檔案管理信息化建設(shè)探析論文
檔案管理信息化建設(shè)探析論文
隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展,新時期,企事業(yè)人事檔案管理作為企事業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分,逐漸受到人們的關(guān)注。尤其是近幾年來,相關(guān)領(lǐng)域中對于人事檔案管理的信息化建設(shè)重要性認識逐漸加大,建立信息化的人事檔案管理已經(jīng)成為企事業(yè)工作的重點。以下是學習啦小編為大家精心準備的：檔案管理信息化建設(shè)探析相關(guān)論文。內(nèi)容僅供參考，歡迎閱讀!
檔案管理信息化建設(shè)探析全文如下：
摘要：隨著社會的不斷發(fā)展，科技的進步，我國檔案管理信息化建設(shè)已成為檔案管理工作發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。當前我國正處于一個信息高速發(fā)展的時代，檔案管理工作信息化建設(shè)顯得更為重要，本文將對檔案管理信息化的必要性、現(xiàn)狀進行分析，從而探究檔案管理信息化建設(shè)對策。
關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;建設(shè)
前言：檔案信息化管理即利用數(shù)字化技術(shù)將信息與檔案進行集中存儲的方式，同時也可以對信息進行檢索、存儲、管理等。檔案信息化的這種管理方式，對提高我國經(jīng)濟水平，實現(xiàn)更好的為社會發(fā)展提供服務有著重要的促進作用，同時也推進我國經(jīng)濟水平的持續(xù)發(fā)展。
一、檔案管理信息化的必要性
1.檔案管理信息化的優(yōu)勢
檔案管理信息化是在遵循相關(guān)部門的規(guī)定的基礎(chǔ)上進行的，因此對信息的管理十分嚴謹，更加安全有效的保護檔案信息。檔案管理信息化打破了傳統(tǒng)的檔案管理方式，集合了現(xiàn)代計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、信息技術(shù)等對檔案管理模式進行創(chuàng)新，實現(xiàn)從實體保管模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡化模式進行轉(zhuǎn)變。對于企業(yè)、政府等單位來說，檔案管理信息化的模式可以對電子檔案、電子文件進行有效的集中管理，符合現(xiàn)代化的管理模式。通過對信息資源的接收、采集、整理、保存等過程，對檔案管理進行信息化處理
2.檔案管理信息化的內(nèi)容
檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容基本包括：應用系統(tǒng)建設(shè)、人才隊伍建設(shè)、標準規(guī)范建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)等。應用系統(tǒng)建設(shè)主要依靠技術(shù)支持，根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)的需求進行系統(tǒng)建設(shè)，設(shè)計出實用型軟件。而檔案管理信息建設(shè)的前提是實現(xiàn)文檔一體化管理，推進辦公自動化，將計算機廣泛應用在辦公管理過程中，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的公文書寫方式，并建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案信息從接受、歸檔、整理、存儲到開發(fā)利用的現(xiàn)代化管理，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，充分體現(xiàn)檔案管理信息建設(shè)工作的先進性、科學性和前瞻性。
二、檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
1.時效性有待提高。
結(jié)合檔案管理工作的實際情況，信息時代下檔案管理信息建設(shè)過程中面臨的問題主要是時效性較差，而檔案管理信息化的時效性較差主要表現(xiàn)在：規(guī)劃和設(shè)計滯后、服務觀念和方式滯后、存在信息共享壁壘等方面，檔案信息資源的生成和管理受到多方面條件的限制，在社會效益和經(jīng)濟效益的獲取方面仍存在一系列的障礙。檔案信息化存在共享壁壘也成為檔案管理信息建設(shè)的重要障礙，只有轉(zhuǎn)變相關(guān)管理部門的工作模式才能進行同時的協(xié)同服務。
2.缺少專業(yè)檔案管理信息化人才。
人才是現(xiàn)代辦公管理工作的核心資源，沒有相應的人才保障，再先進的管理手段和技術(shù)設(shè)備也只能流于形式，目前檔案管理信息建設(shè)缺乏專業(yè)檔案管理現(xiàn)代化人才，最為突出的便是缺乏計算機和檔案管理工作均能精通的人才，操作型人才雖然能滿足檔案管理信息建設(shè)的技術(shù)需求，但缺少系統(tǒng)開發(fā)、咨詢服務、程序維護和信息導航的復合型人才，導致檔案管理軟件出現(xiàn)問題，只能通過求助開發(fā)商的方式來解決，嚴重制約了檔案管理信息化建設(shè)的進程。
3.信息化技術(shù)手段有待提高。
隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，技術(shù)的改變和觀念的更新，為檔案管理信息建設(shè)創(chuàng)建了良好條件的同時，也對現(xiàn)有管理觀念和方法帶來相應挑戰(zhàn)，信息爆炸加大了檔案管理的工作難度，數(shù)量越來越多的增加，以及不斷加速的內(nèi)容更新，都加大了信息收集、甄別、編輯、存檔、公開和利用的工作難度。而隨著檔案管理工作重視程度的提升，檔案信息需求程度也不斷增加，原有的信息化技術(shù)手段無法滿足檔案管理工作的利用效率。而體制障礙和技術(shù)壁壘也導致檔案管理工作信息化進程的落后，激發(fā)了檔案信息的供需矛盾，無法實現(xiàn)檔案信息共享和個人的自由利用，由于網(wǎng)絡化程度的差別，也導致檔案管理工作的標準不統(tǒng)一。
三、加強檔案管理信息化的對策
1.健全檔案管理信息化管理制度。
建立科學規(guī)范的規(guī)章制度，有利于促進檔案管理工作人員形成良好的工作習慣，檔案信息管理工作的正常運行和功能發(fā)揮，需要健全檔案管理信息化管理制度，在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上產(chǎn)生，對檔案管理工作進行具體全面、科學合理、系統(tǒng)規(guī)范的約束機制，能夠讓檔案管理工作人員明確認識到責任意識，自覺遵守制度，并在工作實踐中對規(guī)章制度進行不斷完善，保障規(guī)章制度的權(quán)威性。
2.加強檔案管理信息化人才培養(yǎng)。
檔案管理信息建設(shè)離不開人才支持，通過檔案管理部門的全體人員來完成維持系統(tǒng)的正常運行和日常管理，加強檔案管理信息化人才培養(yǎng)需要具備終身教育思想，組織檔案管理工作人員積極參加教育培訓，對自身的業(yè)務水平和工作能力不斷提供，有效調(diào)動工作人員的學習積極性，熟練掌握檔案管理方面知識的同時，還應當學習計算機和信息技術(shù)，不斷更新人員理念，在拓展知識的過程中，提升檔案信息化管理能力。
3.提高檔案管理信息化專業(yè)手段。
加強檔案信息化建設(shè)需要明確認識到信息化建設(shè)的發(fā)展方向，建設(shè)數(shù)字檔案館并不是單一的某個檔案館，而是通過互聯(lián)網(wǎng)對若干檔案館群體進行連接，將所有檔案館群體的信息進行緊密結(jié)合，從而形成有機的整體，能夠有效的完成信息處理的標準化、服務對象的社會化和管理過程的一體化。檔案信息化建設(shè)的目的在于方便人們能夠最大限度利用檔案信息為經(jīng)濟建設(shè)服務，提升檔案信息化專業(yè)手段應當滿足構(gòu)建數(shù)字檔案館的多方面條件，配置較好的計算機網(wǎng)絡和通信基礎(chǔ)設(shè)施，并利用數(shù)字檔案館內(nèi)外結(jié)合的網(wǎng)際網(wǎng)結(jié)構(gòu)，及時更新技術(shù)，保證數(shù)字檔案館設(shè)備的正常運行，將專業(yè)手段作為檔案信息化的基礎(chǔ)，除了對系統(tǒng)設(shè)備進行日常的保養(yǎng)維護和故障處理外，還應當適應時代發(fā)展要求，進行及時的技術(shù)更新，提高檔案信息化專業(yè)手段，通過先進技術(shù)力量作為支持，適應信息社會的快速發(fā)展。由于多方面因素的影響，檔案管理部門的技術(shù)力量較為落后，為了彌補相應不足，檔案管理部門應當吸取其他部門經(jīng)驗，借助先進技術(shù)力量，加強檔案管理信息化專業(yè)手段的實施，勇于實踐，大膽創(chuàng)新，保證系統(tǒng)正常運行的同時，及時更新技術(shù)，才能保證檔案信息化建設(shè)成效。
4.加強網(wǎng)絡安全控制。
網(wǎng)絡安全控制是檔案管理信息化建設(shè)的保障，從硬件設(shè)施入手，設(shè)立專項經(jīng)費，為檔案機構(gòu)進行現(xiàn)代化、信息化設(shè)備配置，加快數(shù)字檔案館建設(shè)。而檔案管理信息化建設(shè)需要管理部門的足夠重視，加大相應資金投入，進行計算機、掃描儀和縮微設(shè)備的購置，并開通內(nèi)部區(qū)域網(wǎng)絡，連接外部互聯(lián)網(wǎng)，發(fā)揮數(shù)據(jù)庫建設(shè)在檔案信息化建設(shè)過程中起到的基礎(chǔ)性作用，加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)需要先完善文件記錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，再逐個進行檔案的數(shù)字化工作，高質(zhì)量的信息數(shù)據(jù)庫，有利于推進檔案信息化建設(shè)進程，建成數(shù)字化檔案館。
硬件建設(shè)和數(shù)據(jù)庫建設(shè)分別屬于網(wǎng)絡安全控制的外部和內(nèi)部環(huán)境，加強網(wǎng)絡安全控制需要保證檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)完整性、保密性和可用性，通過一系列網(wǎng)絡安全控制手段，對檔案信息進行數(shù)據(jù)加密、設(shè)置訪問權(quán)限、設(shè)置防火墻、加強數(shù)據(jù)備份和提升檔案管理人員的安全意識等技術(shù)措施，對檔案管理信息安全進行保證。數(shù)據(jù)加密能使檔案管理系統(tǒng)成為有選擇性的開放系統(tǒng)，并根據(jù)檔案信息數(shù)據(jù)不同的保密要求，對信息數(shù)據(jù)進行等級劃分，設(shè)置相應的訪問權(quán)限。防火墻能夠在網(wǎng)絡安全控制過程中加強監(jiān)測、過濾信息和防止非法訪問的作用，而數(shù)據(jù)備份則是通過應用信息技術(shù)和管理手段，對檔案管理系統(tǒng)發(fā)生問題后，及時進行數(shù)據(jù)恢復的備份系統(tǒng)，避免網(wǎng)絡病毒、黑客入侵、硬件損壞或自然災害等因素對檔案管理信息造成損害。
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