摘要:伴隨著信息技術(shù)日新月異地發(fā)展,計算機被廣泛應用到工程設計領域之中。由此形成的大量電子文件也就成為檔案管理的重要對象,尤其是電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經(jīng)成為工程設計單位正常運營的重要環(huán)節(jié)。因此,全方位做好工程設計中的電子檔案管理工作對相關(guān)單位維持正常運營是極為重要的。鑒于此,本文對如何做好電子檔案的管理工作進行了系統(tǒng)論述。
　　關(guān)鍵詞:工程設計;電子檔案管理;文件歸檔
　　
　　1.前言
　　隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展,計算機被廣泛應用到各個領域,包括工程設計領域。這樣以來,工程設計過程中形成的大量電子文件也就成為檔案管理的重要對象。電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經(jīng)成為工程設計單位正常運營的重要環(huán)節(jié)。所以,全方位做好工程設計中的電子檔案管理工作對相關(guān)單位維持正常是極為重要的。鑒于此,筆者主要就如何做好電子檔案管理工作進行了認真探討。
　　2.電子文件歸檔前的準備工作分析
　　充分做好電子文件歸檔前的各項準備工作是實現(xiàn)高效電子檔案管理的重要前提。電子文件的非直讀性特征決定了相關(guān)工作人員應該首先制定健全的電子文件歸檔驗收制度,并做好制度的宣傳工作,進而為電子文件的歸檔、驗收工作提供可靠的制度保障。以CAD文件的歸檔為例,歸檔人員首先要按規(guī)定填寫電子文件歸檔通知單,通知單上必須有工程負責人、經(jīng)手人以及審核人的簽名。嚴謹?shù)臍w檔程序和詳盡的規(guī)章制度保證了歸檔的準確性。但是,由于部分工程的工期較為緊張,遵從嚴格的程序需要花費大量時間,這將會與工作時效產(chǎn)生矛盾。所以,可以采用先進的計算機技術(shù)手段,將歸檔前的準備工作也納入到自動化管理的進程中。這樣就可以在提高歸檔質(zhì)量的基礎上,提高電子文件歸檔的效率。
　　由于一個工程可能形成成千上萬個電子文件,倘若規(guī)章制度存在漏洞,執(zhí)行不嚴,勢必會造成反復歸檔,浪費人力財力的現(xiàn)象,甚至會導致文件歸檔混亂,輸出的產(chǎn)品為次品,造成工程質(zhì)量事故和嚴重的經(jīng)濟損失。因此,做好電子文件歸檔前的準備工作,尤其是規(guī)章制度的建設、宣傳以及推廣應用,為后續(xù)的電子文件歸檔工作奠定良好基礎。
　　3.電子文件歸檔過程中應注意的問題分析
　　在電子歸檔過程中,歸檔人要注意將不同種類、不同格式的電子文件梳理整齊。眾所周知,在工程設計中,從工程投標書、招標書、可行性研究報告、初步設計、委托書、計算書到技術(shù)說明書等形成了不同種類不同格式的電子文件,有EXCEL表格、WORLD文件、掃描形成的TIF文件等等。并且,這些文件大都在工程設計正式開始之前形成,不僅涉及面廣,而且內(nèi)容繁雜,給電子歸檔帶來一定的困難。為了使這些電子文件有條理地歸檔,文件蓋章生效要以電子文件歸檔通知單為依據(jù),從而提高這些電子文件的歸檔率。
　　對于CAD電子文件的歸檔可以采用DWG格式,因為這種格式可以在CAD中直接打開,接受直觀檢查,尤其是對檔案標識的檢查,而且對歸檔后期的整理、編輯、利用、輸出及圖紙保管工作都非常重要。同時,對于制作過程中的錯誤如文字線形、擴大紙形等問題也可以做到及時的糾正,大大提高CAD出圖合格率。但它也存在著一定的問題,如勞動強度大、費時費工等。
　　對于PLT格式的文件,恰巧與DWG格式的文件優(yōu)缺點相反。PLT格式的文件在歸檔時圖像不能直觀顯示,但是文件內(nèi)容保持不變,不隨閱讀、輸出平臺的改變而改變。
　　對于PDF格式的文件,其一般為只讀模式,不能實現(xiàn)對設計的任何修改。實質(zhì)上就是在計算機上閱讀紙質(zhì)文件的電子版,有一定的保護知識產(chǎn)權(quán)的作用。

4.電子文件歸檔后的檢查驗收工作分析
　　電子文件是形成紙質(zhì)文件的源頭,而對歸檔電子文件的檢驗是產(chǎn)品設計的最后一個重要的環(huán)節(jié)。檢查力求全面,兼顧電子圖中的檔案標識和電子圖信息處理過程中的物理結(jié)構(gòu)、邏輯結(jié)構(gòu)的變化問題。主要工作包括:一是檢查圖紙目錄及其格式、目錄列表、會簽欄、案卷名稱、標識名稱、圖號、日期、施工階段、序號、復用圖的排列、圖框的格式等;二是檢查本卷的其他電子圖,包括文件是否存在垃圾、字符大小、文本位置、符號標識、對角號、圖號、名稱以及圖框的格式等。但是,需要注意的一點是,電子文件對設備及其標準有較強的依賴性,加之數(shù)據(jù)類型、文件格式的多樣化,文件很可能在經(jīng)過制作、保存、載體轉(zhuǎn)換等信息處理之后,在歸檔檢查時出現(xiàn)問題,例如使用的字形存在差異;同種字形但是版本有所區(qū)別;電子圖正常,但是歸檔后部分文字發(fā)生串位、變形,甚至出現(xiàn)亂碼。
　　以鋼結(jié)構(gòu)的電子圖為例,如果使用日本的制圖軟件,而不加專有字形,那么二級鋼筋符號就會全部丟失。此外,許多軟件經(jīng)過研發(fā)出現(xiàn)了由低級到高級的很多版本,這樣也會為電子文件檔案管理工作帶來一些問題。例如,由CAD14到CAD2007,各種版本的軟件都在使用。但是,如果利用低版本的電子圖在高版本中作圖,則會導致電子圖保存后會出現(xiàn)實線、點畫線、標注線以及線寬的差異。尤其是在機械制圖中,如果部件實體的外圍輪廓線粗細不均,混同于標注線,那么設備制造的現(xiàn)場審圖的難度將大大增加。因此,采用不同軟件、同一軟件的不同版本都會導致文件在格式、編碼、讀取方式和編輯方式的眾多區(qū)別,進而直接影響到文件跨平臺的閱讀和輸出工作。總之,實現(xiàn)一個單位內(nèi)部操作系統(tǒng)、應用軟件及版本的規(guī)范統(tǒng)一,成為電子文件歸檔最后關(guān)口的重要任務。
　　5.電子文件修改后的歸檔工作分析
　　在工程設計單位內(nèi)部,各個專業(yè)部門之間必定會進行大量的信息交換和圖紙會審工作,以適應各種變化,例如施工現(xiàn)場出現(xiàn)的新情況、客戶方提出的新要求等。這其中必然會涉及到電子文件的不斷修改和完善。當前,大多數(shù)單位采用的是保留最終版本的方式,即以第二次修改的版本覆蓋起初版本,以第三次修改的版本覆蓋第二次的版本,這樣的方式極易產(chǎn)生最終版本電子圖與實際變更過程記載的丟失。國外的一些工程,如土耳其工程中,每次電子圖的修改版本都加以歸檔保存,編號為A\B\C等,借此對工程修改的全過程有一個完整的記錄。但是,由于兩次修改之間的時間間隔難以確定,之前修改的圖紙已達到施工現(xiàn)場,紙質(zhì)文件與變更通知單一旦收集不完整,就會導致電子文件和紙質(zhì)文件的不一致。由此可見,如果直接采用覆蓋的最終版本歸檔形式反映不出整個的變更過程,可能會為將來電子文件、紙質(zhì)文件的利用帶來了極大地不便。
　　6.結(jié)語
　　綜上所述,電子文件歸檔管理工作已經(jīng)成為工程設計單位不可或缺的重要組成部分。在此之前,過去設計一項工程可能需要一年甚至一年半的時間,現(xiàn)在則只需要半年甚至更短的時間,而人力資源卻只占了以前的三分之一左右。有些類似工藝流程及設備只需在電子文件上更改編號就可轉(zhuǎn)化為設計產(chǎn)品,勞動效率和產(chǎn)品質(zhì)量也將得到成倍的提高。所有這些成效的取得都離不開電子文件檔案管理帶來的便利。在充分認識到電子檔案管理成效的基礎上,我們要切實關(guān)注電子檔案管理過程中的各個細節(jié),包括歸檔前的準備工作、不同格式、不同類型文件歸檔時應注意的問題,電子文件歸檔后的驗收檢查工作以及電子文件修改后的歸檔工作等等,將工程設計過程的電子文件歸檔管理納入到一個完整的系統(tǒng)之中。
　　
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