電子檔案管理系統(tǒng)論文
電子化檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的,以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案。它是電子計(jì)算機(jī)在檔案管理中應(yīng)用的產(chǎn)物,也是檔案現(xiàn)代化手段。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的電子檔案管理系統(tǒng)論文，供大家參考。
電子檔案管理系統(tǒng)論文范文一：企業(yè)電子檔案管理思路
一、電子文件與電子檔案
由于辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步擴(kuò)展和深化，特別是電子計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)相結(jié)合形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)，過去用紙墨、照相等方式形成和傳遞的企業(yè)公文以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻(xiàn)資料、科技情報(bào)、商業(yè)信息等等，都可用電子計(jì)算機(jī)完成，由此而產(chǎn)生了電子文件。通過電子計(jì)算機(jī)將整理好的電子文件和它生存的環(huán)境條件一并轉(zhuǎn)存在磁性存儲(chǔ)載體或光盤上歸檔保存，即形成電子檔案。目前電子文件與電子檔案尚無國際標(biāo)準(zhǔn)化定義，我國也僅對(duì)電子文件作出了解釋，即“能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼系列。”其主要特征是數(shù)字的、網(wǎng)絡(luò)的、計(jì)算機(jī)能識(shí)別并處理的介質(zhì)文件。對(duì)于企業(yè)而言，電子檔案是企業(yè)從事經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)直接形成的對(duì)企業(yè)和社會(huì)具有保存價(jià)值的歷史記錄，并遵循收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等檔案管理基本原則;任何電子檔案，當(dāng)使用技術(shù)和設(shè)備將具有長期保存價(jià)值的信息記錄于存儲(chǔ)載體后，就永遠(yuǎn)離不開這種技術(shù)和設(shè)備。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)管理而言，網(wǎng)絡(luò)化、集成化是企業(yè)提高科研、生產(chǎn)和管理水平的必然選擇，在這種前提下，電子檔案具有雙重性，既是企業(yè)推行現(xiàn)代化管理技術(shù)的產(chǎn)物，也是企業(yè)推行現(xiàn)代化管理技術(shù)的手段。企業(yè)的檔案工作，面臨著科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動(dòng)一系列變化所帶來的問題，一方面，信息源、信息量、信息處理難度、信息協(xié)調(diào)需求不斷增加，計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、制造、管理日益普遍，電子文件越來越多，檔案管理由封閉型轉(zhuǎn)向開放型;另一方面，信息處理技術(shù)的日益進(jìn)步，特別是現(xiàn)代化管理手段的采用，各種實(shí)體和虛擬系統(tǒng)的建立，電子檔案管理深入到企業(yè)各部門、各系統(tǒng)工作內(nèi)部并成為它們的一個(gè)部分或一個(gè)環(huán)節(jié)。因此，應(yīng)以開放的觀點(diǎn)制定檔案工作在企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)行機(jī)制和工作秩序，把電子檔案工作有機(jī)地融人企業(yè)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行，切實(shí)參與企業(yè)活動(dòng)，促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展。
二、電子檔案在企業(yè)管理中的應(yīng)用
電子檔案產(chǎn)生于數(shù)字技術(shù)環(huán)境中。數(shù)字技術(shù)的關(guān)鍵在于能將圖像、聲音、文字等信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字，以便電子計(jì)算機(jī)處理、保存和利用，并能解決紙質(zhì)檔案所不能解決的一些信息記錄問題，如活動(dòng)的圖像、聲音、精確的過程、海量存儲(chǔ)信息等等。在現(xiàn)代企業(yè)管理中，在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存共用的今天，電子檔案有著更加廣闊的發(fā)展前景，必將越來越廣泛地被企業(yè)認(rèn)識(shí)和利用，既能更加充分地開發(fā)各類檔案信息資源為企業(yè)、為社會(huì)服務(wù)，又使檔案事業(yè)自身在電子、信息時(shí)代繼續(xù)得到光大發(fā)展。
1.簡化工作環(huán)節(jié)。將復(fù)雜的問題簡單化，變難為易，是電子檔案的基本工作方式。檔案管理涉及的部門、環(huán)節(jié)過多，對(duì)提高檔案工作效率極為不利。電子檔案就是要在企業(yè)的統(tǒng)籌安排下，減少不必要的環(huán)節(jié)，歸并一些職能，以實(shí)現(xiàn)電子文件的收集和共享利用。
2.完備工作秩序。制度化、秩序化是現(xiàn)代企業(yè)管理的基本要求，也是電子檔案工作的要點(diǎn)。企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)健全以后，電子文件的收發(fā)完全按工作秩序自動(dòng)完成，提高電子檔案的工作效率、準(zhǔn)確執(zhí)行指令的特性也要求其必須秩序化，而電子文件的信息內(nèi)容在載體上是以二進(jìn)制代碼化及數(shù)字化的光、磁信號(hào)表示，這為電子檔案的秩序化操作提供了良好的環(huán)境和條件。
3.集成管理信息。檔案工作的主要職能是對(duì)分散的檔案信息集中控制并使其便于利用，電子檔案的出現(xiàn)更加促使局部環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)向全面實(shí)質(zhì)性的一體化方向發(fā)展，即從檔案文件的保管基地轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的控制中心。隨著企業(yè)競爭的加劇，信息的流動(dòng)變化加快，依靠紙張等實(shí)物的大量物流來傳遞信息己無法滿足企業(yè)的要求，動(dòng)態(tài)的檔案信息只有集中統(tǒng)一管理，才能保證每個(gè)工作單元得到所需要的全部實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)信息。而電子檔案的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為企業(yè)信息的集成管理提供了很好的解決方案，控制了一點(diǎn)，就控制了全局，最終實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成、資源共享。
4.優(yōu)化管理環(huán)境。電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體上，信息數(shù)字化是電子文件的最基本特征。在以后的利用中，只需在電子計(jì)算機(jī)軟、硬件平臺(tái)上對(duì)電子檔案的內(nèi)容加以轉(zhuǎn)換，還原成人們能夠直觀理解和習(xí)慣閱讀的格式進(jìn)行顯示即可，從而極大地改善了檔案工作的管理環(huán)境。
5.通暢管理渠道。方便、快捷地傳遞檔案信息，是電子檔案的一大特性。同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件傳輸、通信傳輸?shù)刃畔鬟f方式相比，減少了大量的管理環(huán)節(jié)，尤其在我們建筑施工企業(yè)，面對(duì)工點(diǎn)分散、點(diǎn)多線長等無法改變的事實(shí)，利用計(jì)算機(jī)平臺(tái)和終端處理技術(shù)，建立內(nèi)部虛擬信息傳遞網(wǎng)絡(luò)，必將大大提高工作效率，減少管理環(huán)節(jié)和費(fèi)用。
6.交互檔案成果。電子文件具有信息交互性，即人們可以通過與計(jì)算機(jī)進(jìn)行對(duì)話來互相傳遞信息，從而主動(dòng)地控制計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作而不是被動(dòng)地接受，為利用者提供技術(shù)支援，便于對(duì)文件檔案進(jìn)行復(fù)制、刪除、修改和完整準(zhǔn)確地備份拷貝，還可以使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案，建立利用者需求預(yù)約文檔，通過系統(tǒng)對(duì)這些申請(qǐng)進(jìn)行處理，及時(shí)將相關(guān)的電子檔案加載到檔案利用系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)中供申請(qǐng)者使用，使檔案工作成果最大限度地被加以利用。
三、電子檔案管理中存在的問題
電子檔案嶄新的記錄和存儲(chǔ)方式為人們帶來了極大的方便，但也存在著一些暫時(shí)無法解決的缺陷和問題，有待于我們?cè)诓粩鄤?chuàng)新中尋求解決的方法和途徑。
1.原始性問題。一是電子檔案最初的物理載體很難歸檔。二是電子文件最初的物理載體歸檔已失去了傳統(tǒng)文件材料歸檔的保真意義。三是電子文件的精確復(fù)制件可以代替原件。四是電子檔案載體上原始內(nèi)容信息完整準(zhǔn)確地再現(xiàn)，與是否是最初的物理載體無關(guān)，而是與文件形成時(shí)計(jì)算機(jī)的軟硬件相關(guān)聯(lián)。由于電子檔案信息與載體的相分離性，信息的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)間的差異性、可變性及相對(duì)獨(dú)立性，已決定了電子檔案不再存在“原件”概念。
2.真實(shí)性和完整性問題。一是收集電子文件時(shí)往往忽略了采集背景信息和源頭數(shù)據(jù)。二是一些草稿性的電子文件處于自生自滅狀況。三是部分文件已實(shí)現(xiàn)無紙化，只對(duì)其進(jìn)行了邏輯歸檔。四是電子文件目前所選用的載體不耐久。五是電子文件復(fù)制起來真假難辨，其處理過程具有隱蔽性，更改可不留痕跡，面臨著修改、盜竊、丟失、銷毀的危險(xiǎn)。六是電子檔案無法象傳統(tǒng)檔案那樣簽名蓋章，不再具有特定載體對(duì)信息的固化，文件與其存儲(chǔ)的載體已不如傳統(tǒng)文件那樣存在永恒的依附關(guān)系，因而使其真實(shí)性大打折扣。
3.安全性問題。一是電子文件的信息能夠輕而易舉的被擦除。二是電子文件存儲(chǔ)的材料介質(zhì)十分易損，對(duì)環(huán)境條件要求很高。三是人為的錯(cuò)誤。四是計(jì)算機(jī)病毒對(duì)電子文件的破壞。電子檔案的處理環(huán)境是計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，如果不采取特別措施和嚴(yán)格的閱讀、修改權(quán)限控制，就很有可能發(fā)生在網(wǎng)絡(luò)的任何終端上讀取網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上電子文件的現(xiàn)象，因此，網(wǎng)絡(luò)的不安全性將是限制電子檔案發(fā)展的主要障礙。電子檔案雖然不可能完全取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在目前企業(yè)管理中仍存在一定的缺陷，但作為現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展方向，電子檔案必將成為勢(shì)不可擋的潮流，在現(xiàn)代企業(yè)管理中發(fā)揮越來越重要的作用。因此，檔案工作者必須保持清醒的頭腦，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，不斷優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、信息處理技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用程度，并輔之以相應(yīng)的配套管理模式、方法和手段來規(guī)范電子檔案管理，采取有效的技術(shù)措施和管理措施，以科學(xué)的方法解決存在的問題，信心百倍地迎接電子檔案時(shí)代的到來。
電子檔案管理系統(tǒng)論文范文二：淺談電子檔案管理
一、當(dāng)前電子檔案管理中存在的問題
1.有待提高電子檔案管理水平。現(xiàn)在電子檔案管理還處于初級(jí)發(fā)展階段，檔案管理人員系統(tǒng)化的教育和專業(yè)化培訓(xùn)缺乏，造成了在選購軟件時(shí)沒有變別能力，從而影響了現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中充分發(fā)揮作用。
2.電子文檔在管理中的真實(shí)性容易破壞。電子文件具有高度的可變性和分離性，一旦被更改就無法識(shí)別。電子檔案形成后，在工作人員的操作下存貯到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，檔案管理人員和技術(shù)人員共享信息數(shù)據(jù)。這樣，就使得電子檔案便于修改和復(fù)制，沒有正本和副本的差異，也不會(huì)有多次原始稿本記錄的出現(xiàn)，由此形成的電子檔案的原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在，文件與檔案之間不再有明顯的界限。這樣檔案的原始性和真實(shí)性就無法準(zhǔn)確的確定，這給電子檔案文件的完整性、真實(shí)性以及原始性的保存帶來了很大的難度。
3.電子檔案的安全性存在隱患。在這個(gè)信息網(wǎng)絡(luò)全球化的時(shí)代，對(duì)于任何人來講，其都可以自由進(jìn)入因特網(wǎng)，在很大程度上造成了大量文件在網(wǎng)絡(luò)的發(fā)布和流轉(zhuǎn)，而且在電子文件傳輸?shù)倪^程中引發(fā)泄密的現(xiàn)象發(fā)生。
4.電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)度綬慢。從某種關(guān)點(diǎn)上看，電子檔案管理的基礎(chǔ)和前提就是實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，但一些檔案管理部門只是考慮到本部門的現(xiàn)狀，并沒有從全面利益出發(fā)，協(xié)調(diào)發(fā)展、統(tǒng)籌安排，造成了各行其是的局面，從而阻礙了檔案電子化的發(fā)展。
二、完善電子檔案管理有效對(duì)策
1.加強(qiáng)電子檔案服務(wù)信息反饋系統(tǒng)的建立。做到及時(shí)了解當(dāng)前社會(huì)對(duì)檔案信息的需求和發(fā)展?fàn)顩r，不斷提高電子檔案信息反饋工作的自覺性，不斷改進(jìn)電子檔案信息服務(wù)工作，并有效提高電子檔案信息化服務(wù)的質(zhì)量。
2.提高電子檔案信息的安全性。當(dāng)前電子檔案管理最為關(guān)鍵的一個(gè)問題是檔案信息的安全，檔案部門要提高安全意識(shí)，有效地利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，比如加密、防火墻等技術(shù)，保證網(wǎng)絡(luò)的安全，保證電子檔案信息的安全。另外，采取有利、有效的方式，完善對(duì)電子檔案進(jìn)行便利和安全的管理。由于電子檔案信息通常都存儲(chǔ)在一定的介質(zhì)上，并通過安全保管介質(zhì)以達(dá)到安全保管信息的方式進(jìn)行管理，因此對(duì)電子檔案的安全管理必須有一個(gè)適合于磁盤、光盤等介質(zhì)保管的環(huán)境和存放載體的柜、架及檔案庫房。檔案部門和相關(guān)工作人員要不斷地進(jìn)行實(shí)踐，完善電子檔案管理信息服務(wù)安全性能，保證檔案信息在利用中的安全性。
3.建立健全電子檔案信息服務(wù)體系。構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，通過基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的開發(fā)利用，整合電子檔案相關(guān)信息數(shù)據(jù)來開展檔案咨詢業(yè)務(wù)服務(wù)。二是建立提高電子檔案信息資源體系，做好電子檔案信息資料的歸檔、整理，整體開發(fā)和綜合管理檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。三是運(yùn)用好現(xiàn)代信息技術(shù)手段，為電子檔案的科學(xué)管理提供有效的技術(shù)支持。
4.不斷培養(yǎng)電子檔案管理方面的專業(yè)技術(shù)人才。各單位和主管部門領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)工作，培養(yǎng)電子檔案管理的現(xiàn)代化人才。還要不斷的吸收檔案管理方面的人才，發(fā)現(xiàn)善于檔案管理方面的人才，抓好電子檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，儲(chǔ)備電子檔案管理人才，為做好電子檔案工作奠定良好的基礎(chǔ)。
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