高校學籍管理論文(2)
高校學籍管理論文
高校學籍管理論文篇二
高校學籍檔案管理探析
目前，高校學籍檔案 管理信息化相對落后，管理系統(tǒng)利用率低，學籍檔案管理 工作的基礎設施、設備條件和技術手段普遍落后，滿足不了高校 發(fā)展和利用的需要。盡管不少高校很早就提出建設信息化檔案館，但在現實中仍普遍存在不能有效整合學校各部門的檔案信息資源，沒有真正對檔案信息進行深加工，更沒有從中分析整理出有規(guī)律性、結論性數據資料來為教學管理、領導決策等提供服務。高校普遍存在精通檔案信息化建設人才奇缺的問題，現有的學籍檔案管理人員常常滿足于登記、收藏、保管等一般性管理工作，而對實施高端的信息化管理卻是無暇或無力顧及。
高校是否具有信息意識是高校學籍檔案管理工作能否實現信息化的前提條件，這種信息意識主要包括檔案資源的數字化意識、信息服務的 網絡化意識、信息管理的標準化意識。高校應不斷加大投入，采取有效措施向信息化方向發(fā)展，以提高學籍檔案管理工作的質量和效率。
第一，抓好多媒體數據庫研究。近年，高校學籍檔案管理館(室)花費大量人力、物力進行機讀檔案目錄庫和機讀檔案信息全文庫建設。信息資源大多采用掃描或用鍵盤逐字錄入的方式進行，但是這種方式并不適合于動態(tài)的圖像、聲音等形式存在的學籍檔案信息。全文管理、多媒體信息技術的出現為紙質檔案、聲像檔案的 計算機綜合管理帶來方便。從目前多媒體技術的發(fā)展水平和學籍檔案管理部門數據庫建設的情況看，研制多媒體數據庫應注意兩個問題。一是包容性。傳統(tǒng)的數據庫系統(tǒng)和多媒體數據庫系統(tǒng)具有不同的體系結構，二者之間不能進行簡單的轉換。因此，多媒體數據庫系統(tǒng)的選用要保證具有一定的包容性，能保證傳統(tǒng)數據庫的有效性、準確性，并能通過一定的手段達到相互間的共享。二是目錄結構相對一致。聲像檔案與一般的紙質檔案在形式上是不盡相同的。因此，在表達內容方面需要做大量的分析、研究和歸納工作，確保目錄結構具有相對一致性，使建立的綜合性目錄數據庫有利于對各種類型的數據的綜合管理和查詢。
第二，構建一個穩(wěn)定的網絡 環(huán)境，加強系統(tǒng)的硬件設施建設，并進行集中管理，以保證系統(tǒng)網絡運行穩(wěn)定和數據的安全性。學校系統(tǒng)信息管理員應及時對各教務崗位的需求進行反饋，并及時做好系統(tǒng)更新，最大限度地滿足各教務崗位的信息化要求。隨著各高校校園網的建設和完善，提高信息的處理速度和工作效率、促進學籍檔案管理現代化勢在必行。因此，要統(tǒng)籌布局，注意檔案管理系統(tǒng)與各部門學籍管理系統(tǒng)的接口工作，建立統(tǒng)一的操作平臺，使學籍檔案管理由原來的分散式手工管理模式轉向網絡化的集中式系統(tǒng)管理模式。要整合電子檔案管理業(yè)務流程，強調學籍電子檔案的背景，要求學籍電子檔案提供單位負責其原始性、可靠性、完整性。要把學籍電子檔案的提供和利用作為基點，進行加密與利用權限的授予，并確保遠程利用的安全，真正實現檔案信息開放與融通的 社會化、遠程化。
第三，強化標準研究和 應用。建立計算機學籍檔案管理網絡涉及許多因素，標準化是不可缺少的組成部分，否則，計算機 軟件難以統(tǒng)一，信息難以實現共享。建立計算機學籍檔案管理網絡要求使用包括高速傳輸、寬帶交換、網絡管理和傳輸監(jiān)控等大量現代化通信技術，要求有高度統(tǒng)一的通信規(guī)程、技術規(guī)范和信息格式。信息標準化主要包括三個方面：信息本身的規(guī)范化、信息處理界面的標準化和網絡體系結構的標準化。這三個方面有些已被 實踐證明的成熟技術可以結合實際加以使用，但仍有許多問題需要我們去研究、探索，如學籍檔案業(yè)務處理的規(guī)范化、檔案數據庫設計的規(guī)范化、軟硬件設備配置的規(guī)范化等。
參考文獻：
[1]陳東海.高校學籍檔案管理淺議[J].商丘師范學院學報,2005,(3).
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[3]王利.談高校學籍管理及管理人員素質[J].科技信息,2008,(11).
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