，更新各級檔案人員的知識結構，同時加大投入、增配軟、硬件設施。把檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內(nèi)容，逐步構建起各地檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務質(zhì)量。

　　2.要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現(xiàn)標準化

　　計算機技術的 應用是檔案工作技術現(xiàn)代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業(yè)務標準化為基礎的。要適應知識經(jīng)濟發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實現(xiàn)檔案工作標準化。

　　3.增強檔案信息獲取能力

　　長期以來檔案部門始終未能擺脫“重藏輕用”的局面，而在當今信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門，檔案工作者必須具備較強的信息獲取能力，增強鑒定和評估能力以引導利用者獲得更多的檔案信息。

　　4.加快數(shù)據(jù)準備，推進檔案現(xiàn)代化管理進程

　　在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機數(shù)據(jù)的準備工作是非常重要的。如果沒有一整套規(guī)范、科學的工作程序與方法，會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中應注意以下幾點：

　　(1)分清輕重緩急，循序漸進

　　在推進 計算機 管理的過程中，應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排序，將那些可以開放的核心檔案和 社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

　　(2)分級次著錄，省時省力

　　在著錄過程中，可將反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄;對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄;而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。

　　(3)分門別類，充分利用檔案原基礎

　　對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等，可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。

　　5.加強電子文件檔案的管理

　　電子文件是社會進步的產(chǎn)物，確保電子文件檔案的安全是當今檔案 工作遇到的新課題。在電子文件大量產(chǎn)生的今天，檔案部門進行電子文件接收歸檔的首要任務是對所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性鑒定，制定科學、合理及符合我國實際情況的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結構標準，這也是全面實施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎。盡可能把文件各個階段的管理要求放在設計階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。同時加強立法，確保電子文件的法律效力。

　　6.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，強化服務意識，拓寬服務領域

　　檔案工作者要具備一定的信息能力，這才能適應信息資源管理工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。同時要注意加強檔案主體意識和獲取意識 教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉(zhuǎn)換意識。要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識 經(jīng)濟和各項事業(yè) 發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務的軌道上來。社會的發(fā)展進步要求檔案工作者要緊跟時代要求，不斷建設和完善檔案服務體系，努力創(chuàng)新服務機制，適應新形勢，迎接新挑戰(zhàn)，為檔案事業(yè)的不斷輝煌進步貢獻力量。

　　總之，提高對檔案管理工作的認識，利用各種資源進行檔案工作的現(xiàn)代化管理，并提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是適應新時期要求、做好檔案管理工作的關鍵。辦公自動化的廣泛實現(xiàn)，信息高速公路的建成，對傳統(tǒng)的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。檔案部門要盡快認清形勢，采取有力措施，從工作重點和方式上來一次大轉(zhuǎn)變，從人才和技術力量上來一次大儲備，以勇敢地應對信息時代的挑戰(zhàn)。

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