摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，在各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中必然要產(chǎn)生大量的電子檔案，電子檔案是信息社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的研究，是目前檔案工作者的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。
關(guān)鍵詞：檔案管理電子檔案優(yōu)越性開(kāi)發(fā)和利用規(guī)范措施
0引言
電子檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。
1電子檔案的優(yōu)越性
1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作時(shí)效在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書(shū)檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來(lái)。文書(shū)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過(guò)去的集中立卷，改為平時(shí)隨時(shí)整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了立卷管理水平，從而達(dá)到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的，便于檢索利用。
1.2微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺傳統(tǒng)的文書(shū)立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔?？呻S時(shí)補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，這時(shí)，只需按一下鍵盤(pán)，修改一下檔案目錄就萬(wàn)事大吉了。微機(jī)管理省時(shí)省力，可以給工作人員以充分的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)水平。
1.3微機(jī)管理更有利于文檔的保密過(guò)去查閱檔案時(shí)是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。
1.4微機(jī)管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書(shū)立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來(lái)進(jìn)行操作，其對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來(lái)了許多不便。同時(shí)，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時(shí)間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動(dòng)式的。文書(shū)檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來(lái)，可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開(kāi)發(fā)利用上來(lái)，從而提高文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書(shū)檔案的管理、在提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。
2電子檔案的整理、開(kāi)發(fā)和利用
2.1電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時(shí)將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類(lèi)、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個(gè)基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對(duì)案卷的整理而轉(zhuǎn)為對(duì)光盤(pán)磁介質(zhì)的整理;即對(duì)接收來(lái)的脫機(jī)保存的光盤(pán)數(shù)據(jù)進(jìn)行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤(pán)備份，同時(shí)對(duì)光盤(pán)進(jìn)行編目、排架等。
2.2電子檔案的開(kāi)發(fā)利用管理。電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開(kāi)發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實(shí)用性。一是開(kāi)發(fā)平臺(tái)的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)作為開(kāi)發(fā)平臺(tái)，同時(shí)在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫(kù)，本地?cái)?shù)據(jù)直接上機(jī)存取，既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計(jì)算機(jī)在處理大量各類(lèi)檔案信息的同時(shí)，又要互相進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫(kù)模式設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫(kù)的模式設(shè)計(jì)是一個(gè)非常復(fù)雜的問(wèn)題，設(shè)計(jì)的目標(biāo)既要滿(mǎn)足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿(mǎn)足可預(yù)見(jiàn)未來(lái)的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴(kuò)充。四是應(yīng)用程序設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、查詢(xún)、事務(wù)處理、報(bào)表處理等應(yīng)用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性保護(hù)。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性的前提下進(jìn)行。所謂安全性保護(hù)就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫(kù)。在一個(gè)系統(tǒng)中，安全性保護(hù)非常重要，并不是所有用戶(hù)都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這就需要對(duì)用戶(hù)使用數(shù)據(jù)庫(kù)提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計(jì)算機(jī)確認(rèn)合法性。例如:設(shè)置口令等，對(duì)存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開(kāi)放程序也不同，應(yīng)對(duì)獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)的范圍加以限制，對(duì)不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計(jì)算機(jī)確認(rèn)是否合法，并按期回收，同時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)通方便了檔案部門(mén)之間信息的相互交流，同一份材料可以同時(shí)為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢(xún)權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開(kāi)發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息采集、綜合統(tǒng)計(jì)的功能對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬平臺(tái)建設(shè)，滿(mǎn)足用戶(hù)需求，最大限度開(kāi)發(fā)利用電子檔案，與此同時(shí)，還要注意確保檔案資源安全利用。

3規(guī)范電子檔案管理的幾項(xiàng)措施
3.1加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過(guò)程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題:注意劃清歸檔過(guò)程中各級(jí)各類(lèi)人員的責(zé)任；歸檔時(shí)機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動(dòng)態(tài)管理問(wèn)題。
3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進(jìn)一步加強(qiáng)電子信息的管理，對(duì)電子信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門(mén)增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強(qiáng)這一工作的必備條件。
3.2.1檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對(duì)審查完畢的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。
3.2.2設(shè)置專(zhuān)門(mén)場(chǎng)地對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。
3.2.3電子信息由檔案部門(mén)集中積累，并在項(xiàng)目階段結(jié)束時(shí)，在項(xiàng)目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。
3.2.4為便于操作和管理，建議進(jìn)一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺(tái)，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。
3.3要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動(dòng)態(tài)管理一是在電子信息歸檔時(shí)要利用一切可利用的條件對(duì)電子信息進(jìn)行檢查、鑒定、驗(yàn)收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專(zhuān)家咨詢(xún)組的作用，有針對(duì)性地進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、及時(shí)解決問(wèn)題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤(pán)的初級(jí)階段。
4結(jié)語(yǔ)
電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問(wèn)題，并加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。
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