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　　試論法院訴訟檔案電子化管理

　　論文摘要　法院訴訟檔案電子化管理是法院信息化建設(shè)和司法改革的必然要求，本文結(jié)合訴訟檔案自身特點，試對訴訟檔案電子化管理的現(xiàn)狀、存在問題、發(fā)展趨勢作粗淺探析，以期探索適合電子訴訟檔案的管理模式。

　　論文關(guān)鍵詞　法院　訴訟檔案　電子化管理

　　加拿大著名檔案學(xué)家特里·庫克提出：“檔案工作者由實體保管員向知識提供者的過渡，正是檔案界為應(yīng)答電子時代的挑戰(zhàn)，由保管時代向后保管時代過渡的要求”。作為一種專業(yè)性極強的專門檔案，法院訴訟檔案在“后保管時代”的大背景下，其管理模式的選擇既要適應(yīng)社會對檔案管理的需求，又要兼顧自身的專業(yè)性特點，在由實體管理向知識管理過渡過程中，訴訟檔案的電子化管理無疑是“重頭戲”。本文試圖對后保管時代法院訴訟檔案電子化管理作粗淺探析。

　　一、法院訴訟檔案電子化管理現(xiàn)狀

　　在信息時代的大背景下，全國各地法院都加快了信息化建設(shè)進程，許多法院紛紛與高校、軟件開發(fā)商等合作，開發(fā)出以《法院綜合信息管理系統(tǒng)》(以下簡稱《法綜系統(tǒng)》)等為代表的信息管理系統(tǒng)，“法綜系統(tǒng)”通常集oa，審判管理，綜合管理為一體，使法院能夠進行檔案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信訪管理、立案分配管理、人力資源管理、執(zhí)行管理等方面的計劃與控制，并進行分析處理，成為各地法院辦案及內(nèi)部管理的方法和工具，為規(guī)范審判工作程序，提高工作效率，促進司法公正提供了有力保障。“法綜系統(tǒng)”的使用，優(yōu)化了訴訟檔案立卷、歸檔、檢索、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)，所有案件從立案到歸檔，均通過計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行控制管理，提高了工作質(zhì)量和效率。

　　但是，從全國范圍來看，由于沒有統(tǒng)一設(shè)計開發(fā)，各地法院的信息管理系統(tǒng)各不相同，檔案電子化管理這種“各自為政”的狀態(tài)，不利于實現(xiàn)跨地區(qū)的訴訟檔案信息共享。另外，各地檔案數(shù)字化工作進程差異較大，很多法院尤其是基層法院還未實現(xiàn)訴訟檔案的全面數(shù)字化處理，卷宗調(diào)閱仍基本停留在實體利用階段。由于訴訟檔案的利用率很高，辦案人員查閱卷宗時，不得不頻繁到檔案室調(diào)取卷宗，既占用了時間，又不利于檔案實體的保護。因此，今后一段時期內(nèi)，訴訟檔案全文數(shù)字化工作是法院檔案電子化管理的重要工作內(nèi)容。

　　二、法院訴訟檔案電子化管理面臨的問題及對策

　　(一)電子訴訟檔案管理標準問題

　　訴訟檔案電子化管理的基礎(chǔ)是標準化，由于各地法院的信息管理系統(tǒng)各不相同，在設(shè)計檔案管理項目軟件時，也沒有遵循統(tǒng)一的指導(dǎo)思想。由于訴訟檔案的專業(yè)性，一些普通的電子文件標準并不能完全滿足未來訴訟檔案信息化的系統(tǒng)整合和數(shù)據(jù)共享需求，如數(shù)據(jù)著錄、設(shè)備兼容、應(yīng)用軟件推廣、信息聯(lián)網(wǎng)等，都必須盡快制定與訴訟檔案需求相匹配的、統(tǒng)一的設(shè)備標準、參數(shù)標準、接口標準。制定一套專門的電子訴訟檔案管理標準迫在眉睫。建議由最高法院牽頭，在廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，制定出一套符合法院電子訴訟檔案的管理標準。

　　(二)電子訴訟檔案的長期保存問題

　　計算機技術(shù)日新月異，軟硬件升級換代加快，如何確保讀取以前形成的電子文件，是解決電子訴訟檔案長期保存問題的關(guān)鍵。由于法院訴訟檔案產(chǎn)生方式和來源的特殊性，絕大部分訴訟檔案如當(dāng)事人提交的各種證據(jù)材料，公安、檢察機關(guān)形成的偵查、鑒定材料等，是以紙質(zhì)、照片等形態(tài)存在，因此必須通過數(shù)字化掃描轉(zhuǎn)化為以圖像形式存在的電子訴訟檔案。確保掃描圖像的長期可讀性是一個必須解決的重要問題。國家檔案局2001年6月5日發(fā)布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》第十四條，推薦jpeg和tiff作為檔案數(shù)據(jù)文件的通用文件格式。但是，jpeg的壓縮功能為有損壓縮，每打開、編輯和再保存一次，圖像就被重復(fù)壓縮一次，數(shù)據(jù)也會被重復(fù)損害一次，最終將導(dǎo)致數(shù)據(jù)被損壞而無法運行使用。

　　tiff的壓縮功能為無損傷壓縮，但它的圖像格式占用存儲空間大，極易導(dǎo)致設(shè)備和資金投入的惡性上升，使數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的的傳遞速度越來越慢，給檔案數(shù)據(jù)保存和利用帶來挑戰(zhàn)。近年來，檔案學(xué)者和檔案工作者紛紛對檔案數(shù)字化圖像格式的選擇作了分析探討，如閻朝科認為，mdi是一種優(yōu)于jpeg和tiff格式的一種圖像格式，它是office　2003工具軟件中掃描管理軟件“microsoft　office　document　image”所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)格式，它“將jpeg體積小和tiff高質(zhì)量保真、圖片頁面不能被人破壞和更改的優(yōu)點集于一身”①。并認為可以將mdi的應(yīng)用程序打造為檔案界的專用和通用瀏覽器。筆者認為，訴訟檔案電子化格式選擇上，至少應(yīng)滿足以下幾方面：被多種操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件支持;支持多種存儲技術(shù)，或與存儲技術(shù)無關(guān);當(dāng)用戶不能使用指定產(chǎn)品軟件時，可使用已有的插件讀取;使用與設(shè)備無關(guān)的顏色規(guī)范實現(xiàn)準確打印和再現(xiàn)，不必考慮軟硬件平臺;支持無損壓縮;維持固定的文件頁面、章節(jié)、段落的邏輯組織結(jié)構(gòu)，不因軟硬件平臺和閱讀器變化而變化。

　　(三)網(wǎng)絡(luò)安全問題

　　隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，訴訟檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理及其安全性、可靠性沒有充分保障，加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、監(jiān)控技術(shù)等至今沒有得到妥善解決。隨著黑客攻擊、竊取的手段不斷提高，網(wǎng)絡(luò)的不安全性也隨之增加。在目前網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和保密措施無法杜絕黑客攻擊的情況下，如何保證訴訟檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全，已成為制約訴訟檔案電子化管理的一大障礙。訴訟檔案涉及到許多國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等，一旦保密信息泄露，將造成不可預(yù)估的損失。為確保電子訴訟檔案的安全管理，法院檔案人員及其它工作人員在使用檔案管理系統(tǒng)軟件時，應(yīng)做到：不將裝有訴訟檔案管理系統(tǒng)的計算機接入互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡(luò);不交叉使用優(yōu)盤等移動存儲介質(zhì);不在計算機上擅自安裝軟件，尤其是安裝從互聯(lián)網(wǎng)下載的軟件;計算機系統(tǒng)出現(xiàn)問題需維修時，應(yīng)在單位內(nèi)部進行維修，現(xiàn)場有專門人員監(jiān)督;不使用具有無線互聯(lián)功能的計算機。

　　三、訴訟檔案電子化管理的發(fā)展趨勢

　　訴訟檔案電子化管理，將大大降低非電子化材料的使用頻率，保護實體檔案材料的安全，提高訴訟檔案利用效率。隨著社會信息化的持續(xù)發(fā)展和法院信息化建設(shè)的不斷深入，法院檔案工作的載體對象發(fā)生了變化，傳統(tǒng)檔案的載體形態(tài)開始向數(shù)字化形態(tài)過渡，檔案管理的主要環(huán)境逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移，訴訟檔案電子化管理必然向更縱深的層次發(fā)展，因而訴訟檔案工作的管理理念、管理方法、管理流程等多方面都將發(fā)生明顯的變化，法院檔案部門的角色也從原來的較封閉的保管者向較開放的知識、信息的提供者過渡。

　　法院訴訟檔案電子化管理將有以下幾方面發(fā)展趨勢。一是各級法院通過利用先進的數(shù)字化技術(shù)手段，有步驟地開展包括紙質(zhì)、照片、庭審錄像等各類傳統(tǒng)載體訴訟檔案的全面數(shù)字化工作，建立本單位或本轄區(qū)的紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫;二是由最高院牽頭，通過統(tǒng)一組織，統(tǒng)一規(guī)劃，利用技術(shù)手段，采用統(tǒng)一標準，最終實現(xiàn)全國四級法院訴訟檔案數(shù)據(jù)庫聯(lián)網(wǎng)，使全國法院系統(tǒng)內(nèi)部人員在自身權(quán)限范圍內(nèi)，能夠方便快捷地進行網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱;三是訴訟當(dāng)事人及其代理人通過各級法院的對外門戶網(wǎng)站，按身份、權(quán)限查閱案件相關(guān)內(nèi)容;四是與公安、檢察部門的檔案管理系統(tǒng)對接，在設(shè)定查詢權(quán)限的前提下，實現(xiàn)公、檢、法檔案信息資源共享，完善工作銜接，提高辦案效率。