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提高辦公室檔案管理工作效率的思考論文

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辦公室檔案作為重要的檔案資料,充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)其進(jìn)行管理,逐漸被人們所重視,將網(wǎng)絡(luò)信息化應(yīng)用于辦公室的檔案管理工作中,不僅更有利于為資料的保存管理,而且對(duì)業(yè)務(wù)部門的工作也有重要的推動(dòng)作用。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家精心準(zhǔn)備的:提高辦公室檔案管理工作效率的思考相關(guān)論文。內(nèi)容僅供參考,歡迎閱讀!

提高辦公室檔案管理工作效率的思考全文如下:

[摘 要] 一直以來(lái),辦公室檔案工作一直維持著傳統(tǒng)的模式,而這種模式也必然會(huì)隨著社會(huì)的發(fā)展而改變。信息網(wǎng)絡(luò)化就是一種改變,它會(huì)使辦公室檔案工作更加有秩序,更加準(zhǔn)確,同時(shí)也可以提高企業(yè)相關(guān)員工的工作效率。但任何事物都是把雙刃劍,信息網(wǎng)絡(luò)化也同樣如此,它在為我們帶來(lái)方便的同時(shí),也會(huì)存在一些弊端,下面我們將會(huì)就這些問(wèn)題展開討論。

時(shí)代的發(fā)展要求原有的辦公室檔案管理工作一定要進(jìn)行一下改變,傳統(tǒng)的東西要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展才可以長(zhǎng)久的生存,這個(gè)時(shí)代是信息的時(shí)代,是網(wǎng)絡(luò)的時(shí)代,網(wǎng)絡(luò)信息化已經(jīng)逐漸的出現(xiàn)在各個(gè)領(lǐng)域,針對(duì)原有的辦公室檔案管理模式的一些弊端,信息網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用已經(jīng)迫不及待,這樣才能使辦公室檔案工作更加完善。

一、辦公室檔案管理的弊端

進(jìn)行辦公室檔案管理的目的是使檔案更加完整,更加有秩序,這樣才能使利用者更加方便的工作,而檔案管理也才能達(dá)到本身的目的。但現(xiàn)在的檔案管理卻并不那么完善,以下幾個(gè)問(wèn)題在辦公室檔案管理中就很常見:

(一)淡薄的管理意識(shí)和落后的管理方式

淡薄的管理意識(shí)主要是針對(duì)我國(guó)從事辦公室檔案管理的工作人員講的,這些工作人員中的很大一部分都是來(lái)自兼職人員,專業(yè)素質(zhì)低,導(dǎo)致工作效率以及工作水平也很低,對(duì)檔案管理工作的完善造成影響的同時(shí),也就造成了管理方式越來(lái)越落后。時(shí)代在發(fā)展,為了辦公室檔案管理工作更好的進(jìn)行,有必要在這一領(lǐng)域進(jìn)行改革,既把現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用到其中。

(二)專業(yè)水平有待提高的管理人員

首先,管理人員專業(yè)水平的低下以及專業(yè)知識(shí)的缺乏使管理人員及辦公室的檔案管理越來(lái)越不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,提高管理人員的素質(zhì)成為了當(dāng)務(wù)之急。其次,傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)這個(gè)時(shí)代的要求,信息化時(shí)代要求辦公室的檔案管理這個(gè)領(lǐng)域也要實(shí)現(xiàn)信息化,這就在無(wú)形中對(duì)工作人員的素質(zhì)的要求也上升了一個(gè)臺(tái)階,而只有信息網(wǎng)絡(luò)化與具有專業(yè)素質(zhì)的工作人員結(jié)合起來(lái),才能是檔案管理的效率進(jìn)一步提高,使我國(guó)的檔案管理工作更上一層樓。

(三)亟需強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)在辦公室檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展

首先,作為辦公室檔案管理人員,在基本要求的基礎(chǔ)之上還要能夠把各個(gè)時(shí)段以及各個(gè)種類的檔案進(jìn)行整理,管理人員如果繼續(xù)應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理模式,根本無(wú)法適應(yīng)辦公室檔案管理的發(fā)展。其次,目前在檔案管理工作中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)只是一個(gè)開始,有很多地方還不夠完善,導(dǎo)致目前還存在信息化檔案與紙質(zhì)的檔案并存的現(xiàn)象,這一點(diǎn)同樣有待于改善。再次,現(xiàn)階段的檔案管理模式不夠系統(tǒng)化,不夠?qū)I(yè)化,許多應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化的管理模式只是在初步的階段,并未形成規(guī)模,因此會(huì)對(duì)檔案管理工作造成諸如保存不善之類的不便。

二、如何提高辦公室檔案管理工作的效率

辦公室的檔案管理工作在企業(yè)中是非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容,它與辦公室的各項(xiàng)業(yè)務(wù)息息相關(guān),一旦辦公室檔案管理工作做不好,其他的工作也會(huì)受到不同程度的影響。辦公室檔案管理工作往往比較復(fù)雜,因?yàn)樾枰芾淼臋n案通常屬于不同的種類,因此,如何提高辦公室檔案管理工作的效率便變得尤為重要,以下是幾點(diǎn)在這項(xiàng)工作中需要改進(jìn)的地方:

(一)辦公室檔案管理制度需要完善

檔案管理工作的落后有一點(diǎn)原因是其在過(guò)去并未受到重視,因此檔案管理制度的完善程度就有所欠缺,加之與其想聯(lián)系的文件管理的工作也有所欠缺,因此要想使檔案管理工作能夠協(xié)調(diào)有序的進(jìn)行,就要對(duì)檔案管理及文件管理工作同時(shí)加以重視,并且積極使其得到完善。這就要做到以下幾點(diǎn):首先,為解決檔案的安全性問(wèn)題,要對(duì)重要的文件進(jìn)行保密處理,并且針對(duì)不同等級(jí)的保密文件采取不同的措施,這樣才能是檔案的__更加徹底,更加有效。其次,為解決檔案管理工作因檔案種類繁多造成的無(wú)秩序的問(wèn)題,應(yīng)采取分類管理的措施,這樣有利于以后的使用及查找。再次,監(jiān)督工作在檔案管理工作領(lǐng)域中也非常重要,因此此項(xiàng)工作應(yīng)由兩個(gè)人同時(shí)完成,既保證了團(tuán)隊(duì)合作又可以保證互相監(jiān)督,更加確保了檔案的安全性,加強(qiáng)了檔案管理制度的完善性

(二)相關(guān)人員及單位的檔案管理意識(shí)需要加強(qiáng)

目前檔案管理工作沒有明顯的進(jìn)展,有一方面是因?yàn)橄嚓P(guān)單位對(duì)其重視程度還不夠,缺乏足夠的管理意識(shí),然而為了使檔案管理工作正常有序的進(jìn)行,加強(qiáng)單位對(duì)此項(xiàng)工作重要性的認(rèn)識(shí)是非常必要的,因此有關(guān)單位應(yīng)做到,管理意識(shí)加強(qiáng),管理方式改進(jìn),管理理念與時(shí)俱進(jìn)等,這樣才能使檔案管理工作有明顯的起色。

(三)檔案管理人員的專業(yè)水平還不夠高

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不夠高會(huì)導(dǎo)致辦公室的檔案管理工作無(wú)法跟緊時(shí)代的發(fā)展,對(duì)辦公室的檔案管理工作是十分不利的,為了增強(qiáng)管理人員的專業(yè)水平,一方面要從根源開始,選拔高素質(zhì)人才,一方面就是對(duì)原有的工作人員進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn),使其適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展以及工作的需要。

(四)檔案收集工作不夠強(qiáng)化

不夠強(qiáng)化的檔案收集工作會(huì)導(dǎo)致檔案的管理工作無(wú)法有秩序的進(jìn)行,因此一定要加強(qiáng)辦公室的檔案收集,從類別或時(shí)間等不同的角度進(jìn)行整理收集,并用計(jì)算機(jī)進(jìn)行有效的管理。

(五)檔案管理需要與網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)相結(jié)合

將檔案管理與網(wǎng)絡(luò)信息化相結(jié)合可以有效的提高管理人員的工作效率,是管理工作快速有序的進(jìn)行,網(wǎng)絡(luò)信息化的應(yīng)用會(huì)使檔案管理工作更加方便快捷,同時(shí)也改變了低效率的紙質(zhì)管理模式,加強(qiáng)了檔案管理工作的秩序性,準(zhǔn)確性,及快捷性。

三、結(jié)語(yǔ)

辦公室檔案管理工作對(duì)于單位其他工作的完善具有輔助性作用,所以加強(qiáng)管理人員的管理意識(shí),完善管理制度,實(shí)現(xiàn)信息化管理等,在提高檔案管理效率及單位工作效率中變得非常重要,也逐漸成為了現(xiàn)代化檔案管理的一個(gè)必然趨勢(shì)。

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