行政辦公室管理論文(2)
行政辦公室管理論文
行政辦公室管理論文篇二
實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化
摘要：未來企業(yè)的競爭就是細(xì)節(jié)的競爭，細(xì)微之處見功夫，細(xì)節(jié)的寶貴價(jià)值在于，它是創(chuàng)造性的，獨(dú)一無二的，無法重復(fù)的。細(xì)節(jié)影響品質(zhì)，細(xì)節(jié)體現(xiàn)品位，細(xì)節(jié)顯示差異，細(xì)節(jié)決定成敗。在這個(gè)講求精細(xì)的時(shí)代，細(xì)節(jié)往往能反映企業(yè)的專業(yè)水準(zhǔn)，突出企業(yè)內(nèi)在的素質(zhì)，提高企業(yè)產(chǎn)品品質(zhì)，提升企業(yè)自身形象。所謂“針尖上打擂臺(tái)，拼的就是精細(xì)”。精細(xì)已經(jīng)成為企業(yè)競爭中最重要的表現(xiàn)形式，精細(xì)化管理也已經(jīng)成為決定未來企業(yè)競爭成敗的關(guān)鍵。精細(xì)化是管理的新方向，是以科學(xué)管理為基礎(chǔ)，以精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)為特征，致力于降低管理成本，提高管理效率的一種管理方式。精細(xì)化管理是加強(qiáng)管理、提升效率的必經(jīng)之路。
1為什么要實(shí)施精細(xì)化管理
1.1市場競爭日益激烈
隨著我國加入WTO，國內(nèi)企業(yè)在面對(duì)本土企業(yè)競爭的同時(shí)，還要接受來自國外跨國公司更大的挑戰(zhàn)。市場競爭的日益加劇使得粗放式管理已經(jīng)不能再適應(yīng)激烈的市場競爭，這在客觀上要求企業(yè)的管理必須轉(zhuǎn)型。另外，國外公司在管理上十分精細(xì)，如果我國的企業(yè)想在競爭中占據(jù)主動(dòng)，必須改變粗放管理的模式，實(shí)現(xiàn)向精細(xì)管理的過渡。
1.2復(fù)雜的消費(fèi)群體誕生
消費(fèi)品市場競爭白熱化，傳統(tǒng)制造業(yè)隨著社會(huì)發(fā)展進(jìn)入大調(diào)整、大重組和全面優(yōu)勝劣汰的境地，產(chǎn)品種類越來越豐富，顧客可供選擇的余地越來越大，人們的消費(fèi)觀念和水平日益提高，個(gè)性化需求成為消費(fèi)趨勢，消費(fèi)者購買商品越來越挑剔，越來越滿足于享受超值、舒適的服務(wù)細(xì)節(jié)。例如現(xiàn)在的牙膏品種越來越多，分別針對(duì)老人、兒童和婦女的不同要求而各自專門設(shè)計(jì)生產(chǎn)。因此，企業(yè)為了生存，為了符合顧客的需要，不得不向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變。
1.3同質(zhì)化經(jīng)營的難題
在市場競爭日趨激烈的今天，企業(yè)和企業(yè)之間在產(chǎn)品、技術(shù)、成本、設(shè)備、工藝或服務(wù)等方面的同質(zhì)化越來越強(qiáng)，差異性越來越小，在某種層面上而言，市場競爭越來越表現(xiàn)為細(xì)節(jié)上的競爭。例如，彩電、冰箱、空調(diào)、洗衣機(jī)等家電行業(yè)，產(chǎn)品同質(zhì)化趨勢越來越明顯。在這種情況下，誰能為消費(fèi)者想得更周到、細(xì)致，誰就會(huì)在競爭中勝出。
1.4 追求完美，追求卓越
什么叫卓越，比優(yōu)秀更好就是卓越。這個(gè)世界上沒有十全十美的東西，但無論做什么事，我們都應(yīng)該盡其所能做到最好，盡可能追求完美、追求卓越。我們追求完美、追求卓越的過程，很大程度上就是不斷追求細(xì)節(jié)的完善直到完美的過程。任何卓越的表現(xiàn)，不管它是來自于企業(yè)、團(tuán)隊(duì)還是個(gè)人，都是可以追溯、探究到非常實(shí)在的東西，而且它們必定是建立在精細(xì)執(zhí)行的基礎(chǔ)之上，由于各方面的出色表現(xiàn)才會(huì)有領(lǐng)先他人的卓越特征。同樣的道理，任何團(tuán)隊(duì)或個(gè)人的失敗，都可以從事物發(fā)展的蛛絲馬跡中尋找到失敗的根源。追求卓越源于細(xì)節(jié)又歸于細(xì)節(jié)。中國古代就有類似說法的總結(jié)，如“見微知著”、“一屋不掃，何以掃天下”、“不積跬步，無以至千里”、“千里之堤，潰于蟻穴”等。這些名言強(qiáng)調(diào)了任何“細(xì)小”的東西都可以通過系統(tǒng)放大，可以成大事，也可以亂大謀。
2 行政管理精細(xì)化對(duì)策
行政管理精細(xì)化，不僅是工作方式的轉(zhuǎn)變，更是管理思想的改變，需要管理人員在日常工作中不斷提高自我要求，根據(jù)精細(xì)化要求，改變工作理念與方式，實(shí)現(xiàn)行政管理工作的精細(xì)化。
2.1 建設(shè)企業(yè)文化
古語有云：“窺一斑而知全豹”。有經(jīng)驗(yàn)的上司通常都非常了解自己下屬的做事風(fēng)格，也比較了解他們最容易在什么地方出問題。于是，現(xiàn)在管理上極力提倡“放大抓小”的原則，其本質(zhì)就是從細(xì)節(jié)上顯示管理的真功夫來，更好地提高效益。“放大”就是指所有管理層的負(fù)責(zé)人，包括高層和基層的管理者，都應(yīng)該把所有下屬員工職責(zé)范圍內(nèi)的事情全部放手讓他們?nèi)プ?。例如業(yè)務(wù)部門，在公司經(jīng)營方針指導(dǎo)之下，如何具體開展市場業(yè)務(wù)工作，如何與客戶洽談，如何安排市場推廣宣傳活動(dòng)，這就要求高層和基層的管理者與相關(guān)員工一起商議出計(jì)劃和方案后，放手讓他們?nèi)プ?，自己做好督促檢查工作就可以了。精細(xì)化管理是提升辦公室管理水平的重要途徑，對(duì)我們更好地做好辦公室管理工作具有十分重要的意義。必須樹立精細(xì)化管理理念，養(yǎng)成精細(xì)化工作習(xí)慣，通過制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，切實(shí)推進(jìn)精細(xì)化管理。
2.2 推進(jìn)制度化
“沒有規(guī)矩，不成方圓”。要想真正有效地保證精細(xì)化管理方案變成事實(shí)，達(dá)到既定的效果，就需要制定激勵(lì)與約束制度。例如，摩托羅拉早在30年前就開始建立自己的流程管理體系，既形成了內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)，也體現(xiàn)了公司的經(jīng)營原則。該控制標(biāo)準(zhǔn)對(duì)涉及銷售、采購、薪酬、制造、融資、財(cái)務(wù)、信息系統(tǒng)控制、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)的流程都做了詳盡的規(guī)定，而且還指出如果不按照標(biāo)準(zhǔn)做將會(huì)產(chǎn)生何種風(fēng)險(xiǎn)。所以，既有好的精細(xì)化管理推行方案，又有好的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行這個(gè)方案，企業(yè)才有可能成功實(shí)施精細(xì)化管理。
在實(shí)施精細(xì)化管理前，企業(yè)要整理出一個(gè)系統(tǒng)、完整、全面、細(xì)致的規(guī)章制度體系，作為精細(xì)化管理依規(guī)辦事的依據(jù)。企業(yè)管理制度的表現(xiàn)形式或組成包括企業(yè)組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)、職能部門劃分及職能分工、崗位工作說明，專業(yè)管理制度、工作或流程、管理表單等管理制度類文件。企業(yè)因?yàn)樯婧桶l(fā)展需要而制定這些系統(tǒng)性、專業(yè)性相統(tǒng)一的規(guī)定和準(zhǔn)則，就是要求員工在職務(wù)行為中按照企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)、管理相關(guān)的規(guī)范與規(guī)則來統(tǒng)一行動(dòng)、工作，如果沒有統(tǒng)一的規(guī)范性企業(yè)管理制度，企業(yè)就不可能實(shí)現(xiàn)其發(fā)展戰(zhàn)略。我們辦公室在處理會(huì)務(wù)工作時(shí)，將平時(shí)常做的從會(huì)議目的、作用到會(huì)場的申請(qǐng)，到會(huì)務(wù)的管理等十幾項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備內(nèi)容，總結(jié)出規(guī)范、細(xì)化的會(huì)務(wù)工作流程，使以后類似工作有章可循，且執(zhí)行精細(xì)而準(zhǔn)確。
2.3 培養(yǎng)員工工作習(xí)慣
實(shí)施精細(xì)化管理對(duì)員工的心態(tài)、技能和知識(shí)提出了更高的要求。其實(shí)，精細(xì)化管理的本質(zhì)更多的是對(duì)員工的職業(yè)化要求，把對(duì)員工的工作要求更多地通過提高職業(yè)素質(zhì)、職業(yè)技能固化到每個(gè)人的工作習(xí)慣之中。因此，要真正實(shí)現(xiàn)管理的精細(xì)化，必須培養(yǎng)出一大批合格的職業(yè)人，通過人才的職業(yè)化實(shí)現(xiàn)管理流程的職業(yè)化、精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化。對(duì)大多數(shù)人來說，我們常說：習(xí)慣決定性格，性格決定命運(yùn)在細(xì)節(jié)上的表現(xiàn)更多的是種習(xí)慣，它全賴于我們的性格和平時(shí)的修養(yǎng)，因?yàn)樾愿裢鶗?huì)表現(xiàn)在許多不經(jīng)意的細(xì)節(jié)上。
注意細(xì)節(jié)應(yīng)該把功夫用在平時(shí)，不斷完善我們的性格，養(yǎng)成良好的習(xí)慣，關(guān)鍵的時(shí)候才能水到渠成地“本色”流露，而不至于讓人感覺到虛偽、做作。一個(gè)企業(yè)要做到重視細(xì)節(jié)管理，將細(xì)節(jié)管理真正執(zhí)行下去并不難，難就難在一如既往地堅(jiān)持。很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)在到過一個(gè)管理優(yōu)秀的公司“取回經(jīng)”后，總要大張旗鼓地搞了一陣子“向?qū)W習(xí)， 活動(dòng)”。但要么是“雷聲大雨點(diǎn)小”，要么是一兩天的新鮮，開展根本沒有取得什么實(shí)質(zhì)上的效果。細(xì)節(jié)運(yùn)作也是這樣，很多企業(yè)在發(fā)現(xiàn)問題，或者受到一些啟發(fā)后，準(zhǔn)備開始重點(diǎn)抓細(xì)節(jié)管理，但是沒過幾天就不了了之，一些預(yù)期的效果也沒有實(shí)現(xiàn)。之所以有這樣的問題出現(xiàn)，說到底就是沒有一定的耐力。辦公室在每月制定的《月度工作計(jì)劃》中，對(duì)辦公室領(lǐng)域的各項(xiàng)工作，可以按照月初計(jì)劃進(jìn)行具體量化與精細(xì)分解，明確每一個(gè)階段的負(fù)責(zé)人與任務(wù)，從而使工作成績與完成情況一目了然。
2.4 深化精細(xì)化 管理
創(chuàng)新存在于細(xì)節(jié)之中，細(xì)節(jié)是創(chuàng)新之源，細(xì)節(jié)的寶貴價(jià)值更在在實(shí)施精細(xì)管理的過程中，最為重要的是要有規(guī)范性與創(chuàng)新性相結(jié)合的意識(shí)。規(guī)范性方法是基本性的，不可或缺的條件、要求、手段，創(chuàng)新的方法與技巧是在規(guī)范性的基礎(chǔ)上 發(fā)展的要求和手段。規(guī)范是“精細(xì)”的表現(xiàn)形式，“精細(xì)”是創(chuàng)新的方向和動(dòng)力。“精細(xì)”的境界將管理的規(guī)范性與創(chuàng)新性很好地結(jié)合起來，把企業(yè)引向成功。許多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)在尋求創(chuàng)新時(shí)，不管在技術(shù)創(chuàng)新還是在管理創(chuàng)新方面，總習(xí)慣于貪大求全，卻很少有“于細(xì)微處見精神”的細(xì)心和耐心。相反，成功的企業(yè)家海爾集團(tuán)總裁張瑞敏在談到創(chuàng)新時(shí)，卻說：“創(chuàng)新不等于高新，創(chuàng)新存在于企業(yè)的每一個(gè)細(xì)節(jié)之中。”
“行之有效的創(chuàng)新在一開始可能并不起眼。”而這不起眼的細(xì)節(jié)，往往就會(huì)造就創(chuàng)新的靈感，從而能讓一件簡單的事物有了一次超常規(guī)的突破。杜拉克認(rèn)為，創(chuàng)新不是那種浮夸的東西，它要做的只是某件具體的事。企業(yè)要真正達(dá) 到推陳出新、革故鼎新的目的，就必須要做好“成也細(xì)節(jié)，敗也細(xì)節(jié)”的思想準(zhǔn)備。否則，所謂的創(chuàng)新只能是一句空話。所以，創(chuàng)新不一定是“以大為美”，但卻絕不能掉以輕心于企業(yè)活動(dòng)中的既不相同卻又相互關(guān)聯(lián)的每一個(gè)細(xì)節(jié)。
辦公室 工作地位特殊，工作頭緒繁多而又責(zé)任重大，一旦把握不好，處理不當(dāng)，就可能小事變大事，甚至影響機(jī)關(guān)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，影響領(lǐng)導(dǎo)的威信，影響單位的形象。辦公室工作的上述特點(diǎn)，決定了辦公室工作必須走科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化的道路，“在被動(dòng)中求主動(dòng)、在無序中求有序、在務(wù)實(shí)中求精細(xì)”。努力用“制度化、流程化、規(guī)范化”全面提升辦公室精細(xì)化管理的品質(zhì)，要建立“公文處理、會(huì)務(wù)、接待、值班”等各方面的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，強(qiáng)調(diào)辦公室工作的精品意識(shí)，從而使辦公室成員在工作中養(yǎng)成精細(xì)化思想，使企業(yè)辦公室管理實(shí)現(xiàn)從制度化約束向 文化約束的轉(zhuǎn)變，提高精細(xì)化水平。
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