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文秘工作是檔案管理工作的重要源頭,檔案管理工作是文秘工作的直接資源庫,強化“文秘檔案一體化”意識,密切配合,相互學習,熟悉業(yè)務是融洽兩者關系的主要途徑。下面是學習啦小編為大家整理的文秘檔案管理論文，供大家參考。
文秘檔案管理論文范文一：淺談做好文秘工作促進檔案管理工作
摘要：文書檔案工作是一個單位檔案工作的重要組成部分，它記載著一個單位發(fā)展的歷史進程，而文秘人員對文書檔案工作有著重要影響，他們檔案意識的強弱，業(yè)務知識的多少，甚至工作熱情的高低等，都直接影響檔案工作的好壞。要保證檔案的完整和質量，必須從文秘工作做起，提高文秘人員的綜合素質。
關鍵詞：文秘人員;檔案管理;規(guī)范公文;OA系統;檔案數據管理;文檔一體化
中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：A 文章編號：1673-8500(2012)09-0149-01
秘書作為領導的助手和參謀，不可避免地會接觸許多文件，而文件形成檔案，文件檔案包括紙質檔案和電子檔案。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務，是文書檔案工作人員的根本任務?？梢钥闯鑫募n案管理對于秘書工作具有重要的意義，秘書必須具備良好的修養(yǎng)，才能成為一位優(yōu)秀的文件檔案管理者。秘書工作與文書檔案管理工作，從專業(yè)上說，雖然有區(qū)別，但業(yè)務關系上又相互聯系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一個載體，可以這樣說，秘書的修養(yǎng)是決定文檔資料價值，進而搞好文書檔案管理，使文書檔案發(fā)揮應有作用的基礎。
一、文件檔案管理對秘書工作的必要性
文書檔案管理，主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統計等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環(huán)節(jié)中的中心環(huán)節(jié)，其它環(huán)節(jié)都為利用服務，為利用打基礎和創(chuàng)造條件。文件歸檔整理對于秘書工作有著重要的意義。
1.科學規(guī)范的管理檔案，是衡量一個機關業(yè)績與管理水平的重要尺度。機關檔案記載著這個機關發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本機關的經營業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。
2.歸檔管理有助于維護文件之間的歷史聯系，便于日后查找利用。在任何社會組織的各項管理活動中每一份文件都有自己特定的使命和作用，就同一問題、同一工作、同一組織的多份文件之間又有著或先后相續(xù)，或層層遞進的關系。通過文件歸檔整理能夠維護文件之間自然形成的這種歷史聯系，清楚地顯示出活動的全過程，能夠提高文件檢索的效率，實現文件利用的目的。歸檔整理有利于保證文件的完整與安全，便于文件的保管。秘書人員應該根據立卷范圍的要求將應該歸檔的文件收集齊全，保持文件的完整性。
3.將歸檔整理的同類文件放入卷盒進行管理，使文件不易磨損和丟失，既有利于維護文件的安全，也有利于文件實體的保管。歸檔整理有利于秘書人員有意識地收集積累文件為檔案工作奠定良好的基礎。文件的歸檔整理是文書工作的結束，同時又是檔案工作的開始。由誰來組織這項工作、采取什么樣的組織形式、如何保證歸檔整理的規(guī)范性等問題都直接關系到文件整理的質量和效能。
4.秘書作好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為機關工作的參謀作用，作為宣傳的素材，作為的憑證，作為科學研究的必要基礎條件，其重要性是不言而喻的。秘書只有合理的利用了文書檔案，這些檔案才能發(fā)揮作用，體現其價值。而對于機關，因此所獲得的效益也是可以明鑒的。尤其在這個競爭尤其激烈的時代，秘書對于文書檔案的保管利用的合理性也就顯得更加重要，同時也就體現出文書檔案管理對于秘書工作的必要性。
二、用信息化實現文檔一體化的好處
用信息化實現文檔一體化，必須用OA與檔案數據庫管理系統去工作。將辦公系統中的文件內容用OA系統直接導入檔案數據庫管理系統中來，直接變成檔案，對不能導的個別文件采取掃描的辦法。即方便又省時、省力、還能達到減人提效的目的。避免綜合檔案管理員只知其表象，重復低質勞動。但要十分注意做好檔案利用權限的管理工作，我們所說的“方便檔案利用者利用檔案”，是有特定含義的，是指在一定的時間內為某一部分人在可利用的某一部分檔案盡可能地提供方便，而對另一部分人要利用這部分檔案不僅不能提供方便而且要加以阻止，采取一定的辦法，用系統設置的可借閱和不可借閱、查詢范圍、歸還日期等功能來實現，通過信息這條“高速公路”，來實現文秘工作與檔案工作一體化目標，充分發(fā)揮機關文書檔案信息資源的作用。
三、提高機關文書檔案質量的對策及建議
當前，許多機關的文秘工作與檔案工作還實行的是分塊管理制。這種體制從某種程度上卻有意無意的拉大了文秘工作與檔案工作的距離。文秘工作工作人員的檔案意識淡薄，只考慮當前的工作，檔案工作人員墨守成規(guī)也很少考慮文秘工作，導致二者在銜接過程中出現許多脫節(jié)之處，出現諸多不規(guī)范的現象，這直接影響了機關文書檔案的建檔質量。
文書檔案質量出現問題，表面上看，大多少發(fā)生在產生公文這一重要環(huán)節(jié)上。文秘工作和檔案工作銜接的主體主要是公文，公文是文秘工作的主要產品，檔案資料主要來源于公文，公文是檔案的前身。公文質量的好壞直接影響著檔案的質量，換句話說沒有高質量的公文就不會有高質量的檔案。高水平的檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎之上。可見，現代文秘工作是檔案管理工作的基礎性工作，它們是一個整體。隨著現代科學技術，特別是計算機網絡技術的發(fā)展，“文檔一體化”管理模式應運而生，用信息化實現文秘工作與檔案工作一體化，反映了現代科學管理的必然趨勢。
信息化雖然成為整個社會的共識，但要用信息化實現文檔一體化要上下達成共識才能實現，因為較高的費用、相關知識的匱乏等，在目前形式下，單靠辦公室主任也很難搞，即要面對單位“一把手”的直接領導，又要面臨其他部門人員傳統觀念的阻力，在加上較高的費用，由于這些原因導致文檔一體化盲區(qū)。所以要采取積極有效的措施，爭取取得領導的支持與辦公人員的思想觀念的改變，使現代文檔工作的信息化平臺和暢通的互聯網環(huán)境，早日實現辦公自動化。
總之，隨著社會信息化建設步伐的不斷推進，辦公室應抓住當前有利機遇，克服畏難情緒，努力工作，同時爭取各級領導的支持，積極創(chuàng)造條件，早日實現文秘工作與檔案工作一體化，從源頭上提高文書檔案質量。
參考文獻：
[1]李曉玲.淺談企業(yè)文檔工作一體化建設[J].黑龍江史志.2010
[2]張瑞麗.現代文秘工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接[J].中國科技信息.2011
文秘檔案管理論文范文二：淺談文秘工作與檔案管理
[摘要] 文秘工作和檔案管理是密切相關、相輔相成的，如何讓文秘工作與檔案管理工作相互間更好地銜接，是現代文秘工作中不能回避的問題。
[關鍵詞] 文秘工作; 檔案管理; 文檔一體化
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 062
[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194(2012)14- 0103- 02
文秘工作與檔案管理有著密切的聯系，文秘工作是檔案管理的前期工作，可以說檔案管理工作與文秘工作是相輔相成、密不可分的。如何讓文秘工作與檔案管理工作高效銜接是現代文秘工作中不能回避的問題。公文是檔案的前身，當其處在傳遞、承辦和執(zhí)行過程中，具有現行效用，但不能稱其為檔案。檔案是完成了公文處理程序，作為歷史記錄保存起來以備考查的，作為憑證的文字、圖像、聲音的文書和信息材料。因此，公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。
環(huán)境衛(wèi)生管理處是基層事業(yè)單位，由于受人員、編制的限制，文秘人員即是辦公室人員，同時還兼任檔案管理人員，在基層事業(yè)單位中具有一定的代表性。本文就文秘工作促進檔案管理工作進行探討和分析。
1 文秘工作與檔案管理工作的聯系
文秘工作與檔案管理工作兩者是密不可分的有機整體，公文是檔案的前身，檔案是公文的延續(xù)，兩者有著同一性，又有著特殊性。① 兩者記錄和反映人們社會實踐活動的功用相同。公文記錄的是現實的活動，檔案保存的是歷史活動記錄，且有著基本相同的物質載體。② 兩者在內容和格式上完全一致。檔案直接來源公文材料，公文是分散的“檔案”，檔案是集中保存的“公文”。③ 兩者互為因果。公文是檔案的前身，檔案是公文的歸結，有了公文才有了檔案，沒有公文就沒有檔案。
文秘人員是黨政機關和企事業(yè)單位必設的工作人員。文秘工作不僅僅是抄、寫、收、發(fā)，而且還通過事務性工作的處理，起到領導的助手和參謀作用。同時，就一般情況而言，中小機關、基層企事業(yè)單位的文秘人員又是檔案管理人員。文書檔案的價值，關鍵在于檔案的質量，而檔案資料的質量，又取決于文秘人員和文檔管理工作人員的自身素質。高質量的文書檔案是建立在規(guī)范處理公文的基礎之上的，它們既有聯系，又各自獨立。
2 文秘人員的素質，是提高檔案質量的關鍵
(1) 文秘人員必須要有較高的政治思想理論素質。貫徹執(zhí)行黨和國家的各項方針政策，遵守各項法律法規(guī)，講道德，守紀律，具有奉獻精神。由于文書檔案工作具有較強的機密性，因此文秘檔案人員還應具備嚴守國家機密的思想素質，文書檔案服務性特點還特別要求文秘人員應具備良好的服務精神和主人翁意識。
(2) 科學文化知識素養(yǎng)是文秘人員必須具備的基本素養(yǎng)。對于不同單位的文書工作，文秘人員必須具備相應的文化水平，掌握與自己所從事的專業(yè)工作相關聯的其他專業(yè)科學技術知識，如領導學、管理學、信息電腦等知識。這就要求文秘人員必須具備相應的計算機信息技術，這樣才能對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理，迅速接收信息，安全保護信息，準確提供信息，最大化運用信息，更好地服務于文書檔案工作。
(3) 文秘檔案人員還應具備文秘檔案專業(yè)素養(yǎng)。文書檔案管理工作是十分細致復雜的工作，一份檔案從文件資料的收集、鑒別、分類、管理、組卷、到卷宗編制目錄、入庫擺放等要經過十多道工序。文秘人員進行文書檔案管理工作，需要一種高度負責的精神，工作堅持高標準、嚴格化和規(guī)范化。這種客觀事實，要求文秘工作人員不僅要思想敏捷、作風扎實、筆頭過硬，而且要求他們具有文書檔案和其他檔案工作的業(yè)務知識和操作技能，成為優(yōu)秀的檔案管理者。
3 完善公文材料，做好歸檔收集工作
在日常工作中，很多文秘人員都兼任檔案管理工作，這對提高檔案質量具有一定的優(yōu)勢，可以對形成檔案的公文進行科學地評估歸類，文秘部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手。① 檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰，而另一部分文件，退出現行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘重新裝訂后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。② 檔案整理工作應注重細節(jié)。對于本單位自生文件，領導簽發(fā)后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準備工作。
4 提高檔案現代化管理水平，實現文檔一體化
所謂文檔一體化，就是利用管理系統將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息，避免檔案部門的重復勞動，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統計形成一個有序的整體。
利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞和開發(fā)利用是目前最重要、最根本的現代化管理手段之一。合格的文秘人員同時應該是一名優(yōu)秀的文書檔案管理工作者。因此我們要強化系統思維意識，要深刻理解文秘工作不僅僅為當前工作服務，更要對歷史負責。文檔一體化的實現，使所有進入計算機的文檔信息均可以實現網上自由查詢，通過網絡進行廣泛的信息交流，使最新信息以最快的速度被獲取，同時將工作成果迅速反饋給相關部門。甚至可以不受空間限制，并實現文件，圖像，聲音的多媒體處理、綜合利用以及異地查詢等，共享檔案信息資源。
目前多數機關事業(yè)單位查閱檔案采用的是人工檢索，先確定自己要查找的文件年代或類別，然后調出該年度或類別的內目進行查找，非常繁瑣，費時費力、效率很低，但如果實現文檔一體化，就可以采用計算機檢索，只需要把利用者提供的文件責任或標題或文號或形成時間或主題詞等信息輸入計算機，計算機就能迅速將符合要求的文件調出。在進行文件整理時，可以利用計算機直接查詢，甚至將所需文件內容直接打印出來。
具體操作方法是：調整歸檔文件整理工作流程，改變原有的每年集中整理歸檔的習慣做法，使辦理完畢的文件能夠直接進入檔案整理環(huán)節(jié)，“隨辦隨歸”，從而使歸檔文件整理變成一項日常工作。同時，應盡量以公文處理環(huán)節(jié)生成的項目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文秘人員的工作實際，免除檔案管理環(huán)節(jié)中再做大量的重復的數據準備工作。如輸入案卷目錄并重新組織文件目錄等，節(jié)省檔案員的時間，推動文檔一體化的最終實現。
5 加強文秘、檔案管理人員的業(yè)務技術培訓
由于廣大基層單位的文書檔案管理隊伍的建設及其文書檔案管理的水平還存在著明顯的與時代要求不相適應的方面。突出原因首先是有關領導對文字秘書的要求不高，對文書檔案工作不重視，認為文秘人員只是抄抄寫寫、跑跑顛顛，無足輕重，文書檔案管理工作只是收收發(fā)發(fā)、裝裝訂訂，無須專業(yè)，更有少數領導受社會不良風氣影響，把文秘、文檔人員視為自己的親信、隨從，來去以符合自己的口味為標準。其次，是不關心對他們的培訓教育，專業(yè)水平得不到提高。
為此，針對文字秘書和文書檔案管理的重要性以及在實際工作中存在的問題，應該從以下幾個方面加強隊伍建設。① 在選配文秘、文檔管理人員時，應選調那些所學專業(yè)的有關人員;② 對在崗的專業(yè)人員應定期進行教育培訓，使他們在品德、業(yè)務、技能等方面有不斷提高，以適應新形勢的要求;③ 在有關業(yè)務管理部門的指導下，對文秘人員、文檔管理人員，特別是文秘工作兼文檔管理的工作人員進行定期考核，合格者，應發(fā)給相應的專業(yè)資格證書并享受規(guī)定的工資津貼，鼓勵他們做好本職工作。
主要參考文獻
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[2] 陳相安. 檔案工作的創(chuàng)新思考[J]. 蘭臺世界，2001(10)
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