一　檔案信息化的相關(guān)概念
　　
　　檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的概念
　　檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定組織方式的、相互關(guān)聯(lián)的檔案信息數(shù)據(jù)的集合。“相互關(guān)聯(lián)” 、“共同存取方式和一定組織方式”、“共享”是檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)本質(zhì)的三個(gè)要素。數(shù)據(jù)庫(kù)中儲(chǔ)存的是一系列相互關(guān)聯(lián)的檔案信息數(shù)據(jù)，而不是雜亂無(wú)章的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)包括檔案題名、責(zé)任者、分類號(hào)、主題詞、內(nèi)容摘要等，還包括全文、圖像、聲音、影像等。這些相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)是經(jīng)過(guò)調(diào)查、試驗(yàn)、統(tǒng)計(jì)、整理和歸納后得到的，并經(jīng)合理分類和規(guī)范化處理之后，以記錄的形式存儲(chǔ)。
　　
　　二　當(dāng)前檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的關(guān)鍵問(wèn)題
　　
　　(一)明確數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)目的
　　對(duì)于檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，主要用于檔案目錄、全文、多媒體等實(shí)體信息，明確建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是為了檢索、建立檔案信息管理系統(tǒng)的需要。
　　
　　(二)實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
　　檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的第一個(gè)目標(biāo)。信息化建設(shè)的切入點(diǎn)和工作重心，首先是抓好目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)可以比較全面地反映檔案信息，有助于實(shí)現(xiàn)全方位的、動(dòng)態(tài)的、完整的檔案信息服務(wù)。
　　在檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立的基礎(chǔ)上，可以考慮建立檔案目錄中心，實(shí)現(xiàn)一定范圍內(nèi)檔案內(nèi)容互補(bǔ)和檔案信息資源整合，更大限度地發(fā)揮檔案效益。
　　
　　三　檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)步驟
　　
　　(一)檔案信息的收集
　　檔案信息的主要來(lái)源是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化和電子文件。除此之外，檔案機(jī)構(gòu)和管理部門也是數(shù)值數(shù)據(jù)和事實(shí)數(shù)據(jù)的重要來(lái)源。在建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，必須確定檔案信息的收集范圍和來(lái)源，按要求進(jìn)行全面地收集。
　　檔案信息主要來(lái)源于兩個(gè)方面：一是對(duì)各種以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理后形成的數(shù)字副本，二是直接通過(guò)計(jì)算機(jī)生成和處理的、并由檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行收信歸檔的電子文件。
　　
　　(二)檔案信息前期處理
　　這是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，為數(shù)據(jù)庫(kù)提供經(jīng)過(guò)加工處理的數(shù)據(jù)。主要是將檔案的內(nèi)容特征和形式特征著錄、標(biāo)引出來(lái)。著錄標(biāo)引必須達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求。這是建立數(shù)據(jù)庫(kù)的必要過(guò)程，也是保證檢索質(zhì)量的前提條件。
　　1、檔案信息數(shù)字化
　　數(shù)字化是指把一切信息都變成只用O和1這兩個(gè)數(shù)字組成的、用不連續(xù)的數(shù)位表示的二進(jìn)制代碼。檔案信息數(shù)字化是指為了使紙質(zhì)檔案、音像檔案等以傳統(tǒng)載體形式承載的檔案信息能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理的提供利用，而利用高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等信息處理手段，將其進(jìn)行轉(zhuǎn)換處理，形成數(shù)字信息，并以數(shù)字代碼方式存儲(chǔ)起來(lái)。這些數(shù)字信息可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作處理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。紙質(zhì)檔案、音像檔案等各種載體的檔案都可以以文本文件格式、圖像文件格式，音頻文件格式或視頻文件格式轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息。
　　2、電子文件的收集歸檔
　　隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與辦公自動(dòng)化技術(shù)的結(jié)合，誕生了一個(gè)新生兒一電子文件。電子文件一經(jīng)產(chǎn)生其信息就是以數(shù)字代碼形式表達(dá)。所以在功能上電子文件等同于經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理的文件。由此，直接在計(jì)算機(jī)中生成和處理的電子文件是重要的檔案信息來(lái)源。
　　
　　(三)數(shù)據(jù)錄入
　　將檔案信息前處理的結(jié)果轉(zhuǎn)化成機(jī)讀數(shù)據(jù)。錄入過(guò)程需要較嚴(yán)格的校對(duì)審核。如審查字段的數(shù)據(jù)形式是否正確；字段長(zhǎng)度與確定的結(jié)構(gòu)長(zhǎng)度是否符合；各種標(biāo)識(shí)符號(hào)是否有誤等。這其中可能包括對(duì)不同格式的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換。
　　
　　(四)數(shù)據(jù)庫(kù)的完善
　　由于計(jì)算機(jī)硬件能力奇跡般地不斷更新，計(jì)算機(jī)技術(shù)爆炸般地迅猛發(fā)展，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)發(fā)生著劇烈的變化。雖然它的基本組成部分仍然是數(shù)據(jù)、軟件和硬件，但是它們的范圍、規(guī)模和復(fù)雜性都大大地?cái)U(kuò)展了。數(shù)據(jù)庫(kù)是信息資源存儲(chǔ)和開發(fā)利用的基礎(chǔ)，是信息資源共享的先決條件，是信息系統(tǒng)的核心。因此把數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)作為當(dāng)前檔案信息發(fā)布的核心工作，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)越有成效，檔案信息管理與服務(wù)也就越有保證。

四　檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)對(duì)檔案管理工作的影響
　　
　　檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，意味著在信息社會(huì)中檔案管理工作開始涉及各類相關(guān)的技術(shù)問(wèn)題，檔案工作開始大規(guī)模引進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的發(fā)展就是檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，其間涉及數(shù)字檔案信息的形成、收集、歸檔、整理、鑒定，存儲(chǔ)、保管、保護(hù)，檢索、傳遞、利用、統(tǒng)計(jì)、銷毀等全過(guò)程。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)將對(duì)相應(yīng)的檔案管理工作產(chǎn)生各種影響，使之在一定程度上發(fā)生某些變化。
　　
　　(一)內(nèi)部調(diào)整：相關(guān)檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的調(diào)整
　　1、簡(jiǎn)化整理工作
　　整理工作是采用一系列方法使檔案有序化，解決檔案的零亂與管理和利用的系統(tǒng)化要求之間的矛盾，便于檔案實(shí)體管理與查找利用。由于采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)化檢索，可以方便地找到指定的文件，過(guò)細(xì)的整理工作已失去存在的意義，而且整理過(guò)程中對(duì)檔案的裝訂加工也是對(duì)檔案載體和原始性的一種損害。為此必須簡(jiǎn)化整理工作使之簡(jiǎn)明實(shí)用，檔案整理只要做到在充分尊重文件形成的自然形態(tài)的基礎(chǔ)上保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，不必強(qiáng)求外觀上的整齊劃一，而且整理工作的重點(diǎn)應(yīng)放為檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)或管理系統(tǒng)做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備上。
　　以“件”為檔案整理，是從傳統(tǒng)的檔案管理向數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)境下的檔案管理過(guò)渡的一種銜接，它符合電子文件的形成和發(fā)展規(guī)律，有助于計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，有助于實(shí)現(xiàn)電子文件的歸檔。在以“件”為單位對(duì)檔案進(jìn)行整理的過(guò)程中，作為文件向檔案轉(zhuǎn)化的一個(gè)環(huán)節(jié)，“立卷”已是名不符實(shí)，在歸檔這一環(huán)節(jié)，只是進(jìn)行介質(zhì)歸檔。當(dāng)檔案管理中電子文件達(dá)到相當(dāng)比例，技術(shù)應(yīng)用發(fā)達(dá)到一定程度，電子文件的歸檔與整理將合而為一。
　　2、深化檢索工作
　　在數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)境下，檔案信息檢索這一工作環(huán)節(jié)日趨重要。它決定了數(shù)字檔案信息的著標(biāo)引及存儲(chǔ)，因此要進(jìn)一步深化檔案檢索工作，為利用者提供高效的信息服務(wù)。
　　3、研究和實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的保管保護(hù)工作
　　數(shù)字檔案信息的保管保護(hù)，不同于以往任何載體檔案的保管保護(hù)。由于數(shù)字檔案信息的存儲(chǔ)載體占用空間較小，利于檔案庫(kù)房管理。但是，數(shù)字檔案信息的存儲(chǔ)載體在其保管條件上又有不同于紙質(zhì)檔案的特別要求，包括必須存放在專用庫(kù)房中，對(duì)庫(kù)內(nèi)溫濕度進(jìn)行嚴(yán)格控制。配置防塵、除塵，防磁場(chǎng)和電場(chǎng)的設(shè)施。對(duì)于使用設(shè)備必須嚴(yán)格防范計(jì)算機(jī)病毒，傳統(tǒng)的裱糊、殺蟲等紙質(zhì)檔案保護(hù)手段已失去意義。這些數(shù)字檔案信息的存儲(chǔ)、管理都是檔案保管保護(hù)工作的新課題。解決這些新課題既要建立新的管理理論、標(biāo)準(zhǔn)和方法，又要采用先進(jìn)技術(shù)手段。
　　
　　(二)外部重組：文檔一體化及其實(shí)現(xiàn)
　　要更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，檔案管理工作不僅僅限于內(nèi)部進(jìn)行一些適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，它還必須向前端的文件工作擴(kuò)張，這就使得實(shí)現(xiàn)文檔一體化的要求變得更為迫切。
　　文檔一體化就是把文件管理與檔案管理兩個(gè)管理管理銜接起來(lái)，整合到一個(gè)管理系統(tǒng)之中，對(duì)文件生命周期的全過(guò)程進(jìn)行統(tǒng)一控制和管理。在電子信息化環(huán)境中，文件與檔案之間不再有明顯的界限，電子文件有可能終其一生就數(shù)據(jù)庫(kù)中形成、流轉(zhuǎn)與消亡。所以檔案管理工作要向前端延伸，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。另外，為了認(rèn)證電子文件的原始性與可靠性，也要依靠文檔一體化的實(shí)現(xiàn)，以便能夠清晰地記錄和反映某一份電子文件形成和辦理的全部動(dòng)態(tài)過(guò)程及相關(guān)的背景信息。“文檔一體化流程不只是文件管理與檔案管理的簡(jiǎn)單對(duì)接，而應(yīng)該是一種管理變革，是以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，對(duì)機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位及各種組織中文件信息流的重新組織，是一個(gè)業(yè)務(wù)流程重組的過(guò)程。”