活動策劃工商管理論文(2)
活動策劃工商管理論文
活動策劃工商管理論文篇二
淺談企業(yè)大型活動的策劃、組織與管理
摘 要：大型活動的策劃和組織，具有鮮明的目的性、周密的計劃性、廣泛的傳播性和嚴(yán)密的操作性，在很多領(lǐng)域都是非常重要的工作，往往具有重要的政治意義和極高的社會關(guān)注度。
關(guān)鍵詞：活動 策劃 組織
大型活動策劃、籌備和組織是一項有目的、有計劃、有步驟的組織眾多人參與的協(xié)調(diào)活動，具有一定的程序性和規(guī)律性，但也有許多特殊性、突發(fā)性的情況，值得我們認(rèn)真進(jìn)行研究。大型活動的策劃和組織，具有鮮明的目的性、周密的計劃性、廣泛的傳播性和嚴(yán)密的操作性，在很多領(lǐng)域都是非常重要的工作，往往具有重要的政治意義和極高的社會關(guān)注度。
1.大型活動策劃與組織中的典型問題
1.1勞動強(qiáng)度大。由于沒有科學(xué)、合理的組織實施架構(gòu)，沒有嚴(yán)密的管理和執(zhí)行計劃，往往是事倍功半，導(dǎo)致活動組織人員手忙腳亂、筋疲力盡，而活動卻達(dá)不到預(yù)期效果。
1.2活動過程混亂。由于在活動執(zhí)行前期的混亂分工，不規(guī)范的管理，直接造成活動執(zhí)行過程中的人員調(diào)配、流程執(zhí)行等環(huán)節(jié)的混亂，影響活動的質(zhì)量。
1.3活動組織觀念落后?，F(xiàn)在有些活動的組織者認(rèn)為，做活動本來就是一個繁雜的事情，活動過程就應(yīng)該忙、亂、累，他們把活動執(zhí)行過程中容易出現(xiàn)突發(fā)事件、事務(wù)繁多、時間集中的特點當(dāng)作一種忙、亂、累場面的必然理由。其實，通過科學(xué)合理的策劃與組織，完全可以使活動組織規(guī)范而有序。
1.4財務(wù)預(yù)算超支。由于沒有對活動過程中的各種支出做出一個比較詳細(xì)而周密的預(yù)算，所以在活動的執(zhí)行期間往往會超出預(yù)算，使結(jié)算時嚴(yán)重超支。
大型活動是一項系統(tǒng)工程，其中，精心的策劃和科學(xué)的組織是需要重點把握的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。筆者作為辦公室工作人員，參加過一些大型活動的策劃和組織，下面結(jié)合自己在大型活動組織中的工作經(jīng)驗和教訓(xùn)，簡要談?wù)劥笮突顒硬邉澟c組織中的一些心得體會。
2.精心策劃
大型活動的策劃是為了完成既定目的，解決特定問題，借助科學(xué)方法和藝術(shù)手段構(gòu)思、設(shè)計、制定工作方案的過程。這個過程涉及面廣，需要考慮的事項繁多，是整個活動成功與否的一個關(guān)鍵。做好大型活動需考慮如下策劃工作：
2.1挖掘深刻的思想內(nèi)涵。我們主辦或參與的大型活動，除了展示企業(yè)形象、倡導(dǎo)模范行為之外，還有傳遞思想、表明立場等深刻的思想內(nèi)涵。挖掘大型活動的思想內(nèi)涵就是在策劃活動主題、設(shè)計活動背景、構(gòu)建活動版塊、銜接過渡環(huán)節(jié)的過程中，要以思想內(nèi)涵為主導(dǎo)構(gòu)思、貫徹行動。挖掘思想內(nèi)涵是做好大型活動的前提和基礎(chǔ)，確定了思想內(nèi)涵，整個活動就有了靈魂，所有設(shè)計和構(gòu)思都要圍繞這個思想內(nèi)涵開展。
2.2構(gòu)思新穎的活動創(chuàng)意。獨特的創(chuàng)意往往能深刻表現(xiàn)特定的內(nèi)涵，越是宏大的內(nèi)涵越需要通過完整的創(chuàng)意規(guī)劃和細(xì)膩的創(chuàng)意題材體現(xiàn)出來。這種創(chuàng)意是組織策劃形式的開拓和創(chuàng)新，更是對古老傳統(tǒng)和歷史沉淀的重新解讀和展現(xiàn)。在策劃一項大型活動中，采用的表現(xiàn)手法和表現(xiàn)形式一定要創(chuàng)新，不能走別人的老路。只要在表現(xiàn)形式上有所創(chuàng)新，即使這個活動還有這樣那樣的不足，但總體的層次就上去了。當(dāng)然，銳意創(chuàng)新不等于放任冒險，主辦大型活動求新求變的前提是安全、平穩(wěn)、順利。
2.3搭建豐滿的主題框架。大型活動的主題內(nèi)涵確定后，策劃者需要構(gòu)建合理、可行的活動單元作為主題的表現(xiàn)手段。不同的活動單元構(gòu)成了若干主題，并銜接、縫合為一個豐滿的活動主體。大型活動在強(qiáng)調(diào)活動整體性的同時，還要重視不同的活動單元間結(jié)構(gòu)的合理性及過渡空間的可通過性。實踐中，在活動主題及活動單元確定后，必須通過實操演練等方式確保過渡的穩(wěn)定和銜接的通順。同時，還要考慮過程中可能發(fā)生的“意外”情況，通過制定預(yù)案防止活動的意外中斷。
2.4是勾勒完美的組織細(xì)節(jié)。“天下大事，必作于細(xì)。”這句話對于組織大型活動而言有兩層含義：一是活動的規(guī)模越大，控制的環(huán)節(jié)越復(fù)雜，瑣碎的細(xì)節(jié)越多;二是活動組織得越成功，內(nèi)容越精彩，在細(xì)微處越見精神。成功的策劃就像是精湛的雕刻，既要注重整體的把握，更要抓住枝葉的塑造。大型活動組織中，哪怕只是一個細(xì)小的組織細(xì)節(jié)出問題，也可能釀成大錯。在活動實施前，應(yīng)把每一個細(xì)節(jié)在腦子里過一遍“電影”，看看哪一個環(huán)節(jié)還沒有銜接上，還有沒有遺漏的地方，要“不厭其煩，不厭其細(xì)”。
3.科學(xué)組織
組織工作是大型活動的主干，組織越科學(xué)越合理，則活動越順利，內(nèi)容越精彩。按進(jìn)程，大型活動的組織可分為以下不同的階段：
3.1充分的可行性研究階段。舉辦大型活動，必須考慮活動是否有必要舉辦、舉辦能否成功、舉辦后能否取得預(yù)期效果。在組織活動之前，必須預(yù)先對活動能否安全穩(wěn)妥舉辦并實現(xiàn)預(yù)期效果進(jìn)行詳細(xì)的研究，以確保大型活動決策的正確。在廣泛、深入調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，不僅要充分論證活動的必要性、可行性，還要對各種活動預(yù)案進(jìn)行比較分析論證，提早研究活動實施過程中可能遇到的突發(fā)性問題，并準(zhǔn)備好周密的處置方案。同時要高度重視對活動實施后的政治輿論、社會影響、經(jīng)濟(jì)效益的科學(xué)預(yù)測和效果評估。
3.2嚴(yán)格的審查批準(zhǔn)階段。大型活動舉辦前需要取得公安、消防等部門的行政許可。在大型活動中，以上部門的作用不僅體現(xiàn)在行政許可和行政監(jiān)督等行政管理方面，在活動前期的可行性研究和組織策劃階段就有可能已經(jīng)深度介入?；顒又懈鞑块T協(xié)同制定有關(guān)技術(shù)方案，溝通協(xié)調(diào)涉及的審查批準(zhǔn)事項，根據(jù)不同的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)準(zhǔn)則，提出嚴(yán)格的要求，進(jìn)而制定科學(xué)、合理、可行的大型活動策劃方案，并協(xié)同組織實施和監(jiān)督檢查，共同確?；顒拥捻樌M(jìn)行。
3.3周密的組織協(xié)調(diào)階段。組織協(xié)調(diào)是大型活動順利進(jìn)行的脈絡(luò)和觸角。大型活動是復(fù)雜的開放型系統(tǒng)，涉及到多個部門，需要很多人配合。諸多活動版塊和環(huán)節(jié)會產(chǎn)生不特定的溝通對象，每個對象都要采用相應(yīng)的方式與之進(jìn)行有效溝通。組織過程中任何理解上的差異和行動上的不一致都要通過協(xié)調(diào)和磨合來達(dá)到統(tǒng)一。組織協(xié)調(diào)貌似簡單，實際上相當(dāng)復(fù)雜。這種復(fù)雜性不僅表現(xiàn)在協(xié)調(diào)層次的多樣，協(xié)調(diào)主體的眾多，還體現(xiàn)為信息在溝通環(huán)節(jié)的不斷過濾和消耗。因此，大型企業(yè)活動的組織協(xié)調(diào)工作要特別注意方式方法，既要有召開協(xié)調(diào)會議形成的書面文件、會議紀(jì)要等正式溝通，也要有口頭表達(dá)、郵件聯(lián)絡(luò)、電話、短信等即時溝通，以確保溝通的有效性。工作層的溝通環(huán)節(jié)存在務(wù)虛和務(wù)實兩種模式，務(wù)虛模式主要是工作層揣摩主旨意圖，領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)精神。務(wù)虛不是言之無物，工作層要通過務(wù)虛初步碰出活動的目標(biāo)和工作范圍。務(wù)實模式則是在原則框架下的細(xì)化和實施，是工作層針對遇到的問題，各盡所能作答，恪盡職守解決問題。
3.4緊湊的進(jìn)程控制階段。大型活動的進(jìn)程控制就是組織者在活動過程中對節(jié)點的控制。這些節(jié)點主要包括活動的開幕、閉幕以及各個環(huán)節(jié)的銜接點。首先是開幕、閉幕的時機(jī)選擇要慎重。大型活動牽涉面廣、意義重大，必須選擇一個好的時機(jī)來舉辦?；顒拥呐e辦時間還可能受到國內(nèi)局勢、社會環(huán)境以及參與觀眾、組織者的意志，甚至是擬邀請出席的領(lǐng)導(dǎo)或其他重要人物日程安排的影響。其次要有完整的項目進(jìn)程計劃。包括總體計劃、分項計劃和滾動計劃等內(nèi)容。我們常說“計劃趕不上變化快”，再科學(xué)、系統(tǒng)的活動策劃在組織執(zhí)行中也會有諸多變數(shù)。因此任何計劃都要有預(yù)案或第二方案，活動一旦開始，預(yù)定的條件和環(huán)境發(fā)生變化，既定方案也須相應(yīng)調(diào)整。
3.5穩(wěn)妥的風(fēng)險控制和應(yīng)急管理。由于活動現(xiàn)場的參與人員數(shù)量大、事物繁雜，所以如何控制好現(xiàn)場的各項工作，保證活動的順利進(jìn)行，對于活動的管理者來說也是一個極大的挑戰(zhàn)。任何“風(fēng)險”都是大型活動的大敵。在某種程度上，活動進(jìn)程控制得好不好，活動策劃的是否周密，關(guān)鍵在于能否通過對活動中發(fā)生意外的概率分析，制定完備的應(yīng)急預(yù)案，以防止意外的發(fā)生。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。要牢固樹立“零風(fēng)險”理念，消除一切可以消除的苗頭和隱患，并制定預(yù)防可能風(fēng)險的工作方案。對于大型活動，低風(fēng)險不僅僅是現(xiàn)場組織混亂、飲食衛(wèi)生不達(dá)標(biāo)，還有可能是手機(jī)信號不好、聯(lián)絡(luò)不暢等;高風(fēng)險不僅僅是恐怖襲擊、惡劣天氣，還有可能是主要領(lǐng)導(dǎo)不能出席等。低風(fēng)險與高風(fēng)險之間還存在過渡和轉(zhuǎn)化的可能。要將風(fēng)險管理的意識到貫穿到活動的始終，對任何潛在的風(fēng)險進(jìn)行識別和分析，并制定相應(yīng)的對策。要注意查詢相關(guān)記錄、資料，借鑒以往的寶貴經(jīng)驗，熟練運用系統(tǒng)分解、情景模擬等方式方法，制定切實可行的風(fēng)險控制策略，確保大型活動成功舉辦。
參考文獻(xiàn):
[1]鄭建瑜.《大型活動策劃與管理》，重慶大學(xué)出版社
[2]陳元平.企業(yè)策劃學(xué)(大型活動策劃技巧)
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