探究如何推行檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化論文
探究如何推行檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化論文
檔案工作在開(kāi)展的過(guò)程中是非常重要的,這就要求檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,而如何做到檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家精心準(zhǔn)備的:探究如何推行檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化相關(guān)論文。內(nèi)容僅供參考,歡迎閱讀!
探究如何推行檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化全文如下:
[摘 要]檔案管理工作較為復(fù)雜繁瑣,因此推行檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)于檔案工作的順利開(kāi)展具有極為重要的意義,本文以此作為切入點(diǎn),探討在推行檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)措施,以促進(jìn)檔案工作更準(zhǔn)確、有效地進(jìn)行,使檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。
[關(guān)鍵詞]檔案工作;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化;措施
前言
檔案管理工作較為復(fù)雜繁瑣,因此推行檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)于檔案工作的順利開(kāi)展具有極為重要的意義。在實(shí)際工作中,檔案的主要工作有檔案資料的收集、歸檔、利用等,檔案資料的形成主要是在日常的零散工作中,而且在很多單位中,各部門的檔案管理是由各部門自行負(fù)責(zé),各自為戰(zhàn),并無(wú)統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),不同部門檔案間無(wú)法形成聯(lián)系,這樣的管理模式不利于檔案工作的開(kāi)展,效率較為低下,因此,為提高檔案工作效率,推行檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化勢(shì)在必行,而如何推行檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是需要重點(diǎn)考慮的問(wèn)題,筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn),總結(jié)提出以下幾點(diǎn)措施:
1.建立健全科學(xué)的檔案管理制度
檔案的種類繁多,從載體方面說(shuō),有紙質(zhì)檔案、電子檔案,從形式上來(lái)說(shuō)有文書檔案、業(yè)務(wù)檔案等,因此做好檔案管理工作需要建立在健全的、科學(xué)的檔案管理制度之上,各單位的檔案管理制度要根據(jù)自身的實(shí)際情況建立,但都要以《中華人發(fā)共和國(guó)檔案法》為基本的指導(dǎo)原則。首先,應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理的硬件設(shè)施投入,建立專門的檔案室或檔案館,將各部分的檔案全部存放在檔案室,并對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編碼,對(duì)紙質(zhì)檔案做好防火、防潮、防腐、防盜、防蟲蛀等工作,降低檔案資料的損耗,以充分延長(zhǎng)其壽命,同時(shí)要建立科學(xué)的檢索系統(tǒng),方便檔案的檢索和使用。其次,要建立有層次的檔案工作
2.做好公文的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化
公文是檔案的前身,公文質(zhì)量的好壞與檔案工作息息相關(guān),因此要做好檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,就首先要做好公文的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作,實(shí)際工作中,要提高公文的質(zhì)量,可以從以下幾個(gè)方面著手:首先,保證公文用紙的質(zhì)量,一方面要保證紙張的尺寸規(guī)格要統(tǒng)一,同時(shí)要符合國(guó)家相關(guān)規(guī)范的統(tǒng)一規(guī)定,例如排版方式為橫排版,裝訂線在左側(cè)等;其次,對(duì)于制發(fā)公文的簽發(fā)手續(xù)要嚴(yán)格執(zhí)行,要確定審批的公文是否有審批權(quán)限,如無(wú)則不能制發(fā),在制發(fā)公文時(shí)要檢查公文的標(biāo)題是否有誤,主送單位與抄送單位、落款是否有誤等;再次,公文的字跡要清楚,并能夠保證持續(xù)不褪色,以利于長(zhǎng)期保存。
3.立卷歸檔堅(jiān)持“以我為主”的原則
檔案工作推行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的過(guò)程中,文件資料的重復(fù)性以及立卷歸檔的無(wú)序性是最常見(jiàn)也是最大的問(wèn)題,因此在立卷歸檔時(shí)要堅(jiān)持“以我為主”的原則,即歸檔的文件以本單位、本部門或直屬上級(jí)單位形成的文件為主的原則,這一原則的實(shí)現(xiàn)可最大程度的保證檔案資料的利用價(jià)值最大化、檢索簡(jiǎn)便化,可以說(shuō)是給檔案工作的“瘦身”原則,將不符合立卷歸檔要求或者重復(fù)的文件進(jìn)行剔除,從而使檔案的管理更有效率。在實(shí)際工作中,“以我為主”的立卷歸檔原則實(shí)施時(shí)要注意好以下三個(gè)方面的問(wèn)題:第一是為防止檔案管理的無(wú)序性和混亂,應(yīng)當(dāng)在立卷歸檔時(shí)把握好文件的時(shí)效性,即保證予以立卷歸檔的都是已經(jīng)完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的,對(duì)未完成的不予歸檔;第二是為降低檔案管理工作中的信息冗余度,提高檔案利用的效率和效果,應(yīng)當(dāng)主動(dòng)區(qū)分在形式和作用等方面有相似之處的文件資料;第三是要在降低文件信息冗余度的同時(shí),最大程度地維護(hù)檔案資料完整性,在保證不混入無(wú)用文件的同時(shí),也要防止應(yīng)立卷歸檔文件不被排除在外,造成損失。
4.電子檔案的管理規(guī)范化
的雙重目的,常是電子檔案與紙質(zhì)檔案共同存在,因此做好電子檔案的管理是推行檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的重要組成部分。電子檔案的形成一般是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理得到的電子文件,需要儲(chǔ)存到硬盤、光盤、軟盤等介質(zhì)中,這些不同種類的存儲(chǔ)設(shè)備使用年限有很大差別,同時(shí)同類存儲(chǔ)設(shè)施之間由于質(zhì)量方面存在差異,其使用壽命也不盡相同,尤其是軟盤,其使用壽命在1年到10年之間不等,因此給檔案的管理帶來(lái)困難,為使其符合規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求,應(yīng)當(dāng)在選擇儲(chǔ)存設(shè)備時(shí)嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān),防止由于質(zhì)量問(wèn)題造成檔案文件的丟失和損壞,并定期對(duì)檔案文件進(jìn)行轉(zhuǎn)存,以確保檔案能夠持續(xù)保存,同時(shí)應(yīng)當(dāng)將軟盤遠(yuǎn)離電磁場(chǎng),并做好防塵和防潮處理,并盡可能保持溫度恒定。
5.提高紙質(zhì)檔案立卷質(zhì)量
相對(duì)于電子檔案而言,紙質(zhì)檔案的立卷工作受到的影響因素更多,其中案卷的裝訂質(zhì)量等問(wèn)題對(duì)檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化具有較大影響,因此實(shí)際工作中要提高案卷的裝訂質(zhì)量,并結(jié)合科學(xué)的立卷方法,使之更有利于檔案的分類和檢索,有利于檔案的規(guī)范化管理。
6.加強(qiáng)對(duì)聲像檔案的管理和保護(hù)
聲像檔案是相對(duì)于文字檔案而言的,是將重要的具有保存價(jià)值的信息以聲音、圖像、錄像等形式保存下來(lái)的資料,隨著社會(huì)的發(fā)展,聲像檔案資料的數(shù)量也越來(lái)越多,相對(duì)于文字檔案來(lái)說(shuō),聲像檔案對(duì)于時(shí)效性的要求更高,因此必須做到形成的檔案文件及時(shí)歸檔,以免資料流失,實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)將聲像檔案從收集到歸檔、保存、使用的全過(guò)程做好統(tǒng)一管理,嚴(yán)格按照制度進(jìn)行,對(duì)有重要保存價(jià)值的資料要及時(shí)備份等。
結(jié)束語(yǔ)
綜上所述,檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化推行是一項(xiàng)復(fù)雜的工作,無(wú)論是從制度上還是管理方法上都必須要把握為檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)的原則,從多方面、多個(gè)角度入手,使檔案工作更加高效地進(jìn)行,為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
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