電子檔案的管理論文(2)
電子檔案的管理論文篇二
淺談電子檔案管理對策分析
前言
隨著科技進(jìn)步，日常辦公與管理離不開電子文件與電子檔案的應(yīng)用。電子檔案具有許多有點(diǎn)，但是檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)其也有一定的缺陷。
1.電子檔案管理的現(xiàn)狀
1.1電子檔案認(rèn)識的局限性
以前對檔案管理都是把檔案袋貼上封條，放在檔案室里，這種做法不利于檔案信息公布于社會、服務(wù)于社會，需要使用檔案的時候極其不便，嚴(yán)重阻礙了檔案管理的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們的價值觀念也隨之改變，已經(jīng)意識到檔案在經(jīng)濟(jì)中的重要作用，知曉檔案信息資源能夠帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效益。然而，在實際的檔案管理工作過程中，出現(xiàn)了一些問題，少數(shù)人認(rèn)為單位檔案是單位的私有財產(chǎn)，檔案信息就必須處于封閉狀態(tài)，不愿意將檔案放在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行開放。
1.2電子文件的整理與歸檔受檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程制約
全系統(tǒng)實施計算機(jī)管理的前提與基礎(chǔ)是檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。國家檔案局頒發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》為機(jī)關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定基礎(chǔ)，然而，這項政策在各級機(jī)關(guān)中實施，并非易事。多數(shù)單位因為實施現(xiàn)行分類法有一定難度，僅考慮本單位的現(xiàn)狀，實施本單位制定的分類方法，沒有意識到檔案工作的規(guī)范化對未來檔案電子化的影響。
1.3計算機(jī)技術(shù)尚未大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理
檔案部門的人力、財力比較有限，某些檔案部門沒有配備計算機(jī)，或者即使有了計算機(jī)，對一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后，用紙質(zhì)檔案進(jìn)行再次保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。電子檔案的使用和推廣正處于初級階段，多數(shù)檔案管理人員并沒有接受過檔案管理方面的教育，致使檔案人員難以熟練的使用電子檔案的軟件，或者再軟件的選擇上比較盲目，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)在檔案管理中的作用沒有充分地發(fā)揮出來。
2.電子檔案管理中解決問題的對策
2.1 電子檔案管理的原則
2.1.1檔案管理規(guī)范性原則
檔案管理的規(guī)范性要求所有檔案信息的電子化盡量用國際通用標(biāo)準(zhǔn)，按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)信息傳遞方式進(jìn)行檔案信息服務(wù)。因此，對上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞應(yīng)選用統(tǒng)一認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)。
2.1.2檔案管理可靠性原則
采取各種檔案管理的技術(shù)措施嚴(yán)格按照國家制定的規(guī)范執(zhí)行，同時檔案工作的制度保障也是不可或缺的。在電子檔案管理的全過程中，要確保歸檔文件和進(jìn)館檔案的真實有效，還要注意電子檔案管理各個環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份，以防止信息的丟失和失真。
2.1.3高效率原則
檔案信息的電子化講究工作的效率與效益。選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案和最高效、經(jīng)濟(jì)的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。整個電子化工程成敗和效率高低的關(guān)鍵靠合理的技術(shù);而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)成為檔案信息電子化工程的助推器。
3.解決電子檔案管理過程中問題的對策
3.1加強(qiáng)電子文件全過程管理
電子文件的收集、積累的方法和要求受電子文件的特性限制。出于保留文件重要修改過程的目的，對原稿進(jìn)行收集和積累。起輔助作用或正式作用的文件及時收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識關(guān)系。必要時應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文
件信息丟失。
3.2注重檔案 管理人員的培養(yǎng)
檔案人員的培養(yǎng)，需要檔案部門和各級政府的高度重視、積極配合，一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)強(qiáng)的管理人員， 選擇文書、檔案 工作的人員要素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)。另一方面，要對現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。
3.3選用可行性強(qiáng)的信息保護(hù)措施
電子檔案放在 網(wǎng)絡(luò)并不是百分之百安全，存在著一定的風(fēng)險性。這就需要電子檔案上網(wǎng)后采取安全保護(hù)措施。常用的技術(shù)方法有加密技術(shù)、身份驗證、防寫、檔案備份、專機(jī)專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等，有效地防止檔案信息被竊取、刪除和修改。不斷改進(jìn)檔案管理的手段，努力提升電子檔案的安全保護(hù)水平。
3.4強(qiáng)化 計算機(jī)軟、硬件設(shè)施管理
軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，檔案管理部門需要配備必要的電腦刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料使用通用格式的光盤進(jìn)行存儲。及時修補(bǔ)管理軟件的中出現(xiàn)的安全漏洞。在硬件管理上，改善電子文件和計算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和 環(huán)境，注重防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
結(jié)語：總之，在科學(xué)技術(shù)不斷 發(fā)展的時代，在檔案管理的日常工作中，不斷地積累電子檔案管理的 經(jīng)驗， 應(yīng)用先進(jìn)的電子檔案管理技術(shù)手段，把電子檔案管理工作做得越來越好。
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