淺析紙質(zhì)檔案管理前端控制與文書工作論文
淺析紙質(zhì)檔案管理前端控制與文書工作論文
前端控制思想在電子文件管理領域有所發(fā)展,而面對企業(yè)文書檔案工作困難局面,前端控制的思考角度,讓人們對文書檔案工作的業(yè)務改善和進展引發(fā)思考前端控制思想早在多年前電子文件產(chǎn)生后,就已被國內(nèi)外檔案學界提出并認可,這一思想是對幾十年以來檔案管理理論與實踐過程的總結、升華,是檔案工作者長期實踐、探索的結果。以下是學習啦小編為大家精心準備的：淺析紙質(zhì)檔案管理前端控制與文書工作相關論文。內(nèi)容僅供參考，歡迎閱讀!
淺析紙質(zhì)檔案管理前端控制與文書工作全文如下：
摘要：現(xiàn)代文秘工作包括政務性工作、業(yè)務性工作、事務性工作。文書工作和檔案工作是文秘業(yè)務性工作的主要組成部分。隨著檔案管理前端控制思想的研究深入，檔案管理工作的起點從原來的立卷歸檔提前至文件生成之前的設計階段，與之對應的文書工作與檔案管理前端控制環(huán)節(jié)聯(lián)系更加緊密。文書工作的好壞對檔案工作影響更加突出。
前言
眾所周知，檔案由文書轉化而來，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。傳統(tǒng)的文書工作與檔案工作的交接環(huán)節(jié)是文件的歸檔立卷。20世紀50年代，國家規(guī)定文書檔案的立卷工作由原來的檔案部門歸檔立卷改為文書部門和檔案部門共同立卷。立卷歸檔既是文書工作的重點又是檔案工作的開端。
在文檔一體化趨勢加快的現(xiàn)代檔案管理背景下，人們逐漸意識到文書工作是檔案管理工作的基礎，在文件生成之前就應進行前端控制。文書工作應體現(xiàn)紙質(zhì)檔案前端控制思想，檔案前端控制包含于的文書工作之中。
1.檔案管理前端控制與文書工作
控制論體系下，“控制”是指為了“改善”某個或某些受控對象的功能或發(fā)展，獲得并使用信息，以這種信息為基礎，選出并用于該對象，并對象產(chǎn)生一定的作用。檔案管理的前端控制是以改善檔案管理質(zhì)量，提升檔案工作效率為目的，對整個文件從生成到進館永久保存或銷毀的全過程看作一個系統(tǒng)整體加以考量，在檔案管理的“前端”便進行干預和控制，以期對中端及末端管理工作產(chǎn)生積極影響。
1.1檔案管理前端控制概述
檔案管理前端控制的理論基礎是20世紀80年代發(fā)展成熟的文件生命周期理論。文件生命周期理論將文件從形成到銷毀或永久保存看作一個完整的運動過程，根據(jù)文件價值形態(tài)的變化，準確將文件生命周期分為現(xiàn)行階段、半現(xiàn)行階段和非現(xiàn)行階段，并揭示出各階段特征。西方檔案學兩大支柱理論之一的文件生命周期理論，為文件的全過程管理奠定了理論基礎，為文檔一體化管理和前端控制提供了理論依據(jù)。
檔案管理前端控制的現(xiàn)實需求是電子文件的產(chǎn)生。隨著信息技術的廣泛應用和檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，電子文件開始出現(xiàn)，傳統(tǒng)檔案管理工作以歸檔立卷為開端介入控制，無法保證電子文件的真實與安全。法國人諾加雷的思考對檔案管理前端控制起到很好的啟蒙作用：“檔案工作者需要重新思考他們在文件生命周期中進行干預的時機，甚至重新思考這種生命周期本身。”①
檔案管理前端控制思想最初只針對電子文件，即檔案人員對電子文件管理的干預時機需提前至系統(tǒng)設計階段。如果檔案人員在系統(tǒng)設計階段就積極介入電子文件管理，那么隨后的文件生成、保管、歸檔、利用等環(huán)節(jié)中，就很難保證電子文件的安全性。在眾多對“前端控制”的描述中，學者劉越男的說法最具代表性：“所謂‘前端控制’，是指針對電子文件的管理，要從文件形成之時甚至之前就對文件形成一直到歸檔整個過程給予通盤規(guī)劃，把可能預先設定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護階段進行監(jiān)督。”②隨著檔案管理前端控制研究的深入和反思，人們發(fā)現(xiàn)這一思想對紙質(zhì)檔案管理同樣適用。“檔案界將文件和檔案看成同一事物的兩個不同階段由來已久直到電子文件時代，在很多經(jīng)驗教訓的基礎上，檔案界才肯定地說應在文件階段就施加控制，即前端控制。”③由此可知，前端控制并不是電子文件時代的全新思維，在電子文件出現(xiàn)之前，檔案界就已經(jīng)開始進行紙質(zhì)檔案管理前端控制的應用與探索，只不過沒有明確提出罷了。
1.2紙質(zhì)檔案管理前端控制與文書工作的關系
現(xiàn)代文書工作涵蓋了紙質(zhì)檔案前端控制思想，檔案前端控制原則同樣可以用于指導文書工作，可使紙質(zhì)檔案管理和文書工作銜接得當，避免重復勞動，提高效率。
紙質(zhì)檔案管理的前端控制，即要從紙質(zhì)文件形成之時甚至形成之前(即文件構思階段)就對文件形成一直到歸檔或銷毀的全流程當作一個整體來通盤考慮，把可能預先設定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護階段進行貫徹、維護與監(jiān)督。以文件生命周期理論為基礎，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動是中端，永久保存或銷毀是末端。④
一般而言，文書工作是指為了適應機構開展各類業(yè)務活動的需要，圍繞文件的生成、接收、運轉、辦理直至辦理完畢處置等一系列管理活動。從廣義上講，文書工作包括從文件形成直至辦理完畢，單位領導人、文件工作人員及其他有關的業(yè)務人員、秘書人員等共同參與的一系列工作。⑤本文所指文書工作就是指廣義上的文書工作。文書工作的主要內(nèi)容可分為五個部分：一是撰寫文件，包括構思、擬稿、審核、簽發(fā)、復核、印制、核對、用印等;二是傳遞文件，包括封裝、登錄、選擇傳遞通道、投送、接受等;三是辦理文件，通常包括擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等;四是處置文件，即整理歸檔、清退、暫存、銷毀等;五是管理文件，是為以上四項工作有效完成實施科學、系統(tǒng)、有效的組織管理過程。
2.前端控制思想介入文書工作的具體體現(xiàn)
檔案由文件轉化而來，那些原始記錄性強、查考價值高、文書處理程序完畢的文件將轉化為檔案。文書工作和檔案工作前后銜接，紙質(zhì)檔案管理前端控制思想介入文書工作之中，其實質(zhì)是文件“檔案化”，也就是確保并且能夠證明文件的真實性、完整性、可靠性和長期有效性，使文件有可能作為證據(jù)和作為檔案保存。⑥
2.1控制撰寫過程，提高檔案自身質(zhì)量
高質(zhì)量的文件產(chǎn)生高質(zhì)量的檔案。對文書的撰寫過程加以控制，可提高檔案自身的質(zhì)量。前端控制思想介入文件起草撰寫過程，可體現(xiàn)在三個方面。一是對文件立意和構思的控制。應注意文件內(nèi)容必須準確體現(xiàn)上級意圖，邏輯清晰、表達得體，保證文件內(nèi)容的真實可靠。
二是對文件格式的控制。準確選擇文種、題目擬定要體現(xiàn)正文內(nèi)容并簡練，字體字號等嚴格執(zhí)行《國家行政機關公文格式》要求，保證文件傳遞信息的準確和規(guī)范。三是對文件主體輔助要素的控制。應注意主題詞標注、發(fā)文字號、印發(fā)時間、密級、印章等一些輔助標識的完整與規(guī)范，從形式上保證文件規(guī)范和真實，防范做偽。 2.2控制傳遞辦理過程，提高檔案工作效率
文件流轉與辦理過程中貫徹檔案管理前端控制思想，可提高日后立卷整理、編目等中端、末端管理環(huán)節(jié)的工作效率。前端控制思想的介入文件流轉和辦理過程，可體現(xiàn)在以下三點：一是對收發(fā)文件的及時登記的嚴格控制，并且控制文件自身的正文和附件配套齊全，做到文、賬相符，件件有著落，這對檔案收集的完整性將產(chǎn)生積極作用。二是控制流轉辦理過程中文件實體安全。三是控制日常管理過程中文件的科學保存。現(xiàn)行文件日常管理應分門別類存放，并提前對分類后的文件按時間順序大致科學排序。要注意定稿放在正本之后，附件放在相關正文之后，被轉發(fā)的文件放在轉發(fā)文件之后。這些前端控制的做法有利于減少整理時重復勞動，提高檔案利用時的調(diào)卷速度。
2.3控制檔案形成材料的選擇，做好檔案永久防護
保證檔案永久保存，應將檔案防護的控制提前至文件形成之前，即文檔材料的選擇。一要注意把控文件載體耐久性。選擇優(yōu)質(zhì)造紙原料和脫酸紙張，減少因時間推移引起的老化和惡化。二要注意把控文件的書寫材料。選擇化學穩(wěn)定性好的碳素墨水或防水、防酸堿、防熱、耐有機溶劑的墨粉進行書寫打印。三要注意把控文件的打印方式。激光打印與靜電復印運作方式不同，注意選擇墨粉與紙張粘貼程度高的打印方式?？傊?，從文件形成之前就注意控制文件形成材料，能夠有效延長檔案保存時限，節(jié)約后期修復成本。
3.紙質(zhì)檔案前端控制對文秘人員的素質(zhì)要求
做為社會實踐活動，檔案管理的對象是文檔，檔案管理的主體始終是“人”。紙質(zhì)檔案管理前端控制的實施者是一個單位的文秘人員。文秘人員的素質(zhì)修養(yǎng)是前端控制效果的決定性因素。紙質(zhì)檔案前端控制思想對秘書人員的業(yè)務素質(zhì)提出三點基本要求。
一是文字技能素養(yǎng)。無論是抄寫、記錄還是公文起草，文秘人員的工作一定要和文字打交道。廣博的知識儲備和良好的文字功底是對文秘人員的基本要求。立意準確、思路清晰、結構嚴謹、用詞準確的文稿是文秘人員份內(nèi)的工作和應盡的責任。
二是工作作風素養(yǎng)。具有高度責任感的文秘人員經(jīng)手的文書工作絕不會潦草行事，保證了文檔自身的質(zhì)量和文檔管理方法的科學，是全面執(zhí)行紙質(zhì)檔案前端控制思想的根本途徑。
三是檔案意識和檔案管理能力。文秘人員檔案意識要求文秘人員重視檔案管理，時刻謹記保密安全意識，增強檔案管理理論知識和操作技能，對現(xiàn)行文件進行初步整理，優(yōu)化歸檔立卷工作的前端基礎。確保前端控制文件質(zhì)量，為資政和決策提供真實文書資料，為檔案管理各環(huán)節(jié)創(chuàng)造方便條件。
4.結語
前端控制是從系統(tǒng)的觀點認識文件與檔案、文件工作與檔案工作的關系，以有效利用和科學管理為目的，對兩個系統(tǒng)內(nèi)部的結構進行合理化調(diào)整，整合文件與檔案管理流程，實現(xiàn)了整體效益的最佳化。⑦隨著文書檔案一體化進程的加快，紙質(zhì)檔案前端控制思想的理論地位會越來越高，其對實踐指導的作用將會繼續(xù)發(fā)酵。(作者單位：云南大學公共管理學院)
注解：
①C?諾加雷著，都宗成譯.信息技術對檔案與檔案工作的影響[C].第十三屆國際檔案大會文件報告集.北京：中國檔案出版社，1997.
②劉越男.從一個新的視角審視“前端控制”思維[J].檔案，2006，(6)：26-29.
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⑦周永軍，韓瑛，杭付云.電子文件與紙質(zhì)文件管理中的前端控制思想比較研究[J].科技檔案，2009(1)：16-20.
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