關(guān)于項(xiàng)目時(shí)間管理論文(2)
關(guān)于項(xiàng)目時(shí)間管理論文
關(guān)于項(xiàng)目時(shí)間管理論文篇二
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員時(shí)間管理初探
摘要：21世紀(jì)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要想獲得競(jìng)爭(zhēng)上的優(yōu)勢(shì)，要做好“六個(gè)一”，即：增強(qiáng)第一時(shí)間觀念、建好一個(gè)時(shí)間日志、制定一個(gè)完整規(guī)劃、解決好第一號(hào)問題、第一次就把事情做對(duì)、牢固樹立一個(gè)理念――授權(quán)。
關(guān)鍵詞：團(tuán)隊(duì)成員;時(shí)間管理;第一時(shí)間;規(guī)劃;授權(quán)
引言
21世紀(jì)，人類正在由后工業(yè)社會(huì)向知識(shí)社會(huì)轉(zhuǎn)變。企業(yè)、項(xiàng)目和個(gè)人都面臨著科技猛進(jìn)、知識(shí)裂變、網(wǎng)絡(luò)革命、時(shí)空壓縮，資本以前所未有的速度周轉(zhuǎn)，財(cái)富以驚人的速度遞增。時(shí)間已經(jīng)由工業(yè)時(shí)代的“第三資源”演化成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的“第一資源”，成為企業(yè)和項(xiàng)目競(jìng)爭(zhēng)制勝的主要因素。因此，21世紀(jì)制勝的關(guān)鍵是速度，是時(shí)間管理上的競(jìng)爭(zhēng)。
項(xiàng)目時(shí)間管理的目的就是為了在第一時(shí)間內(nèi)達(dá)到“四效”，即效果、效率、效益、效能(分別與質(zhì)量、時(shí)間、費(fèi)用和風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)應(yīng))。這里的第一時(shí)間，并不見得是最快、最緊急的時(shí)間，而是指保證目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況下的最短時(shí)間。項(xiàng)目的時(shí)間管理包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的時(shí)間管理和項(xiàng)目的進(jìn)度管理兩部分。項(xiàng)目的進(jìn)度管理在一般項(xiàng)目管理書上都有詳細(xì)的講述。在這里想探討一下，作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，如何對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行時(shí)間管理。
一、強(qiáng)化“第一時(shí)間”觀念
做任何事情都需要占用時(shí)間，時(shí)間是最珍貴、最稀有的資源，因此，我們必須強(qiáng)化在“第一時(shí)間”內(nèi)完成任務(wù)的觀念。“第一時(shí)間”觀念至少應(yīng)包括三方面的含義：一是嚴(yán)格遵守作息時(shí)間，在規(guī)定時(shí)間段內(nèi)的“起始點(diǎn)”完成任務(wù);二是充分地利用時(shí)間，不占用、不浪費(fèi)任何一塊時(shí)間;三是有效地利用時(shí)間，提高工作效率。時(shí)間觀念是一個(gè)意識(shí)上的問題，是工作責(zé)任心的一個(gè)方面，它不像上班打卡那樣的標(biāo)準(zhǔn)化、形式化，但擁有了它，卻比打卡更管用，因?yàn)闀r(shí)間觀念對(duì)于員工來講是內(nèi)因、是根本，打卡只是外因、是手段。所以，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)利用各種可以利用的時(shí)機(jī)和場(chǎng)合，采取各種不同的手段和方法來強(qiáng)化項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的“第一時(shí)間”觀念，增強(qiáng)整個(gè)團(tuán)隊(duì)和每個(gè)人的責(zé)任感、緊迫感，在第一時(shí)間完成任務(wù)的意識(shí)。在此基礎(chǔ)上，通過培訓(xùn)、自我學(xué)習(xí)、實(shí)踐、工作交流等方法，提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的專業(yè)水平和團(tuán)隊(duì)的整體協(xié)調(diào)能力，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的“普遍提速”，提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)競(jìng)爭(zhēng)力。
二、建好一個(gè)“時(shí)間日志”
建立一個(gè)“時(shí)間日志”，完整、準(zhǔn)確記錄你的時(shí)間是怎樣花費(fèi)掉的。這既是時(shí)間管理的開始，也是時(shí)間管理中一項(xiàng)重要的準(zhǔn)備工作。項(xiàng)目經(jīng)理不但自己要這樣做，而且要督促團(tuán)隊(duì)成員都要養(yǎng)成這樣一個(gè)良好習(xí)慣。對(duì)于這個(gè)問題，我們不能靠回憶來講我們做了些什么，因?yàn)?ldquo;想象”和“現(xiàn)實(shí)”常常有很大的不同，甚至有時(shí)會(huì)完全不同。在通常情況下，我們可以根據(jù)需要選用適合個(gè)人特點(diǎn)的時(shí)間管理的工具，也可以每半個(gè)小時(shí)自己手動(dòng)記錄一次時(shí)間的使用情況，每?jī)芍芑蛞粋€(gè)月對(duì)記錄情況進(jìn)行一次分析。這樣我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)自己在時(shí)間利用上不合理的地方，從而找到改進(jìn)時(shí)間管理的辦法。記錄時(shí)要注意三點(diǎn)：一是時(shí)間間隔不要太短，防止產(chǎn)生負(fù)面效應(yīng);二是不要在一個(gè)時(shí)間周期(如一天)結(jié)束之后再去填寫，防止記錄結(jié)果帶有欺騙性;三是記錄“時(shí)間日志”貴在堅(jiān)持，不
能三天打魚，兩天曬網(wǎng)。
三、制定一個(gè)完整規(guī)劃
規(guī)劃是時(shí)間管理的起點(diǎn)，因?yàn)橹挥袑?duì)時(shí)間進(jìn)行規(guī)劃之后，才能進(jìn)一步安排時(shí)間、調(diào)整時(shí)間、提高時(shí)間的利用率。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)首先制定好項(xiàng)目的整體規(guī)劃，然后再指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成員依據(jù)項(xiàng)目整體規(guī)劃制定個(gè)人的時(shí)間管理規(guī)劃。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員個(gè)人可以從以下五個(gè)方面進(jìn)行規(guī)劃：一是制定一個(gè)以smart(specific具體的、measurable可衡量的、attainable可達(dá)到的、relevant相關(guān)的、time-based基于時(shí)間的)為導(dǎo)向的目標(biāo);二是規(guī)劃任務(wù)清單或工作計(jì)劃;三是規(guī)劃個(gè)人工作里程碑;四是規(guī)劃協(xié)調(diào)事項(xiàng);五是規(guī)劃?rùn)z查點(diǎn)與更新點(diǎn)。如果項(xiàng)目規(guī)模大、周期長(zhǎng)、技術(shù)復(fù)雜、涉及單位多時(shí)，大家一般都會(huì)認(rèn)真細(xì)致地做好規(guī)劃，但如果遇到以下六種項(xiàng)目，也應(yīng)當(dāng)做好規(guī)劃：一是時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)要求高的項(xiàng)目;二是風(fēng)險(xiǎn)程度高的項(xiàng)目;三是重要人員和資源不足的項(xiàng)目;四是團(tuán)隊(duì)成員與項(xiàng)目要求文化差異大的項(xiàng)目;五是環(huán)境變化快且影響大的項(xiàng)目;六是并行工作多的項(xiàng)目。
四、解決好“第一號(hào)”問題
80/20法則告訴我們，在項(xiàng)目所有的工作中，20%最為重要的工作對(duì)項(xiàng)目的貢獻(xiàn)高達(dá)80%，而另外的80%貢獻(xiàn)只有20%。所以，無論是團(tuán)隊(duì)、還是個(gè)人，都要首先找到這20%最為重要的工作，并對(duì)其進(jìn)行排序，找出當(dāng)前的“第一號(hào)”問題。有人說：項(xiàng)目管理就是做正確的事、正確地做事，實(shí)現(xiàn)正確的結(jié)果，這20%的事就是我們要做的正確的事。第四代時(shí)間管理理論講的也是一樣的道理，因?yàn)樽龊昧说谝惶?hào)(最重要、第二象限)的事情，就會(huì)使第二象限擴(kuò)大、第一象限減少，就會(huì)有更多的時(shí)間來解決下一個(gè)“第一號(hào)”，就更容易成功。判斷一項(xiàng)工作是否屬于那20%，主要看它是否具有“三性”，即有效性、關(guān)鍵性、重要性。有效性是指是否具備促進(jìn)、限制項(xiàng)目效果的因素，關(guān)鍵性是對(duì)項(xiàng)目或企業(yè)全局的影響程度，重要性是對(duì)項(xiàng)目總目標(biāo)的貢獻(xiàn)程度。
五、第一次就把事情做對(duì)
第一次就把事情做對(duì)，次次都把事情做對(duì)，實(shí)際上就是一個(gè)正確地做事的問題。正確地做事，關(guān)鍵是要養(yǎng)成一個(gè)做事的良好習(xí)慣。我個(gè)人認(rèn)為，良好的做事習(xí)慣至少應(yīng)當(dāng)包括以下三個(gè)方面：
首先是要把問題搞清楚，需要搞清楚的問題主要有三：1、此事能不能不做?2、此事能不能由他人來做，如果由他人來做，你需要做什么，才能保證他把這件事做好?3、如果必須親自來做，那么優(yōu)缺點(diǎn)各是什么?
其次是具體實(shí)施，以下四點(diǎn)需要關(guān)注：1、定義范圍、分解工作，找出重要的和關(guān)鍵的任務(wù);2、對(duì)重要的和關(guān)鍵的任務(wù)進(jìn)行排序，并以其為主線制定一份簡(jiǎn)單的工作計(jì)劃;3、采用自己熟悉的、簡(jiǎn)潔的辦法來處理各項(xiàng)子任務(wù);4、要把重要的和關(guān)鍵的任務(wù)安排在黃金時(shí)段來做。最后是對(duì)做這件事的總結(jié)和思考，關(guān)鍵是總結(jié)出對(duì)以后工作有益的經(jīng)驗(yàn)。
六、牢固樹立一個(gè)理念――授權(quán)
環(huán)境的快速變化已經(jīng)成為時(shí)代的主旋律，在這樣一個(gè)“秒殺時(shí)代”里，只可能會(huì)有完美的團(tuán)隊(duì)，不可能會(huì)有完美的個(gè)人。所以，項(xiàng)目經(jīng)理要徹底丟掉過去那種“一人包打天下”的思維習(xí)慣，要學(xué)會(huì)授權(quán)，讓自己從日常事務(wù)中擺脫出來。我們大家都知道諸葛亮很聰明，他突出的特點(diǎn)是務(wù)實(shí)，為了蜀國的大業(yè)嘔心瀝血，但最后卻是被活活累死。因此，在目前項(xiàng)目總工作量與日俱增的情況下，我們更要警惕“過勞死”，這并不等于說不為團(tuán)隊(duì)做貢獻(xiàn)，而是為了能夠更加長(zhǎng)久地為團(tuán)隊(duì)做貢獻(xiàn)。
項(xiàng)目經(jīng)理在授權(quán)時(shí)應(yīng)當(dāng)注意：一是(對(duì))信任(之人)授權(quán)，授權(quán)(后)信任(被授之人);二是明確范圍，權(quán)責(zé)同授;三是公之于眾，真正授權(quán);四是適可而止，可控授權(quán);五是創(chuàng)造條件，服務(wù)授權(quán);六是賞罰嚴(yán)明，激勵(lì)授權(quán)。
七、結(jié)束語
在21世紀(jì)這個(gè)快速變遷的時(shí)代里，時(shí)間就是金錢，速度決定一切，誰抓住了速度，誰就擁有了主動(dòng)權(quán)。與對(duì)手賽跑、與時(shí)間賽跑，將會(huì)成為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員永遠(yuǎn)不變的追求。
參考文獻(xiàn)：
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(作者單位：趙俊峰，國防科學(xué)技術(shù)大學(xué)，71622部隊(duì);于學(xué)勇，國防科學(xué)技術(shù)大學(xué)，71897部隊(duì))
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